大量のフォルダ名に同じプレフィックス、サフィックス、またはバージョン番号が含まれている場合、一つずつ名前を変更するのは時間がかかるだけでなく、変更漏れも発生しやすくなります。この記事では、フォルダ名から「2026-」と「-version-1」を一括削除する例を用いて、 HeSoft Doc Batch Tool を使用し、「フォルダ名のキーワードを検索して置換」機能によって、複数のフォルダ名に含まれる特定のテキストを一括でクリアし、迅速かつ統一感があり、エラー率の低いフォルダ名の整理を実現する方法を紹介します。
日常業務では、フォルダ名に同じキーワードが含まれているケースにしばしば遭遇します。例えば、プロジェクト資料に「2026-」といった年次プレフィックスが一律に付与されていたり、バージョン管理のために末尾に「-version-1」が付与されていたりします。こうした命名規則は、特定の段階では非常に有用ですが、資料をアーカイブしたり、社外に送信したり、同僚に引き継いだり、共有ドライブを整理したりする際に、固定テキストを一括削除する必要が生じることがあります。対象フォルダが数個であれば手動での名前変更も許容できますが、数十、数百ものフォルダともなると、キーワードを一つずつ削除するのは非常に非効率で、削除漏れや過剰削除、フォーマットの不一致といった問題も発生しやすくなります。
本記事で解決を目指すのは、「多数のフォルダ名からキーワードを一括削除する」という業務シーンです。例示するケースでは、処理前のフォルダ名は「2026-client-proposals-version-1」「2026-marketing-campaigns-version-1」のようになっており、これを「client-proposals」「marketing-campaigns」という形に変更する必要があります。すなわち、フォルダ名の先頭にある「2026-」と末尾の「-version-1」を同時に削除する操作です。以下では、スクリーンショットを交えながら、 HeSoft Doc Batch Tool を用いてこのようなフォルダ名の一括変更を行う方法を紹介します。
適用シーン：フォルダ名のキーワード一括削除に適したケース
フォルダ名中の指定テキストを一括削除する機能は、構造が類似し命名規則が統一された大量のフォルダを整理するタスクに適しています。一般的なシーンとしては、プロジェクトフォルダ名に「2026-」「2025-」といった年次プレフィックスが一律に付いている場合、資料ディレクトリの末尾に「-version-1」「-v2」「-final」といったバージョン番号が付いている場合、顧客資料や契約書類、レポートのディレクトリに不要になった分類用のマークが含まれている場合、システムからエクスポートしたフォルダ名に固定の番号やロット番号、ソース識別子が含まれており、アーカイブ前に一括でクリーンアップする必要がある場合などが挙げられます。
これらのニーズは、フォルダそのものを削除するのではなく、フォルダの「名前」に含まれる特定の文字列を削除するという性質のものです。 HeSoft Doc Batch Tool は、オフィスファイルの一括処理に特化したソフトウェアであり、左側のツールカテゴリに「フォルダ名」関連の機能を備えているため、ユーザーが繰り返し行う名前変更の作業を一元的に処理できます。手動で一つずつ修正するのに比べて、一括処理の利点は、操作ルールが統一され、処理速度が速く、大量のフォルダ名を標準化する問題への対処に適している点にあります。
効果プレビュー：処理前のフォルダ名は接頭辞と接尾辞のキーワードを含む
処理前のスクリーンショットから、複数のフォルダ名がすべて同じ命名形式に従っていることがわかります。先頭に「2026-」、末尾に「-version-1」が付加されています。例えば、「2026-client-proposals-version-1」「2026-competitive-analysis-version-1」「2026-revenue-forecast-version-1」などです。赤枠で示されているのは、削除すべき共通のキーワードであり、先頭の年次プレフィックスと末尾のバージョン番号の接尾辞が含まれています。
これらのフォルダを手動で処理する場合、ユーザーはフォルダを順次選択し、名前変更モードに入り、プレフィックスを削除し、さらにサフィックスを削除する、という作業を10回以上も繰り返す必要があります。フォルダの数が増えるにつれて、手動操作のコストは急激に上昇します。さらに重要なのは、名称の途中に英数字のハイフンが含まれているため、削除位置が正確でない場合、本来意味を持つプロジェクト名を損なう可能性があることです。そのため、このような明確なルールを持つテキストクリーニングは、一括処理ツールに任せる方が適しています。
効果プレビュー：処理後のフォルダ名はより簡潔で統一される
処理後のスクリーンショットを見ると、元のフォルダ名から「2026-」と「-version-1」が削除され、「client-proposals」「competitive-analysis」「executive-reports」「go-to-market」「growth-strategy」といったコアとなる名称だけが残っていることが確認できます。フォルダ自体は依然として存在し、名称の中の指定されたキーワードだけが取り除かれています。
