Las facturas electrónicas OFD, los documentos gubernamentales y los certificados electrónicos a menudo deben convertirse a formatos de imagen durante la circulación de la oficina. Este artículo se basa en la conversión por lotes de todas las páginas del archivo OFD en imágenes JPG y presenta cómo usar HeSoft Doc Batch Tool Complete la importación por lotes, la selección de rangos de página, la configuración de PPI, la configuración de ubicación de guardado y el procesamiento de inicio. A través de la comparación de efectos antes y después del procesamiento y la descripción de la captura de pantalla de la operación, ayuda a los usuarios a comprender rápidamente el proceso estándar de transferencia por lotes de imágenes OFD.
El formato OFD se utiliza cada vez más en facturas electrónicas, servicios gubernamentales, certificados electrónicos, facturas financieras y documentos oficiales. Su ventaja es que el diseño es fijo y adecuado para la preservación seria de documentos, pero también traerá algunos inconvenientes en la colaboración real de la oficina. Por ejemplo, la plataforma de reembolso requiere la carga de imágenes JPG. La entrada de archivos adjuntos del sistema de asuntos gubernamentales solo admite archivos de imágenes. Los clientes o colegas no pueden abrir OFD directamente. Los archivos quieren obtener una vista previa del contenido del material por página. En este momento, la conversión por lotes de facturas electrónicas OFD o archivos OFD de asuntos gubernamentales en imágenes JPG se ha convertido en una tarea de oficina de alta frecuencia y que requiere mucho tiempo.
Si es solo un archivo, la exportación manual es aceptable; pero si hay varias OFD en una carpeta, o incluso cada OFD contiene varias páginas de contenido, el procesamiento uno por uno será muy ineficiente. Este artículo pasó HeSoft Doc Batch Tool Muestra cómo convertir por lotes todas las páginas de un archivo OFD en imágenes JPG. El posicionamiento de este software es una herramienta de procesamiento por lotes de archivos de oficina, que es adecuada para la ejecución centralizada de una gran cantidad de conversiones, clasificación y procesamiento de documentos repetitivos, reduciendo así los clics manuales y el almacenamiento repetido.
Escenarios aplicables: imágenes por lotes de facturas electrónicas, materiales gubernamentales y documentos de licencia
La necesidad de que OFD transfiera JPG por lotes generalmente proviene de procesos de oficina reales. Cuando el personal financiero clasifica las facturas electrónicas, es posible que deba convertir las facturas OFD en imágenes y cargarlas en el sistema de reembolso; al enviar materiales gubernamentales, es posible que el personal administrativo deba convertir los recibos, certificados y documentos de aprobación de OFD en archivos adjuntos JPG; los archivos están clasificando los documentos electrónicos Cuando licencias y materiales de contratos, espero exportar cada página del archivo como una imagen para facilitar la vista previa de miniaturas y el archivo clasificado; cuando el personal comercial envía archivos a los clientes, el formato de imagen es más fácil de abrir por la otra parte que OFD.
Estos requisitos tienen una cosa en común: no puede simplemente pasar una página y no puede omitir la página adjunta. Por ejemplo, las facturas electrónicas pueden contener información nominal y adicional, los documentos gubernamentales pueden contener texto, archivos adjuntos y páginas de firma, y los contratos de varias páginas también pueden contener acuerdos complementarios. Solo seleccionando "Todas las páginas" puede asegurarse de que el resultado de la conversión esté completo. Por lo tanto, el enfoque de este artículo es importar por lotes varios archivos OFD y seleccionar todas las páginas en el intervalo de páginas.
Vista previa del efecto: cambios en el formato del archivo antes y después de la conversión por lotes
La captura de pantalla antes del procesamiento muestra que hay 4 archivos OFD en el directorio actual, a saber, 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd y 4.ofd. Son los archivos originales de esta conversión por lotes. En el trabajo real, estos nombres de archivo pueden ser el código de la factura, el número comercial, el nombre de la licencia o el nombre del solicitante, pero el método de procesamiento es el mismo.
La captura de pantalla procesada muestra que el resultado de la conversión se ha exportado en forma relacionada con la imagen y aparece el logotipo JPG. En otras palabras, el archivo OFD que originalmente requería que un lector especial abriera se ha convertido en un resultado de imagen JPG general. Este resultado es más adecuado para cargar el sistema, enviarlo a otros, ponerlo en el directorio de archivos de imágenes o comprimirlo y organizarlo posteriormente.
Cabe señalar que la clave para la conversión por lotes no es simplemente cambiar el formato de archivo a una imagen, sino asegurarse de que se generen "todas las páginas". Para un lote de documentos OFD con un número de páginas no fijo, la selección unificada de todas las páginas puede reducir el riesgo de páginas perdidas y mantener las reglas de procesamiento consistentes.
Paso 1: Abra el software e ingrese la función de conversión OFD a imagen JPG
Inicio HeSoft Doc Batch Tool Después de eso, puede ver varias categorías de herramientas de oficina en el lado izquierdo, y la entrada de función en la categoría actual se muestra en el lado derecho. La captura de pantalla se encuentra actualmente en "Más herramientas", que tiene tarjetas de funciones como "Convertir OFD a PDF", "Convertir OFD a imagen JPG"," Convertir XPS a PDF ", etc.
