Dieser Artikel erläutert den Bürobedarf des "Batch-Erstellens von Ordner-Kopien nach einer Namensliste" und beschreibt, wie ein vorhandener Ordner in mehrere neue Verzeichnisse kopiert wird, die von 2026-01 bis 2026-12 benannt werden. Mithilfe der Dateiorganisierungsfunktion von HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer durch Hinzufügen eines Quellordners, Einfügen einer neuen Namensliste, Festlegen eines Speicherorts und Ausführen der Verarbeitung schnell eine Stapelerstellung abschließen, was für Szenarien wie monatliche Archivierung, Kundenarchive, Projektunterlagen und die Wiederverwendung von Vorlagenverzeichnissen geeignet ist.
Bei der Organisation von Dateien stoßen viele Menschen auf eine wiederkehrende und fehleranfällige Aufgabe: Es existiert bereits ein Ordner, der gemäß einer Namensliste mehrfach kopiert werden muss, wobei jede Kopie einen entsprechenden Namen erhalten soll. Zum Beispiel das Erstellen von Verzeichnissen nach 12 Monaten, Archiven nach Kundenlisten, Materialordnern nach Projektnummern oder persönlichen Ordnern nach Mitarbeiterlisten. Manuelles Kopieren ist nicht nur langsam, sondern kann auch die spätere Ablage beeinträchtigen, weil eine Kopie fehlt oder falsch umbenannt wurde.
Dieser Artikel erläutert anhand eines konkreten Beispiels, wie Sie HeSoft Doc Batch Tool verwenden, um diese Aufgabe zu erledigen. Im Beispiel existiert vor der Verarbeitung nur ein New folder und eine Liste mit Monatsnamen; nach der Verarbeitung erhalten Sie 12 Ordner von 2026-01 bis 2026-12. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Stapelverarbeitungssoftware für Büroszenarien, die sich dazu eignet, sich wiederholende Datei- und Ordneroperationen zu prozessieren und Benutzern hilft, die Materialorganisation effizienter zu gestalten.
Anwendungsszenario: Stapelerstellung von Ordnern, gesteuert durch eine Namensliste
„Ordner nach Liste generieren“ ist ein sehr typischer Bedarf der Büroautomation. Die Namensliste kann aus vielen Quellen stammen: einer Textliste im Notizblock, einer Spalte in einer Excel-Tabelle, aus einem Projektmanagementsystem exportierten Nummern, aus einem Kundensystem exportierten Kundennamen oder manuell zusammengestellten Listen von Abteilungen, Monaten, Filialen oder Regionen.
Wenn Sie bereits einen Standardordner haben und wünschen, dass jeder neue Name einer Ordnerkopie mit identischer Struktur entspricht, ist die in diesem Artikel beschriebene Methode geeignet. Beispielsweise können bei der jährlichen Materialarchivierung auf einmal die Ordner 2026-01 bis 2026-12 generiert werden; bei der Kundenbetreuung können Archivalienverzeichnisse stapelweise nach Kundennamen erstellt werden; bei Projektauslieferungen können Auslieferungsvorlagen stapelweise nach Projektnummern kopiert werden; und bei der Personalverwaltung können Verzeichnisse für Einstellungsunterlagen nach Mitarbeiternamen generiert werden.
Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass die Namen einheitlich durch die Liste gesteuert und die Kopien von der Software stapelweise ausgeführt werden. Im Vergleich zur manuellen Einzelbearbeitung sind die Ergebnisse einheitlicher, der Prozess zeitsparender und die Prüfung einfacher.
Effekt vor der Verarbeitung: Ein Ordner und eine Spalte mit zu generierenden Namen
Auf dem Screenshot vor der Verarbeitung ist links ein Quellordner namens New folder zu sehen, rechts die Textliste mit 2026-01, 2026-02, 2026-03 bis 2026-12. Diese Liste ist die Namensquelle für die nachfolgenden neuen Ordner.
Vor der eigentlichen Ausführung empfiehlt es sich zu prüfen, ob die Namensliste vollständig ist. Am Beispiel der Monate sollten die Werte von 01 bis 12 alle vorhanden sein; bei Kunden- oder Projektnamen ist ebenfalls sicherzustellen, dass keine Duplikate, Auslassungen oder überflüssige Leerzeichen vorhanden sind. Sobald eine Stapelaufgabe ausgeführt wird, werden mehrere Ergebnisse gleichzeitig generiert. Je standardisierter daher die Vorbereitungsphase ist, desto weniger Nacharbeit fällt später an.
