대량의 파일 이름 규칙에 LON, PAR, NYC, SYD, TYO 등 도시 코드와 같은 고정 접미사가 포함된 경우, 수동으로 파일을 필터링, 복사, 이동하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 이 글에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여, 많은 파일을 파일 이름 끝의 몇 글자에 따라 자동으로 분류하고, 해당하는 폴더를 일괄 생성하여 파일을 정리하는 방법을 소개합니다. 이는 txt, doc, docx, xls, xlsx, pdf 등 다양한 파일의 일상 정리 작업에 적용됩니다.
일상 업무에서 많은 파일이 단순히 번호만 다른 것처럼 보이지만, 파일명 끝에는 중요한 분류 정보가 포함된 경우가 많습니다. 예를 들어 스크린샷의 파일명은 10102271LON.txt, 10103956PAR.txt, 10179839NYC.txt와 유사하며, 여기서 마지막 3글자 LON, PAR, NYC가 각기 다른 카테고리를 나타냅니다. 파일 수가 몇 개 안 될 때는 수동으로 끌어다 놓는 것이 가능하지만, 수십, 수백, 수천 개에 달하면 파일명을 일일이 확인하며 폴더로 이동시키는 과정에서 오류가 발생하기 쉽고 많은 시간이 낭비됩니다.
이 글에서 해결하려는 문제는 명확합니다. 많은 파일을 파일명의 마지막 몇 글자에 따라 일괄 분류하여 정리하는 것입니다. 즉, 소프트웨어가 파일명 끝의 문자를 기반으로 자동으로 카테고리를 판별하고, 같은 카테고리의 파일을 동일한 이름의 폴더에 넣습니다. 스크린샷 예시에서는 파일이 최종적으로 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더에 정리됩니다. 아래에서는 인터페이스 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 이러한 일괄 파일 정리 작업을 완료하는 방법을 소개합니다.
적용 시나리오: 어떤 파일이 파일명 끝 글자 분류에 적합한가요?
파일명 끝 글자 분류는 파일명에 고정된 명명 규칙이 있는 시나리오에 적합합니다. 흔한 경우로는 파일 번호 뒤의 지역 코드, 주문 번호 뒤의 부서 약어, 계약서명 끝의 프로젝트 코드, 고객 자료 끝의 사업부 약칭, 그림이나 스캔 파일 끝의 카테고리 라벨 등이 있습니다. 같은 배치의 파일 분류 기준이 파일명 끝에 일관되게 나타나기만 하면, 이러한 방식으로 일괄 정리할 수 있습니다.
예를 들어, 10102271LON.txt 파일명의 마지막 3글자는 LON이고, 10103956PAR.txt 파일명의 마지막 3글자는 PAR이며, 10202656TYO.txt 파일명의 마지막 3글자는 TYO입니다. 소프트웨어는 이러한 마지막 글자에 따라 해당 폴더를 생성하거나 매칭한 후 파일을 넣습니다. 여기서 txt는 예시일 뿐이며, 실제 업무에서는 Word 문서(doc, docx), Excel 표(xls, xlsx), PDF 파일, 그림 파일 및 기타 일반 문서 유형에도 동일하게 사용할 수 있습니다. 핵심 조건은 파일 형식이 아니라, 파일명에 식별 가능한 끝 분류 글자가 포함되어 있는지 여부입니다.
이러한 일괄 처리 파일의 가치는 반복적인 작업을 줄이는 데 있습니다. 수동으로 정리할 때는 '파일명 확인, 카테고리 판별, 대상 폴더 열기, 파일 끌어다 놓기' 동작을 반복해야 하지만, 일괄 처리 도구를 사용하면 파일을 한 번 가져오고 분류 규칙을 설정하기만 하면 나머지 폴더 생성 및 분류 작업은 소프트웨어가 실행하므로, 사무실 환경에서 대량의 자료를 보관하는 데 더 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 전 파일이 같은 디렉터리에 섞여 있음
처리 전에는 모든 파일이 하나의 폴더에 쌓여 있습니다. 파일명에 이미 분류 정보가 포함되어 있지만, 이 정보가 폴더 구조로 전환되지는 않았습니다. 사용자가 특정 카테고리의 파일을 찾으려면 검색하거나 파일명을 일일이 훑어봐야 하므로 효율성이 낮습니다.
