Lorsque de nombreux dossiers contiennent le même préfixe, suffixe ou numéro de version dans leur nom, les renommer un par un est non seulement long, mais il est aussi facile d'en oublier. Cet article prend pour exemple la suppression en bloc de « 2026- » et « -version-1 » dans les noms de dossiers, et présente comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool avec la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers » pour effacer en masse le texte spécifié dans plusieurs noms de dossiers, permettant ainsi une réorganisation rapide, uniforme et avec un faible taux d'erreur.
Dans le travail quotidien, nous rencontrons souvent des dossiers dont les noms partagent les mêmes mots-clés. Par exemple, des dossiers de projet avec un préfixe d’année « 2026- », ou des suffixes « -version-1 » pour distinguer les versions. Ces noms sont très utiles à certaines étapes, mais lors de l'archivage, de l'envoi externe, du transfert à des collègues ou du rangement sur un disque partagé, il peut être nécessaire de supprimer ces textes fixes de manière uniforme. S'il n'y a que quelques dossiers, le renommage manuel est tolérable ; mais face à des dizaines ou des centaines de dossiers, supprimer un par un les mots-clés est très inefficace et entraîne facilement des problèmes d'oubli, de suppression excessive ou de format incohérent.
Cet article vise à résoudre les scénarios de travail où il faut « supprimer en masse des mots-clés dans de nombreux noms de dossiers ». Dans l'exemple, les noms de dossier avant traitement sont comme « 2026-client-proposals-version-1 », « 2026-marketing-campaigns-version-1 », et doivent devenir « client-proposals », « marketing-campaigns ». Autrement dit, il faut supprimer simultanément le préfixe « 2026- » et le suffixe « -version-1 ». Nous allons maintenant expliquer, captures d'écran à l'appui, comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour mener ce type d'opération de renommage de dossiers en masse.
Scénarios applicables : quels cas conviennent à la suppression en masse de mots-clés dans les noms de dossiers
La suppression en masse de textes spécifiés dans les noms de dossiers est adaptée aux tâches d'organisation de nombreux dossiers aux structures similaires et aux règles de nommage uniformes. Les scénarios courants incluent : les noms de dossiers de projet avec un préfixe d’année uniforme, comme « 2026- », « 2025- » ; les répertoires de documents avec un suffixe de numéro de version uniforme, comme « -version-1 », « -v2 », « -final » ; les dossiers clients, de contrats ou de rapports avec des marqueurs de catégorie devenus inutiles ; les noms de dossiers exportés depuis le système contenant un numéro fixe, un numéro de lot ou un identifiant source, qui doivent être uniformément nettoyés avant l'archivage.
Ce type de besoin n'est pas de supprimer les dossiers eux-mêmes, mais de supprimer une portion de texte dans le « nom » des dossiers. HeSoft Doc Batch Tool , en tant que logiciel orienté vers le traitement en masse de fichiers bureautiques, propose des capacités liées aux « noms de dossier » dans la catégorie des outils de gauche, permettant aux utilisateurs de centraliser les actions de renommage répétitives. Comparé à la modification manuelle une par une, l'avantage du traitement en masse réside dans des règles d'opération uniformes, une vitesse de traitement plus élevée, et est mieux adapté pour résoudre le problème de la normalisation du nommage de nombreux dossiers.
Aperçu du résultat : avant traitement, les noms de dossier incluent des mots-clés préfixes et suffixes
La capture d'écran avant traitement montre que plusieurs noms de dossiers suivent le même format : commencent par « 2026- » et se terminent par « -version-1 ». Par exemple « 2026-client-proposals-version-1 », « 2026-competitive-analysis-version-1 », « 2026-revenue-forecast-version-1 », etc. Les cadres rouges mettent en évidence les mots-clés communs à supprimer, y compris le préfixe de l'année au début et le suffixe de version à la fin.
Si l'on traitait ces dossiers manuellement, l'utilisateur devrait sélectionner chaque dossier, entrer en mode renommage, supprimer le préfixe, puis supprimer le suffixe, et répéter cela une dizaine de fois ou plus. Le coût de l'opération manuelle augmente rapidement avec le nombre de dossiers. Plus important encore, le nom contient des tirets courts en anglais ; si la suppression n'est pas précise, cela peut altérer des noms de projet significatifs. Par conséquent, ce type de nettoyage de texte, avec des règles claires, est plus indiqué pour un outil en masse.
Aperçu du résultat : après traitement, les noms de dossier sont plus simples et uniformes
La capture d'écran après traitement montre que « 2026- » et « -version-1 » ont été supprimés des noms de dossier, ne conservant que le nom central, comme « client-proposals », « competitive-analysis », « executive-reports », « go-to-market », « growth-strategy ». On constate que les dossiers existent toujours, seul le mot-clé spécifié dans le nom a été nettoyé.
