Viele Bürodateien enthalten Stadtcodes, Projektcodes oder Abteilungscodes in den Dateinamen, wie z. B. LON in 128LON75957.txt. Wenn sich diese Codes in einem festen Zeichenbereich befinden, können sie über HeSoft Doc Batch Tool automatisch erkannt und klassifiziert werden. In diesem Artikel geht es um die Anforderung „Ordner erstellen nach mittleren drei Zeichen des Dateinamens“. Es werden die Ergebnisse vor und nach der Verarbeitung, die spezifischen Einstellungen in der Software sowie Hinweise zur Bereichserfassung, Groß-/Kleinschreibung, Dateibenennungsregeln usw. erläutert, um Benutzern eine schnelle Stapelarchivierung zu ermöglichen.
In Büroumgebungen, bei der Datenbereitstellung, der Finanzarchivierung oder der Organisation von Projektmaterialien erhält man häufig eine Reihe von Dateien mit ähnlichen Namensstrukturen. Beispielsweise bestehen bei einer Gruppe von TXT-Dateien die ersten drei Zeichen des Dateinamens aus einer numerischen ID, die mittleren drei aus einem Stadt- oder Regionalcode und danach folgt eine weitere Nummernfolge. Der Dateiname sieht sehr geordnet aus, aber wenn man alle LON-Dateien, alle NYC-Dateien und alle PAR-Dateien jeweils zusammenfassen möchte, ist die manuelle Sortierung dennoch mühsam.
Dieser Artikel stellt eine effizientere Vorgehensweise vor: Verwenden Sie die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool , um Dateien automatisch anhand von Zeichen in einem festgelegten Bereich des Dateinamens zu klassifizieren. Im Beispiel werden die Zeichen an der 4. bis 6. Stelle des Dateinamens zur Klassifizierung verwendet, also dreistellige Codes wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO. Die Software erstellt basierend auf diesen Zeichen entsprechende Ordner und gruppiert Dateien mit demselben Code zusammen. Für Benutzer, die TXT-, DOC-, DOCX-, XLS-, XLSX-, PDF- und andere Dateien stapelweise verarbeiten müssen, kann diese Methode den manuellen Zeitaufwand erheblich reduzieren.
Anwendungsszenario: Typische Büroanforderung zur Archivierung nach mittlerem Code
Die Klassifizierung anhand der drei mittleren Zeichen des Dateinamens eignet sich für alle Materialien mit einer "festen Dateinamenstruktur". Beispielsweise können aus einem Logistiksystem exportierte Dateien Stadtcodes enthalten, aus einem Vertriebssystem exportierte Berichte Regionalcodes, Projektmaterialien Projektgruppenkürzel und Kundendienst- oder After-Sales-Unterlagen Betriebsstättennummern. Wenn diese Codes bei jedem Dateinamen an der gleichen Stelle stehen, kann die Stapelarchivierung durch Extraktion eines festen Bereichs erfolgen.
Im vorliegenden Beispiel enthält der Dateiname "128LON75957.txt" die Vorwahl "128" an den ersten drei Stellen, den Klassifizierungscode "LON" an der 4. bis 6. Stelle und die Folgenummer "75957" dahinter. Analog können "TYO" in "213TYO11946.txt", "SYD" in "230SYD60610.txt" und "PAR" in "378PAR56483.txt" als Basis für die automatische Klassifizierung dienen.
Diese Methode eignet sich besonders für Positionen, die häufig große Dateimengen verarbeiten müssen, z. B. Verwaltungsmitarbeiter, die Benachrichtigungsanhänge sortieren, Finanzmitarbeiter, die Spesenabrechnungen nach Abteilungen archivieren, Betriebsmitarbeiter, die Datendateien nach Städten aufteilen, oder Projektassistenten, die Word-Dokumente und PDF-Materialien nach Projektkürzeln ordnen. Solange die Benennungsregel stabil ist, entfällt das einzelne Öffnen oder Verschieben von Dateien.
Ergebnisvorschau: Dateien vor der Klassifizierung in einem Verzeichnis gestapelt
Die folgende Abbildung zeigt den Zustand vor der Verarbeitung. Alle Dateien befinden sich im selben Verzeichnis, haben die Erweiterung TXT und enthalten in der Mitte des Dateinamens dreistellige englische Codes wie LON, TYO, SYD, PAR. Rote Markierungen und Pfeile heben die Position dieser Codes hervor, die den Inhalt der automatischen Klassifizierung darstellen.
Ohne Hilfsmittel müsste der Benutzer jeden Dateinamen prüfen, Ordner basierend auf den Codes erstellen und die Dateien dann einzeln in die entsprechenden Verzeichnisse ziehen. Dieser Prozess erscheint einfach, ist aber bei großen Dateimengen sehr zeitaufwändig und kann durch Übersehen von Codes oder Ziehen in falsche Ordner zu Archivierungsfehlern führen.
