Tutoriel de remplacement par lots avec caractères génériques dans Excel : utiliser des expressions régulières pour modifier plusieurs fichiers xlsx en même temps

Lorsque plusieurs classeurs Excel contiennent des numéros, codes ou mots-clés suivant les mêmes règles, ouvrir chaque fichier pour rechercher et remplacer prend non seulement du temps, mais entraîne aussi facilement des oublis. Cet article prend comme exemple la modification en masse des numéros CCN d’hôpitaux et des codes CBSA pour expliquer comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool afin d’importer plusieurs fichiers xlsx, définir des expressions régulières avec caractères génériques via « Rechercher du texte de façon floue à l’aide d’une formule », et spécifier séparément le contenu de remplacement pour différentes règles de correspondance. En suivant la procédure décrite dans cet article, vous pouvez traiter en une seule fois le texte des cellules de plusieurs classeurs, réduire les opérations répétitives et, grâce à la comparaison avant/après, à la correspondance des règles et aux suggestions de sauvegarde, améliorer la précision et la contrôlabilité des remplacements en masse.

Lorsque des dizaines, voire des centaines de classeurs Excel contiennent des numéros, des codes produit, des codes région ou des mots-clés à format fixe à modifier, utiliser la fonction Rechercher et remplacer intégrée à Excel pour les traiter un par un génère une grande quantité de travail répétitif. En particulier lorsque le contenu cible n’est pas exactement identique mais partage un format commun — par exemple tous les numéros à six chiffres commençant par 030, ou tous les codes à cinq chiffres commençant par 46 —, une recherche exacte classique a du mal à tout couvrir en une seule fois, et un filtrage manuel risque d’entraîner des oublis.

Le problème traité dans cet article est le suivant : comment utiliser des caractères génériques et des expressions régulières pour rechercher et remplacer simultanément, dans plusieurs fichiers xlsx, le contenu de cellules correspondant à des règles précises. Le logiciel de bureautique utilisé dans l’exemple est HeSoft Doc Batch Tool , dont le positionnement est orienté vers le traitement par lot de documents bureautiques tels que Word, Excel, PowerPoint et PDF. Nous utiliserons ici sa fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel » pour ajouter plusieurs fichiers Excel à une même tâche, puis effectuer un remplacement par lot au moyen d’une recherche approximative par formule.

I. Scénarios d’application : quels contenus Excel se prêtent à un remplacement par lot avec caractères génériques

La recherche exacte convient au traitement de textes parfaitement identiques, par exemple remplacer toutes les occurrences de « ancien nom de société » par « nouveau nom de société ». Mais dans les données métier réelles, de nombreux contenus à traiter ne partagent qu’une même structure, sans que les caractères précis soient tous identiques ; dans ce cas, il est plus approprié d’utiliser des règles approximatives sous forme de caractères génériques ou d’expressions régulières.

Les cas d’usage courants incluent :

• le remplacement par lot de numéros d’employé, de client, d’hôpital ou de projet partageant un même préfixe ;
• la migration unifiée de codes région, de codes de service et de codes de classification dans plusieurs états Excel ;
• lors de la préparation de données à envoyer à l’extérieur, le remplacement uniforme des numéros correspondant à un certain format par des valeurs de test ou des valeurs masquées ;
• le cas où plusieurs classeurs xlsx utilisent d’anciennes règles de codage et doivent être convertis selon une logique vers de nouveaux codes temporaires ;
• le cas où les modèles, rapports mensuels, registres et tableaux d’archivage sont nombreux et nécessitent une recherche et un remplacement inter-fichiers réalisés en une seule fois.

Par rapport à l’ouverture individuelle des fichiers Excel, l’intérêt du traitement par lot n’est pas seulement d’économiser des clics : il permet aussi d’appliquer le même jeu de critères de recherche à tous les fichiers. Pour les tâches dont les règles sont claires et le nombre de fichiers élevé, cette approche facilite la cohérence des résultats.

