Wenn mehrere PDFs denselben Webseiteneinstieg benötigen, ist die Bearbeitung einzeln nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Auslassungen. Dieser Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel und erläutert, wie Sie die Funktion zum Hinzufügen einer PDF-Seiten-URL verwenden, um mehrere PDF-Dateien in eine Aufgabe zu importieren, Seitenbereiche festzulegen, URLs einzutragen und schließlich stapelweise PDFs mit Hyperlinks zu generieren. Der Artikel behandelt die Vorher-Nachher-Effekte, die genauen Schritte und Hinweise und eignet sich für die Batch-Verteilung von Bürodokumenten.
Viele Bürodokumente werden nach der Fertigstellung des Layouts als PDF exportiert, um sie extern zu versenden, zu archivieren oder zu veröffentlichen. Der Vorteil von PDF liegt in seiner Formatstabilität. Handelt es sich jedoch nur um eine statische Datei und der Benutzer möchte weiterführende Webseiten besuchen, muss er die Adresse oft manuell kopieren, einen Code scannen oder erneut suchen. Für Unternehmensmaterialien, Schulungsunterlagen, Produkthandbücher und elektronische Broschüren wäre die Benutzererfahrung reibungsloser, wenn man Weblinks direkt auf den PDF-Seiten hinzufügen könnte.
Das Problem ist: Je mehr PDF-Dateien es gibt, desto mehr wird das manuelle Hinzufügen von Links zu einer sich wiederholenden Aufgabe. Wenn sich in einem Ordner beispielsweise 5, 50 oder noch mehr PDFs befinden und jede PDF-Datei möglicherweise viele Seiten hat, ist das einzelne Öffnen, Hinzufügen von Links und Speichern auf herkömmliche Weise nicht nur ineffizient, sondern es schleichen sich auch leicht Fehler ein, wie das Nichtbearbeiten einer Datei, das Auslassen einer Seite oder das falsche Einfügen einer Webadresse. Dieser Artikel stellt eine für den Büroalltag geeignetere Methode vor: die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool , um mehrere PDF-Dateien einheitlich mit Web-Sprunglinks zu versehen.
HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software, die auf die Stapelverarbeitung von Bürodateien ausgerichtet ist. Wie im Screenshot zu sehen ist, bietet sie eine Kategorie für PDF-Tools und verschiedene Funktionen zur Stapelverarbeitung von PDFs. In diesem Artikel wird die Funktion „PDF-Seiten-URL-Link hinzufügen" verwendet, mit dem Ziel, mehrere PDF-Seiten mit einem gemeinsamen klickbaren Link zu versehen, sodass ein Klick auf die Seite zur angegebenen Webseite führt.
Anwendungsszenarien: PDFs, die einen einheitlichen Webzugang benötigen, können so bearbeitet werden
Das stapelweise Hinzufügen von Web-Sprunglinks für PDFs ist keine Nischenanforderung, sondern in vielen Büroabläufen üblich. So erstellen Marketingmitarbeiter beispielsweise eine Reihe von Produktwerbe-PDFs und möchten, dass der Leser durch Klicken auf eine beliebige Seite zur offiziellen Website oder Beratungsseite gelangt; Lehrkräfte bereiten mehrere Kursunterlagen vor und möchten, dass die Teilnehmer vom PDF zur Online-Kursplattform springen; Kundendienstteams fassen Handbücher und Bedienungsanleitungen zusammen und hoffen, dass Kunden beim Lesen des PDFs direkt das Hilfe-Center öffnen können; Verwaltungs- oder Personalabteilungen veröffentlichen Regelwerke und möchten, dass Mitarbeiter durch Klicken auf die Dokumentseite die neuesten Mitteilungen oder Online-Formulare aufrufen.
All diesen Szenarien ist gemeinsam: Der PDF-Inhalt ist relativ festgelegt, muss aber mit einer externen Webseite verbunden werden. Im Vergleich zum Hinzufügen einer sichtbaren Webadresse im PDF ist ein Seiten-Link direkter – der Benutzer muss keinen Text kopieren und nicht nach einer Schaltfläche suchen, sondern kann durch einfaches Klicken auf die Seite springen. Für Materialien, die in großen Mengen verteilt werden, kann diese Methode die Konversionsrate nach dem Lesen verbessern.
