Lorsque plusieurs fichiers Excel contiennent le même type de numéro, code ou mot-clé sensible, ouvrir chaque fichier individuellement pour rechercher puis supprimer est non seulement chronophage, mais aussi facilement source d'omissions. Cet article prend comme exemple la suppression en masse des numéros commençant par 030 et des codes commençant par 46 dans des fichiers Excel, et présente comment utiliser la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel » de HeSoft Doc Batch Tool , en localisant et vidant en une seule fois le contenu correspondant dans plusieurs classeurs xlsx via des expressions régulières génériques, ce qui convient aux scénarios bureautiques tels que le nettoyage de données, l'anonymisation de rapports et la réorganisation de numéros.
Dans le travail quotidien, nombreuses sont les personnes confrontées à des problèmes similaires : un grand nombre de numéros, de codes régionaux, de codes de projet ou de mots-clés à format fixe contenus dans une série de tableaux Excel doivent être supprimés ou effacés de manière unifiée. S'il n'y a qu'un seul fichier xlsx, la fonction Rechercher et remplacer d'Excel peut permettre un traitement progressif ; mais s'il y a des dizaines, voire des centaines de fichiers, ouvrir, rechercher, supprimer et enregistrer individuellement non seulement représente une tâche répétitive considérable, mais conduit aussi facilement à des omissions. Surtout lorsque le contenu à supprimer n'est pas un terme fixe, mais des numéros réguliers comme « 030006, 030010, 030111 », une recherche exacte standard ne suffit plus.
Le problème à résoudre dans cet article est le suivant : utiliser des expressions régulières avec caractères génériques pour supprimer en masse des mots-clés correspondant à des règles dans plusieurs fichiers Excel. Dans l'exemple, nous devons supprimer deux types de contenu de plusieurs fichiers tableur Excel : l'un est un numéro commençant par 030 suivi de 3 chiffres, par exemple 030006 ; l'autre est un code commençant par 46 suivi de 3 chiffres, par exemple 46060. Via HeSoft Doc Batch Tool , il est possible de configurer ces règles en une seule fois et de laisser le logiciel bureautique rechercher en masse et remplacer automatiquement par du vide, réalisant ainsi une suppression par lots.
Scénarios applicables : Quels contenus Excel se prêtent à une suppression en masse par expression régulière
Les expressions régulières conviennent pour traiter du contenu au « format fixe mais dont la valeur spécifique n'est pas totalement identique ». Par exemple, si vous ne voulez pas supprimer uniquement un « 030006 » fixe, mais plutôt tous les numéros commençant par « 030 » et d'une longueur totale de 6 caractères, vous pouvez alors écrire une règle semblable à 030\d{3}. Où \d représente un chiffre et {3} signifie 3 chiffres consécutifs.
Les scénarios applicables courants incluent :
- Supprimer en masse des numéros de série, des portions de numéros de pièce d'identité, des codes régionaux, des codes d'hôpital, des codes de produit, etc., dans Excel.
- Anonymiser les données de plusieurs tableaux xlsx, xls en effaçant les champs sensibles correspondant à une certaine règle.
- Nettoyer par lots des rapports exportés depuis le système, en supprimant les colonnes de code ou les fragments de texte inutiles.
- Traiter de manière unifiée les fichiers Excel soumis par plusieurs services, évitant ainsi les modifications manuelles individuelles.
- Sous réserve de conserver la structure du tableau, la position des lignes/colonnes et le reste du contenu, supprimer uniquement les mots-clés correspondants.
Le cœur de ce type de besoin n'est pas de « modifier une seule cellule », mais bien de « traiter beaucoup de fichiers par lots ». L'atout du logiciel bureautique comme HeSoft Doc Batch Tool réside dans sa capacité à automatiser les actions répétitives de recherche, remplacement et sauvegarde, réduisant ainsi le temps de manipulation manuelle.
Aperçu du résultat : Quels changements dans le contenu Excel avant et après traitement
Avant traitement : Présence dans le tableau de numéros et codes conformes aux règles
Dans le tableau Excel avant traitement, on peut observer dans la colonne « Hospital CCN » plusieurs numéros à 6 chiffres commençant par 030, par exemple 030006, 030010, 030011, 030064, etc. ; également dans la colonne « CBSA », plusieurs codes à 5 chiffres commençant par 46, comme 46060. La capture d'écran indique par des flèches rouges les zones à traiter, ce contenu n'est pas un texte fixe totalement identique, mais des chaînes numériques partageant un format commun.
S'il fallait supprimer manuellement, il faudrait d'abord filtrer ou rechercher ces numéros, puis les effacer un par un. Pour un seul fichier, cela reste faisable avec effort, mais lorsqu'il y a plusieurs fichiers Excel dans un dossier, le traitement manuel devient extrêmement inefficace.
