Lors de l'importation de données dans l'ancien système, le format XLS est souvent exigé, mais les tableaux reçus sont en réalité souvent au format XLSX. Si on les enregistre manuellement un par un en XLS, cela fait perdre beaucoup de temps. Cet article se concentre sur le besoin bureautique de conversion par lots de fichiers Excel en XLS, en expliquant comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer la conversion par lots. Il décrit également les étapes complètes, de la sélection de la fonction à l'importation du fichier, la vérification de l'enregistrement, le paramétrage de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement, à l'aide de captures d'écran avant/après traitement, de l'entrée de fonction et de la liste des fichiers.
Dans le travail de bureau, « enregistrer Excel au format XLS » semble être une action mineure, mais lorsque cette action doit être répétée des dizaines, voire des centaines de fois, elle devient un problème d'efficacité évident. En particulier dans les scénarios d'importation de systèmes hérités, de traitement de données historiques ou de livraison au format client, il est souvent exigé que les tableaux soient en .xls, alors que les fichiers que nous recevons sont en .xlsx. Le traitement manuel un par un est non seulement lent, mais peut également affecter le travail ultérieur en raison d'emplacements de sauvegarde incohérents, de fichiers omis dans la conversion ou d'erreurs de sélection de format.
La solution présentée dans cet article consiste à utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir en lot des fichiers Excel au format XLS. Il s'agit d'un logiciel conçu pour le traitement par lots de fichiers bureautiques, adapté au traitement de nombreux fichiers Word, Excel, PDF, images, etc. Par rapport à l'ouverture manuelle d'Excel puis à l'enregistrement sous, l'utilisation d'un outil de traitement par lots dédié permet de centraliser les étapes répétitives : importation unique, traitement de plusieurs fichiers, sortie unifiée, améliorant ainsi l'efficacité de la conversion de fichiers.
Scénarios d'application : les plus courants sont l'importation de systèmes hérités et l'unification des formats
Le scénario le plus courant pour la conversion en lot d'Excel en XLS est l'importation de systèmes hérités. De nombreux systèmes internes des organisations ont été développés plus tôt et les modèles d'importation ne prennent en charge que les fichiers .xls. Si un fichier .xlsx est téléchargé, le système peut indiquer un format incorrect ou être incapable d'analyser le contenu du tableau. Il est alors nécessaire de convertir d'abord les fichiers en XLS avant de procéder à l'importation.
Le deuxième type de scénario est la soumission de documents à des tiers. Les clients, fournisseurs ou services partenaires peuvent spécifier la réception du format XLS ; pour éviter que le destinataire ne puisse pas ouvrir le fichier, il est nécessaire d'unifier le format avant la livraison. Le troisième type de scénario est l'archivage de fichiers historiques. Certaines équipes peuvent exiger que tous les tableaux soient conservés au format XLS pour maintenir la cohérence des formats de fichiers sur plusieurs années. Le quatrième type de scénario concerne les environnements de collaboration multi-utilisateurs complexes, où certains utilisent d'anciennes versions d'Excel et d'autres la nouvelle version d'Office ; l'unification vers le format XLS, offrant une meilleure compatibilité, peut réduire les coûts de communication.
Ces scénarios démontrent tous que la conversion en lot du format Excel n'est pas simplement une opération technique, mais un moyen d'améliorer la stabilité des flux de travail bureautiques. Surtout lorsque le nombre de fichiers est élevé, l'utilisation d'un logiciel de traitement par lots est plus fiable que l'enregistrement sous manuel.
Aperçu des résultats : de plusieurs tableaux XLSX à plusieurs fichiers XLS
La capture d'écran avant traitement montre les fichiers Excel à convertir. On peut voir que plusieurs fichiers ont l'extension .xlsx, notamment Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx, Image1(2).xlsx et Employee Information.xlsx. Pour les enregistrer un par un en .xls, il faudrait répéter manuellement l'opération de nombreuses fois.
La capture d'écran après traitement montre le résultat de la conversion terminée. Les fichiers .xlsx d'origine ont été transformés en fichiers .xls, avec une correspondance claire des noms de fichiers, par exemple Employee Information 1.xls, Employee Information.xls, Image1.xls, Image1(1).xls, Image1(2).xls, Local image path test.xls. L'utilisateur peut directement utiliser ces fichiers XLS pour l'importation dans un système hérité ou les envoyer à un destinataire nécessitant l'ancien format.
