Wenn mehrere Excel-Dateien eine große Anzahl von Nummern enthalten, die mit 030 beginnen, Codes, die mit 46 beginnen, oder andere Schlüsselwörter mit festem Format, können Sie reguläre Ausdrücke verwenden, um sie stapelweise zu löschen. In diesem Artikel wird anhand eines Beispiels einer Krankenhauslistentabelle erläutert, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Excel-Such- und Ersetzungsfunktion auswählen, mehrere XLSX-Dateien importieren, den Verarbeitungsbereich auf Zelltext festlegen und die Regeln 030\d{3} und 46\d{3} zum Abgleichen von Inhalten verwenden, das Ersetzungsergebnis leer lassen und dann stapelweise löschen, um wiederholte Arbeit zu reduzieren.
Bei der Verarbeitung von Geschäftslisten, statistischen Berichten oder aus Systemen exportierten Excel-Dateien tritt häufig eine Anforderung auf: Einige Nummern oder Codes in der Tabelle müssen nicht mehr angezeigt werden und sollen einheitlich gelöscht werden. Zum Beispiel Nummern wie „030006, 030010, 030064“ und Gebietscodes wie „46060“ in bestimmten Datensätzen. Sie sind auf mehrere xlsx-Dateien verteilt. Wenn Sie jede Datei einzeln öffnen und manuell löschen, kostet das viel Zeit.
Am Beispiel der Excel-Krankenhausliste im Screenshot zeigt dieser Artikel, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool stapelweise Nummern, die mit 030 beginnen, und Codes, die mit 46 beginnen, in Excel-Tabellen löschen. Der Schwerpunkt der Methode liegt auf der Verwendung von Platzhalter- und regulären Ausdrücken für die Fuzzy-Suche und dem Leerlassen des Ersetzungstextes, um so das stapelweise Löschen von Schlüsselwörtern zu erreichen. Nach der Lektüre können Sie denselben Ansatz auf andere Excel-Datenbereinigungsaufgaben wie Produktcodes, Kundennummern, Bestellnummern, Gebietscodes usw. anwenden.
Anwendungsszenario: Stapelweises Löschen regelmäßiger Excel-Schlüsselwörter
Wenn der zu löschende Inhalt vollständig festgelegt ist, z. B. das Löschen der vier Zeichen „Testdaten“ in allen Dateien, reicht das normale Suchen und Ersetzen aus. In vielen Büroszenarien handelt es sich bei dem zu löschenden Inhalt jedoch häufig um Zeichenfolgen, die „regelmäßig, aber nicht völlig identisch“ sind. Zum Beispiel:
- 6-stellige Nummern, die mit 030 beginnen: 030006, 030010, 030111.
- 5-stellige Codes, die mit 46 beginnen: 46060, 46123, 46999.
- Produktcodes, die mit einem bestimmten Buchstaben oder Ziffernpräfix beginnen.
- Personalnummern, Abteilungscodes, Projektnummern mit festem Format.
- Teile von Datenfeldern, die anonymisiert werden müssen.
Für solche Inhalte eignet sich die Beschreibung der Regel mit regulären Ausdrücken. Beispielsweise steht 030\d{3} für „030 gefolgt von 3 Ziffern“ und 46\d{3} für „46 gefolgt von 3 Ziffern“. Der Vorteil der regelbasierten Suche besteht darin, dass nicht alle möglichen Nummern einzeln in eine Schlüsselwortliste aufgenommen werden müssen.
HeSoft Doc Batch Tool ist eine Software für die Stapelverarbeitung von Bürodateien. Ihr Vorteil liegt darin, dass Sie mehrere Excel-Dateien auf einmal importieren und die wiederholten Such-, Ersetzungs- und Löschaktionen dem Werkzeug überlassen können.
Vorschau der Ergebnisse: Vergleich vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: Zu bereinigende Nummern in Excel vorhanden
Der Screenshot vor der Verarbeitung zeigt eine Excel-Tabelle mit Spaltenüberschriften wie Hospital CCN, Hospital Name, CBSA, CBSA Name. In den durch rote Pfeile markierten Bereichen erscheinen in Spalte B mehrere mit 030 beginnende Nummern und in Spalte D der Code 46060. Diese Inhalte sind das Ziel dieser Löschung.
Zu beachten ist, dass sich die Zielinhalte nur in einem Teil der Zellen befinden. Krankenhausnamen, Städtenamen und andere Nummern in der Tabelle müssen erhalten bleiben. Daher werden bei dieser Verarbeitung nicht ganze Spalten oder Zeilen gelöscht, sondern der Zelltext, der den Regeln entspricht.