Cet effet est très adapté aux scénarios bureautiques comme l'archivage, le transfert de dossiers ou l'organisation de répertoires partagés. Les noms traités sont plus courts, plus clairs et facilitent la recherche et le tri futurs. Pour la collaboration en équipe, supprimer uniformément les préfixes et suffixes inutiles réduit également les interférences lors de la compréhension de la signification des dossiers par différents membres.
Étapes d'opération : utiliser l'outil Nom de dossier pour accéder à la fonction de traitement des mots-clés
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir sur la gauche du logiciel plusieurs catégories de traitement de bureau, incluant Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation des fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. Puisque l'objet du traitement actuel est le « nom de dossier », il faut d'abord entrer dans la catégorie « Nom de dossier » sur la gauche.
Sur la page « Nom de dossier », l'interface propose plusieurs cartes de fonctions liées au renommage de dossiers. Selon la capture d'écran, il faut choisir cette fois « 1. Trouver et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers ». Bien que le nom de la fonction inclue « Remplacer », si la liste des mots-clés après remplacement est laissée vide, cela permet de supprimer le texte spécifié. Ainsi, la suppression en masse de mots-clés dans les noms de dossiers peut être accomplie via cette fonction.
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel dédié au traitement des mots-clés dans les noms de dossier. Une fois entré, le logiciel guide l'utilisateur selon un flux pour accomplir les étapes : sélectionner les enregistrements, définir les options de traitement, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Pour les utilisateurs peu familiers des règles de renommage en masse, ce processus étape par étape réduit la difficulté de l'opération.
Étapes d'opération : ajouter les dossiers à traiter et confirmer la liste des enregistrements
Après être entré dans la fonction « Trouver et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers », on arrive d'abord à l'étape « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de la capture d'écran, on voit les boutons « Ajouter un dossier », « Effacer », « Plus », etc. « Ajouter un dossier » sert à ajouter les dossiers à traiter en masse dans la liste. « Effacer » sert à vider la liste actuelle en cas d'erreur de sélection ou de nécessité de resélection.
On voit sur la liste que 10 enregistrements de dossier ont été ajoutés. Le tableau montre le numéro d'ordre, le nom, le chemin, la date de création, la date de modification et la colonne d'actions. La colonne Nom montre les noms des dossiers à traiter, par exemple « 2026-client-proposals-version-1 », « 2026-pricing-model-version-1 » ; la colonne Chemin montre l'emplacement de ces dossiers, par exemple le chemin correspondant dans le répertoire de test du disque D. Le résumé en bas indique « Nombre d'enregistrements : 10 », signifiant que 10 dossiers vont participer au traitement en masse.
Cette étape nécessite de vérifier attentivement deux types d'informations. Premièrement, confirmer que tous les éléments de la liste sont bien ceux à renommer cette fois. Deuxièmement, confirmer que les noms contiennent effectivement les mots-clés à supprimer. Si un dossier ne doit pas être traité, on peut le supprimer de la liste via l'icône de suppression dans la colonne d'actions. Après confirmation, cliquer sur « Étape suivante » en bas pour passer à la configuration des règles de traitement.
Étapes d'opération : définir les mots-clés à supprimer et laisser le contenu de remplacement vide
La deuxième étape est « Configurer les options de traitement », c'est-à-dire indiquer au logiciel quels textes chercher et quoi faire une fois trouvés. La capture d'écran montre que « Rechercher le texte exact » est actuellement sélectionné. Cette option est appropriée pour supprimer des mots-clés clairs et fixes, comme « 2026- » et « -version-1 ». Si votre nom de dossier a un préfixe ou un suffixe parfaitement identique à supprimer, la recherche de texte exact est plus intuitive.
Dans « Liste des mots-clés à rechercher », l'exemple remplit deux lignes : la première est « 2026- », la seconde est « -version-1 ». Cela signifie que le logiciel cherchera ces deux segments de texte dans chaque nom de dossier. À droite se trouve « Liste des mots-clés après remplacement », cette zone est vide sur la capture, avec l'indication « ne pas remplir signifie supprimer ». Ainsi, la logique de traitement dans cet exemple est : supprimer « 2026- » et « -version-1 » une fois trouvés.
Point clé : pour supprimer du texte du nom de dossier, il n'est pas nécessaire de saisir un nouveau contenu de remplacement. Il suffit de remplir le mot-clé à rechercher à gauche, et de laisser vide le contenu de remplacement correspondant à droite, pour atteindre l'objectif de « suppression en masse de mot-clé ». Pour supprimer plusieurs mots-clés en même temps, on peut les remplir sur des lignes séparées comme dans l'exemple. Un seul traitement permet ainsi de supprimer à la fois le préfixe et le suffixe, sans avoir à exécuter deux fois.
Une fois la configuration terminée, cliquer sur « Étape suivante » en bas de page. Selon le flux en haut de l'interface, les étapes suivantes seront « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Lancer le traitement ». Avant de passer au traitement final, il est conseillé de vérifier à nouveau que les mots-clés incluent bien les connecteurs nécessaires, comme le tiret court dans « 2026- » et le tiret court devant « -version-1 ». Si l'on remplit seulement « 2026 » sans le tiret, un « - » résiduel pourrait subsister après traitement ; si l'on remplit seulement « version-1 » sans le « - » précédent, un séparateur pourrait aussi rester à la fin.