II. Aperçu du résultat : ce qui change avant et après le traitement

1. Données Excel avant traitement

Avant traitement, la feuille de calcul contient des champs tels que Hospital CCN, Hospital Name, CBSA et CBSA Name. Dans la capture d’écran, la colonne Hospital CCN comporte des numéros à six chiffres commençant par 030, tels que 030006, 030010, 030011 et 030064 ; dans la colonne CBSA apparaissent successivement des codes à cinq chiffres commençant par 46, comme 46060. Les flèches rouges indiquent les deux zones de données à traiter en lot dans cet exemple.

Les derniers chiffres de ces numéros étant différents, il est impossible d’effectuer un remplacement exact en saisissant un seul mot-clé complet. En revanche, ils présentent des formats stables : d’une part « 030 suivi de trois chiffres », d’autre part « 46 suivi de trois chiffres ». On peut donc rédiger séparément des règles de recherche approximative.

2. Données Excel après traitement

Une fois le traitement terminé, les numéros Hospital CCN correspondant à la règle commençant par 030 ont été uniformément remplacés par 111111, et les codes CBSA correspondant à la règle commençant par 46 ont été uniformément remplacés par 22222. Dans la capture d’écran, les zones jaunes montrent clairement le résultat du remplacement, tandis que les contenus ne correspondant pas aux règles, comme 010039, 010052 ou 29300, restent inchangés.

Cela montre que la règle n’écrase pas toute la colonne sans distinction : elle recherche le texte des cellules correspondant à l’expression, puis exécute le remplacement. En utilisation réelle, il convient d’abord de tester sur une copie afin de confirmer que la portée de l’expression correspond bien aux attentes avant de traiter les fichiers officiels.

III. Étapes : rechercher et remplacer par lot dans plusieurs fichiers Excel

Étape 1 : accéder à la fonction de recherche et de remplacement de mots-clés dans Excel

Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , puis sélectionnez « Outils Excel » dans la classification des fonctions à gauche. L’interface principale affiche plusieurs fonctions de traitement par lot Excel ; repérez et cliquez sur « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ». La description de cette fonction indique qu’elle permet de rechercher et remplacer par lot des mots-clés dans le contenu de fichiers Excel, ce qui correspond à la tâche de remplacement inter-fichiers présentée ici.

Le but de cette étape est d’entrer dans la tâche dédiée au remplacement de contenu Excel, et non d’utiliser le renommage de fichiers ou d’autres outils documentaires. Une fois dans cette fonction, l’interface guide l’opération selon l’ordre suivant : sélection des enregistrements, réglage des options de traitement, réglage de l’emplacement d’enregistrement, puis lancement du traitement.

Étape 2 : ajouter les plusieurs classeurs xlsx à traiter

Sur la page « Sélectionner les enregistrements à traiter », vous pouvez cliquer sur « Ajouter des fichiers » pour sélectionner les classeurs un par un, ou cliquer sur « Importer des fichiers depuis un dossier » pour ajouter en une seule fois les fichiers d’un même répertoire. Dans l’exemple de capture d’écran, trois fichiers — product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx — ont été ajoutés en une fois ; la liste affiche simultanément le nom du fichier, le chemin, l’extension, la date de création et la date de modification.

Après l’ajout, vérifiez d’abord le nombre de fichiers et les chemins afin d’éviter d’inclure dans la tâche des classeurs qui n’ont pas besoin d’être modifiés. Si un fichier a été sélectionné par erreur, utilisez l’opération de suppression située à droite de la liste pour le retirer ; si vous devez recommencer la sélection, vous pouvez également utiliser le bouton « Vider » de la page. Une fois la liste des fichiers confirmée, cliquez sur « Suivant ».

Étape 3 : définir la portée du traitement et le type de cellule

Sur la page « Définir les options de traitement », commencez par définir la portée du traitement Excel. Dans l’exemple, l’option cochée est « Texte de la cellule », car ce qui doit être modifié est le numéro contenu dans les cellules de la feuille de calcul, et non le nom des feuilles ni le texte figurant sur des formes.

