Lorsque les règles de nommage d'un grand nombre de fichiers contiennent des suffixes fixes, tels que les codes de ville comme LON, PAR, NYC, SYD, TYO, etc., le filtrage, la copie et le déplacement manuels des fichiers prennent beaucoup de temps. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer automatiquement de nombreux fichiers en fonction des derniers caractères de leur nom, générer les dossiers correspondants par lots et y placer les fichiers. Cela s'applique aux scénarios de rangement quotidien de divers fichiers tels que txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf.
Dans le travail de bureau quotidien, de nombreux fichiers semblent ne différer que par leur numéro, mais la fin du nom de fichier contient souvent des informations de classification essentielles. Par exemple, dans une capture d’écran, les noms de fichiers ressemblent à 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10179839NYC.txt, où les 3 derniers caractères LON, PAR, NYC représentent différentes catégories. S’il n’y a qu’une dizaine de fichiers, le glisser-déposer manuel peut encore être réalisé ; mais une fois que les fichiers atteignent des dizaines, des centaines, voire des milliers, consulter chaque nom de fichier puis le déplacer manuellement dans un dossier entraîne facilement des erreurs et fait perdre beaucoup de temps.
Le problème à résoudre dans cet article est très clair : regrouper en masse de nombreux fichiers selon les derniers caractères de leur nom. Autrement dit, le logiciel déterminera automatiquement la catégorie en fonction des caractères à la fin du nom de fichier et placera les fichiers similaires dans des dossiers du même nom. Dans l’exemple de la capture d’écran, les fichiers seront finalement triés dans les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO, etc. Nous allons maintenant expliquer, en nous appuyant sur des captures d’écran de l’interface, comment utiliser le logiciel de bureau HeSoft Doc Batch Tool pour accomplir ce type de tâche de tri de fichiers en masse.
Scénarios applicables : quels fichiers se prêtent à une classification par les caractères de fin de nom ?
La classification par les caractères de fin de nom de fichier convient aux scénarios où les noms de fichiers suivent une règle de dénomination fixe. Les cas courants incluent : un code région après le numéro de fichier, une abréviation de département après le numéro de commande, un code projet à la fin du nom de contrat, une abréviation de branche d’activité à la fin des données client, une étiquette de catégorie à la fin d’images ou de numérisations, etc. Tant que la base de classification pour un même lot de fichiers apparaît de manière fixe à la fin du nom de fichier, cette méthode de tri en masse peut être utilisée.
Par exemple, les 3 derniers caractères du nom de fichier 10102271LON.txt sont LON, ceux de 10103956PAR.txt sont PAR, ceux de 10202656TYO.txt sont TYO. Le logiciel créera ou fera correspondre les dossiers en fonction de ces caractères de fin, puis y placera les fichiers. Ici, « txt » n'est qu'un exemple ; dans la pratique, cela peut également s'appliquer aux documents Word (doc, docx), aux feuilles de calcul Excel (xls, xlsx), aux fichiers PDF, aux images et à d'autres types de documents courants. La condition essentielle n'est pas le format de fichier, mais la présence de caractères de classification identifiables dans la partie finale du nom de fichier.
L'intérêt de ce type de traitement par lots est de réduire le travail répétitif. Lors du tri manuel, vous devez constamment répéter les actions « consulter le nom du fichier, déterminer la catégorie, ouvrir le dossier cible, y glisser le fichier » ; après avoir utilisé un outil de traitement par lots, il suffit d'importer les fichiers une seule fois, de définir la règle de classification, et le reste des actions — création de dossiers et catégorisation — est exécuté par le logiciel, ce qui est plus adapté à l'archivage de grandes quantités de documents dans un contexte professionnel.