Cette comparaison montre que l'intérêt de l'outil de traitement par lots ne réside pas seulement dans l'économie de clics, mais surtout dans le maintien de la cohérence des résultats : le même lot de fichiers est traité selon la même règle, l'extension est unifiée, la structure des fichiers est claire, ce qui facilite la recherche et la vérification ultérieures.
Étape 1 de l'opération : ouvrir la catégorie d'outils Excel
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , observez d'abord la barre de catégories sur la gauche. La capture d'écran montre que le logiciel propose plusieurs catégories de traitement de fichiers bureautiques, y compris les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, les outils texte, les outils image, les outils vidéo et les outils audio, etc. Comme la tâche actuelle consiste à convertir le format de tableaux Excel, il est nécessaire d'aller dans « Outils Excel ».
Après être entré dans les Outils Excel, l'interface principale affiche une série de fonctions liées à Excel. L'utilisateur peut trouver « Excel vers Xls » sur la page. Dans la capture d'écran, cette carte de fonction se trouve dans la liste des outils Excel et est indiquée par une flèche, ce qui signifie que c'est le point d'entrée pour cette conversion en lot. Après avoir cliqué dessus, le logiciel passe à la page dédiée au traitement de conversion Excel en XLS.
L'objectif de cette étape est de choisir le bon type de tâche. Pour le traitement de fichiers par lots, le type de tâche détermine le résultat. S'il s'agit de convertir en PDF, choisissez Excel vers PDF ; pour convertir en CSV, choisissez Excel vers Csv ; et dans cet article, pour obtenir des fichiers XLS, il faut impérativement choisir « Excel vers Xls ».
Étape 2 de l'opération : ajouter des fichiers ou importer depuis un dossier
Après être entré dans la page « Excel vers Xls », on peut voir en haut les boutons « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers d'un dossier », « Vider », « Plus », etc. Il existe deux modes d'importation courants : si les fichiers sont dispersés à plusieurs endroits, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner par lots ; si les fichiers sont concentrés dans un même répertoire, l'utilisation de « Importer des fichiers d'un dossier » est plus efficace.
La capture d'écran montre que 6 fichiers Excel ont déjà été importés. La liste de fichiers contient les colonnes : numéro, nom, chemin, extension, date de création, date de modification et actions. La colonne d'extension est xlsx, indiquant qu'il s'agit des fichiers sources prêts à être convertis en XLS. Le résumé en bas affiche un nombre d'enregistrements de 6, ce qui permet de confirmer facilement l'ampleur de la tâche.
Le résultat attendu de l'importation est clair : tous les fichiers Excel à traiter doivent apparaître dans la liste. Une fois l'importation terminée, ne vous précipitez pas pour cliquer sur l'étape suivante. Il est conseillé de vérifier d'abord le nombre et les noms des fichiers, afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'oubli et qu'aucun tableau ne nécessitant pas de conversion n'a été ajouté.
Étape 3 de l'opération : utiliser les informations de la liste pour une vérification avant la conversion
La vérification avant la conversion en lot est très importante. La liste dans la capture d'écran affiche non seulement les noms de fichiers, mais aussi les chemins complets, ce qui est très pratique pour les scénarios de bureau. Par exemple, des fichiers portant le même nom peuvent exister dans différents dossiers ; si l'on ne regarde que le nom, il est facile de se tromper. La colonne chemin aide l'utilisateur à confirmer que les fichiers proviennent bien du répertoire cible.
De plus, les dates de création et de modification peuvent aussi aider à juger la version du fichier. Si la date de modification d'un fichier est nettement antérieure aux autres, il peut être nécessaire de vérifier s'il s'agit d'une ancienne version. L'icône de suppression dans la colonne Actions sert à retirer les fichiers qui ne doivent pas participer à ce traitement. Le bouton « Vider » en haut est pratique pour recommencer si toute la liste est erronée.
Après avoir confirmé l'exactitude de la liste, cliquez sur « Suivant » en bas. L'indication de processus sur l'interface montre que la tâche actuelle comprend trois phases : sélectionner les enregistrements à traiter, définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement. Grâce à ce processus par étapes, l'utilisateur peut confirmer point par point avant de commencer, réduisant ainsi le risque des opérations en lot.