La page propose également des conditions sur le nom des feuilles, des conditions sur le nom des colonnes, le type de formule des cellules, le mode de traitement des cellules contenant des formules ainsi que le type de données. Dans l’exemple, les conditions de nom de feuille et de nom de colonne restent désactivées, ce qui signifie qu’aucune limitation supplémentaire à une feuille ou à une colonne n’est appliquée ; le type de formule est réglé sur « Sans restriction » ; et le type de données des cellules à traiter est coché sur « Texte ». Ces réglages doivent être adaptés aux fichiers réels et non reproduits mécaniquement.

Par exemple, si vous souhaitez traiter uniquement des numéros au format texte, il est préférable de limiter au texte ; si les numéros sont enregistrés comme nombres dans le classeur d’origine, il faut alors réévaluer la situation en fonction du type de données réel. Lorsque des cellules de formule sont concernées, il faut également distinguer la valeur calculée par la formule de l’expression de la formule, afin d’éviter de choisir le mauvais objet de remplacement.

Étape 4 : choisir la recherche approximative par formule et saisir les expressions

Dans la zone « Définir les options de mots-clés », passez du mode « Recherche exacte de texte » au mode « Utiliser une formule pour rechercher approximativement du texte ». Dans la capture d’écran, la liste de recherche comporte deux lignes de règles :

1. 030\d{3} : recherche un texte composé de 030 suivi immédiatement de trois chiffres, par exemple 030006, 030010 et 030148 ;
2. 46\d{3} : recherche un texte composé de 46 suivi immédiatement de trois chiffres, par exemple 46060.

La liste de droite « Liste des mots-clés après remplacement » contient 111111 et 22222 sur les mêmes numéros de ligne. Autrement dit, la première règle de recherche correspond au premier contenu de remplacement, et la deuxième règle de recherche correspond au deuxième contenu de remplacement.

C’est l’étape la plus importante de toute l’opération. L’ordre des listes de gauche et de droite doit correspondre exactement, sinon les numéros CCN risquent d’être remplacés par la valeur cible des CBSA. Dans la capture d’écran, l’option « Ignorer la casse » n’est pas cochée ; comme cet exemple traite des chiffres, l’option de casse n’a pas d’incidence sur le résultat. Si les règles contiennent des lettres anglaises, il faut décider de l’activer ou non selon les besoins métier.

Étape 5 : définir l’emplacement d’enregistrement et lancer le traitement

Après confirmation des règles, cliquez sur « Suivant » pour accéder à la page « Définir l’emplacement d’enregistrement ». Afin de faciliter la vérification et de protéger les données d’origine, il est recommandé d’enregistrer les résultats dans un nouveau dossier séparé, et de ne pas écraser directement l’unique fichier original sans sauvegarde préalable. Une fois l’emplacement d’enregistrement défini, continuez vers « Lancer le traitement » et exécutez la tâche selon les indications de l’interface.

Une fois le traitement terminé, contrôlez au moins un classeur de sortie : recherchez si 111111 et 22222 apparaissent bien, et vérifiez en même temps que les numéros ne correspondant pas aux règles 030 ou 46 restent inchangés. Si le nombre de fichiers traités est plus important, vous pouvez aussi effectuer un contrôle par échantillonnage sur plusieurs classeurs selon la liste des fichiers.

IV. Comment faire correspondre expressions et liste de remplacement

Les règles par lot suivent généralement une correspondance ligne par ligne. Le contenu recherché de la première ligne correspond au contenu de remplacement de la première ligne, celui de la deuxième ligne à celui de la deuxième ligne, et ainsi de suite. Par conséquent, lorsque vous saisissez plusieurs règles, il est conseillé de préparer d’abord la correspondance « règle de recherche — résultat de remplacement » dans un texte externe, puis de la copier dans l’interface du logiciel afin de réduire le risque de décalage.