Aperçu du résultat : avant traitement, les fichiers sont mélangés dans le même répertoire
Avant le traitement, tous les fichiers sont entassés dans le même dossier. Bien que le nom de fichier contienne déjà les informations de classification, celles-ci n'ont pas été converties en structure de dossiers. Lorsqu'un utilisateur recherche un type spécifique de fichier, il doit effectuer une recherche ou parcourir manuellement les noms de fichiers pour filtrer, ce qui est peu efficace.
Comme on peut le voir sur la capture d'écran avant traitement, les noms de fichiers se composent d'un numéro suivi d'un code alphabétique à la fin, par exemple LON, PAR, SYD, NYC, TYO, etc. La partie marquée en rouge est précisément la base de classification que nous allons utiliser dans cet article : les 3 derniers caractères du corps du nom de fichier. Si le tri est fait manuellement, il faut déplacer les fichiers LON vers le dossier LON, les fichiers PAR vers le dossier PAR, et ainsi de suite. Plus il y a de fichiers, plus il est facile d'en oublier ou de se tromper.
Aperçu du résultat : après traitement, des dossiers de classification sont générés d'après les caractères de fin
Une fois le traitement terminé, le même lot de fichiers est automatiquement organisé en plusieurs dossiers. Comme on peut le voir sur la capture d'écran, le système a généré les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO, chaque dossier correspondant à un type de caractères à la fin des noms de fichiers.
Ce résultat est très adapté pour l'archivage, la compression, la livraison ou le partage ultérieurs. Par exemple, si vous devez envoyer les fichiers de différentes villes, départements ou projets aux personnes correspondantes, il vous suffit d'ouvrir le dossier approprié, sans avoir à faire un tri dans un ensemble de fichiers mélangés. Pour les personnes qui traitent régulièrement des documents, rapports, commandes ou numérisations par lots, cette méthode de classement automatique basée sur une règle dans le nom de fichier peut réduire significativement les opérations répétitives.
Procédure : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer selon les caractères de fin de nom de fichier
Nous expliquons ci-dessous les opérations spécifiques en suivant l'ordre des captures d'écran. Comme l'exemple de cet article classe selon les 3 derniers caractères, les paramètres clés sont « Classer selon les derniers caractères du nom » et le « Nombre : 3 ». Si la règle de vos noms de fichiers est différente, par exemple 2 ou 4 caractères à la fin, vous pouvez ajuster le nombre selon la situation réelle.
Étape 1 : entrer dans la fonction de tri de fichiers et sélectionner « Classer les fichiers par nom »
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez voir plusieurs catégories de traitement bureautique dans la barre de fonctions à gauche, comme Nom de fichier, Nom de dossier, Tri de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PDF, etc. Cet article nécessite d'organiser l'emplacement des fichiers, il faut donc sélectionner la catégorie Tri de fichiers à gauche.
Sur la page de tri de fichiers, sélectionnez la fiche de fonction « Classer les fichiers par nom ». Comme on peut le voir sur la capture d'écran, la description de cette fonction est « Classer tous les fichiers par lots selon leur nom ». Cette tâche ne consiste ni à classer par extension, ni à modifier les noms de fichiers, mais à créer des dossiers de classification basés sur une partie du nom de fichier. Il faut donc entrer dans cette fonction.
Le but de cette étape est d'indiquer au logiciel qu'une tâche de tri de fichiers va être exécutée et que la base de classification provient du nom de fichier. Après avoir sélectionné la bonne fonction, le logiciel passe à une interface de type assistant, où vous effectuerez successivement la sélection des fichiers, le réglage des options de traitement, le réglage de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement.
Étape 2 : ajouter ou importer les fichiers à traiter
Après être entré sur la page « Classer les fichiers par nom », la partie supérieure de l'interface propose des options telles que Ajouter des fichiers, Importer des fichiers depuis un dossier, Effacer, Plus, etc. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez les sélectionner via « Ajouter des fichiers » ; si les fichiers sont tous dans le même répertoire, il est préférable de cliquer sur « Importer des fichiers depuis un dossier » pour importer en une fois tous les fichiers du dossier.