Aquí es necesario seleccionar "Convertir OFD a imagen JPG". En la captura de pantalla, la tarjeta de función está resaltada por un fondo azul y la flecha roja apunta a la función. El texto del mensaje indica que puede "convertir archivos OFD en imágenes en formato JPG por lotes". El resultado esperado de este paso es ingresar a la página de tareas OFD a JPG dedicada en lugar de ingresar a la conversión de PDF u otras funciones de conversión de formato.
Para las facturas electrónicas y los documentos gubernamentales, es importante elegir el formato de salida correcto. Si el sistema posterior requiere explícitamente imágenes JPG, no elija OFD a PDF; si necesita mantener el formulario del documento antes de imprimirlo, el PDF puede ser más apropiado. Sin embargo, el objetivo de este artículo es la imagen de la página, por lo que debe seleccionar la función de imagen JPG.
Paso 2: Agregar archivos o importar documentos OFD desde una carpeta
Después de ingresar a la interfaz "Convertir OFD a imagen JPG", el software ingresa al asistente paso a paso. El paso 1 es "Seleccionar los registros que deben procesarse". En la parte superior derecha, hay acciones como "Agregar archivos", "Importar archivos de una carpeta", "Vaciar" y "Más". Para archivos por lotes, como facturas electrónicas y materiales gubernamentales, generalmente se recomienda crear una carpeta pendiente en la computadora, colocar todos los archivos OFD y luego usar "Importar archivos de la carpeta".
En el ejemplo, la lista de software ha importado cuatro registros, incluidos 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. La lista enumera información como la ruta del archivo, la extensión, la hora de creación y la hora de modificación. El resumen inferior muestra el número de registros como 4.
Este paso tiene dos puntos de control. Primero, la extensión de confirmación es ofd, lo que indica que el archivo OFD está importado; segundo, el número de registros de confirmación es consistente con el número de archivos antes del procesamiento. En el ejemplo, hay 4 OFD antes del procesamiento y 4 registros en la lista. Cuanto mayor sea el número de archivos, más tardará unos segundos en verificar aquí, ya que los errores de importación afectarán directamente el resultado final.
Si agrega un archivo por error, puede eliminar el registro correspondiente en la columna de acción; si desea comenzar de nuevo, puede usar "Borrar". Cuando se confirme la lista de archivos, haga clic en "Siguiente" en la parte inferior de la página para ingresar al paso 2 para procesar la configuración de opciones.
Paso 3: Seleccione todas las páginas en el rango de procesamiento para evitar facturas o páginas faltantes de material
Paso 2 "Establecer opciones de procesamiento" es el paso más crítico en todo el proceso. El "rango de procesamiento" en la interfaz ofrece una variedad de opciones: todas las páginas, las primeras páginas, las últimas páginas, las páginas impares, las páginas pares y las personalizaciones. Dado que las facturas electrónicas, los documentos gubernamentales y los materiales de licencia enfatizan la integridad, aquí debe seleccionar "Todas las páginas".
"Todas las páginas" en la captura de pantalla está marcada en el cuadro rojo y está seleccionada. Después de seleccionarlo, el software incluirá todas las páginas de cada documento OFD en el rango de conversión. De esta manera, incluso si algunos OFD tienen solo 1 página y algunos OFD tienen varias páginas, se procesarán de acuerdo con la página completa y no es necesario que el usuario juzgue el número de páginas una por una.
Si se selecciona otro ámbito, el escenario aplicable será diferente. Por ejemplo, "Las primeras páginas" son adecuadas siempre que la portada o la vista previa de la página de inicio; "Las últimas páginas" pueden ser adecuadas para extraer páginas de firma; "Páginas impares" y "Páginas pares" son adecuadas para cierto procesamiento de números de página especial; "Personalizado" Es adecuado para conocer claramente el rango de números de página. Sin embargo, en el archivo de facturas por lotes, el envío de materiales gubernamentales y la imagen de los documentos de licencia, generalmente no se recomienda utilizar estas partes para evitar afectar la integridad.
Paso 4: Establezca la densidad de píxeles de la imagen y confirme si necesita una imagen larga
Debajo del rango de procesamiento se encuentra la configuración "Densidad de píxeles de imagen (PPI)", que se muestra como 300 en la captura de pantalla. Para las facturas electrónicas y los documentos gubernamentales, la claridad es muy importante, porque el monto, el número de impuestos, el código QR, el sello, el número de licencia, el número de aprobación y otros contenidos deben ser claramente legibles. 300 Esta configuración suele ser adecuada para la mayoría de las necesidades de lectura y carga de oficina.
Por supuesto, cuanto más alto es el PPI, más adecuado para todos los escenarios. Un PPI más alto puede traer una imagen más clara y también puede aumentar el volumen del archivo; un PPI más bajo puede reducir el tamaño de la imagen, pero los detalles pueden no ser lo suficientemente claros. Si el sistema empresarial tiene un límite en el tamaño del archivo cargado, primero puede probar el efecto de salida con una pequeña cantidad de archivos antes de decidir si ajustar. Para facturas importantes y materiales gubernamentales, se recomienda dar prioridad a garantizar que el texto sea legible y el sello sea claro.