Ergebnisvorschau: Nach der Klassifizierung mehrere Code-Ordner gebildet
Nach Abschluss der Verarbeitung erstellt die Software Ordner basierend auf den extrahierten dreistelligen Codes. Im Beispiel sind die fünf Ordner LON, NYC, PAR, SYD, TYO am Zielort zu sehen. Dateien mit demselben Code werden in denselben Ordner gelegt, was die anschließende Statistik, Paketerstellung, Weiterleitung oder Langzeitarchivierung erleichtert.
Der Vorteil dieses Ergebnisses liegt in der klaren Struktur und intuitiven Benennung. Die Ordnernamen stammen direkt aus den Klassifizierungscodes im Dateinamen, sodass der Benutzer keine zusätzlichen Tabellen abgleichen und die Klassifizierungsverzeichnisse nicht manuell umbenennen muss.
Arbeitsschritte: Vom Importieren der Dateien zur automatischen Klassifizierung
Schritt 1: "Dateien nach Dateiname klassifizieren" in der Dateiorganisation öffnen
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Navigationsleiste "Dateiorganisation". Auf der rechten Seite werden Funktionskarten zur Dateiorganisation angezeigt, wobei die erste Funktion "Dateien nach Dateiname klassifizieren" ist. Die Anforderung besteht hier weder im Ändern von Dateinamen noch in der Klassifizierung nach Erweiterung, sondern in der Archivierung anhand von Zeichen im Dateinamen, daher sollte diese Funktion gewählt werden.
Nach Auswahl dieser Funktion gelangt die Software auf die Aufgabenseite. Die Benutzeroberfläche führt den Benutzer schrittweise durch die Operationen, beginnend mit "Zu verarbeitende Datensätze auswählen", gefolgt von "Verarbeitungsoptionen festlegen", "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Dieser Ablauf hilft dem Benutzer, das Auslassen wichtiger Einstellungen zu vermeiden.
Schritt 2: Zu verarbeitende Dateien hinzufügen oder aus Ordner importieren
Oben auf der Aufgabenseite befinden sich Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordner importieren". Wenn die Dateien bereits in einem Ordner gesammelt sind, ist der Import aus einem Ordner effizienter; wenn nur ein Teil davon verarbeitet werden soll, kann die Option "Dateien hinzufügen" verwendet werden. Nach Abschluss des Imports erscheinen die Dateien in der Liste.
Die Liste zeigt Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum und Änderungsdatum an. Es wird empfohlen, drei Punkte besonders zu prüfen: Erstens, ob die Anzahl der Dateien korrekt ist; zweitens, ob alle Dateinamen derselben Benennungsregel folgen; drittens, ob versehentlich nicht benötigte Dateien importiert wurden. Der Screenshot zeigt eine Datensatzanzahl von 20 mit Dateinamen wie 128LON75957.txt, 200LON66460.txt, 213TYO11946.txt usw., was darauf hindeutet, dass die zu klassifizierenden Dateien erfolgreich importiert wurden.
Klicken Sie nach der Bestätigung auf "Weiter" unten auf der Seite, um die Einstellungen für die Klassifizierungsregel vorzunehmen. Beginnen Sie nicht voreilig mit der Verarbeitung; die Genauigkeit der Regeleinstellungen wirkt sich direkt auf das Klassifizierungsergebnis aus.
Schritt 3: Benutzerdefinierten Positionsbereich in der Klassifizierungsmethode wählen
Auf der Seite "Verarbeitungsoptionen festlegen" werden mehrere Optionen für die Klassifizierungsmethode angezeigt. Im vorliegenden Beispiel basiert die Klassifizierung weder auf dem ersten Zeichen des Dateinamens noch auf der ersten Ziffer oder dem ersten englischen Buchstaben, sondern auf einem fest in der Mitte des Dateinamens erscheinenden dreistelligen Code. Daher sollte "Nach Zeichen im benutzerdefinierten Positionsbereich klassifizieren" gewählt werden.
Diese Option weist die Software an, Klassifizierungszeichen nicht automatisch zu erraten, sondern basierend auf dem vom Benutzer angegebenen Positionsbereich zu extrahieren. Für Büromaterialien mit klaren Dateibenennungsregeln ist dies die kontrollierbarste Methode und liefert am ehesten genaue Ergebnisse.
Schritt 4: Bereich auf 4:6 setzen
Geben Sie in das Eingabefeld "Bereich" den Wert "4:6" ein. Dies bedeutet, dass vom 4. Zeichen bis zum 6. Zeichen extrahiert wird und dieser Abschnitt als Klassifizierungsbasis dient. Am Beispiel "200LON66460.txt": Die Positionen 1 bis 3 des Hauptdateinamens sind 200, die Positionen 4 bis 6 sind LON, daher wird diese Datei dem LON-Ordner zugeordnet. Am Beispiel "307TYO91489.txt": Die Positionen 4 bis 6 sind TYO, daher wird sie dem TYO-Ordner zugeordnet.
Es wird empfohlen, vor dem Ausfüllen des Bereichs einige typische Dateinamen zur Überprüfung auszuwählen. Schreiben Sie den Dateinamen auf und zählen Sie die Stellen ab: 1, 2, 8 sind die Positionen 1, 2, 3; L, O, N sind die Positionen 4, 5, 6. Erst nach Bestätigung sollte die Stapelverarbeitung erfolgen, um abnormale Ordnernamen durch falsche Bereichsangaben zu vermeiden.
