Wenn in mehreren Word-Dokumenten gleichzeitig englische Abkürzungen, Nummern, Kurs codes oder andere reguläre Texte vorhanden sind, ist es sehr ineffizient, die Datei einzeln zu öffnen und zu ersetzen. In diesem Artikel werden 6 Docx-Dateien als Beispiele vorgestellt HeSoft Doc Batch Tool Verwenden Sie die Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen", um reguläre Ausdrücke durch Formel-Fuzzy-Suche einzugeben, drei Großbuchstaben durch A zu ersetzen und Zahlen durch B zu ersetzen. Der Artikel deckt die Effekte, detaillierten Schritte und Vorsicht maßnahmen vor und nach der Verarbeitung ab und eignet sich für Büro benutzer, die Word-Inhalte stapel weise ändern müssen.
Beim Organisieren von englischen Materialien, Kurs beschreibungen, Projekt dokumenten oder Vertrags anhängen treten häufig Situationen auf, in denen "dieselbe Art von Inhalt in vielen Word-Dateien verstreut ist". Beispiels weise gibt es in mehreren Docx-Dokumenten drei englische Abkürzungen, Zahlen, Stunden, Seitenzahlen oder interne Codes. Die manuelle Verarbeitung methode besteht normaler weise darin, das erste Word zu öffnen, nach Ersatz zu suchen, zu speichern und zu schließen, dann das zweite Word zu öffnen und dieselbe Aktion zu wiederholen. Je mehr Dokumente vorhanden sind, desto offen sichtlicher ist die sich wiederholende Arbeit, und es ist schwierig sicher zustellen, dass jede Datei konsistent behandelt wird.
Wenn diese Schlüssel wörter offen sichtliche Gesetze haben, kann die Stapel ersetzung mithilfe der Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke abgeschlossen werden. Dieser Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool Zeigt, wie Schlüssel wörter in Word in großen Mengen gefunden und ersetzt werden. Diese Software ist ein Office-Software-Tool und richtet sich an Word-, Excel-, PDF-und andere Datei-Batch-Verarbeitung szenarien. Der Kernwert besteht darin, sich wiederholende und mechanische Dokument vorgänge in einem Aufgaben prozess zu konzentrieren.
Anwendbares Szenario: Batch-Ersatz für regulären Text in Word
Die Methode in diesem Artikel eignet sich zum Umgang mit einer großen Anzahl regelmäßiger Schlüssel wörter in Word-, Docx-und Doc-Dokumenten, anstatt nur ein festes Wort zu ersetzen. Zum Beispiel enthält das Dokument drei Großbuchstaben wie ABC, BOT und ELA, Zahlen wie 60, 100 und 2026, Artikel nummern, Kurs nummern, Klausel nummern usw. Wenn diese Inhalte einheitlich ersetzt, desensi bilisiert oder in Platzhalter geändert werden müssen, können Sie die Formel für die Fuzzy-Suche verwenden.
Im Vergleich zum manuellen Austausch spiegeln sich die Vorteile von Batch-Werkzeugen haupt sächlich in drei Aspekten wider. Erstens können Dateien auf einmal importiert werden und müssen nicht einzeln geöffnet werden. Zweitens werden die Such regeln nur einmal festgelegt und können auf alle Dateien angewendet werden. Drittens können mehrere Regeln gleichzeitig verarbeitet werden, z. B. eine Regel für Abkürzungen in Großbuchstaben und die andere für Zahlen. Für Personen, die häufig Vorlagen, Regeln und Vorschriften, Kurs materialien und englische Dokumente organisieren, kann diese Art der Operation viel Zeit sparen.
Es muss betont werden, dass reguläre Ausdrücke eine Möglichkeit sind, "Text nach Regeln abzustimmen". Es ist sehr leistungs fähig, erfordert aber auch, dass Benutzer genau wissen, was sie treffen möchten. Je genauer die Regel einstellungen sind, desto kontroll ierbarer ist das Ergebnis des Batch-Ersatzes.
Effekt vorschau: Datei-und Dokument inhalt vor der Verarbeitung
Aus dem Screenshot vor der Verarbeitung geht hervor, dass sich in diesem Beispiel ordner 6 Word-Dokumente befinden und die Dateinamen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx und 6.docx lauten. Diese Dateien dienen als Verarbeitung objekte für denselben Aufgaben stapel.
