Tutoriel de traitement par lots pour supprimer simultanément des textes et des mots-clés numérotés dans plusieurs tableaux xlsx

Face à la présence répétée de mots-clés textuels et de numéros dans plusieurs tableaux xlsx, la suppression fichier par fichier est très inefficace. Cet article montre, à l'aide de HeSoft Doc Batch Tool , comment supprimer simultanément des mots-clés textuels et numériques dans des cellules Excel, par exemple, effacer en masse Mandatory et 46060. Le tutoriel explique, avec des captures d'écran, les étapes d'entrée de la fonction, d'importation de fichier, la portée du traitement, la recherche précise, la liste des mots-clés et la sauvegarde, et résume les points d'attention pour les opérations par lots, aidant ainsi les utilisateurs à effectuer un nettoyage des données plus sûr.

De nombreux employés de bureau se retrouvent souvent dans cette situation : un dossier contient plusieurs tableaux Excel, chacun comportant des textes ou des numéros inutiles. Par exemple, un champ d'état affiche uniformément « Mandatory », ou un code régional répète « 46060 ». Vous souhaitez peut-être simplement supprimer ces valeurs, sans effacer des lignes entières de données ni modifier le reste du contenu du tableau. Si vous modifiez fichier par fichier, cela fait non seulement perdre du temps, mais il est aussi facile d'en oublier dans certains fichiers xlsx.

Ce tutoriel se concentre sur la « suppression simultanée de mots-clés textuels et numériques dans plusieurs tableaux xlsx » et explique en détail comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour effectuer une recherche et une suppression par lots. Ce logiciel est un outil de traitement par lots conçu pour les fichiers bureautiques, adapté aux tâches répétitives dans les documents courants comme Excel, Word et PDF. L'exemple de cet article se concentre sur les fichiers Excel et, via la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel », remplace les mots-clés spécifiés par du vide pour obtenir un effet de suppression par lots.

Scénarios applicables : pourquoi le nettoyage mixte de textes et de numéros est idéal pour le traitement par lots

Les mots-clés dans Excel ne sont pas nécessairement du texte ; il peut s'agir de numéros, de codes, de valeurs de classification ou de chiffres fixes. Dans la pratique, ces deux types de contenus sont souvent mélangés. Par exemple, une liste nominative contient à la fois des mots d'état et des codes régionaux ; un tableau de produits inclut des étiquettes de marque et d'anciens codes de classification ; un tableau statistique comporte à la fois des textes explicatifs et des numéros invalides générés lors de l'importation dans le système.

Si ce contenu est réparti sur plusieurs fichiers Excel, le traitement manuel pose trois problèmes. Premièrement, il faut ouvrir chaque fichier individuellement, ce qui prend du temps ; deuxièmement, il faut saisir les critères de recherche de manière répétée, ce qui entraîne facilement des erreurs de saisie ; troisièmement, il est difficile de garantir l'uniformité des règles pour chaque fichier après le traitement. L'avantage du traitement par lots est de configurer les règles de manière centralisée une seule fois, puis de les appliquer à plusieurs fichiers.

• Adapté à la suppression par lots de textes fixes, comme Mandatory, Draft, Old, Invalide, etc.
• Adapté à la suppression par lots de numéros ou de codes, comme 46060, les codes de classification, les codes régionaux, etc.
• Adapté au nettoyage uniforme de plusieurs fichiers xlsx, réduisant la copie et le remplacement manuels.
• Adapté pour vider le contenu spécifié dans les cellules tout en préservant la structure du tableau et les autres données.

Il est important de noter que l'approche présentée ici vise à « supprimer le contenu des mots-clés », et non à supprimer les enregistrements de lignes entières contenant ces mots-clés. Par conséquent, si votre objectif est de vider les valeurs de certaines cellules, la méthode décrite ici est très appropriée ; si l'objectif est de supprimer des lignes selon une condition, d'autres types de fonctionnalités de traitement de données seront nécessaires.

Aperçu du résultat : comparaison des données Excel avant et après traitement

Avant le traitement, le tableau Excel comporte deux contenus manifestement à nettoyer : la colonne A affiche « Mandatory » sur plusieurs lignes, et la colonne D affiche « 46060 » sur plusieurs lignes. Ces deux zones sont entourées d'un cadre rouge dans la capture d'écran. Pour ce type de valeurs répétitives, le nettoyage n'est pas trop difficile s'il se limite à la zone visible, mais si le classeur entier comporte plus de lignes, plus de feuilles, voire plusieurs fichiers, la suppression manuelle devient fastidieuse.

Après le traitement, les cellules qui affichaient « Mandatory » sont vidées, et celles qui contenaient « 46060 » sont également devenues vides. Les en-têtes, les noms d'hôpitaux, les noms de villes et les autres numéros sont toujours présents. Ce résultat est très adapté à une analyse ultérieure, car l'emplacement des lignes et des colonnes n'a pas subi de changement majeur, et le corps principal des données reste intact.