この効果は、資料のアーカイブ、フォルダの引き継ぎ、共有ディレクトリの整理といったオフィスシーンに非常に適しています。処理後の名前はより短く、明確になり、その後の検索や並べ替えが容易になります。チームコラボレーションの観点では、不要なプレフィックスやサフィックスを統一して削除することで、異なるメンバーがフォルダの意味を理解する際の妨げを減らすことにもつながります。
操作手順：フォルダ名ツールを使用してキーワード処理機能へアクセス
HeSoft Doc Batch Tool を開くと、ソフトウェアの左側に、ファイル名、フォルダ名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなど、複数の業務処理カテゴリが表示されます。今回の処理対象は「フォルダ名」であるため、最初に左側の「フォルダ名」カテゴリへ進む必要があります。
「フォルダ名」のページでは、フォルダの名前変更に関連する複数の機能カードが表示されます。スクリーンショットによると、今回選択するのは「1. フォルダ名のキーワードを検索して置換」です。機能名に「置換」とありますが、置換後のキーワードリストを空白にすることで、指定テキストを削除する効果が得られます。したがって、フォルダ名のキーワード一括削除は、この機能を通じて実現できます。
このステップの目的は、フォルダ名内のキーワード処理を専門に行う機能モジュールに入ることです。モジュールに入ると、ソフトウェアはワークフローに従って、レコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始といったステップをユーザーに案内します。一括リネームのルールに不慣れなユーザーにとって、このステップバイステップの流れは操作難易度を下げるのに役立ちます。
操作手順：処理対象のフォルダを追加しレコードリストを確認
「フォルダ名のキーワードを検索して置換」機能に入ると、まず「処理対象レコードの選択」ステップが表示されます。スクリーンショットの右上には、「フォルダ追加」「クリア」「その他」などのボタンがあります。「フォルダ追加」は、一括処理の対象とするフォルダをリストに追加するために使用します。「クリア」は、選択を誤った場合や再選択が必要な場合に、現在のリストを消去するために用います。
リストから、10件のフォルダレコードが追加されていることがわかります。テーブルには、番号、名前、パス、作成日時、更新日時、および操作列が表示されています。名前列には、「2026-client-proposals-version-1」「2026-pricing-model-version-1」といった処理待ちのフォルダ名が表示され、パス列には、それらのフォルダが存在する場所（例：Dドライブのテストディレクトリ配下のパス）が表示されています。下部のサマリーには「レコード数：10」と表示されており、現在10個のフォルダが一括処理の対象となることを示しています。
このステップでは、二種類の情報を重点的にチェックする必要があります。一つ目は、リスト内がすべて今回名前変更すべきフォルダであることの確認です。二つ目は、名前に削除すべきキーワードが確かに含まれていることの確認です。もし特定のフォルダを処理すべきでないと判断した場合は、操作列の削除アイコンから該当レコードを除外できます。確認後、下部の「次へ」をクリックして、処理ルールの設定に進みます。
操作手順：削除するキーワードを設定し、置換内容は空欄のままにする
第二ステップは「処理オプションの設定」です。これは、どのテキストを検索し、見つかったテキストをどのように処理するかをソフトウェアに指示するものです。スクリーンショットでは、「テキストの完全一致検索」が選択されています。このオプションは、「2026-」や「-version-1」のような明確で固定的なキーワードの削除に適しています。対象フォルダ名から削除したいのが、完全に一致するプレフィックスやサフィックスである場合、完全一致検索を用いるのがより直感的です。
「検索するキーワードリスト」には、サンプルとして2行が入力されています。1行目は「2026-」、2行目は「-version-1」です。これは、ソフトウェアが各フォルダ名からこれらの二つのテキストを検索することを意味します。右側の「置換後のキーワードリスト」は、スクリーンショットでは空欄であり、「空欄の場合は削除を意味します」というガイダンスが表示されています。したがって、この例における処理ロジックは、「2026-」を見つけたら削除し、「-version-1」を見つけたら削除する、というものです。
ここで重要な点があります。フォルダ名からテキストを削除する場合、新しい置換テキストを入力する必要はありません。左側に検索するキーワードを入力し、右側の対応する置換内容を空のままにすることで、「キーワードの一括削除」という目的を達成できます。同時に複数のキーワードを削除したい場合は、サンプルのように改行して記述してください。これにより、一度の処理でプレフィックスとサフィックスを同時に削除でき、二度に分けて実行する必要はありません。