Wenn Sie eines der Dokumente öffnen, sehen Sie, dass der Text inhalt mehrere Ziele enthält, die ersetzt werden müssen. BOT erscheint an der Titel position, ELA erscheint im Haupt text absatz und es gibt auch digitale Inhalte wie 60 Stunden im Satz. Der rote Pfeil zeigt auf einige repräsent ative Ziele und zeigt an, dass diese Schlüssel wörter nicht an einer Stelle konzentriert, sondern in Überschriften, Absätzen und Beschreibung stext verstreut sind.
Wenn nur ein Dokument verarbeitet wird, ist eine manuelle Suche akzeptabel. Wenn dieser Inhalt jedoch in 6, 60 oder mehr Dateien vorhanden ist, ist der manuelle Vorgang nicht mehr effizient. Noch wichtiger ist, dass BOT und ELA zwar unterschied liche spezifische Inhalte haben, jedoch beide zur Art von Text mit "drei Großbuchstaben" gehören und mit derselben Formel einheitlich abgeglichen werden können.
Effekt vorschau: Englische Abkürzungen und Zahlen werden nach der Verarbeitung einheitlich ersetzt
Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Dokument effekt. Sie können sehen, dass die ursprünglichen drei Großbuchstaben durch A und die Zahlen durch B ersetzt werden. Beispiels weise ändert sich die Anfangs position des Titels von BOT zu A, der ELA-bezogene Inhalt im Text wird zu A und die ursprüngliche Ziffern position wie 60, 2 und 5 wird zu B.
Dies zeigt, dass die Regeln für den Stapel austausch für den Inhalt des Dokuments wirksam geworden sind. Für die eigentliche Office-Szene können Sie A und B durch den Inhalt ersetzen, den Sie benötigen, z. B. "eine Organisation", "eine Nummer", "Nummer ausgeblendet", "Projekt code" usw. Der Schlüssel ist, dass die Such formel auf der linken Seite und der Ersatz text auf der rechten Seite eins zu eins entsprechen müssen.
Schritt 1: Öffnen Sie die Such ersatz funktion im Word-Tool
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Danach wählen Sie in der linken Navigations leiste "Word Tools". Auf der Haupt oberfläche werden mehrere Word-Stapel verarbeitung funktionen angezeigt. Dieses Mal wird "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" verwendet. Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, befindet sich diese Funktion im ersten Punkt der Word-Tool-Liste, was darauf hinweist, dass ihr Zweck darin besteht, Schlüssel wörter im Word-Datei inhalt in Stapeln zu finden und zu ersetzen.
Nach der Auswahl dieser Funktion wechselt die Software in einen speziellen Verarbeitung prozess. Die Benutzer oberfläche ist als schrittweise Bedienung konzipiert. Benutzer müssen nur die Datei auswahl, die Verarbeitung optionen, den Speicherort speichern und die Verarbeitung in der richtigen Reihenfolge abschließen. Für diejenigen, die mit der Stapel verarbeitung nicht vertraut sind, kann dieses Prozess design die Anzahl der fehlenden Schritte verringern.
Schritt 2: Importieren Sie docx-Dokumente, die verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite besteht der erste Schritt darin, "die zu verarbeiten den Datensätze auszuwählen". Die beiden Haupte in gänge "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordnern importieren" befinden sich oben rechts auf der Seite. Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken. Wenn sich die Dateien im selben Ordner befinden, wird empfohlen, auf "Dateien aus Ordnern importieren" zu klicken, was eher der Verwendung von Stapel verarbeitung entspricht.
Die importierte Liste im Screenshot enthält 6 Docx-Dateien. Die Software zeigt die Seriennummer, den Namen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit und die Änderungs zeit an. Die Anzahl der Datensätze wird unten als 6 angezeigt, um die Anzahl der Dateien für diese Aufgabe zu bestätigen. Nach dem Import sollten Sie sich auf zwei Punkte konzentrieren: Zum einen, ob der Datei pfad korrekt ist, und zum anderen, ob die Erweiterung der erwartete Word-Dateityp ist.