\d sert à représenter un chiffre, et {3} indique que le motif numérique précédent apparaît trois fois de suite. Ainsi, 030\d{3} correspond à 030 suivi de trois chiffres. Il ne faut pas comprendre simplement cette expression comme la recherche des trois caractères « 030 » : elle décrit un format complet.

Si le nombre de chiffres des numéros réels est différent, ajustez la règle en conséquence et validez-la d’abord sur un petit nombre de fichiers de test. Une expression trop large peut correspondre à des données qui ne devraient pas être modifiées ; une expression trop étroite peut laisser échapper du contenu cible.

V. Questions fréquentes et précautions

1. Pourquoi certains numéros apparemment identiques ne sont-ils pas remplacés

Vérifiez d’abord le type de données réel de la cellule. Dans Excel, un contenu affiché comme un nombre peut être du texte, une valeur numérique ou encore provenir d’un calcul par formule. Dans la capture d’écran, les réglages de traitement ne cochent que « Texte », de sorte que les types non textuels peuvent ne pas être traités de la même manière. Vérifiez également si les numéros sont précédés ou suivis d’espaces, si les zéros initiaux ont déjà été supprimés par Excel, et si le nombre de chiffres correspond bien à l’expression.

2. Peut-on traiter uniquement une feuille ou une colonne déterminée

L’interface comporte deux interrupteurs : « Le nom de la feuille de calcul doit satisfaire cette condition » et « Le nom de la colonne de la cellule doit satisfaire cette condition ». Si la tâche nécessite de restreindre la portée, vous pouvez appliquer une limitation au moyen des conditions proposées sur la page ; si vous n’êtes pas familiarisé avec la syntaxe des conditions, il est conseillé de d’abord tester sur des fichiers copiés.

3. Pourquoi plusieurs règles peuvent-elles provoquer un remplacement décalé

La cause la plus fréquente est l’absence de correspondance stricte entre les numéros de ligne des listes de gauche et de droite. Après avoir ajouté, supprimé ou modifié des règles, revérifiez chaque ligne. Ne contrôlez pas seulement l’expression elle-même, mais aussi le texte de remplacement correspondant.

4. Pourquoi est-il recommandé d’enregistrer dans un nouveau dossier

Une tâche par lot affecte plusieurs fichiers ; dès qu’une règle est erronée, l’ampleur des corrections à reprendre s’élargit également. Conserver les fichiers d’origine et exporter les résultats vers un nouveau dossier permet de comparer facilement l’avant et l’après traitement, et de reconfigurer plus aisément les règles en cas de problème détecté.

5. Peut-on l’utiliser directement sur des données officielles

Il est recommandé de commencer par copier un ou deux classeurs représentatifs pour effectuer un test à petite échelle. Après avoir confirmé que le nombre de correspondances, les résultats de remplacement, les formules et les formats ne présentent aucune anomalie, ajoutez ensuite l’ensemble des fichiers. Pour les données financières, médicales, clients et projets, respectez en outre les exigences de gestion des données et d’approbation en vigueur dans votre organisation.

VI. Conclusion

Grâce à la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel » de HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez placer plusieurs classeurs xlsx dans une même tâche de traitement et utiliser la recherche approximative par formule pour identifier des numéros partageant un format commun. Dans cet exemple, les deux règles 030\d{3} et 46\d{3} ont permis de remplacer différents numéros respectivement par 111111 et 22222, évitant ainsi des opérations répétées fichier par fichier et feuille par feuille.

Si vous traitez plusieurs registres Excel, rapports métier ou fichiers de données destinés à l’extérieur, il est conseillé de commencer par sauvegarder les fichiers, de valider les expressions sur un petit échantillon, puis d’importer par lot l’ensemble des classeurs. En définissant correctement la portée du traitement, les types de données et la correspondance des règles, vous pourrez accomplir de manière plus fiable un remplacement par lot avec caractères génériques dans Excel, réduire le travail répétitif et améliorer l’efficacité du traitement des fichiers.