設定が完了したら、ページ下部の「次へ」をクリックします。インターフェース上部のワークフローによれば、この後「保存場所の設定」と「処理の開始」ステップに進みます。ここで、最終処理に入る前に、キーワードに必要な連結記号が含まれているかを再確認することを推奨します。例えば、「2026-」のハイフンや「-version-1」の先頭のハイフンなどです。「2026」だけを入力してハイフンを含めなかった場合、処理後に余分な「-」が残る可能性があります。「version-1」だけを入力して先頭の「-」を含めなかった場合も、末尾の区切り文字が残る可能性があります。
操作手順：保存場所の設定を続けて一括処理を開始
機能のフロー表示から、ソフトウェアが「処理対象レコードの選択」「処理オプションの設定」「保存場所の設定」「処理の開始」という4ステップの処理プロセスを採用していることがわかります。現在のスクリーンショットは第2ステップまでを示していますので、キーワードを入力した後、引き続き「次へ」をクリックし、画面の指示に従って後続のステップへ進んでください。今回の処理対象はフォルダ名であるため、ユーザーは次のステップに進んだ後、実際の画面の指示に従って保存場所や処理場所を確認し、「処理の開始」へと進みます。
処理を開始する前に、ユーザーは最終チェックを行うことを推奨します。具体的には、フォルダのレコード数が正しいか、キーワードが正確に入力されているか、置換後のキーワードリストが空であるか、現在整理が必要なディレクトリのみを処理対象としているか、といった点です。確認が完了したら一括処理を実行します。処理が完了したら、フォルダが保存されているディレクトリに戻ることで、「2026-」と「-version-1」が削除され、中間のコアとなるプロジェクト名のみが残った状態に名前が変更されていることを確認できます。
よくある質問と注意点
1. フォルダ名のキーワードを一括削除すると、フォルダの中身も削除されますか？
いいえ。本記事の操作が対象としているのはフォルダ名のテキストの変更であり、フォルダ自体やフォルダ内のファイルを削除するものではありません。処理後も、フォルダの内容は元のフォルダ内に保持されたまま、フォルダの表示名だけが変更されます。
2. なぜ「検索して置換」で削除が実現できるのですか？
削除とは、本質的に「指定したテキストを空で置き換える」ことと解釈できるからです。スクリーンショットでは、「置換後のキーワードリスト」の横に「空欄の場合は削除を意味します」と明示されています。そのため、左側に検索するキーワードを入力し、右側の置換内容を入力しなければ、ソフトウェアは検索されたテキストを除去します。
3. 複数のキーワードを一度に削除できますか？
はい。サンプルでは「2026-」と「-version-1」の二つのキーワードを同時に入力することで、プレフィックスとサフィックスの一括削除を実現しています。「draft」「copy」「old」「最終版」といった固定テキストについても、実際の名称に合わせて行ごとに入力することで対応可能です。
4. キーワード入力時に記号も含めるべきですか？
削除したい完全なテキストどおりに、ハイフン、アンダースコア、スペースなどの記号も含めて入力することを推奨します。例えば、「2026-client-proposals」を「client-proposals」にしたい場合は、「2026」だけではなく「2026-」と入力すべきです。これにより、処理後に余分な区切り記号が残るのを避けられます。
5. 処理前にバックアップは必要ですか？
重要な資料のディレクトリが対象となる場合は、一括処理の前にリストとルールを確認し、必要に応じてディレクトリのバックアップを取ることを推奨します。一括処理ツールの利点は効率の高さですが、それはつまり、ルール設定を誤ると同時に複数のレコードに影響が及ぶことも意味します。したがって、処理前のチェックは非常に重要です。
まとめ：一括処理で繰り返しの名前変更作業を削減
フォルダ名からのキーワード一括削除は、多くのオフィス資料整理シーンで頻繁に発生するニーズです。年次プレフィックスの除去、バージョン番号サフィックスの削除、システムからエクスポートされた固定IDのクリーンアップなど、名称ルールが比較的統一されていれば、いずれも HeSoft Doc Batch Tool を利用して実行できます。「フォルダ名」カテゴリにある「フォルダ名のキーワードを検索して置換」機能を使用することで、ユーザーはフォルダを追加し、削除したいキーワードを入力し、置換内容を空欄にしておくだけで、フォルダ名の一括変更が可能です。
手動で一つずつ修正する方法と比較して、このアプローチは繰り返し作業を明らかに減らし、命名ミスの確率を下げ、大量のフォルダを短時間で統一された標準的な状態に整えることができます。プロジェクト資料、顧客ディレクトリ、レポートフォルダ、共有ドライブのディレクトリなどを整理している最中であれば、本記事の手順に従い、まず少数のフォルダでルールをテストし、効果が正しいことを確認してから、より多くのフォルダに対して一括処理を実行してください。