Étape 4 de l'opération : définir l'emplacement de sauvegarde et commencer la génération en lot de XLS
Après avoir cliqué sur « Suivant », on entre dans la phase « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Bien que la capture d'écran ne montre pas les options détaillées de cette page, le nom du processus indique que l'utilisateur doit spécifier l'emplacement de sauvegarde pour les fichiers XLS convertis. Pour une meilleure gestion, il est conseillé de ne pas les mélanger directement avec les fichiers XLSX originaux, mais de créer un nouveau dossier de résultats. Ainsi, les fichiers avant et après traitement sont séparés, ce qui facilite la vérification et le retour en arrière.
Une fois l'emplacement de sauvegarde défini, on passe à la phase « Commencer le traitement ». Le logiciel exécute alors la conversion en lot selon la liste d'enregistrements, en produisant les fichiers Excel importés au format XLS. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sauvegarde pour vérifier le résultat. Si vous voyez que l'extension des fichiers est maintenant .xls et que les noms correspondent aux fichiers originaux, cela signifie que la tâche d'enregistrement sous XLS en lot est terminée.
Avant d'utiliser officiellement les résultats de la conversion, il est conseillé de vérifier quelques fichiers au hasard pour confirmer que les tableaux s'ouvrent correctement et que les données clés, les en-têtes, les noms de feuilles de calcul, etc., ne présentent aucune anomalie. Surtout pour les tableaux de données destinés à être importés dans un système, il est recommandé de tester d'abord le processus d'importation avec un petit nombre de fichiers avant de soumettre tous les résultats convertis en lot.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pour quels types de fichiers Excel cette méthode est-elle adaptée ? D'après la capture d'écran, les fichiers sources dans la liste ont l'extension xlsx, et l'objectif de la fonction est de les convertir en Xls. Elle est donc adaptée pour produire en lot des fichiers Excel au format .xls, en particulier pour les besoins de conversion XLSX vers XLS.
2. Pourquoi est-il déconseillé de les enregistrer un par un avec Excel ? L'enregistrement sous manuel convient pour un petit nombre de fichiers, mais lorsque les fichiers sont nombreux, il prend beaucoup de temps et il est facile d'en oublier. L'outil de traitement par lots peut importer plusieurs fichiers à la fois et laisser le logiciel exécuter la tâche selon des règles uniformes.
3. Faut-il conserver le fichier XLSX original après la conversion ? Il est conseillé de le conserver. Le fichier original est la source des données, tandis que le fichier XLS converti sert à la compatibilité ou à la soumission. Les conserver séparément facilite les vérifications ultérieures.
4. Que faire si l'on a importé un mauvais fichier ? Vous pouvez le supprimer individuellement via la colonne Actions de la liste, ou utiliser le bouton « Vider » en haut pour effacer tous les enregistrements et recommencer l'importation.
5. La présence d'espaces ou de parenthèses dans les noms de fichiers affecte-t-elle la conversion ? Les noms de fichiers dans la capture d'écran contiennent des espaces et des parenthèses, par exemple Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx. Après traitement, les fichiers apparaissent toujours avec l'extension .xls correspondante. Il est tout de même conseillé lors du traitement réel de garder des noms de fichiers clairs et d'éviter les symboles trop particuliers.
Résumé : remplacer l'enregistrement sous répétitif par la conversion en lot pour améliorer l'efficacité du traitement des tableaux
Enregistrer en lot des fichiers Excel sous le format XLS est un besoin fréquent dans de nombreux scénarios d'importation de systèmes hérités et d'unification de formats. Comparé à l'ouverture et l'enregistrement manuel de chaque tableau un par un, l'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de simplifier le processus : aller dans les Outils Excel, choisir « Excel vers Xls », ajouter des fichiers ou importer un dossier, vérifier les enregistrements à traiter, définir l'emplacement de sauvegarde, puis lancer le traitement.
Le gain d'efficacité de cette méthode est direct : plus il y a de fichiers, plus le temps gagné est significatif ; plus le processus est standardisé, plus le risque d'erreur est faible. Pour les employés de bureau qui doivent souvent traiter des formats de tableaux Excel comme XLSX et XLS, il est conseillé d'intégrer l'outil de conversion par lots dans le flux de travail quotidien. La prochaine fois qu'un système hérité n'acceptera que des fichiers XLS, il sera possible d'unifier le format rapidement et de consacrer plus de temps à la vérification et à l'utilisation des données elles-mêmes.