Étapes d'opération : continuer avec la configuration de l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement en masse
La barre de flux fonctionnel montre que le logiciel adopte un processus en quatre étapes : Sélectionner les enregistrements à traiter, Configurer les options de traitement, Définir l'emplacement de sauvegarde, Lancer le traitement. La capture d'écran affichée va jusqu'à la deuxième étape, donc après avoir rempli les mots-clés, il faut continuer en cliquant sur « Étape suivante » et suivre les invites de l'interface pour les étapes suivantes. Comme l'objet du traitement actuel sont les noms de dossiers, l'utilisateur doit confirmer l'emplacement de sauvegarde ou de traitement selon les indications réelles de l'interface à l'étape suivante, puis passer à « Lancer le traitement ».
Avant de lancer le traitement, il est recommandé de faire une dernière vérification : le nombre d'enregistrements de dossiers est-il correct ; les mots-clés sont-ils saisis exactement ; la liste des mots-clés après remplacement est-elle bien vide ; traite-t-on uniquement le répertoire actuellement à organiser. Une fois confirmé, exécuter le traitement en masse. Après la fin du traitement, en retournant dans le répertoire des dossiers, on peut voir que les noms sont déjà modifiés comme souhaité, c'est-à-dire que « 2026- » et « -version-1 » ont été supprimés, ne laissant que le nom principal du projet au milieu.
Questions fréquentes et points d'attention
1. La suppression en masse de mots-clés dans un nom de dossier supprime-t-elle le contenu du dossier ?
Non. L'objectif de cette opération est de modifier le texte du nom de dossier, pas de supprimer le dossier lui-même ou les fichiers à l'intérieur. Après traitement, le contenu du dossier reste dans le dossier d'origine, seul le nom affiché change.
2. Pourquoi l'utilisation de « Trouver et Remplacer » permet-elle aussi de supprimer ?
Parce que la suppression peut être comprise comme « remplacer un texte spécifié par du vide ». Sur la capture d'écran, l'indication « ne pas remplir signifie supprimer » se trouve à côté de la « Liste des mots-clés après remplacement ». Donc, quand on remplit le mot-clé à chercher à gauche et qu'on ne remplit rien à droite, le logiciel retire le texte trouvé.
3. Peut-on supprimer plusieurs mots-clés en une seule fois ?
Oui. L'exemple montre qu'on a rempli simultanément les deux mots-clés « 2026- » et « -version-1 », réalisant la suppression du préfixe et du suffixe en une seule fois. Pour des textes fixes similaires comme « brouillon », « copie », « vieux », « version finale », on peut aussi les remplir ligne par ligne selon le nom réel.
4. Faut-il inclure les symboles lors de la saisie du mot-clé ?
Il est conseillé d'entrer le texte complet que l'on souhaite supprimer, y compris les tirets, les tirets bas, les espaces, etc. Par exemple, pour transformer « 2026-client-proposals » en « client-proposals », il faut remplir « 2026- », et pas seulement « 2026 ». Cela évite de laisser des séparateurs résiduels après le traitement.
5. Faut-il sauvegarder avant le traitement ?
S'il s'agit de répertoires de données importants, il est conseillé de confirmer la liste et les règles avant le traitement en masse et, si nécessaire, de faire une sauvegarde des répertoires. L'avantage de l'outil en masse est sa haute efficacité, mais cela signifie aussi que si la règle est mal configurée, cela affectera simultanément de nombreux enregistrements. Par conséquent, la vérification avant traitement est très importante.
Résumé : réduire le travail de renommage répétitif par le traitement en masse
La suppression en masse de mots-clés dans les noms de dossiers est un besoin très fréquent dans de nombreuses tâches d'organisation de documents de bureau. Qu'il s'agisse de retirer un préfixe d’année, de supprimer un suffixe de numéro de version, ou de nettoyer des identifiants fixes exportés par le système, tant que la règle de nommage est relativement uniforme, on peut utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour accomplir cela. Grâce à la fonction « Trouver et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers » dans la catégorie « Nom de dossier », l'utilisateur n'a qu'à ajouter les dossiers, remplir les mots-clés à supprimer, et laisser le contenu de remplacement vide pour effectuer un renommage en masse des dossiers.
Comparé à la modification manuelle une par une, cette méthode réduit clairement le travail répétitif, diminue le risque d'erreur de nommage, et permet à un grand nombre de dossiers d'atteindre un état uniformisé en peu de temps. Si vous êtes en train d'organiser des dossiers de projet, des répertoires clients, des dossiers de rapports ou des répertoires de disques partagés, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour tester d'abord la règle avec un petit nombre de dossiers, confirmer que l'effet est correct, puis lancer le traitement en masse sur plus de dossiers.