Wenn viele Ordnernamen dasselbe Präfix, Suffix oder Versionsnummern enthalten, ist das einzelne Umbenennen nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Dieser Artikel zeigt am Beispiel der Stapelentfernung von „2026-“ und „-version-1“ aus Ordnernamen, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool über die Funktion „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ bestimmte Texte in mehreren Ordnernamen im Stapel leeren können, um eine schnelle, einheitliche und fehlerarme Bereinigung der Ordnernamen zu erreichen.
Im Büroalltag begegnet es uns häufig, dass eine Reihe von Ordnernamen dieselben Schlüsselwörter enthalten. Beispielsweise wurde Projektmaterialordnern einheitlich die Jahresangabe „2026-“ vorangestellt oder zur Versionsunterscheidung „-version-1“ am Ende hinzugefügt. Diese Benennungen sind in einer bestimmten Phase sehr nützlich, aber wenn die Materialien archiviert, extern versendet, an Kollegen übergeben oder auf gemeinsamen Laufwerken organisiert werden, kann es erforderlich sein, diesen festen Text einheitlich zu entfernen. Bei nur wenigen Ordnern ist eine manuelle Umbenennung noch akzeptabel; handelt es sich jedoch um Dutzende oder Hunderte von Ordnern, wäre das einzelne Löschen der Schlüsselwörter in den Namen äußerst ineffizient und zudem anfällig für versehentliches Auslassen, übermäßiges Löschen oder Formatinkonsistenzen.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Büroszenario des „stapelweisen Löschens von Schlüsselwörtern aus vielen Ordnernamen“. Im Beispiel ähneln die Ordnernamen vor der Verarbeitung „2026-client-proposals-version-1“ und „2026-marketing-campaigns-version-1“ und sollen nach der Verarbeitung zu „client-proposals“ und „marketing-campaigns“ werden. Das bedeutet, wir müssen gleichzeitig das „2026-“ am Anfang und das „-version-1“ am Ende des Ordnernamens löschen. Im Folgenden wird anhand von Screenshots beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool solche stapelweisen Änderungen von Ordnernamen durchführen.
Anwendungsszenarien: Wann eignet sich das stapelweise Löschen von Schlüsselwörtern aus Ordnernamen?
Das stapelweise Löschen von bestimmtem Text aus Ordnernamen eignet sich für Aufräumarbeiten, bei denen viele Ordner eine ähnliche Struktur und einheitliche Benennungsregeln aufweisen. Häufige Szenarien sind: Ordnernamen für Projekte, die einheitlich eine Jahresangabe als Präfix enthalten, z. B. „2026-“, „2025-“; Materialverzeichnisse, an deren Ende einheitlich eine Versionsnummer steht, z. B. „-version-1“, „-v2“, „-final“; Kunden-, Vertrags- oder Berichtsordner, die nicht mehr benötigte Klassifizierungsmarkierungen enthalten; aus dem System exportierte Ordnernamen, die feste Nummern, Chargennummern oder Herkunftsbezeichnungen beinhalten und vor der Archivierung einheitlich bereinigt werden müssen.
Bei dieser Art von Anforderung geht es nicht um das Löschen des Ordners selbst, sondern um das Löschen eines bestimmten Textstücks im „Namen“ des Ordners. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software für die stapelweise Verarbeitung von Bürodateien. Sie bietet in der linken Werkzeugklassifikation Funktionen im Bereich „Ordnername“, mit denen Benutzer wiederkehrende Umbenennungsaktionen zentralisiert verarbeiten können. Der Vorteil der stapelweisen Verarbeitung gegenüber der manuellen Einzeländerung liegt in einheitlichen Verarbeitungsregeln und höherer Verarbeitungsgeschwindigkeit. Sie eignet sich daher auch besser für die Standardisierung einer großen Anzahl von Ordnernamen.
Ergebnisvorschau: Ordnernamen vor der Verarbeitung enthalten Präfix- und Suffix-Schlüsselwörter
Auf dem Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass mehrere Ordnernamen demselben Benennungsformat folgen: vorne mit „2026-“, hinten mit „-version-1“. Zum Beispiel „2026-client-proposals-version-1“, „2026-competitive-analysis-version-1“ oder „2026-revenue-forecast-version-1“. Die rot umrandeten Bereiche markieren die gemeinsamen, zu löschenden Schlüsselwörter, einschließlich des Jahrespräfixes am Anfang und des Versionssuffixes am Ende.