Nach der Verarbeitung: Zielnummern sind geleert, anderer Inhalt bleibt erhalten
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die Inhalte, die 030\d{3} und 46\d{3} entsprechen, geleert. Im Screenshot ist zu sehen, dass die entsprechenden Positionen der 030er-Nummernserie in Spalte B leer sind und die entsprechenden mit 46 beginnenden Codes in Spalte D ebenfalls leer sind, während andere, nicht übereinstimmende Inhalte erhalten bleiben.
Dies ist das Ergebnis von „Regulärer Ausdruck suchen + durch Leeres ersetzen“. Es eignet sich zur stapelweisen Bereinigung mehrerer Dateien, ohne die Gesamtstruktur von Excel zu zerstören.
Arbeitsschritte: Von der Funktionsauswahl bis zum Festlegen der Regeln für reguläre Ausdrücke
Schritt 1: Finden Sie den Einstiegspunkt Suchen und Ersetzen im Excel-Werkzeug
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und navigieren Sie zur Kategorie „Excel Werkzeuge“ auf der linken Seite. Rechts sehen Sie mehrere Karten für Excel-Stapelverarbeitungsfunktionen. Die hier verwendete ist „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“, die Funktionsbeschreibung lautet: Stapelweises Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel-Dateiinhalten.
Nachdem Sie diese Funktion ausgewählt haben, gelangen Sie in den speziellen Ablauf für das stapelweise Suchen und Ersetzen. Für den Fall, dass mehrere xlsx-Dateien zu verarbeiten sind, fasst dieser Schritt die ursprünglich auf Excel verteilten manuellen Vorgänge in einer Stapelverarbeitungsaufgabe zusammen.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder aus Ordner importieren
Auf der Funktionsseite ist der erste Schritt „Wählen Sie die zu verarbeitenden Datensätze aus“. Oben im Bereich befinden sich die Aktionen „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ usw. Sie können die Methode zum Hinzufügen je nach Anzahl der Dateien wählen: Bei wenigen Dateien mit „Dateien hinzufügen“, bei vielen Dateien in einem Verzeichnis mit „Dateien aus Ordner importieren“.
Im Screenshot enthält die Liste der zu verarbeitenden Dateien 3 xlsx-Dateien: product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx und test.xlsx. Die Liste zeigt außerdem Dateipfad, Erweiterung, Erstellungs- und Änderungsdatum zur leichteren Überprüfung an. Klicken Sie nach der Bestätigung auf „Weiter“.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist: Alle Excel-Tabellen, aus denen stapelweise Schlüsselwörter gelöscht werden sollen, wurden der Aufgabenliste hinzugefügt. Falls versehentlich Dateien hinzugefügt wurden, können diese vor dem nächsten Schritt entfernt werden, um unnötige Änderungen zu vermeiden.
Schritt 3: Verarbeitungsbereich auf Zelltext festlegen
Im zweiten Schritt „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie zunächst „Excel-Optionen festlegen“. Unter „Verarbeitungsbereich“ gibt es Optionen wie „Zelltext“, „Name des Arbeitsblatts Sheet“ und „Text in Formen auf dem Arbeitsblatt“. Im Screenshot ist nur „Zelltext“ angehakt.
Da in diesem Beispiel die Nummern und Codes im Datenbereich der Excel-Tabelle gelöscht werden sollen, reicht die Verarbeitung des Zelltextes. So wird vermieden, versehentlich Blattnamen oder Text in grafischen Objekten zu ändern.
Schritt 4: Einstellungen für Formeln und Datentypen bestätigen
Auf derselben Seite können Sie auch den Zellformeltyp und den Datentyp festlegen. Im Screenshot ist „Zu verarbeitender Zellformeltyp“ mit „Keine Einschränkung“, „Verarbeitungsmodus für Zellen mit Formeln“ mit „Wert nach Formelberechnung“ und „Zu verarbeitender Zell-Datentyp“ mit „Text“ ausgewählt.
Diese Konfigurationen eignen sich für die Verarbeitung von Daten, die wie Nummern aussehen, aber tatsächlich als Text gespeichert sind. Viele Nummern mit führenden Nullen müssen als Text gespeichert werden, z. B. 030006. Würde man sie als normale Zahl behandeln, könnten die führenden Nullen verloren gehen. Daher ist die Wahl des Texttyps bei der Bereinigung solcher Felder besser an den tatsächlichen Dateneigenschaften orientiert.
Schritt 5: Formel zur Fuzzy-Textsuche auswählen
Scrollen Sie weiter zu „Schlüsselwortoptionen festlegen“. Bei der Suchmethode wird im Screenshot „Formel zur Fuzzy-Textsuche verwenden“ anstelle von „Text exakt suchen“ ausgewählt. Dies liegt daran, dass wir keine einzelne feste Zeichenfolge löschen wollen, sondern eine Klasse von Zeichenfolgen, die einer Regel entspricht.