Après l'importation, les fichiers s'affichent dans une liste. La liste dans la capture d'écran contient le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification, etc. Vous pouvez vérifier ici si les fichiers ont été importés complètement et confirmer que les noms de fichiers correspondent à la règle attendue. Par exemple, dans la capture d'écran, les fichiers sont tous sous le chemin D:\test, avec l'extension txt, et leurs noms contiennent tous un code de 3 lettres à la fin.
Le but de cette étape est de placer les fichiers qui doivent participer à la classification par lots dans la file d’attente de traitement. Seuls les fichiers figurant dans la liste seront traités par les règles suivantes. Si vous constatez que des fichiers non pertinents ont été importés, vous pouvez les supprimer via l'icône de suppression dans la colonne des opérations ; si vous avez importé un mauvais lot, utilisez « Effacer » pour recommencer la sélection. Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur le bouton Étape suivante en bas pour passer au réglage des options de traitement.
Étape 3 : sélectionner « Classer selon les derniers caractères du nom » et indiquer le nombre
Sur la page « Régler les options de traitement », vous pouvez voir plusieurs méthodes de classification, incluant classer selon le premier caractère, le premier chiffre, la première lettre, le premier sinogramme, les premiers caractères, les caractères dans une plage personnalisée, une expression régulière personnalisée, etc. Cet exemple doit utiliser les codes de ville à la fin du nom de fichier, donc sélectionnez « Classer selon les derniers caractères du nom ».
Après avoir choisi cette méthode, entrez 3 dans le champ de saisie « Nombre ». En effet, les codes de classification dans les noms de fichiers d'exemple, LON, PAR, NYC, SYD, TYO, sont tous composés de 3 lettres. Si la fin de votre nom de fichier est un code de service à 2 lettres, comme RH, IT, CW, entrez 2 ; s'il s'agit d'un code projet à 4 lettres, entrez 4.
Plus bas, vous pouvez voir une zone « Conversion majuscules/minuscules », où Par défaut est sélectionné dans la capture d'écran. Cela signifie que le logiciel classera en conservant la casse originale des noms de fichiers. Si vos noms de fichiers mélangent majuscules et minuscules, par exemple « lon », « LON », « Lon », et que vous souhaitez uniformiser le classement, vous pouvez sélectionner une option de conversion appropriée dans l'interface. Dans l'exemple de cet article, les suffixes des fichiers sources sont tous en majuscules, il suffit donc de garder le paramètre par défaut.
Le résultat attendu de cette étape est : le logiciel extraira du corps du nom de fichier un nombre spécifié de caractères à la fin comme nom de catégorie. Par exemple, 10102271LON.txt sera classé sous LON, 10179839NYC.txt sous NYC, 10209510TYO.txt sous TYO. Une fois le réglage fait, cliquez sur Étape suivante.
Étape 4 : définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
Comme on peut le voir dans le déroulement de l'interface, l'assistant propose ensuite deux étapes : Définir l'emplacement de sauvegarde et Lancer le traitement. Après avoir fini de régler la règle de classification, vous devez suivre les instructions du logiciel pour choisir où les résultats seront sauvegardés. Il est conseillé de choisir un nouveau dossier vide comme emplacement de sortie, afin de faciliter la vérification des résultats et d'éviter de mélanger avec les fichiers originaux.
Une fois l'emplacement défini, passez à l'étape « Lancer le traitement ». Après avoir cliqué pour lancer, le logiciel identifie automatiquement les 3 derniers caractères de chaque nom de fichier selon la règle définie, crée les dossiers de classification correspondants, puis place les fichiers de même catégorie dans les dossiers correspondants. Une fois le traitement terminé, vous verrez les dossiers LON, NYC, PAR, SYD, TYO dans le répertoire cible.