Effekt nach der Verarbeitung: Mehrere Ordner, automatisch nach Liste benannt
Im Screenshot nach der Verarbeitung hat der Dateimanager 12 Ordner generiert, mit den Namen 2026-01 bis 2026-12. Alle Ordner sind übersichtlich angeordnet, sodass anschließend problemlos die Materialien des entsprechenden Monats darin abgelegt werden können.
Handelt es sich hierbei um Projektverzeichnisse, kann jeder Ordner weiterhin zur Ablage von Projektverträgen, Kommunikationsaufzeichnungen, Liefergegenständen und Finanzunterlagen genutzt werden; handelt es sich um Monatsverzeichnisse, können darin monatliche Berichte, Rechnungen, Belege, Besprechungsprotokolle usw. abgelegt werden. Durch die Stapelverarbeitung muss der Benutzer nicht mehr 12 Kopier- und 12 Umbenennungsvorgänge manuell ausführen.
Arbeitsschritte: Vom Hinzufügen des Ordners bis zum Ausfüllen der Namensliste
Schritt 1: Die Funktion zur Stapelerstellung in der Dateiablage finden
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Navigationsleiste „Dateiablage“. Wählen Sie im Funktionsbereich „Basierend auf vorhandenem Ordner neue Ordner stapelweise erstellen“. Im Screenshot befindet sich diese Funktion auf der rechten Kartenposition der Dateiablage-Seite und ist rot umrandet.
Dieser Schritt dient dazu, das richtige Stapelverarbeitungsmodul aufzurufen. Denn bei dieser Aufgabe geht es nicht um das stapelweise Ändern von Dateinamen oder das Klassifizieren von Dateien nach Erweiterung, sondern darum, basierend auf einem vorhandenen Ordner mehrere neue Ordner zu erstellen. Daher muss eine Funktion im Zusammenhang mit „vorhandenem Ordner“ und „neue Ordner stapelweise erstellen“ gewählt werden.
Schritt 2: Den als Kopiervorlage dienenden Ordner hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktion gelangen Sie auf die Seite von Schritt 1 „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie den Quellordner aus, der stapelweise kopiert werden soll. Im Beispiel wurde der New folder hinzugefügt, die Softwareliste zeigt Name und Pfad usw. an.
Nach dem Hinzufügen des Ordners ist vor allem der Pfad auf Richtigkeit zu prüfen. Auf Bürocomputern kann es mehrere Ordner mit ähnlichen Namen geben. Wird der falsche Quellordner ausgewählt, entsprechen auch die Ergebnisse der Stapelgenerierung nicht den Erwartungen. Bestätigen Sie, dass der in der Liste angezeigte Ordner das zu kopierende Objekt ist, und klicken Sie dann unten auf „Weiter“.
Schritt 3: Die neue Namensliste einfügen oder eingeben
Auf der Seite von Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie das Pflichtfeld „Neue Namensliste“. Fügen Sie die vorbereiteten Namen zeilenweise hier ein. Im Beispiel wurden 2026-01 bis 2026-12 eingegeben, insgesamt 12 Zeilen.
Diese Seite bestimmt die letztendlichen Namen der ausgegebenen Ordner. Beim Ausfüllen wird auf drei Punkte hingewiesen: Erstens, jeder Name in einer eigenen Zeile; zweitens, keine Sonderzeichen verwenden, die von Windows für Ordnernamen nicht unterstützt werden; drittens, möglichst ein einheitliches Format verwenden. Beispielsweise bei Monaten 2026-01 anstelle von 2026-1, bei Projektnummern P001 anstelle von P1. Dies erleichtert die Sortierung und Suche.
Im Screenshot ist auch die Option „Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten“ zu sehen. Sie eignet sich, wenn nur die Verzeichnishierarchie kopiert werden soll, nicht die Dateien im Quellordner. Wenn Ihr Quellordner Word-, docx-, doc-, Excel-, xlsx-, PDF-Dateien oder andere Vorlagendateien enthält und Sie möchten, dass jeder neue Ordner diese Vorlagen enthält, müssen Sie diese Option sorgfältig entsprechend den tatsächlichen Anforderungen einstellen.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung starten
Klicken Sie nach der Bestätigung der Namensliste auf „Weiter“. Der obere Prozess zeigt, dass anschließend „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Der Speicherort dient dazu festzulegen, in welches Verzeichnis die neuen Ordner ausgegeben werden; „Verarbeitung starten“ führt die stapelweise Kopie und Umbenennung aus.
