Wenn in mehreren Word-, Docx-oder Doc-Dateien eine große Anzahl von Schlüssel wörtern mit denselben Regeln geändert werden muss, ist das Öffnen von Dokumenten nacheinander nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen. Dieser Artikel basiert auf HeSoft Doc Batch Tool Stellen Sie beispiels weise vor, wie Sie die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" verwenden, um Text durch Formel unschärfe zu finden, die einer Wildcard für reguläre Ausdrücke ähnelt, englische Großbuchstaben, Zahlen und andere Inhalte stapel weise abstimmt und sie gleichzeitig durch bestimmte ersetzt Zeichen, geeignet für Verträge, Kurs materialien, Dokumentation, batch-Revisions szenarien wie Vorlagen dateien.
Im täglichen Büro ändern viele Word-Dokumente nicht nur ein festes Wort, sondern müssen nach einer bestimmten Regel stapel weise ersetzt werden. Zum Beispiel gibt es eine Reihe von Docx-Dateien, die eine große Anzahl englischer Abkürzungen wie BOT, ELA und verschiedene Zahlen wie 60, 5 usw. enthalten. Wenn Sie Word nacheinander öffnen, suchen Sie nach BOT, ELA und 60 und ersetzen Sie es dann manuell, was nicht nur sehr effizient ist. Es ist auch leicht, bestimmte Positionen zu übersehen. Noch problema tischer ist, dass sich möglicher weise Dutzende oder sogar Hunderte von Doc-und Docx-Dokumenten in der realen Datei befinden. Die Schlüssel wörter sind in Titel, Text, Liste und Absatz beschreibungen verstreut. Es ist schwierig, die Konsistenz bei der manuellen Verarbeitung sicher zustellen.
Dieser Artikel möchte diese Art von Problem lösen: Verwendung von Office-Software" HeSoft Doc Batch Tool Die Word-Batch-Such-und Ersetzung funktion in "ermöglicht es der Software, den Inhalt automatisch gemäß der Platzhalter regel für reguläre Ausdrücke zu identifizieren, indem sie" Formel-Fuzzy zum Suchen von Text verwenden "verwendet und den übereinstimmen den Text in mehreren Word-Dateien stapel weise durch das angegebene Ergebnis ersetzt. Im Beispiel haben wir mehrere Docx-Dateien[A-Z]{3}Ersetzen Sie die drei Großbuchstaben durch A, die übereinstimmen\ DErsetzen Sie die Zahlen durch B, um eine Batch-Ersetzung gemäß den Regeln zu erreichen, anstatt mechanisch nach Schlüssel wörtern zu suchen.
Anwendbare Szenarien: Welche Word-Batch-Ersetzung aufgaben eignen sich für Platzhalter mit regulären Ausdrücken
Die normale Word-Suche und-Ersetzung eignet sich zum Ersetzen von "fester Text", z. B. zum Ersetzen von "Unternehmen A" durch "Unternehmen B". Wenn der zu findende Inhalt jedoch ein gemeinsames Gesetz hat und der tatsächliche Text nicht genau gleich ist, ist er besser geeignet, um reguläre Ausdrücke oder Platzhalter formeln zu verwenden. Das Dokument enthält beispiels weise unterschied liche Nummern, Jahre, Seitenzahlen, Kurs abkürzungen, Projekt codes, Produkt modelle, Betrags nummern usw. Sie sind nicht genau dasselbe Wort, können jedoch durch Regeln beschrieben werden.
In Kombination mit diesem Screenshot umfassen diese Aufgaben normaler weise die folgenden:
- Ersetzen Sie englische Großbuchstaben in mehreren Word-Dokumenten stapel weise, z. B. drei Großbuchstaben wie BOT und ELA.
- Ersetzen Sie den digitalen Inhalt in der Docx-Datei im Batch, z. B. aufeinander folgende Ziffern wie 60, 5, 2026, 001.
- Vereinheitlichen Sie die Desensi bilisierungs nummer, Studenten nummer, Telefon nummer, Menge oder Code in mehreren Word-Dateien.
- Führen Sie eine einheitliche Konvertierung von Platzhaltern, Kurscodes und Projekt nummern im Vorlagen dokument durch.
- Sie müssen mehrere Regeln gleichzeitig verarbeiten, z. B. die erste Regel zeile, die nach Großbuchstaben sucht und durch A ersetzt, und die zweite Regel zeile, um Zahlen zu finden und durch B zu ersetzen.