Le but de cette étape est d'appliquer réellement la règle aux fichiers. Comparé au déplacement manuel, le logiciel exécute en une fois le jugement, la création des dossiers et l'archivage, ce qui est adapté aux tâches de tri de fichiers très répétitives et portant sur un grand nombre.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Les « derniers caractères » incluent-ils l'extension comme txt, docx, pdf ?
D'après le résultat de l'exemple, les fichiers ont été répartis dans les dossiers LON, PAR, NYC, etc., et non dans un dossier txt, ce qui montre que ce sont les derniers caractères du corps du nom de fichier qui sont utilisés, pas l'extension. Autrement dit, 10102271LON.txt sera classé selon LON, et non selon txt. Lors de l'utilisation réelle, il est tout de même conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers pour confirmer que la règle fonctionne comme prévu avant de traiter un grand volume.
2. Peut-on traiter des noms de fichiers de longueurs différentes ?
Tant que les caractères de classification se trouvent de manière stable à la fin du nom de fichier, cette méthode peut être utilisée. La longueur du numéro précédent peut varier, par exemple 10102271LON, A0001LON, Commande202606LON : du moment que les 3 derniers caractères sont un code de catégorie, ils peuvent être classés sous LON. Si certains noms de fichiers n'ont pas de code de catégorie à la fin, des caractères erronés risquent d'être extraits ; il est donc préférable de vérifier la règle de nommage avant le traitement par lots.
3. Les fichiers Word, Excel, PDF peuvent-ils aussi être triés de cette manière ?
Oui. Les captures d'écran de cet article utilisent des fichiers txt pour montrer plus clairement la structure des noms de fichiers. Dans la pratique, si le nom de fichier contient une partie fixe de classification à la fin, les fichiers doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, jpg, png, etc., peuvent tout autant être classés selon cette règle. La logique de traitement principale du logiciel est de classer selon le nom de fichier et ne se limite pas à un format particulier.
4. Faut-il traiter directement le dossier d’origine ou sauvegarder vers un nouvel emplacement ?
Pour faciliter la vérification, il est conseillé d'enregistrer le résultat dans un nouveau dossier. Ainsi, même si les paramètres ne correspondent pas aux attentes, la structure du répertoire d'origine n'est pas affectée. Après avoir confirmé l'exactitude du résultat, vous pourrez remplacer le répertoire d'origine ou poursuivre l'archivage selon les besoins.
5. Que se passe-t-il si le nombre saisi est erroné ?
Si le nombre saisi est incorrect, le nom des dossiers de classification ne correspondra pas non plus aux attentes. Par exemple, dans notre exemple il fallait entrer 3. Si l’on entre 2 par erreur, LON sera probablement classé seulement selon ON ; si l’on entre 4, on risque d’extraire une partie du numéro en plus du code. Le nombre doit donc impérativement correspondre à la longueur du code de classification.
Résumé : transformer une règle de nom de fichier en règle d'archivage automatique
La classification par lots selon les derniers caractères du nom de fichier est une méthode de tri de fichiers bureautiques très pratique. Elle utilise les informations de numéro, code, département ou région déjà présentes dans le nom de fichier pour générer automatiquement les dossiers de classification et effectuer l’archivage, évitant ainsi le filtrage et le glisser-déposer manuels. Pour les utilisateurs qui doivent trier d'importants volumes de txt, docx, xlsx, pdf, images ou autres documents, l'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de condenser le travail répétitif en quelques étapes.
Si vos noms de fichiers possèdent, comme dans l’exemple, un identifiant de classification de longueur fixe à la fin, vous pouvez suivre directement la procédure de cet article : entrez dans Tri de fichiers, sélectionnez « Classer les fichiers par nom », importez les fichiers, choisissez « Classer selon les derniers caractères du nom », indiquez le nombre de caractères, définissez l'emplacement de sauvegarde et lancez le traitement. Il est conseillé de valider la règle avec un petit échantillon avant de traiter les fichiers définitifs en masse, pour une méthode à la fois efficace et sûre.