Effekt vor der Verarbeitung: Mehrere PDF-Dateien müssen einzeln bearbeitet werden
Wie im Screenshot der Dateien vor der Verarbeitung zu sehen ist, befinden sich im aktuellen Ordner mehrere PDF-Dateien, nämlich 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, 5.pdf. Es handelt sich um unabhängige Dateien. Müsste man sie auf herkömmliche Weise bearbeiten, müsste man jede Datei einzeln öffnen.
Öffnet man eines der PDFs zur Ansicht, sieht man eine normale Dokumentenseite mit Inhalten wie Tabellen und Texterklärungen. Oben im Screenshot ist zu sehen, dass es sich um Seite 24 von insgesamt 180 Seiten handelt. Bei einem so langen Dokument wäre der manuelle Bearbeitungsaufwand enorm, wenn auf allen Seiten Links eingefügt werden müssten.
Die Seite vor der Verarbeitung enthält weder einen Hinweis auf einen Websprung noch klickbare Linkbereiche. Der Leser kann sie nur als normales PDF lesen und nicht durch Klicken auf die Seite direkt eine bestimmte Website besuchen. Genau dieses Problem soll durch das stapelweise Hinzufügen von Seiten-URL-Links gelöst werden.
Effekt nach der Verarbeitung: Seite zeigt Link-Hinweis, Klick führt zum Sprung
Nach Abschluss der Verarbeitung öffnet man das PDF erneut und bewegt die Maus über den entsprechenden Seitenbereich, erscheint der URL-Hinweis https://www.test.test. Der rote Pfeil im Screenshot markiert die Position des Link-Hinweises und zeigt, dass der Web-Sprunglink erfolgreich zur PDF-Seite hinzugefügt wurde.
Das verarbeitete PDF behält sein ursprüngliches Seitenlayout bei; Tabellen, Texte und Seitenzahlen wurden nicht neu formatiert oder überdeckt. Die hinzugefügten Links dienen dazu, die Interaktivität der Seite zu verbessern und dem Leser den direkten Zugang vom PDF zur Webseite zu ermöglichen. Für die elektronische Verteilung von Materialien ist dieser Effekt praktischer als das bloße Bereitstellen statischer Dateien.
Bedienungsschritte: Stapelweises Hinzufügen von Web-Sprunglinks zu PDFs
Schritt 1: Die Funktion „Seiten-URL-Link hinzufügen“ in den PDF-Tools finden
Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Navigationsleiste PDF-Tools. Im rechten Funktionsbereich werden mehrere PDF-bezogene Funktionen angezeigt. Laut Screenshot muss die Funktion Nummer 16, „PDF-Seiten-URL-Link hinzufügen“, ausgewählt werden.
Die Funktionsbeschreibung im Screenshot zeigt, dass diese Funktion stapelweise einen URL-Link zu einer ganzen PDF-Seite hinzufügen kann, sodass beim Klicken auf eine beliebige Stelle der Seite automatisch zur angegebenen URL gesprungen wird. Hier ist zu beachten, dass es auch die Funktion „Links in PDF entfernen“ gibt, die zum stapelweisen Entfernen bestehender Links dient und nicht das Ziel dieses Vorgangs ist. Nach Auswahl der richtigen Funktion wechselt die Software zu einer assistentengeführten Aufgabenoberfläche.
Schritt 2: Die PDF-Dateien importieren, denen Links hinzugefügt werden sollen
Im Bereich „PDF-Seiten-URL-Link hinzufügen“ besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen. Oben in der Oberfläche werden die beiden gängigen Importmethoden „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“ angeboten. Bei wenigen Dateien kann man auf „Dateien hinzufügen“ klicken; befinden sich alle PDFs bereits im selben Ordner, ist die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“ effizienter.