HeSoft Doc Batch Tool Die Position ierung von ist eine Batch-Verarbeitung software für Büro dateien. Ihr Wert besteht nicht darin, die Word-Bearbeitung selbst zu ersetzen, sondern die sich wiederholen den, mechanischen und fehler anfälligen Datei verarbeitung aktionen zusammen zuführen, um sie auf einmal abzuschließen. Für Benutzer, die den Inhalt von Word-, Docx-und Doc-Dateien stapel weise verarbeiten müssen, kann die Verwendung solcher Tools die Doppel arbeit erheblich reduzieren.
Effekt vorschau:
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner mehrere Word-Dokumente. Beispiele sind 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx. Mit anderen Worten, dieser Vorgang besteht nicht nur darin, eine einzelne Datei zu verarbeiten, sondern eine einheitliche Such-und Ersetzung regel für einen Stapel von Docx-Dokumenten auszuführen.
Öffnen Sie eines der Word-Dokumente und Sie können sehen, dass der Text viele Inhalte enthält, die den Regeln entsprechen. Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf BOT im Titel und 60 im Text. BOT gehört zu drei Großbuchstaben und kann durch Formeln[A-Z]{3}Matching; 60 gehört zu einer fortlaufenden Zahl und kann durch die Formel\ DÜbereinstimmungen. Sie können auch Großbuchstaben wie ELA im Dokument sehen, die auch die Übereinstimmung regeln für drei Großbuchstaben erfüllen.
Wenn Sie die manuelle Methode verwenden, müssen Sie zuerst beurteilen, welcher Inhalt die Regeln erfüllt, und dann nacheinander suchen und ersetzen. Insbesondere wenn die Anzahl der Dokumente zunimmt, wird die Arbeits belastung schnell vergrößert. Nachdem Sie das Tool zum Ersetzen von Word-Schlüssel wörtern in Stapeln verwendet haben, können Sie "Such regeln" und "Ersetzung sergeb nisse" gleichzeitig festlegen und dann zur Stapel ausführung an die Software übergeben.
Effekt nach der Verarbeitung: Inhalte, die den Formel regeln entsprechen, werden stapel weise ersetzt
Nach Abschluss der Verarbeitung hat sich der Inhalt auf derselben Word-Seite geändert. Der BOT im ursprünglichen Titel wurde durch A ersetzt, und die drei Großbuchstaben wie ELA im Text wurden ebenfalls durch A ersetzt, die ursprünglichen fortlaufenden Zahlen wie 60 und 5 wurden durch B ersetzt. Die gelbe Markierung im Screenshot zeigt den Effekt des Ersetzens, und es ist deutlich zu sehen, dass der übereinstimmende Inhalt verschiedener Positionen gemäß den Regeln ersetzt wurde.
Dieser Effekt zeigt, dass diese Operation nicht nur ein festes Schlüssel wort ersetzt, sondern Formel regeln verwendet, die regulären Ausdrücken für den Stapel abgleich ähnlich sind. Für Szenarien, in denen eine große Anzahl von Word-Dokumenten inhalten einheitlich geändert werden muss, ist diese Methode stabiler als die manuelle Suche und eignet sich besser für die Verarbeitung von Stapel docx-Dateien.
Schritt 1: Geben Sie das Word-Tool ein und wählen Sie die Such ersatz funktion
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie danach in der linken Funktions leisteWord-Tools. In der Haupt oberfläche können Sie mehrere Funktions karten sehen, die sich auf die Stapel verarbeitung von Word beziehen, z. B. Word fügt Wasser zeichen hinzu, Word wird in PDF konvertiert, Word wird in Doc konvertiert, Word wird in Doc konvertiert, Word wird in Docx konvertiert usw. Diesmal wird die erste Funktion verwendet:Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern in Word.
Der Zweck dieser Funktion besteht darin, die Software in den Austausch prozess für die Suche nach Word-Inhalten zu bringen. Die Funktions beschreibung hier lautet "Suchen und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Datei inhalt in Stapeln", was den Anforderungen dieses Artikels vollständig entspricht: Ersetzen Sie für mehrere Word-, Docx-oder Doc-Dateien den förderfähigen Inhalt einheitlich durch neuen Text.
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt die Software die Aufgaben schritte in einem geführten Prozess an. Gemäß den Schritten im Screenshot umfasst der gesamte Prozess die Auswahl der zu verarbeiten den Datensätze, das Festlegen von Verarbeitung optionen, das Festlegen des Speicherorts und das Starten der Verarbeitung. Ein solcher Prozess eignet sich für Batch-Datei vorgänge, da Benutzer zuerst die Datei liste bestätigen, dann Ersatz regeln festlegen und schließlich die Verarbeitung durchführen können, wodurch das Risiko von Fehl bedienungen verringert werden kann.