Schritt 5: Groß-/Kleinschreibung je nach Dateinamensituation wählen
Unten auf der Seite gibt es die Einstellung "Umwandlung der Groß-/Kleinschreibung". Im Beispiel bleibt die Einstellung auf "Standard", da alle Codes bereits in Großbuchstaben vorliegen. Wenn Ihre Dateien gleichzeitig "lon", "LON" und "Lon" enthalten und Sie möchten, dass alle in denselben Ordner gelangen, können Sie hier die einheitliche Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben wählen. Dies reduziert Fälle, in denen aufgrund unterschiedlicher Groß-/Kleinschreibung mehrere ähnliche Ordner erstellt werden.
Wenn der Dateiname selbst bereits standardisiert ist, ist die Beibehaltung der Standardeinstellung besser geeignet, da sie die ursprüngliche Darstellung der Klassifizierungszeichen bestmöglich erhält.
Schritt 6: Ausgabespeicherort festlegen und Stapelorganisation starten
Nach Abschluss der Regeleinstellungen klicken Sie weiter auf "Weiter" und legen den Speicherort gemäß der Benutzeroberfläche fest. Es wird empfohlen, die Ausgabe nicht direkt in ein unübersichtliches Verzeichnis zu leiten, sondern einen neuen, leicht zu überprüfenden Ordner zu wählen. So ist nach Abschluss der Verarbeitung auf einen Blick ersichtlich, welche Klassifizierungsverzeichnisse die Software erstellt hat, und das Ergebnis kann leicht mit den Originaldateien abgeglichen werden.
Nach der Festlegung des Speicherorts gehen Sie zu "Verarbeitung starten". Die Software liest die Dateinamen einzeln, extrahiert die Zeichen an den Positionen 4 bis 6, erstellt oder verwendet dann den entsprechenden Ordner basierend auf dem Extraktionsergebnis und legt die Dateien dort ab. Nach Abschluss erhalten Sie Verzeichnisse wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO.
Häufige Fragen und Hinweise
Muss der Klassifizierungscode englisch sein?
Nicht unbedingt. Das Screenshot-Beispiel zeigt englische Codes, aber solange die Zeichenposition im Dateinamen fest ist, können es auch Ziffern, chinesische Zeichen, alphanumerische Kombinationen usw. sein. Entscheidend ist nicht der Zeichentyp, sondern ob sie innerhalb eines einheitlichen Bereichs erscheinen.
Was tun, wenn einige Dateien nicht der Benennungsregel entsprechen?
Es wird empfohlen, die nicht regelkonformen Dateien in der importierten Dateiliste vorab zu überprüfen. Deutlich abweichend benannte Dateien können vorab entfernt oder separat verarbeitet werden. Die Stapelklassifizierung hängt von Regeln ab; je einheitlicher die Regel, desto genauer das Ergebnis.
Welche Auswirkungen hat ein falsch geschriebener Bereich?
Ein falscher Bereich führt dazu, dass die Software falsche Zeichen extrahiert und fehlerhafte Klassifizierungsordner erstellt. Wenn beispielsweise LON extrahiert werden soll, aber 3:5 eingegeben wird, könnte eine sinnlose Klassifizierung wie "8LO" entstehen. Daher muss der Bereich vor der Stapelverarbeitung unbedingt anhand typischer Dateinamen überprüft werden.
Kann dies auch für andere Dateiformate verwendet werden?
Ja. Dieser Artikel demonstriert es mit TXT-Dateien, aber die Vorgehensweise ist gleichermaßen für DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, PDF, JPG und andere Dateien anwendbar. Solange die Dateinamen einen Code an einer festen Position enthalten, können sie nach dieser Regel organisiert werden.
Fazit: Manuelles Ziehen durch eine Extraktionsregel mit festem Bereich ersetzen
Das Verteilen einer großen Anzahl von Dateien auf Ordner basierend auf den drei mittleren Zeichen des Dateinamens ist im Wesentlichen eine sich stark wiederholende Organisationsaufgabe mit klaren Regeln. HeSoft Doc Batch Tool als Stapelverarbeitungssoftware für Bürodateien kann Benutzern helfen, diese Art von Arbeitsabläufen zu standardisieren: Zuerst Dateien importieren, dann die Klassifizierung nach Zeichen im benutzerdefinierten Positionsbereich wählen, 4:6 eingeben, den Speicherort festlegen und schließlich die Verarbeitung starten.
Im Vergleich zur manuellen Klassifizierung eignet sich die Stapelverarbeitung durch die Software besser für Szenarien mit vielen Dateien und festen Klassifizierungsregeln. Sie spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Probleme wie falsches Ziehen, Übersehen von Trennungen oder doppelt erstellte Ordner. Wenn auch Sie eine Reihe von Dateien haben, die nach Nummern, Städten, Projekten oder Abteilungscodes benannt sind, empfiehlt es sich, die Position des Klassifizierungszeichens zu ermitteln und dann gemäß den Schritten in diesem Artikel eine automatische Archivierung durchzuführen.