처리 전 스크린샷을 보면, 파일명이 숫자 번호와 마지막 영문 코드(예: LON, PAR, SYD, NYC, TYO 등)로 구성되어 있음을 알 수 있습니다. 빨간색으로 표시된 부분이 바로 이 글에서 활용하려는 분류 기준입니다. 파일명 본체의 가장 마지막 3글자. 수동으로 정리한다면 LON 파일은 LON 폴더로, PAR 파일은 PAR 폴더로 각각 이동시켜야 합니다. 파일이 많을수록 누락하거나 잘못 넣을 가능성이 커집니다.
효과 미리보기: 처리 후 마지막 글자별 분류 폴더 생성
처리가 완료되면, 동일한 배치의 파일이 여러 폴더로 자동 정리됩니다. 스크린샷에서 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 폴더가 생성된 것을 볼 수 있으며, 각 폴더는 파일명 끝의 해당 문자 카테고리에 대응합니다.
이러한 결과는 후속 보관, 압축, 전달 또는 공유에 매우 적합합니다. 예를 들어, 서로 다른 도시, 부서, 프로젝트의 파일을 해당 담당자에게 각각 보내야 할 때, 해당 폴더만 열면 되므로 더 이상 혼재된 파일에서 파일을 가려낼 필요가 없습니다. 대량의 문서, 보고서, 주문서, 스캔 파일을 자주 처리하는 사람에게는 이러한 파일명 규칙 기반 자동 분류 방식이 반복 작업을 크게 줄일 수 있습니다.
조작 절차: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일명 끝 글자별로 분류하기
아래에서는 스크린샷 순서에 따라 구체적인 조작 방법을 설명합니다. 이 글의 예시는 마지막 3글자로 분류하므로, 핵심 설정 항목은 '가장 마지막 몇 글자로 분류'와 '개수 3'입니다. 파일명 규칙이 달라서 예를 들어 마지막 2글자 또는 4글자라면, 실제 상황에 맞게 개수를 조정하면 됩니다.
1단계: 파일 정리 기능 진입 후, '파일명으로 파일 분류' 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 연 후, 왼쪽 기능 모음에서 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PDF 도구 등 여러 오피스 처리 카테고리를 볼 수 있습니다. 이 글에서는 파일 위치를 정리해야 하므로 왼쪽의 파일 정리 카테고리를 선택합니다.
파일 정리 페이지에서 기능 카드 '파일명으로 파일 분류'를 선택합니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 이 기능 설명은 '모든 파일을 파일명으로 일괄 분류'입니다. 이번 작업은 확장자별 분류도, 파일명 수정도 아닌, 파일명의 특정 부분을 기반으로 분류 디렉터리를 생성하는 것이므로 이 기능으로 들어가야 합니다.
이 단계의 목적은 소프트웨어에 앞으로 수행할 작업이 파일 정리이며, 분류 기준이 파일명에서 나온다는 것을 알리는 것입니다. 올바른 기능을 선택하면 소프트웨어는 마법사 형식의 작업 페이지로 진입하며, 이후 순서대로 파일 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 완료하게 됩니다.
2단계: 처리할 파일 추가 또는 가져오기
'파일명으로 파일 분류' 페이지에 진입하면, 인터페이스 상단에 파일 추가, 폴더에서 파일 가져오기, 비우기, 더보기 등의 작업 입구가 제공됩니다. 적은 수의 파일이라면 '파일 추가'를 통해 선택할 수 있고, 파일이 모두 동일한 디렉터리 아래 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 클릭하여 폴더 전체의 파일을 한 번에 가져오는 것이 더 적합합니다.
