En el trabajo, los documentos a menudo deben enviarse a colegas, clientes o líderes para su revisión, pero lo más temido es que la otra parte cambió accidentalmente el contenido del documento original o lo editó directamente, y el resultado fue un documento irreconocible. En este momento, si el documento solo puede anotar y no modificar el contenido, el problema se resolverá. Hoy, hablemos de cómo lograr este requisito y qué herramientas y métodos existen para elegir.
¿Por qué necesito agregar una contraseña a la palabra?
Word solo permite la anotación de esta función, que es particularmente práctica en el trabajo real. Por ejemplo, si envía el borrador del contrato a la revisión legal, espera que solo proponga enmiendas, en lugar de cambiar directamente el texto del contrato; o envíe el primer borrador del informe al líder para su revisión, y el líder puede comentar las opiniones al lado, pero no Se eliminará el contenido importante por mal funcionamiento; también hay profesores que corrigen la tarea de los estudiantes, edite y revise los manuscritos del autor, etc., estos escenarios deben hacer que el documento solo se pueda comentar y no modificar.
Word solo permite la vista previa del efecto anotado
Antes de procesar:
Después del procesamiento:
Método 1: usar HeSoft Doc Batch Tool Para restringir la edición de palabras, solo los comentarios
Índice recomendado:★★★★★
Ventajas:
1. Diseño específico. A diferencia de otras herramientas, esta función está enterrada en un montón de configuraciones complejas. La interfaz es muy intuitiva. Todo lo que tiene que hacer es marcar "Restringir la edición de contraseñas" y luego seleccionar "Solo anotación". Es así de simple.
2. Capacidad de procesamiento por lotes real. Solo necesita seleccionar todos estos documentos, configurarlos una vez, procesarlos con un clic y todos los documentos estarán protegidos de acuerdo con las mismas reglas.
3. Procesamiento local para garantizar la seguridad. Todas las operaciones se realizan en su propia computadora y no es necesario cargar documentos en ningún servidor en la nube.
Desventajas:
[ HeSoft Doc Batch Tool 】 Debe descargarse localmente para su uso.
Pasos de operación:
1. Descargar y abrir 【 HeSoft Doc Batch Tool 】, Seleccione [Herramienta de palabra] a la izquierda y luego seleccione [Word Agregar protección con contraseña] a la derecha.
2. Haga clic en [Agregar archivo] en la parte superior derecha, o arrastre y suelte la palabra que se cifrará a la ubicación especificada para completar la carga del archivo.
3. Haga clic en [Siguiente] para abrir el botón [Restringir editar contraseña], marque [Solo anotación] a continuación y complete la contraseña cuando se levante la restricción según sea necesario.
4. Haga clic en [Siguiente], la herramienta comenzará a agregar una contraseña de edición restringida a los documentos de Word en lotes y se le dará un mensaje a tiempo después de la finalización.
Método 2: Utilice las funciones propias de Microsoft Word para restringir la edición y solo las anotaciones
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: Completamente gratis, sin necesidad de instalar ningún software de terceros. Como característica nativa de Office, la compatibilidad es mejor y las restricciones de permisos se muestran correctamente en cualquier dispositivo compatible con Office cuando se configura.
Desventajas: no se puede procesar por lotes, cada documento debe configurarse por separado. La ruta de operación es profunda y los usuarios desconocidos pueden necesitar buscar tutoriales para encontrar la ubicación correcta. La falta de funciones de administración de contraseñas unificadas requiere un registro separado de cada contraseña de documento.
Pasos de operación:
1. Abra el documento de Word que necesita configurar y haga clic en el menú "Archivo".
2. Seleccione la pestaña "Información" y haga clic en el botón "Proteger documentos".
3. Seleccione "Restringir edición" en el menú desplegable.
4. Marque "Permitir solo este tipo de edición en el documento" en la barra lateral derecha.
5. Seleccione "Anotación" en el cuadro desplegable, establezca una contraseña y haga clic en "Sí, inicie la protección obligatoria".
Método 3: use la grabación de macro de Word (semiautomática) para bloquear la palabra sin modificar, solo anotación
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: Se pueden realizar operaciones repetidas en una sola palabra, lo que mejora ligeramente la eficiencia. Las macros grabadas se pueden reutilizar en otros documentos.
Desventajas: El sistema puede bloquear la configuración de seguridad de las macros. Solo se puede procesar un documento abierto a la vez, la capacidad de procesamiento por lotes es limitada y la compatibilidad de macros de diferentes versiones de Word puede ser problemática.