Schritt 2: Fügen Sie Word-Dateien hinzu, für die ein Batch-Ersetzen von Schlüssel wörtern erforderlich ist
Nachdem Sie die Seite "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" eingegeben haben, müssen Sie zunächst die Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen. Sie können oben rechts in der Benutzer oberfläche sehenDateien hinzufügen,Dateien aus Ordnern importieren,Entleeren,MehrWarten Sie auf die Tasten. Für eine kleine Anzahl von Dateien können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Wenn sich in einem Ordner viele Word-Dokumente befinden, ist es besser, "Dateien aus einem Ordner importieren" zu verwenden.
6 docx-Dateien wurden im Screenshot importiert, die Dateinamen sind 1.docx bis 6.docx und der Pfad befindet sich unter D:\ test \. In der Liste werden auch Informationen wie Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt, damit Benutzer bestätigen können, ob die richtige Datei ausgewählt ist. Der zusammenfassende Bereich unten zeigt, dass die Anzahl der Datensätze 6 beträgt, was darauf hinweist, dass diese Batch-Ersetzung für diese 6 Word-Dokumente ausgeführt wird.
Der Punkt dieses Schritts besteht darin, zuerst den Umfang der Datei zu bestätigen. Wenn Sie nur einen Teil der Word-Datei verarbeiten möchten, können Sie den Datensatz aufbewahren, der verarbeitet werden muss. Wenn Sie die falsche Datei importieren, können Sie die Lösch vorgänge auf der rechten Seite der Liste verwenden, um die unerwünschten Elemente zu entfernen, oder "leeren" verwenden, um sie erneut zu importieren. Für wichtige Dokumente wird empfohlen, zuerst eine Kopie des Test ordners zu kopieren und dann die Massen ersetzung auf der Kopie durch zuführen.
Schritt 3: Wählen Sie die Formel Fuzzy, um den Text zu finden, und füllen Sie die Such-und Ersetzung regeln aus
Klicken Sie unten aufWeiterDanach gehen Sie zu "Verarbeitung optionen festlegen". Im Bereich "Keyword-Optionen festlegen" können Sie sehen, dass "Such methode" enthältText genau findenUndText mit Formel unschärfe finden. , Wählen Sie aus diesem Grund "Verwenden Sie die Formel, um den Text zu finden".
In der Liste der gesuchten Schlüssel wörter auf der linken Seite werden im Beispiel zwei Regel zeilen ausgefüllt:
- [A-Z]{3}: Bedeutet, dass der Inhalt aus 3 englischen Großbuchstaben wie BOT und ELA überein stimmt.
- \ D: Bedeutet, dass aufeinander folgende Zahlen wie 60, 5, 2026 übereinstimmen.
In der rechten "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" werden zwei Zeilen mit Ersetzung sergeb nissen ausgefüllt:
- Füllen Sie die erste Zeile ausA.Entspricht[A-Z]{3}Der übereinstimmende Inhalt wird durch A ersetzt.
- Füllen Sie die zweite Zeile ausB., Antwort\ DDer zugepasste digitale Inhalt wird durch B ersetzt.
Dieser Schritt ist sehr kritisch: Die linke und rechte Seite der Liste entsprechen Zeilen. Mit anderen Worten, die Such regel in der ersten Zeile links entspricht dem Ersetzung serge bnis in der ersten Zeile rechts, und die Such regel in der zweiten Zeile links entspricht dem Ersetzung serge bnis in der zweiten Zeile rechts. Die Einstellung im Screenshot bedeutet genau: Drei Großbuchstaben werden durch A und aufeinander folgende Zahlen durch B ersetzt.
Die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" wird auch in der Benutzer oberfläche angezeigt. Diese Option ist im Screenshot nicht aktiviert, sodass die Übereinstimmung regel strenger gemäß der aktuellen Formel ausgeführt wird. Mit[A-Z]{3}Zum Beispiel stimmt es mit einer Kombination von Großbuchstaben überein. Wenn im Dokument eine Kombination von Klein buchstaben vorhanden ist, hängt die Übereinstimmung von der ausgefüllten Formel und den Einstellungen für Groß-und Kleinschreibung ab.
Schritt 4: Setzen Sie den Speicherort fort und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Klicken Sie nach dem Ausfüllen der Regeln unten in der Benutzer oberfläche aufWeiter, Fahren Sie mit dem Follow-up-Prozess fort. Anhand der Schritt leiste über der Seite folgen "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten". Obwohl der Screenshot nicht die spezifischen Details dieser beiden Seiten zeigt, kann er anhand des Prozess namens angemessen beurteilt werden: Vor dem formellen Ersetzen müssen Sie bestimmen, wo die verarbeitete Word-Datei gespeichert wird, und dann die Stapel verarbeitung starten.