La comparaison avant/après montre que la suppression par lots de mots-clés n'affecte pas nécessairement les autres contenus. Tant que la liste de mots-clés est configurée avec précision, le logiciel traitera le contenu ciblé. Pour les utilisateurs qui doivent conserver le format du tableau et nettoyer uniquement des valeurs locales, c'est une approche plus sûre que de supprimer manuellement des colonnes ou des lignes entières.

Étapes opérationnelles : de l'importation des fichiers à la suppression des mots-clés

Étape 1 : Ouvrir la zone fonctionnelle des outils Excel

Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez d'abord « Outils Excel » dans la colonne de gauche. Plusieurs fonctions liées à Excel apparaîtront dans l'interface, comme l'ajout d'une protection par mot de passe, la suppression de la protection par mot de passe, la conversion de format, etc. Nous voulons ici traiter des mots-clés dans le contenu des fichiers, donc sélectionnez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ».

Le but de cette étape est d'accéder au module fonctionnel capable de rechercher par lots du contenu dans Excel. La description sur la carte de fonction indique qu'il prend en charge la recherche et le remplacement par lots de mots-clés dans le contenu des fichiers Excel. La suppression de mots-clés peut se faire en les remplaçant par du vide, il n'est donc pas nécessaire de chercher une entrée de suppression distincte.

Étape 2 : Ajouter plusieurs fichiers xlsx à la liste de traitement

Après être entré dans la page de fonction, la première phase consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de l'interface se trouvent des boutons comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers d'un dossier », « Vider », « Plus ». Pour un petit nombre de fichiers, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » ; si plusieurs fichiers sont concentrés dans un dossier, utiliser « Importer des fichiers d'un dossier » est plus pratique.

Dans la capture d'écran, la liste de traitement contient déjà 3 fichiers xlsx, avec leurs chemins d'accès et extensions. Il est conseillé ici aux utilisateurs de prêter une attention particulière à la colonne « Chemin », car des fichiers du même nom peuvent se trouver dans des dossiers différents. Après avoir confirmé que le nombre d'enregistrements et l'étendue des fichiers sont corrects, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas. Si des fichiers qui ne devraient pas être traités se sont glissés dans la liste, il faut d'abord supprimer les enregistrements correspondants pour éviter que l'opération par lots n'affecte des fichiers incorrects.

Étape 3 : Limiter la portée du traitement au texte des cellules

Après être entré dans la deuxième phase « Définir les options de traitement », configurez d'abord les options Excel. Dans la capture d'écran, la « Portée du traitement » a coché « Texte des cellules ». Cela signifie que le logiciel recherchera et traitera les mots-clés dans le contenu des cellules. Comme « Mandatory » et « 46060 » de l'exemple se trouvent tous deux dans des cellules, ce paramètre répond au besoin.

Dans la même zone, on peut voir les options « Nom de la feuille de calcul » et « Texte sur les formes dans la feuille de calcul », mais elles ne sont pas cochées dans la capture d'écran. L'avantage est de ne traiter que les données du tableau lui-même, sans modifier les noms de feuilles ou le texte des objets graphiques. Lors de la suppression par lots de mots-clés, plus la portée du traitement est claire, plus on réduit le risque de modification accidentelle.

Étape 4 : Confirmer le type de cellule et les paramètres de traitement des formules

Dans la capture d'écran, « Type de formule de cellule à traiter » est réglé sur « Non limité », « Mode de traitement pour les cellules contenant des formules » sur « Valeur calculée de la formule », et « Type de données de cellule à traiter » a coché « Texte ». Ces paramètres sont assez intuitifs pour les tâches de nettoyage de texte ordinaire : le logiciel effectuera la recherche en se basant sur la valeur textuelle affichée ou calculée de la cellule.

Si votre numéro cible est au format texte dans Excel, par exemple un numéro commençant par zéro, ou un contenu avec une invite verte dans le coin supérieur gauche après exportation du système, cocher le type texte est généralement plus approprié. Dans la capture d'écran, le numéro de la colonne B porte un repère vert, indiquant qu'il peut y avoir des numéros au format texte dans Excel. Lors du traitement de mots-clés de type numéro, il est préférable de d'abord déterminer son type réel dans le tableau pour éviter qu'il ne soit pas trouvé en raison d'une différence de format (numérique vs texte).

Étape 5 : Utiliser la recherche exacte et saisir les mots-clés à supprimer

Dans « Définir les options de mots-clés », la capture d'écran montre que « Recherche de texte exacte » est sélectionné. Cela signifie que le logiciel effectuera une correspondance exacte basée sur les mots-clés saisis. Dans la « Liste des mots-clés à rechercher » à gauche, « Mandatory » et « 46060 » sont saisis, un mot-clé par ligne. La « Liste des mots-clés de remplacement » à droite est vide, avec l'indication « Laisser vide signifie supprimer ».