Après traitement : Le contenu correspondant à la règle regex a été effacé
Une fois le traitement terminé, le contenu conforme aux règles a été supprimé. Comme illustré ci-dessous, les emplacements originaux des numéros commençant par 030 dans la colonne B sont effacés, et les codes correspondant à la règle commençant par 46 dans la colonne D le sont aussi ; le contenu des autres cellules ne correspondant pas aux règles est conservé, comme les noms d'hôpitaux, les noms de villes et les autres numéros non supprimés par erreur.
Cela montre qu'en remplaçant en masse par « vide » via une expression régulière, on peut réaliser « la suppression de mots-clés selon une règle », plutôt que de simplement supprimer des lignes entières, des colonnes entières ou tous les chiffres.
Étapes d'opération : Utiliser un logiciel bureautique pour supprimer en masse des mots-clés Excel
Première étape : Accéder à l'outil Excel, sélectionner la fonction Rechercher et Remplacer
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Outil Excel » dans la classification des fonctions à gauche. L'interface principale liste plusieurs fonctionnalités de traitement par lots liées à Excel, telles que convertir le format, exporter des images, supprimer la protection par mot de passe, etc. Celle à utiliser cette fois est la première fonction : « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ».
Le but de cette étape est d'entrer dans le module fonctionnel dédié à la recherche et au remplacement en masse de contenu Excel. Contrairement à la fonction Rechercher et Remplacer intégrée d'Excel, celle-ci est orientée vers plusieurs fichiers Excel, permettant d'ajouter plusieurs tableaux xlsx en une seule fois pour un traitement unifié.
Deuxième étape : Ajouter les fichiers Excel à traiter
Après être entré dans l'interface « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », on arrive d'abord à l'étape « Sélectionner les enregistrements à traiter ». La partie supérieure de l'interface propose des boutons comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider ». Vous pouvez ajouter individuellement quelques fichiers Excel, ou importer un lot de fichiers depuis un dossier.
La capture d'écran montre que 3 fichiers xlsx ont déjà été ajoutés, incluant product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx. La liste des fichiers affiche le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification, etc. Après avoir vérifié que les fichiers sont corrects, cliquez sur « Suivant » en bas.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers Excel dont on doit supprimer les mots-clés figurent dans la liste de traitement. Il est conseillé de vérifier le chemin des fichiers avant le traitement officiel pour éviter d'ajouter à la tâche des tableaux qui ne devraient pas être modifiés.
Troisième étape : Définir la portée du traitement, traiter uniquement le texte des cellules
Sur la page « Définir les options de traitement », il faut d'abord déterminer la portée du traitement. Dans la capture d'écran, c'est « Texte des cellules » qui est coché, tandis que « Noms des feuilles de calcul (Sheet) » et « Texte des formes dans la feuille de calcul » ne le sont pas. Cela signifie que cette opération cible uniquement le contenu à l'intérieur des cellules Excel, sans modifier le nom des feuilles ni traiter le texte dans les formes ou les zones de texte.
Pour la suppression en masse de numéros, codes ou mots-clés dans les données tabulaires, il est généralement recommandé de sélectionner « Texte des cellules ». Cela réduit le risque de modifier par erreur les noms de feuilles, le texte graphique, etc.
Quatrième étape : Configurer le type de cellule et le mode de gestion des formules
Sur la même page, on peut continuer à configurer le type de formule de cellule à traiter, le mode de gestion pour les cellules contenant des formules, ainsi que le type de données. Comme on le voit sur la capture d'écran, l'option « Type de formule de cellule à traiter » est réglée sur « Sans restriction » ; le « Mode de gestion pour les cellules contenant des formules » sur « Valeur calculée de la formule » ; et le « Type de données de cellule à traiter » sur « Texte » coché.
Le rôle de ces options est de contrôler l'étendue de la recherche et la méthode de lecture des données. Par exemple, certaines cellules Excel semblent contenir un numéro, mais peuvent en réalité être au format texte ; d'autres peuvent contenir une formule, et le résultat affiché est ce que nous voyons. D'après la configuration de la capture d'écran, le logiciel fera correspondre le contenu textuel d'après la valeur affichée, ce qui est plus adapté pour traiter les numéros et codes dans les rapports exportés.
Cinquième étape : Choisir la méthode de recherche floue, saisir l'expression régulière
Dans la zone « Définir les options de mot-clé », la méthode de recherche choisie est « Utiliser la recherche floue par formule pour le texte ». On peut comprendre ici « recherche floue par formule » comme une correspondance selon des règles avec caractères génériques ou expressions régulières, adaptée pour rechercher un ensemble de textes partageant une règle commune.