Nach dem Import zeigt die Liste den Namen, den Pfad, die Erweiterung, das Erstellungsdatum und das Änderungsdatum jedes PDFs an. Im Screenshot wurden 5 Datensätze importiert, die Dateinamen lauten 1.pdf bis 5.pdf, die Anzahl der Datensätze wird unten mit 5 angegeben. Dies bedeutet, dass die nachfolgenden Einstellungen gleichzeitig auf diese 5 PDF-Dateien angewendet werden.
In diesem Schritt wird empfohlen, vor allem drei Dinge zu überprüfen: erstens, ob die Anzahl der Dateien der Erwartung entspricht; zweitens, ob der Pfad das korrekte Arbeitsverzeichnis ist; drittens, ob alle Erweiterungen pdf lauten. Nach der Bestätigung klicken Sie unten auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen. Sollten fälschlicherweise Dateien importiert worden sein, können Sie die entsprechenden Einträge über die Aktionen in der Liste löschen oder über „Leeren“ alle entfernen und neu hinzufügen.
Schritt 3: Den Seiten-Verarbeitungsbereich auswählen
Im zweiten Schritt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ muss zunächst der Verarbeitungsbereich bestimmt werden. Die in der Oberfläche angezeigten Bereichsoptionen umfassen „Alle Seiten“, „Die ersten Seiten“, „Die letzten Seiten“, „Ungerade Seiten“, „Gerade Seiten“ und „Benutzerdefiniert“. Die verschiedenen Optionen eignen sich für unterschiedliche geschäftliche Anforderungen.
Wenn Sie möchten, dass jede Seite im PDF zur selben Webseite springen kann, wählen Sie „Alle Seiten“. Im Screenshot ist aktuell der Status „Alle Seiten“ ausgewählt, was die am besten geeignete Einstellung für einen einheitlichen Zugang ist. So kann der Leser beispielsweise bei einem Produkthandbuch unabhängig von der gelesenen Seite durch Klicken zur offiziellen Website springen; bei Schulungsmaterialien kann er unabhängig vom Kapitel zur Online-Lernplattform gelangen.
Soll nur das Deckblatt einen Sprung ermöglichen, kann man „Die ersten Seiten“ wählen; soll nur am Ende der Seite Feedback eingeholt werden, kann man „Die letzten Seiten“ wählen; bei spezielleren Dokumentenregeln können auch ungerade Seiten, gerade Seiten oder ein benutzerdefinierter Bereich verwendet werden. Der Zweck der Festlegung des Verarbeitungsbereichs besteht darin, das Hinzufügen von Links zu Seiten zu vermeiden, die keinen Sprung benötigen.
Schritt 4: Die anzuspringende Webadresse eingeben
Unterhalb des Verarbeitungsbereichs befindet sich ein Pflicht-Eingabefeld für den „URL-Link“. Im Screenshot ist https://www.test.test eingetragen. In der Praxis kann dies durch Ihre eigene Website-Adresse, Aktionsseiten-Adresse, Online-Formular-Adresse, Hilfe-Center-Adresse oder Kursplattform-Adresse ersetzt werden.
Beim Ausfüllen der URL wird empfohlen, den vollständigen Link zu verwenden und vor der Verarbeitung zu bestätigen, dass der Link ordnungsgemäß geöffnet werden kann. Insbesondere bei PDFs, die extern verteilt werden, beeinträchtigt ein nicht erreichbarer Link die Benutzererfahrung, wenn er einmal eingebettet und verteilt wurde. Auch bei sehr langen Links sollte man diese vorab im Browser testen und auf überflüssige Leerzeichen oder Kopierfehler prüfen. Klicken Sie nach dem Ausfüllen auf „Weiter“.