Bei manueller Bearbeitung dieser Ordner müsste ein Benutzer die Ordner einzeln auswählen, in den Umbenennungsmodus wechseln, das Präfix löschen und dann das Suffix löschen, und das zehnmal oder öfter wiederholen. Mit zunehmender Anzahl von Ordnern steigen die Kosten für den manuellen Aufwand rapide an. Noch wichtiger ist, dass die Namen dazwischen auch englische Bindestriche enthalten; wenn die Löschposition ungenau ist, könnte der ursprünglich bedeutungstragende Projektname beschädigt werden. Daher eignet sich eine solche Textbereinigung mit klaren Regeln besser für die Erledigung durch ein Stapelverarbeitungswerkzeug.
Ergebnisvorschau: Ordnernamen nach der Verarbeitung sind prägnanter und einheitlicher
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass „2026-“ und „-version-1“ aus den ursprünglichen Ordnernamen gelöscht wurden und nur der Kernname übrig geblieben ist, z. B. „client-proposals“, „competitive-analysis“, „executive-reports“, „go-to-market“ oder „growth-strategy“. Man erkennt, dass die Ordner weiterhin vorhanden sind und nur die angegebenen Schlüsselwörter aus dem Namen entfernt wurden.
Dieser Effekt eignet sich sehr gut für Szenarien wie die Archivierung von Materialien, die Übergabe von Ordnern oder die Organisation gemeinsamer Verzeichnisse. Die verarbeiteten Namen sind kürzer, übersichtlicher und lassen sich später leichter finden und sortieren. Für die Teamarbeit reduziert die einheitliche Entfernung unnötiger Präfixe und Suffixe zudem Störungen, wenn verschiedene Mitglieder die Bedeutung eines Ordners erfassen wollen.
Vorgehensweise: Schlüsselwortverarbeitungsfunktion über das Ordnernamen-Werkzeug aufrufen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie auf der linken Seite der Software mehrere Verarbeitungskategorien für den Bürobereich, darunter Dateiname, Ordnername, Dateiorganisation, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge usw. Da es sich beim aktuellen Verarbeitungsobjekt um den „Ordnernamen“ handelt, muss zuerst die Kategorie „Ordnername“ auf der linken Seite gewählt werden.
Auf der Seite „Ordnername“ bietet die Oberfläche mehrere Funktionskarten zur Umbenennung von Ordnern. Laut Screenshot ist diesmal „1. Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ auszuwählen. Obwohl der Funktionsname „Ersetzen“ enthält, kann durch Leerlassen der Liste der ersetzten Schlüsselwörter der Effekt des Löschens von angegebenem Text erzielt werden. Das stapelweise Löschen von Schlüsselwörtern aus Ordnernamen kann daher über diese Funktion erfolgen.
Das Ziel dieses Schritts ist der Aufruf des Funktionsmoduls, das speziell für die Verarbeitung von Schlüsselwörtern in Ordnernamen zuständig ist. Nach dem Aufruf führt die Software den Benutzer prozessgesteuert durch die Schritte wie Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Für Benutzer, die mit stapelweisen Umbenennungsregeln nicht vertraut sind, kann dieser schrittweise Ablauf die Bedienschwierigkeiten verringern.
Vorgehensweise: Zu verarbeitende Ordner hinzufügen und Datensatzliste bestätigen
Nach Aufruf der Funktion „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ gelangt man zunächst zum Schritt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Im Screenshot sind oben rechts Schaltflächen wie „Ordner hinzufügen“, „Leeren“ und „Mehr“ zu sehen. „Ordner hinzufügen“ dient dazu, die stapelweise zu verarbeitenden Ordner zur Liste hinzuzufügen. „Leeren“ wird verwendet, um die aktuelle Liste zu löschen, falls eine falsche Auswahl getroffen wurde oder eine Neuauswahl erforderlich ist.
In der Liste ist zu erkennen, dass bereits 10 Ordnereinträge hinzugefügt wurden. Die Tabelle zeigt die Spalten Nummer, Name, Pfad, Erstellungszeit, Änderungszeit sowie eine Aktionsspalte. Die Namensspalte zeigt die zu verarbeitenden Ordnernamen, z. B. „2026-client-proposals-version-1“ oder „2026-pricing-model-version-1“; die Pfadspalte zeigt den Speicherort dieser Ordner, z. B. der entsprechende Pfad unter dem Testverzeichnis auf Laufwerk D. Die Zusammenfassung unten zeigt „Anzahl der Datensätze: 10“, was bedeutet, dass derzeit 10 Ordner an der Stapelverarbeitung teilnehmen werden.