Pasos de operación:
1. Abra Word y haga clic en "Ver"-> "Macro"-> "Grabar macros".
2. Nombra la macro y especifica la tecla de acceso directo para comenzar a grabar.
3. Siga los pasos manuales anteriores para establecer "Edición restringida" como anotación.
4. Detenga la grabación y guarde el documento.
5. Siga las teclas de acceso directo para aplicar macros a otros documentos, pero debe abrirlos uno por uno.
Método 4: Usar Adobe Acrobat Pro (Convertir a PDF) para que la palabra no se modifique
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: generar PDF es más seguro y la compatibilidad multiplataforma es excelente. Puede configurar una gestión de permisos compleja, incluida la impresión, la edición, etc.
Desventajas: necesita convertir a PDF, perdiendo la flexibilidad de edición de Word. Acrobat Pr no está diseñado específicamente para documentos de Word y es más indirecto en funcionamiento.
Pasos de operación:
1. Abra el documento con Word y guárdelo como formato PDF.
2. Abra el archivo PDF con Acrobat Pro.
3. Haga clic en "Herramientas"-> "Protección"-> "Más protección".
4. Seleccione "Usar contraseña para la configuración de seguridad".
5. Restrinja la edición en la configuración de permisos y permita comentarios.
Método 5: evitar que se modifique la palabra con LibreOffice (alternativa de código abierto)
Índice recomendado:★★★☆☆
Ventajas: completamente gratuito y de código abierto, rico en funciones. Admite el procesamiento por lotes de macros, teóricamente puede automatizarse.
Desventajas: a veces hay problemas con la compatibilidad con MS Word. La interfaz de configuración y la lógica de operación son diferentes de Word y necesitan volver a aprender.
Pasos de operación:
1. Inicie el software LibreOffice, seleccione la función "Abrir archivo", busque el documento de Word que necesita configurar (admite los formatos. doc y. docx) e importarlo al área de trabajo del software.
2. Haga clic en "Archivo" en la barra de menú superior de LibreOffice, busque la opción "Propiedades" en el menú desplegable y haga clic en ella, seleccione la pestaña "Seguridad" en el cuadro de diálogo emergente e ingrese a la interfaz de configuración de permisos.
3. En la interfaz de configuración de seguridad, primero marca la opción "Abrir documento con contraseña" e ingresa la contraseña, luego encuentra la opción relacionada con la protección del documento, establece el límite de edición en "solo lectura recomendada" o restringe completamente la edición.
4. En el menú desplegable de las opciones de protección, el sistema proporciona una opción de "solo lectura (recomendado)" de forma predeterminada, y puede seleccionar "Personalizar" para establecer permisos con más detalle, como permitir anotaciones, permitir completar formularios y otras operaciones específicas.
5. Después de completar todos los ajustes, haga clic en "Aceptar" para guardar la configuración, luego haga clic en "Archivo"-> "Guardar como" nuevamente, tenga en cuenta que el formato de guardado es "Documento de Microsoft Word (.docx)" para garantizar la compatibilidad con Word.
Método 6: Use OnlyOffice (Documento en línea de nivel empresarial) para evitar que la palabra se edite pero tenga en cuenta
Índice recomendado:★★☆☆☆
Ventajas: el código abierto es gratuito y admite el despliegue de privatización. La edición colaborativa es potente y los permisos están bien controlados.
Desventajas: necesita construir su propio servidor o usar su servicio en la nube. La configuración es relativamente complicada para usuarios individuales.
Pasos de operación:
1. Primero, debe instalar e implementar el servicio OnlyOffice en su propio servidor, o acceder directamente a la plataforma oficial de OnlyOffice en línea, registrarse e iniciar sesión en su cuenta.
2. Después de iniciar sesión correctamente, ingrese a la interfaz de administración de documentos, haga clic en el botón de carga para cargar el documento de Word que necesita configurar en el sistema, y admita la carga de varios archivos en lotes.
3. Una vez completada la carga, busque el archivo de destino en la lista de documentos, haga clic con el botón derecho y seleccione "Propiedades" o "Configuración" para ingresar a la página de configuración de acceso detallada.
4. Busque la opción de permiso de edición en el área de configuración de permisos y seleccione el nivel "Ver y comentar" en el menú desplegable, de modo que los usuarios solo puedan agregar comentarios y no modificar el texto original.
5. Después de configurar los permisos, haga clic en el botón Generar enlace para compartir, copie el enlace y envíelo a los usuarios relevantes que necesitan revisar el documento por correo electrónico o mensajería instantánea.
Una buena herramienta debe ser hacer el trabajo más fácil, no más complicado. Ya sea que se trate de revisión de contratos, revisión de informes, revisión de tareas o revisión de manuscritos, establecer los permisos de protección de documentos adecuados no solo puede garantizar la seguridad de los documentos, sino también facilitar la colaboración y la comunicación. Elija la herramienta que más le convenga para que la gestión de documentos sea más eficiente y ordenada.