Wenn Sie eine Datei importieren, die nicht verarbeitet werden muss, können Sie einen einzelnen Datensatz über die Aktions spalte löschen. Wenn die gesamte Liste erneut ausgewählt werden muss, klicken Sie auf "Löschen". Nachdem Sie bestätigt haben, dass es korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um die Regel einstellungen aufzurufen.
Schritt 3: Aktivieren Sie die Formel unschärfe, um Text zu finden
Der zweite Schritt ist "Verarbeitung optionen festlegen". Im Bereich "Suchen" bietet die Benutzer oberfläche zwei Einzel optionen: "Text genau suchen" und "Text mit Formel unschärfe suchen". Da in diesem Beispiel eine Art Text anstelle eines festen Wortes abgeglichen werden soll, sollten Sie "Text mit Formel fuzzy suchen" auswählen.
Die genaue Suche nach Text eignet sich zum Umgang mit expliziten Schlüssel wörtern, z. B. durch das Ersetzen des "alten Namens" durch den "neuen Namen". Der Formel-Fuzzy-Suchtext eignet sich zum Umgang mit Änderungen, z. B. allen Zahlen, allen drei Großbuchstaben, einer bestimmten Nummerierung struktur usw. In diesem Beispiel können sowohl BOT als auch ELA durch dreistellige Großbuchstaben formeln abgeglichen werden, Zahlen wie 60, 2 und 5 können durch numerische Formeln abgeglichen werden.
Schritt 4: Geben Sie die Platzhalter formel für reguläre Ausdrücke ein
Geben Sie in der linken "Liste der zu suchen den Schlüssel wörter" die Formel ein, nach der Sie suchen möchten. Füllen Sie [A-Z]{3} in der ersten Zeile des Screenshots und \ d in der zweiten Zeile aus.
[A-Z]{3} kann verstanden werden als: Großbuchstaben von A bis Z, die dreimal hintere in ander vorkommen. Daher wird es mit drei Großbuchstaben wie BOT und ELA übereinstimmen. \ D kann verstanden werden als: eine oder mehrere Zahlen. Es wird also mit digitalen Inhalten wie 60, 2, 5 übereinstimmen.
Das Schöne an dieser Einrichtung ist, dass nicht alle möglichen Abkürzungen und Zahlen im Voraus aufgelistet werden müssen. Solange sie den Regeln der Formel beschreibung entsprechen, kann die Software sie im Inhalt des Word-Dokuments finden und gemäß der Regel auf der rechten Seite ersetzen.
Schritt 5: Stellen Sie das Ersetzung serge bnis ein und überprüfen Sie die Korrespondenz
Füllen Sie in der rechten "Liste der ersetzten Schlüssel wörter" das Screenshot-Beispiel mit A in Zeile 1 und B in Zeile 2 aus. Mit anderen Worten, alle Texte, die mit [A-Z]{3} übereinstimmen, werden durch A ersetzt, und alle Texte, die mit \ d übereinstimmen, werden durch B ersetzt.
Überprüfen Sie hier unbedingt die Korrespondenz der Zeilennummer. Die erste Zeile auf der linken Seite entspricht der ersten Zeile auf der rechten Seite, und die zweite Zeile auf der linken Seite entspricht der zweiten Zeile auf der rechten Seite. Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen möchten, sollten Sie auch diese Struktur von Zeile zu Zeile beibehalten. Wenn Sie beispiels weise eine bestimmte Nummer in Zeile 3 finden, müssen Sie den entsprechenden Ersatz inhalt in Zeile 3 rechts eingeben.
Die Option "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren" wird ebenfalls in der Benutzer oberfläche angezeigt. Ob ein Kontroll kästchen aktiviert werden soll, hängt von den tatsächlichen Bedürfnissen ab. Wenn Sie nur die Groß-und Kleinschreibung abkürzungen abgleichen möchten, wird normaler weise nicht empfohlen, die Groß-und Kleinschreibung nach Belieben zu ignorieren. Wenn Ihr Dokument mit Groß-und Kleinschreibung gemischt ist und verarbeitet werden muss, können Sie es mit dem Beispiel dokumenten test kombinieren.