가져오기가 완료되면 파일이 목록에 표시됩니다. 스크린샷의 목록에는 번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 포함됩니다. 여기서 파일이 완전히 가져와졌는지 확인하고, 파일명이 예상 규칙에 부합하는지 목록을 통해 검토할 수 있습니다. 예를 들어 스크린샷의 파일들은 모두 D:\test 경로 아래에 있으며, 확장자는 txt이고, 이름에 모두 마지막 3자리 영문 코드가 포함되어 있습니다.
이 단계의 목적은 일괄 분류에 참여시킬 파일을 처리 대기열에 추가하는 것입니다. 목록에 나타난 파일만 후속 규칙에 따라 처리됩니다. 관련 없는 파일이 가져와진 것을 발견하면 작업 열의 삭제 아이콘을 통해 제거할 수 있고, 파일을 잘못 가져온 경우 '비우기'를 사용하여 다시 선택할 수 있습니다. 목록이 정확함을 확인한 후, 하단의 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 진입합니다.
3단계: '가장 마지막 몇 글자로 분류' 선택 후 개수 입력
'처리 옵션 설정' 페이지에 진입하면, 첫 글자로 분류, 첫 숫자로 분류, 첫 영문자로 분류, 첫 한자로 분류, 맨 처음 몇 글자로 분류, 사용자 지정 위치 범위 내 문자로 분류, 사용자 지정 정규식으로 분류 등 다양한 분류 방식을 볼 수 있습니다. 이 예시는 파일명 끝의 도시 코드를 사용해야 하므로 '가장 마지막 몇 글자로 분류'를 선택합니다.
해당 분류 방식을 선택한 후, '개수' 입력란에 3을 기입합니다. 예시 파일명의 분류 코드 LON, PAR, NYC, SYD, TYO가 모두 3개의 영문자이기 때문입니다. 파일명 끝이 HR, IT, CW와 같은 2자리 부서 코드라면 2를, 4자리 프로젝트 코드라면 4를 기입하면 됩니다.
아래쪽에는 '알파벳 대소문자 변환' 영역도 볼 수 있으며, 스크린샷에서는 기본값이 선택되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 원본 파일명의 알파벳 형태 그대로 분류한다는 의미입니다. 파일명에 대소문자가 혼용되어(예: lon, LON, Lon이 동시에 존재) 통일하여 분류하고 싶다면, 실제 필요에 따라 인터페이스에서 제공하는 대소문자 변환 옵션을 선택할 수 있습니다. 이 글의 예시에서는 원본 파일 접미사가 모두 대문자이므로 기본값을 유지하면 됩니다.
이 단계의 예상 결과는, 소프트웨어가 각 파일명 본체의 끝에서 지정된 개수의 문자를 잘라내어 분류 이름으로 사용하는 것입니다. 예를 들어 10102271LON.txt는 LON으로, 10179839NYC.txt는 NYC로, 10209510TYO.txt는 TYO로 분류됩니다. 설정을 완료한 후, 계속해서 다음을 클릭합니다.
4단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
인터페이스 흐름에서 볼 수 있듯이, 마법사에는 이후에 저장 위치 설정과 처리 시작이라는 두 단계가 더 있습니다. 분류 규칙 설정을 마친 후, 소프트웨어 안내에 따라 처리 결과를 어디에 저장할지 선택해야 합니다. 처리 결과 확인이 쉽고 원본 파일과 섞이는 것을 방지하기 위해, 출력 위치로 새로운 빈 폴더를 선택하는 것이 좋습니다.
저장 위치 설정이 완료되면 처리 시작 단계로 들어갑니다. 처리를 시작하면 소프트웨어가 앞서 설정한 규칙에 따라 자동으로 각 파일명의 마지막 3글자를 식별하고 해당 분류 폴더를 생성한 후, 같은 종류의 파일을 해당 폴더에 넣습니다. 처리가 끝나면 대상 디렉터리에서 LON, NYC, PAR, SYD, TYO 등의 폴더를 볼 수 있습니다.
이 단계의 목적은 규칙을 실제로 파일에 적용하는 것입니다. 수동 이동과 비교하여, 소프트웨어가 판별, 폴더 생성, 파일 보관 등의 작업을 한 번에 완료하므로 반복성이 강하고 파일 수가 많은 정리 작업에 적합합니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
1. '마지막 몇 글자'에 확장자 txt, docx, pdf도 포함되나요?