C'est le paramètre le plus important de ce tutoriel : inscrivez ce que vous voulez supprimer dans la colonne de gauche, et laissez la colonne de droite vide si vous ne voulez pas le remplacer par autre chose. Pendant le traitement, le logiciel supprimera ces mots-clés d'Excel. Pour un contenu mixte de texte et de numéros, on peut également les placer dans la même liste de mots-clés pour un traitement unifié.

Afin d'obtenir des résultats plus stables, il est conseillé de ne pas saisir trop de mots-clés non vérifiés en une seule fois. Vous pouvez commencer par saisir deux ou trois des contenus les plus typiques, et tester le résultat du traitement sur un petit nombre de fichiers. Après avoir confirmé que l'effet est correct, étendez la liste de mots-clés et traitez davantage de fichiers.

Étape 6 : Accéder à la phase de choix de l'emplacement de sauvegarde et de lancement du traitement

Une fois les paramètres configurés, cliquez sur « Suivant ». La barre de progression montre qu'il reste encore « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Lors de la phase d'emplacement de sauvegarde, il est conseillé de choisir un nouveau répertoire de sortie pour enregistrer les fichiers Excel traités. Cela évite de confondre les fichiers originaux et facilite la comparaison entre les fichiers avant et après traitement.

Une fois dans la phase de démarrage du traitement, le logiciel exécutera automatiquement la recherche et le remplacement par lots selon la liste de fichiers et la liste de mots-clés. Une fois le traitement terminé, ouvrez les fichiers de sortie pour vérification. Vous pouvez vous concentrer sur les colonnes qui contenaient « Mandatory » et « 46060 » pour confirmer que ces contenus ont bien été supprimés, tout en vérifiant que les autres champs clés sont toujours intacts.

Questions fréquentes ou points d'attention

1. Peut-on placer le texte et les numéros dans la même liste de mots-clés ?

Oui. La capture d'écran montre que le texte « Mandatory » et le numéro « 46060 » sont saisis ensemble. Tant qu'il s'agit du contenu cible à supprimer, ils peuvent être placés ligne par ligne dans la « Liste des mots-clés à rechercher ». Cependant, les numéros dans Excel peuvent être stockés sous forme de texte ou de nombre, il est conseillé de vérifier le format sur un échantillon avant le traitement.

2. Pourquoi ne rien saisir dans la liste des mots-clés de remplacement ?

Parce que l'objectif ici est la suppression, pas le remplacement par un autre mot. L'interface indique « Laisser vide signifie supprimer », il suffit donc de laisser la colonne de droite vide. Si vous y saisissez un autre contenu, le logiciel remplacera les mots-clés trouvés par ce contenu, au lieu de les vider.

3. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement par lots ?

Il est conseillé de faire une sauvegarde. Le traitement par lots est très efficace, mais une erreur dans la configuration des règles peut rapidement affecter plusieurs fichiers. La méthode la plus sûre est de conserver les fichiers originaux, de diriger les résultats du traitement vers un nouveau dossier et de ne les utiliser officiellement qu'après avoir confirmé l'absence d'erreur.

4. Que faire si les mots-clés n'ont pas été supprimés ?

Vous pouvez vérifier plusieurs points : l'orthographe du mot-clé est-elle parfaitement identique, y a-t-il des espaces avant ou après, le contenu de la cellule est-il le résultat d'une formule, le type de données correspond-il au paramètre, le contenu cible se trouve-t-il à l'extérieur de la cellule ? D'après les captures d'écran, si la cible est dans une cellule, « Texte des cellules » doit être coché. Si la cible est dans un nom de feuille ou un texte de forme, il faut réévaluer la portée du traitement.

5. Comment éviter de supprimer un contenu qui ne devrait pas l'être ?

Utilisez autant que possible la recherche de texte exacte et saisissez le mot-clé complet. Soyez particulièrement prudent avec les mots courts et les numéros courts, car ils pourraient apparaître dans d'autres contenus valides. Tester d'abord, puis traiter en lot, est une habitude plus sûre pour le traitement des fichiers bureautiques.

Résumé : rendre le nettoyage des mots-clés de plusieurs fichiers Excel plus efficace

Pour supprimer simultanément des mots-clés textuels et numériques de plusieurs tableaux xlsx, la clé est d'unifier les règles de recherche et de remplacement répétitives. En utilisant HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez d'abord importer plusieurs fichiers Excel, puis définir la portée sur le texte des cellules, choisir la recherche exacte, saisir les mots-clés à supprimer et laisser le contenu de remplacement vide. Le logiciel traitera ensuite les fichiers par lots selon ces règles, aidant à réduire le travail répétitif d'ouverture et de modification un par un.

Si vous êtes en train de traiter un lot de tableaux Excel, xlsx ou xls, et que vous devez supprimer des textes fixes, des numéros, des mots d'état ou des champs invalides, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour d'abord valider sur un fichier échantillon, puis exécuter le traitement sur l'ensemble du lot de fichiers. Cela permet à la fois de gagner du temps et d'obtenir des résultats de nettoyage par lots plus cohérents et fiables.