Dans l'exemple, deux règles ont été saisies dans la « Liste des mots-clés à rechercher » :
- 030\d{3} : correspond à un contenu commençant par 030 suivi de 3 chiffres, par exemple 030006, 030010, 030111.
- 46\d{3} : correspond à un contenu commençant par 46 suivi de 3 chiffres, par exemple 46060.
À droite se trouve la « Liste des mots-clés de remplacement », aucun contenu de remplacement n'est saisi dans la capture d'écran, et l'interface indique « Ne pas remplir signifie supprimer ». Par conséquent, le sens de cette tâche est de : rechercher le contenu correspondant à la règle de gauche, et le remplacer par du vide, c'est-à-dire une suppression par lots.
Sixième étape : Définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Selon la barre de progression en haut de l'interface, après avoir terminé la configuration des options de traitement, il faut encore passer par « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». L'emplacement de sauvegarde sert généralement à décider où exporter les fichiers traités, il est conseillé de choisir un nouveau dossier pour stocker les résultats, afin de faciliter la comparaison avec les fichiers originaux. Enfin, il faut entrer dans l'étape de démarrage du traitement pour permettre au logiciel d'exécuter automatiquement en masse la recherche, le remplacement et la sauvegarde.
Bien que la capture d'écran ne montre pas les détails spécifiques des boutons pour ces deux dernières pages, la barre d'étapes montre clairement que cette fonction utilise un assistant en quatre étapes : Sélectionner les enregistrements, Définir les options de traitement, Définir l'emplacement de sauvegarde, Démarrer le traitement. Il suffit de les compléter dans l'ordre.
Foire Aux Questions et Points d'attention
1. Que signifie \d{3} dans l'expression régulière ?
\d représente un chiffre quelconque, {3} signifie répéter 3 fois. Par conséquent, 030\d{3} signifie « 030 plus 3 chiffres », capable de correspondre à toute chaîne de 6 caractères allant de 030000 à 030999. De manière similaire, 46\d{3} peut correspondre à toute chaîne de 5 caractères allant de 46000 à 46999.
2. Est-ce que ne pas remplir le contenu de remplacement correspond vraiment à une suppression ?
Comme on peut le voir dans l'indication de l'interface, à côté de la « Liste des mots-clés de remplacement », il est annoté « Ne pas remplir signifie supprimer ». Par conséquent, si votre objectif est d'effacer en masse le contenu correspondant, vous pouvez saisir seulement la règle de recherche, sans saisir le résultat de remplacement.
3. Cela va-t-il supprimer des lignes ou des colonnes entières ?
L'opération de cet exemple consiste à rechercher et remplacer le texte des cellules, pas à supprimer des lignes ou des colonnes. Après traitement, on peut constater que le contenu correspondant à son emplacement d'origine est effacé, tandis que les noms d'hôpitaux, noms de villes, etc. dans les autres colonnes sont préservés, et la structure du tableau n'est pas altérée.
4. Une sauvegarde est-elle nécessaire avant le traitement ?
Il est conseillé de conserver les fichiers Excel originaux, ou de paramétrer la sortie vers un nouveau dossier lors de l'étape « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Le traitement par lots est très efficace, mais si la règle regex est rédigée de façon trop large, elle risque de supprimer plus de contenu que prévu. Il est plus prudent de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers, puis d'appliquer le traitement par lots à tous les fichiers.
5. Peut-on traiter les fichiers xls et xlsx selon cette même logique ?
Les fichiers d'exemple dans la capture d'écran ont l'extension xlsx. Pour les formats relatifs à Excel comme xls, xlsm, leur traitement dépend du support effectif du logiciel et du résultat de l'importation. Si le fichier peut être ajouté avec succès à la liste, alors on peut continuer à configurer les règles de recherche et remplacement selon la même logique.
Résumé : Utiliser des règles au lieu d'une recherche manuelle pour un nettoyage Excel plus efficace
Lorsque le nombre de fichiers Excel est élevé et que le contenu à supprimer présente une régularité fixe, les expressions régulières avec caractères génériques constituent une méthode de traitement très efficace. Avec la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel » de HeSoft Doc Batch Tool , on peut ajouter plusieurs fichiers xlsx à une liste de tâches, définir la portée sur le texte des cellules, utiliser des règles telles que 030\d{3}, 46\d{3} pour localiser le contenu par lots, et le supprimer en le remplaçant par du vide.
Comparée à l'ouverture et la recherche fichier par fichier, cellule par cellule, cette méthode est bien plus adaptée au nettoyage de rapports, à l'anonymisation des données et à la réorganisation par lots dans les contextes bureautiques. Il est recommandé de préparer un fichier de test pour valider d'abord vos règles regex, et une fois l'effet désiré confirmé, de procéder au traitement par lots sur le dossier complet.