스크린샷 예시 결과를 보면 파일이 LON, PAR, NYC 등의 폴더로 분류되었지 txt 폴더로 분류되지 않았습니다. 이는 여기서 사용된 것이 확장명이 아닌 파일명 본체의 마지막 글자임을 의미합니다. 즉, 10102271LON.txt는 txt가 아닌 LON으로 분류됩니다. 실제 사용 시에는 먼저 소량의 파일로 테스트하여 규칙이 예상과 일치하는지 확인한 후 대량의 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
2. 파일명 길이가 일정하지 않아도 처리할 수 있나요?
분류 글자가 모두 파일명 끝에 안정적으로 나타나기만 하면, 이러한 방식을 사용할 수 있습니다. 앞 부분의 번호 길이는 다를 수 있습니다. 예를 들어 10102271LON, A0001LON, 주문202606LON 등 마지막 3자리가 모두 카테고리 코드이기만 하면 LON으로 분류할 수 있습니다. 만약 일부 파일명 끝에 분류 코드가 없다면 잘못된 문자를 잘라낼 수 있으므로, 일괄 처리 전에 먼저 명명 규칙을 확인하는 것이 가장 좋습니다.
3. Word, Excel, PDF 파일도 이 방식으로 정리할 수 있나요?
가능합니다. 이 글의 스크린샷은 파일명 구조를 더 명확하게 보여주기 위해 txt 파일을 사용했을 뿐입니다. 실제 업무에서 파일명에 고정된 끝 분류 글자가 있으면 doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf, jpg, png 등의 파일도 동일하게 이름 규칙으로 정리할 수 있습니다. 소프트웨어의 핵심 처리 로직은 파일명으로 분류하는 것이지 특정 파일 형식만으로 제한하지 않습니다.
4. 원본 폴더를 직접 처리해야 하나요, 아니면 새 위치에 저장해야 하나요?
확인을 용이하게 하려면 처리 결과를 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 설정이 예상과 맞지 않더라도 원본 디렉터리 구조에 영향을 주지 않습니다. 분류 결과가 정확함을 확인한 후, 업무 필요에 따라 원본 디렉터리를 대체하거나 계속 보관하면 됩니다.
5. 개수를 잘못 기입하면 어떻게 되나요?
개수를 잘못 기입하면 분류 폴더 이름도 예상과 달라집니다. 예를 들어 이 예시에서는 3을 기입해야 하는데, 실수로 2를 기입하면 LON이 ON으로만 분류될 수 있고, 4를 기입하면 번호 끝과 코드의 일부가 잘려나갈 수 있습니다. 따라서 개수는 반드시 분류 코드 길이와 일치해야 합니다.
요약: 파일명 규칙을 자동 보관 규칙으로 전환하기
파일명의 마지막 몇 글자로 일괄 분류하는 것은 매우 실용적인 오피스 파일 정리 방식입니다. 이는 파일명에 이미 존재하는 번호, 코드, 부서 또는 지역 정보를 활용하여 자동으로 분류 폴더를 생성하고 보관을 완료함으로써, 수동으로 가려내고 끌어다 놓는 작업을 피할 수 있습니다. 대량의 txt, docx, xlsx, pdf, 그림 또는 기타 자료를 정리해야 하는 사용자에게 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 반복 작업을 몇 단계로 줄일 수 있습니다.
파일명이 예시처럼 끝에 고정된 길이의 분류 식별자를 가지고 있다면, 이 글의 절차를 그대로 따라 하면 됩니다. 파일 정리로 진입하여 '파일명으로 파일 분류'를 선택하고, 파일을 가져와 '가장 마지막 몇 글자로 분류'를 선택한 후 글자 수를 입력하고, 저장 위치를 설정하여 처리를 시작합니다. 먼저 소량의 샘플로 규칙을 검증한 후 정식 파일을 일괄 처리하는 것이 효율적이면서도 안전합니다.