In diesem Schritt sind vor allem zwei Arten von Informationen zu prüfen. Erstens, ob die Liste nur die Ordner enthält, die diesmal umbenannt werden müssen. Zweitens, ob die Namen tatsächlich die zu löschenden Schlüsselwörter enthalten. Sollte ein Ordner nicht verarbeitet werden sollen, kann der Eintrag über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden. Nach der Bestätigung klicken Sie unten auf „Weiter“, um zur Einrichtung der Verarbeitungsregeln zu gelangen.
Vorgehensweise: Zu löschende Schlüsselwörter festlegen, Ersatzinhalt leer lassen
Der zweite Schritt ist „Verarbeitungsoptionen festlegen“, d. h. der Software mitteilen, welche Texte gesucht werden sollen und wie nach dem Auffinden verfahren werden soll. Im Screenshot ist aktuell „Text exakt suchen“ ausgewählt. Diese Option eignet sich zum Löschen eindeutiger, fester Schlüsselwörter wie „2026-“ und „-version-1“. Wenn die zu löschenden Präfixe oder Suffixe in Ihren Ordnernamen vollkommen identisch sind, ist die exakte Textsuche anschaulicher.
In der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ wurden beispielhaft zwei Zeilen ausgefüllt: Die erste Zeile lautet „2026-“, die zweite „-version-1“. Dies bedeutet, dass die Software in jedem Ordnernamen nach diesen beiden Textstellen sucht. Rechts befindet sich die „Liste der ersetzten Schlüsselwörter“, die im Screenshot leer ist und für die der Hinweis „Keine Angabe bedeutet Löschen“ angezeigt wird. Die Verarbeitungslogik in diesem Beispiel lautet daher: Gefundenes „2026-“ löschen und gefundenes „-version-1“ ebenfalls löschen.
Ein entscheidender Punkt hierbei ist: Um Text in Ordnernamen zu löschen, muss kein neuer Ersatzinhalt eingegeben werden. Wenn Sie links die zu suchenden Schlüsselwörter eintragen und die entsprechenden Ersatzinhalte rechts leer lassen, erreichen Sie das Ziel des „stapelweisen Löschens von Schlüsselwörtern“. Wenn mehrere Schlüsselwörter gleichzeitig gelöscht werden sollen, können Sie diese wie im Beispiel zeilenweise eintragen. So können Präfix und Suffix in einem Durchgang entfernt werden, ohne dass zwei separate Ausführungen nötig sind.
Sind die Einstellungen abgeschlossen, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“. Dem Ablauf in der Kopfleiste der Oberfläche folgend, schließen sich die Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ an. Es empfiehlt sich, vor dem endgültigen Verarbeitungsstart nochmals zu prüfen, ob die Schlüsselwörter die notwendigen Verbindungszeichen enthalten, z. B. den Bindestrich in „2026-“ und den Bindestrich vor „-version-1“. Wenn Sie nur „2026“ ohne den Bindestrich angeben, könnte nach der Verarbeitung ein überflüssiger „-“ zurückbleiben; wenn Sie nur „version-1“ ohne das vorangehende „-“ angeben, könnte am Ende ebenfalls ein Trennzeichen verbleiben.
Vorgehensweise: Speicherort weiter festlegen und Stapelverarbeitung starten
In der Funktionsablaufleiste ist ein vierstufiger Verarbeitungsprozess zu erkennen: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Der gezeigte Screenshot reicht bis zum zweiten Schritt. Nachdem die Schlüsselwörter ausgefüllt sind, müssen Sie also weiter auf „Weiter“ klicken und den Anweisungen der Oberfläche in die nachfolgenden Schritte folgen. Da es sich beim aktuellen Verarbeitungsobjekt um den Ordnernamen handelt, sollte der Benutzer im nächsten Schritt entsprechend den tatsächlichen Hinweisen der Oberfläche den Speicher- oder Verarbeitungsort bestätigen, bevor er zu „Verarbeitung starten“ übergeht.