Es wird empfohlen, die eindeutigen Originale beim Festlegen des Speicherorts nicht direkt zu überschreiben. Ein sicherer Ansatz besteht darin, die Verarbeitung sergeb nisse in einem neuen Ausgabe verzeichnis zu speichern und nach Abschluss der Verarbeitung einige Docx-Dateien nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, um sicher zustellen, dass die Ersatz ergebnisse den Erwartungen entsprechen, und dann zu entscheiden, ob sie für die offizielle Archivierung oder das Senden verwendet werden sollen. Auf diese Weise können Sie zur Original datei zurückkehren, auch wenn die Regel falsch geschrieben ist.
Nach Beginn der Verarbeitung verarbeitet die Software mehrere Word-Dokumente in Stapeln gemäß der Liste der importierten Dateien und der festgelegten Such ersatz regel. Für dieses Beispiel wenden alle 6 Docx-Dateien denselben Satz von Formel regeln an, um eine Wiederholung von Dateien zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Die Formel regeln müssen zuerst auf einer kleinen Anzahl von Dateien getestet werden.Platzhalter für reguläre Ausdrücke sind sehr flexibel, können aber auch mehr als erwartet übereinstimmen. Zum Beispiel[A-Z]{3}Es wird mit 3 aufeinander folgenden Großbuchstaben übereinstimmen. Wenn sich im Dokument weitere drei Großbuchstaben befinden, werden diese ebenfalls ersetzt. Daher wird empfohlen, zuerst mit 1 bis 2 Kopien zu testen.
2. Die Such liste und die Ersetzung liste müssen zeilen weise entsprechen.Die Regel zeile links entspricht der Ersatz text zeile rechts. Wenn die Anzahl der linken und rechten Zeilen oder die Reihenfolge falsch eingestellt ist, kann dies dazu führen, dass die Ersetzung sergeb nisse nicht den Erwartungen entsprechen. Im Screenshot entspricht die erste Zeile [A-Z]{3} A und die zweite Zeile \ d B. Dies ist die richtige Entsprechung.
3. Achten Sie auf den Datei bereich von doc und docx.In diesem Beispiel wird die Docx-Datei importiert. Wenn im tatsächlichen Büro sowohl doc-als auch docx-Formate vorhanden sind, sollten Sie vor dem Import bestätigen, ob die in der Software liste angezeigten Dateien alle Word-Dokumente sind, die dieses Mal verarbeitet werden müssen.
4. Wenn Sie sich über die Regeln nicht sicher sind, behandeln Sie die eindeutigen Originale nicht auf einmal.Die Massen ersetzung ist effizient, bedeutet aber auch, dass sich die Fehler regel schnell auf mehrere Dateien auswirkt. Es wird empfohlen, zuerst das Original dokument zu sichern oder die Ergebnisse in einem separaten Ordner zu speichern.
5. Wenn Sie nur feste Wörter ersetzen, können Sie ohne Formel fuzzy suchen.Wenn Sie nur ein bestimmendes Wort durch ein anderes Wort ersetzen müssen, ist es normaler weise intuitiver, den Text genau zu finden. Wenn Sie mit regelmäßigen Inhalten wie Zahlen, Codes und Abkürzungen übereinstimmen möchten, ist es besser, Formel unschärfe zu verwenden, um den Text zu finden.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie den wiederholten Austausch von Word mit dem Stapel verarbeitung werkzeug
Aus diesem Beispiel können wir sehen, HeSoft Doc Batch Tool Es kann Schlüssel wort ersatz aufgaben in mehreren Word-Dokumenten in einem Prozess zentralisieren und abschließen. Der Benutzer muss nur die docx-Datei importieren, "Text mit Formel unschärfe suchen" auswählen, die Such regel ähnlich dem regulären Ausdruck und das entsprechende Ersetzung serge bnis eingeben und dann den Assistenten drücken, um den Speicherort weiter festzulegen und mit der Verarbeitung zu beginnen, um den Stapel austausch abzuschließen.
Für Büro benutzer, die sich regelmäßig mit Vertrags vorlagen, Lehrmaterial ien, Projekt dokumenten, System dokumenten und Produkt beschreibung büchern befassen,. Besonders wenn Schlüssel wörter kein fester Text sind, sondern regelmäßige Inhalte wie Nummern, Abkürzungen und Zahlen, die kontroll ierbarer sind. Es wird vor geschlagen, die Test regeln für die Referenz datei vor der formellen Verarbeitung vor zubereiten und sicher zustellen, dass die Effekte korrekt sind, bevor sie in Chargen auf den Vollordner angewandt werden.