Schritt 5: Speicherverzeichnis festlegen und Stapelverarbeitung ausführen
In der Fortschrittsleiste ist zu sehen, dass die folgenden Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ sind. Bei der Einstellung des Speicherorts wird empfohlen, ein neues Ausgabeverzeichnis für die verarbeiteten PDFs zu wählen. So können die Original-PDFs und die mit Links versehenen PDFs getrennt werden, was die Überprüfung und das Zurücksetzen erleichtert.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, fahren Sie mit dem Schritt „Verarbeitung starten“ fort. Die Software fügt gemäß der Importliste nacheinander den mehreren PDF-Dateien die Seiten-URL-Links hinzu. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die PDFs im Ausgabeverzeichnis, bewegen Sie die Maus über den Seitenbereich, prüfen Sie, ob der URL-Hinweis erscheint, und testen Sie per Klick, ob die Zielwebseite geöffnet werden kann.
Häufige Fragen oder wichtige Hinweise
Kann der Leser den Link auf jeden Fall öffnen, nachdem er zur Seite hinzugefügt wurde?
In der Regel können PDF-Reader, die Links unterstützen, diesen erkennen und öffnen. Die Art des Hinweises kann jedoch je nach Reader variieren; manche zeigen einen URL-Hinweis an, andere ändern vielleicht nur das Maussymbol beim Überfahren. Daher wird empfohlen, vor der endgültigen Verteilung Tests mit gängigen PDF-Readern durchzuführen.
Sollte man als Verarbeitungsbereich alle Seiten oder nur einen Teil der Seiten wählen?
Wenn das Kernziel des PDFs darin besteht, den Zugriff auf eine bestimmte Website zu leiten, ist „Alle Seiten“ bequemer; soll der Zugang nur auf der Titelseite, im Inhaltsverzeichnis oder auf den Abschlussseiten angeboten werden, sollte ein präziserer Bereich gewählt werden. Je genauer die Bereichsauswahl, desto natürlicher das Leseerlebnis und desto eher werden unnötige Sprünge vermieden.
Werden die Originaldateien bei der Stapelverarbeitung überschrieben?
Die konkrete Ausgabeart hängt vom Schritt „Speicherort“ der Software ab. Zur Sicherheit wird empfohlen, immer ein neues Speicherverzeichnis zu wählen und die Verarbeitungsergebnisse nicht mit den Originaldateien zu vermischen. So kann man die ursprünglichen Dateien selbst bei einer falschen URL erneut verwenden.
Kann man verschiedenen PDFs unterschiedliche URLs zuweisen?
Der im Screenshot gezeigten Oberfläche zufolge wird in diesem Prozess innerhalb einer Aufgabe eine einzige „URL-Verknüpfung“ eingetragen und einheitlich auf die importierten PDFs angewendet. Sollen verschiedene PDFs zu unterschiedlichen Webseiten springen, empfiehlt es sich, die Dateien nach URL zu gruppieren und separate Verarbeitungsaufgaben anzulegen, um falsche einheitliche Linkzuweisungen zu vermeiden.
Fazit: Mehrere PDFs einheitlich in klickbare Web-Zugänge verwandeln
Das einheitliche Hinzufügen von Web-Sprunglinks zu mehreren PDF-Dateien gelingt am besten mit einem Stapelverarbeitungstool. Mithilfe der Funktion „PDF-Seiten-URL-Link hinzufügen“ von HeSoft Doc Batch Tool kann man zunächst die PDFs stapelweise importieren, dann den Seitenbereich und die URL festlegen und schließlich einheitlich die Verarbeitungsergebnisse ausgeben. Der gesamte Prozess vermeidet das manuelle Bearbeiten einzelner Dateien und eignet sich besonders für Büroaufgaben mit vielen Seiten, vielen Dateien und einheitlichen Regeln.
Wenn Ihre PDF-Materialien Nutzer auf Ihre offizielle Website, das Hilfe-Center, Anmeldeseite, Online-Kurse oder Formular-Links leiten sollen, können Sie gemäß der Schritte in diesem Artikel zunächst einige Dateien testweise importieren, das Ergebnis prüfen und dann nach der Bestätigung alle PDFs stapelweise verarbeiten. So lässt sich sowohl die Dokumentenqualität sichern als auch viel Zeit für sich wiederholende Vorgänge einsparen.