Schritt 6: Stellen Sie die Ausgabe position ein und führen Sie die Stapel verarbeitung durch
Klicken Sie nach dem Ausfüllen der Regeln auf "Weiter". Der obere Prozess zeigt, dass es auch "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" gibt. Es wird empfohlen, die verarbeitete Datei in einem neuen Ordner zu speichern, anstatt die Original datei direkt zu überschreiben. Auf diese Weise können Sie die Original datei verwenden, um die Aufgabe erneut auszuführen, auch wenn Sie feststellen, dass der Formel bereich zu groß ist oder der Ersetzung inhalt falsch ist.
Sobald die Verarbeitung beginnt, führt die Software die gleichen Such ersatz regeln nacheinander gemäß den Dateien in der Import liste aus. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ergebnis datei, um sie zu überprüfen. Schauen Sie sich bei der Überprüfung nicht nur die erste Ersetzung an. Überprüfen Sie am besten mehrere Positionen wie Titel, Text, Liste und Anweisungen in Klammern, um sicher zustellen, dass der Ersetzung bereich den Erwartungen entspricht.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Warum werden alle Zahlen im Beispiel zu B?Da \ d in der zweiten Zeile links verwendet wird, füllen Sie B in der zweiten Zeile rechts aus. Jede Position, die einer oder mehreren Zahlen entspricht, wird durch B ersetzt.
2. Was ist, wenn Sie nur 60 ersetzen möchten und keine anderen Zahlen ersetzen möchten?Dann sollten Sie nicht zu breite \ d verwenden. Sie können stattdessen genauer suchen oder strengere Formeln entwerfen, die auf tatsächlichen Formaten basieren. Beurteilen Sie den Übereinstimmung bereich vor dem Batch-Ersetzen.
3. Ersetzt die Drei-Buchstaben-Formel versehen tlich andere Abkürzungen?Es wird möglich sein. [A-Z]{3} stimmt mit allen 3 Großbuchstaben in Folge überein. Wenn das Dokument drei Abkürzungen enthält, die nicht ersetzt werden möchten, ist dies ebenfalls betroffen. Daher sollte vor der formalen Verarbeitung eine Beispiel dokumentation zur Überprüfung verwendet werden.
4. Was bedeutet es, die Liste als leer zu ersetzen?Die Benutzer oberfläche fordert "Nicht ausfüllen bedeutet Löschen" auf. Wenn in einer Zeile rechts kein Inhalt ausgefüllt wird, wird die entsprechende Übereinstimmung möglicher weise gelöscht. Die Liste auf der rechten Seite muss während der Stapel verarbeitung überprüft werden, um ein Auslaufen zu vermeiden.
5. Wie kann ich sicherer arbeiten, wenn die Anzahl der Dateien groß ist?Es wird empfohlen, 1 bis 2 repräsent ative Datei tests zu leiten, zu bestätigen, dass die Regeln korrekt sind, und dann alle Dateien für die Stapel verarbeitung zu importieren. Dies verhindert, dass zu viele Dokumente gleichzeitig beeint rächt igt werden.
Zusammenfassung: Verwenden Sie das Stapel werkzeug, um wiederholte Ersetzungen in eine Einstellung umzuwandeln
Die Schwierigkeit beim Batch-Ersetzen von Schlüssel wörtern für mehrere Word-Dokumente liegt nicht in einer einzelnen Ersetzung aktion, sondern in der Anzahl der Wiederholungen, dem verstreuten Inhalt und den leicht zu übersehen den Regeln. HeSoft Doc Batch Tool Mit der Funktion "Schlüssel wörter in Word suchen und ersetzen" werden mehrere Docx-Dateien zur Verarbeitung in einer Aufgabe gesammelt und die Verwendung von Formel unschärfe zum Suchen von Text unterstützt.
In diesem Beispiel muss der Benutzer nur 6 Docx-Dateien importieren, die Formel such methode auswählen, [A-Z]{3} und \ d eingeben und dann die Ersetzung sergeb nisse A und B festlegen, um den Stapel austausch der englischen Abkürzungen und Zahlen abzuschließen. Für Büro angestellte, die eine große Anzahl von Word-, Docx-und Doc-Dokumenten verarbeiten müssen, wird empfohlen, diese Methode zur Aktualisierung von Vorlagen, zur Desensi bilisierung von Daten, zur Nummerierung von Spezifikationen und zur Bereinigung von Stapel inhalten zu verwenden, um Doppel arbeit erheblich zu reduzieren.