Vor dem Start der Verarbeitung empfiehlt sich eine letzte Überprüfung durch den Benutzer: Ist die Anzahl der Ordnereinträge korrekt? Wurden die Schlüsselwörter genau eingegeben? Ist die Liste der ersetzten Schlüsselwörter leer? Wird nur das aktuell zu organisierende Verzeichnis verarbeitet? Führen Sie die Stapelverarbeitung erst nach Bestätigung der Richtigkeit aus. Nach Abschluss der Verarbeitung kehren Sie in das Verzeichnis der Ordner zurück. Sie werden feststellen, dass die Namen nun das verarbeitete Ergebnis zeigen – „2026-“ und „-version-1“ wurden also gelöscht und nur der mittlere Kern-Projektname ist erhalten geblieben.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Löscht das stapelweise Löschen von Ordnernamen-Schlüsselwörtern den Ordnerinhalt?
Nein. Ziel der in diesem Artikel beschriebenen Operation ist das Ändern des Textes im Ordnernamen, nicht das Löschen des Ordners selbst und auch nicht das Löschen der darin enthaltenen Dateien. Nach der Verarbeitung befindet sich der Ordnerinhalt weiterhin im ursprünglichen Ordner, lediglich der Anzeigename des Ordners hat sich geändert.
2. Warum kann mit „Suchen und Ersetzen“ auch gelöscht werden?
Weil Löschen im Wesentlichen als „Ersetzen eines angegebenen Textes durch nichts“ verstanden werden kann. Im Screenshot befindet sich neben der „Liste der ersetzten Schlüsselwörter“ der Hinweis „Keine Angabe bedeutet Löschen“. Wenn also links das zu suchende Schlüsselwort eingetragen wird und rechts kein Ersatzinhalt, entfernt die Software den gefundenen Text.
3. Können mehrere Schlüsselwörter auf einmal gelöscht werden?
Ja. Im Beispiel wurden gleichzeitig die beiden Schlüsselwörter „2026-“ und „-version-1“ eingetragen, um Präfix und Suffix in einem Durchgang zu löschen. Für feste Texte wie „draft“, „copy“, „old“ oder „最终版“ können diese je nach tatsächlichem Namen ebenfalls zeilenweise eingetragen werden.
4. Sollen bei der Schlüsselworteingabe Symbole mit eingegeben werden?
Es wird empfohlen, den vollständigen Text, wie er gelöscht werden soll, einzugeben, einschließlich Bindestrichen, Unterstrichen, Leerzeichen usw. Wenn z. B. aus „2026-client-proposals“ „client-proposals“ werden soll, sollte „2026-“ und nicht nur „2026“ eingetragen werden. So lässt sich vermeiden, dass nach der Verarbeitung überflüssige Trennzeichen zurückbleiben.
5. Ist vor der Verarbeitung eine Sicherung erforderlich?
Wenn es sich um wichtige Materialverzeichnisse handelt, empfiehlt es sich, vor der Stapelverarbeitung zunächst die Liste und die Regeln zu bestätigen und das Verzeichnis bei Bedarf zu sichern. Der Vorteil eines Stapelwerkzeugs liegt in seiner Effizienz, was aber auch bedeutet, dass sich ein falsch eingestellter Regel gleichzeitig auf viele Einträge auswirkt. Daher ist die Überprüfung vor der Verarbeitung sehr wichtig.
Zusammenfassung: Wiederkehrende Umbenennungsarbeit durch Stapelverarbeitung reduzieren
Das stapelweise Löschen von Schlüsselwörtern in Ordnernamen ist eine häufige Anforderung in vielen Szenarien der Organisation von Büromaterialien. Ob es darum geht, Jahrespräfixe zu entfernen, Versionsnummernsuffixe zu löschen oder feste Kennungen aus Systemexporten zu bereinigen – solange die Namensregeln relativ einheitlich sind, kann dies mit Hilfe von HeSoft Doc Batch Tool erledigt werden. Über die Funktion „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ in der Kategorie „Ordnername“ müssen Benutzer nur die Ordner hinzufügen, die zu löschenden Schlüsselwörter eintragen und den Ersatzinhalt leer lassen, um die Ordnernamen stapelweise umzubenennen.
Verglichen mit der manuellen Einzeländerung reduziert diese Methode die Wiederholungsarbeit deutlich, senkt die Wahrscheinlichkeit von Benennungsfehlern und versetzt eine große Anzahl von Ordnern in kurzer Zeit in einen einheitlich standardisierten Zustand. Wenn Sie gerade Projektmaterialien, Kundenverzeichnisse, Berichtsordner oder gemeinsame Laufwerksverzeichnisse organisieren, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen und die Regel zunächst mit einer kleinen Anzahl von Ordnern testen. Nachdem Sie sich von der korrekten Wirkung überzeugt haben, können Sie die Stapelverarbeitung auf weitere Ordner anwenden.