Geben Sie in der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ Folgendes ein:
- 030\d{3}
- 46\d{3}
Jede Zeile steht hier für eine Suchregel. Die erste passt auf 6-stellige Nummern, die mit 030 beginnen, die zweite auf 5-stellige Codes, die mit 46 beginnen.
Schritt 6: Ersetzungsinhalt leer lassen, um zu löschen
Rechts daneben ist die „Liste der Schlüsselwörter nach dem Ersetzen“ leer, und der Hinweis am Rand besagt „Leer lassen bedeutet Löschen“. Daher werden die gefundenen Übereinstimmungen diesmal nicht durch neue Nummern ersetzt, sondern direkt geleert.
Falls stattdessen eine Ersetzung durch einen einheitlichen Text gewünscht ist, können Sie die entsprechenden Inhalte in die Ersetzungsliste eintragen; wenn das Ziel jedoch das stapelweise Löschen von Schlüsselwörtern ist, lassen Sie sie leer. Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen auf „Weiter“, fahren Sie mit der Konfiguration des Speicherorts fort und gehen Sie schließlich zu „Verarbeitung starten“.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum nicht „Text exakt suchen“ verwenden?
Die exakte Suche eignet sich zum Löschen fester Wörter, aber in diesem Beispiel haben die Zielinhalte mehrere unterschiedliche Werte. Bei der exakten Suche müsste jede einzelne Nummer aufgelistet werden, was arbeitsintensiv und fehleranfällig ist. Ein regulärer Ausdruck kann mit einer Regel eine Klasse von Nummern abdecken.
2. Passt der reguläre Ausdruck auf Teile von Zellinhalten?
Gemäß der Funktionslogik von „Schlüsselwörter suchen und ersetzen“ werden die Regeln verwendet, um übereinstimmenden Inhalt im Text zu finden. Um unbeabsichtigtes Löschen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Regeln so konkret wie möglich zu formulieren, z. B. mit festem Anfang und fester Länge, anstatt zu weit gefasste Ziffern-Muster zu verwenden.
3. Was tun, wenn sich die Nummern in numerischen Zellen befinden?
Im Screenshot ist der Datentyp „Text“ ausgewählt. Wenn die Nummern in Ihrer Datei tatsächlich Zahlen oder Datum/Uhrzeit-Typen sind, müssen Sie die entsprechenden Optionen im Bereich Datentypen des Interfaces auswählen. Vor der Verarbeitung können Sie das Zellformat überprüfen oder den Übereinstimmungseffekt mit einer Testdatei validieren.
4. Werden bei der Stapelverarbeitung die Originaldateien überschrieben?
Der Screenshot zeigt, dass der Prozess die Einstellung „Speicherort festlegen“ enthält. Aus Sicherheitsgründen wird empfohlen, die Verarbeitungsergebnisse in einem neuen Verzeichnis zu speichern und nicht das einzige Original direkt zu überschreiben. So können Sie selbst bei einer ungeeigneten Regel zur Originaldatei zurückkehren und sie erneut verarbeiten.
5. Können Excel-Dateien eines ganzen Ordners verarbeitet werden?
Die Bedienoberfläche bietet die Schaltfläche „Dateien aus Ordner importieren“, die sich dazu eignet, Excel-Dateien aus demselben Verzeichnis der Aufgabe hinzuzufügen. Für Szenarien, in denen eine große Anzahl von xlsx-Dateien stapelweise verarbeitet werden soll, ist dies bequemer als das einzelne Hinzufügen.
Fazit: Durch Ersetzen mit leerem regulären Ausdruck die stapelweise Excel-Bereinigung zeitsparender gestalten
Für das stapelweise Löschen von mit 030 beginnenden Nummern und mit 46 beginnenden Codes in Excel-Tabellen kommt es auf zwei Punkte an: Erstens die Wahl des richtigen Verarbeitungsbereichs, nämlich nur Zelltext zu verarbeiten; zweitens das Schreiben präziser regulärer Ausdrücke, wie z. B. 030\d{3} und 46\d{3}. In HeSoft Doc Batch Tool geben Sie diese Regeln in die Suchliste ein und lassen die Ersetzungsliste leer, um das stapelweise Löschen zu erreichen.
Diese Methode verwandelt sich wiederholende, manuelle Such-, Lösch- und Speicheraktionen in einen automatisierten Ablauf und eignet sich besonders für die Verarbeitung mehrerer Excel-, xlsx- und xls-Berichtsdateien. Es wird empfohlen, die Übereinstimmungsregeln zunächst mit einer kopierten Beispieldatei zu testen und, nachdem deren Genauigkeit bestätigt wurde, den gesamten Ordner für die Stapelverarbeitung zu importieren. So erledigen Sie die Bereinigung von Bürodaten sicherer und effizienter.