Vor dem endgültigen Start wird eine letzte Prüfung empfohlen: Ist der Quellordner korrekt? Stimmt die Anzahl der Namen in der Liste? Soll nur die Ordnerstruktur beibehalten werden? Ist am Speicherort ausreichend Platz vorhanden? Folgen Sie nach der Bestätigung den Anweisungen der Benutzeroberfläche und starten Sie die Verarbeitung. Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie das Zielverzeichnis öffnen und die stapelweise generierten neuen Verzeichnisse einsehen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Darf die Namensliste chinesische Zeichen enthalten?
Ja. Ordnernamen können chinesische Zeichen, Englisch, Zahlen und gängige Trennzeichen enthalten. „销售部“, „客户A“, „2026-01“, „项目-华东区“ usw. sind gängige Benennungsmuster. Vom System nicht erlaubte Sonderzeichen sind jedoch zu vermeiden.
2. Kann man sehr viele Namen auf einmal verarbeiten?
Der Funktionslogik nach kann die Namensliste mehrere Zeilen enthalten, wobei jede Zeile einem neuen Ordner entspricht. Die tatsächlich verarbeitbare Menge sollte abhängig von der Computerleistung, der Größe des Quellordners und dem Speicherplatz am Zielort entschieden werden. Wenn der Quellordner viele Inhalte hat, empfiehlt es sich, zunächst mit wenigen Namen zu testen, bevor die Verarbeitung in großem Umfang erfolgt.
3. Was ist, wenn der Quellordner Dateien und Unterordner enthält?
Diese Funktion erstellt neue Ordner basierend auf einem vorhandenen Ordner. Der Screenshot bietet zudem die Option „Alle Dateien ignorieren, nur Ordnerstruktur beibehalten“. Sie können daher je nach Bedarf entscheiden, ob nur die Struktur kopiert werden soll. Sollen Vorlagendateien erhalten bleiben, ist der Status dieser Option bei der Einrichtung sorgfältig zu prüfen.
4. Warum sollte man vor der Verarbeitung auf doppelte Namen prüfen?
Doppelte Namen können am Zielort zu Namenskonflikten führen. Für übersichtlichere Stapelergebnisse empfiehlt es sich, Duplikate vorab in Excel oder Text zu bereinigen und die Liste erst dann in die Software einzufügen. Insbesondere bei Daten wie Kundenlisten oder Projektnummern beeinträchtigen Duplikate die spätere Verwaltung.
5. Mit welchen Bürodateien lässt sich dies kombinieren?
Enthält der Quellordner Word-Dokumente, docx, doc-Dateien, Excel-Tabellen, PDF-Dateien, Bilder oder Texterklärungen, können diese alle als Teil der Vorlagenmaterialien verwaltet werden. Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf der stapelweisen Erstellung und Umbenennung von Ordnern. Anschließend kann dies mit dem Bedarf an stapelweiser Organisation der Bürodateien selbst kombiniert werden, um die Effizienz der Materialverarbeitung weiter zu steigern.
Fazit: Ordner nach Liste stapelweise kopieren, um die Verzeichniserstellung kontrollierbarer zu machen
Das stapelweise Generieren von Ordnerkopien nach einer Namensliste ermöglicht es, das ursprünglich mühsame manuelle Kopieren und Umbenennen in einen einmaligen Vorgang zu verwandeln. Mit HeSoft Doc Batch Tool müssen Benutzer lediglich die entsprechende Funktion in der „Dateiablage“ auswählen, den Quellordner hinzufügen, die neue Namensliste ausfüllen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten, um einheitliche und standardisierte neue Verzeichnisse zu erhalten.
Wenn Sie häufig Monatsordner, Projektverzeichnisse, Kundenarchive oder Mitarbeiterunterlagen-Verzeichnisse erstellen müssen, empfiehlt es sich, die Namenslisten in einem festen Format zu pflegen und Stapelverarbeitungswerkzeuge für die Erstellung zu nutzen. Dies spart Zeit, gewährleistet einheitliche Benennung und macht die Verwaltung von Bürodateien effizienter und ordentlicher.