Más abajo puede ver el interruptor "Empalmar varias páginas en una imagen muy larga". El interruptor está apagado en la captura de pantalla. Para escenas que requieren que cada página se guarde, cargue o revise por separado, es más apropiado cerrarlas; si es solo para mostrar varias páginas de contenido continuamente a otros, las imágenes largas pueden ser más convenientes. El tema de este artículo es exportar todas las páginas como imágenes JPG. Por lo general, se recomienda mantenerlo cerrado para que los resultados de cada página sean más fáciles de administrar.
Paso 5: Configure la ubicación de guardado y comience el procesamiento por lotes
Después de configurar las opciones de procesamiento, haga clic en "Siguiente". Según el flujo en la parte superior de la interfaz, el paso 3 "Establecer ubicación para guardar" se llevará a cabo a continuación. Este es el paso para decidir el directorio de almacenamiento de resultados de conversión. Se recomienda crear una carpeta separada para el resultado de salida, como "factura electrónica OFD a JPG", "resultados de imagen OFD de asuntos gubernamentales", "archivo de imagen de licencia", etc. No esparza directamente una gran cantidad de imágenes en el escritorio o en el directorio de archivos original.
Después de configurar la ubicación de guardado, vaya al paso 4 "Iniciar procesamiento". Después de la ejecución, el software convertirá por lotes todos los archivos OFD en la lista de tareas y convertirá todas las páginas en imágenes JPGde acuerdo con el alcance del procesamiento. Una vez completado el procesamiento, abra el directorio de salida para verlo. Combinado con las representaciones procesadas, el archivo convertido ha cambiado del formulario OFD al resultado de la imagen, que se puede utilizar para cargas posteriores, archivar o compartir.
Para los usuarios que a menudo procesan archivos similares, puede arreglar este conjunto de procesos: primero centralizar los archivos fuente OFD, luego importarlos en lotes, seleccionar todas las páginas de manera uniforme, confirmar el PPI, seleccionar el directorio de salida y finalmente ejecutar el procesamiento. Esto mantiene un resultado de procesamiento relativamente consistente cada vez.
Preguntas y precauciones frecuentes
1. ¿Puedo conservar los documentos originales después de que la factura electrónica OFD se transfiera a JPG?El proceso de conversión utiliza OFD como entrada y salida de imágenes JPG. Para la inspección de seguimiento y la retención de archivos, se recomienda no eliminar el archivo OFD original, y los resultados de la imagen se guardan como una copia fácil de usar y cargar.
2. ¿Cuántas imágenes generará OFD de varias páginas?Cuando el rango de procesamiento selecciona "Todas las páginas" y el empalme de gráficos largos no está habilitado, los documentos de varias páginas generalmente generan imágenes por página. La organización de los archivos depende de la ubicación de guardado y de las reglas de salida del software, pero el intervalo de páginas cubre todas las páginas.
3. ¿Por qué no se recomienda una captura de pantalla directa?Las capturas de pantalla deben abrirse manualmente, ajustar la página y guardarse página por página. Es fácil perder páginas y es difícil garantizar una claridad constante. La conversión por lotes puede unificar las reglas y es especialmente adecuada para el procesamiento simultáneo de múltiples archivos OFD.
4. ¿Es necesario establecer la densidad de píxeles de la imagen en 300?No es obligatorio, pero el ejemplo en la captura de pantalla es 300. Para materiales con facturas, sellos, códigos QR, formularios y más texto, 300 suele ser una opción más segura. Si el sistema limita el tamaño del archivo, puede probarlo antes de ajustarlo.
5. ¿Por qué organizar las carpetas antes del procesamiento?Para centralizar el OFD que debe convertirse en una carpeta, puede usar directamente "Importar archivos de la carpeta" para reducir la probabilidad de omisión y facilitar la gestión por lotes después de la conversión.
Resumen: convierta todas las páginas del archivo OFD en JPG, para que la circulación de la oficina sea más fluida
Las facturas electrónicas OFD, los documentos gubernamentales y los certificados electrónicos son comunes en escenarios formales, pero las imágenes JPG tienden a ser más comunes cuando se cargan, envían y previsualizan. Usar HeSoft Doc Batch Tool , Puede agregar varios archivos OFD a la misma lista de tareas a través de la función "Convertir OFD a imágenes JPG", seleccionar "Todas las páginas" en el rango de procesamiento y luego establecer la densidad de píxeles de la imagen, guardar la ubicación e iniciar el procesamiento. Todo el proceso es adecuado para operaciones por lotes, lo que puede reducir significativamente el consumo de tiempo de abrir una por una, tomar capturas de pantalla página por página y guardar manualmente.
Si a menudo encuentra facturas OFD, recibos de asuntos gubernamentales OFD, licencias OFD u otros materiales OFD que necesitan ser transferidos en su trabajo, se recomienda establecer un proceso de operación estándar de acuerdo con el método de este artículo. Primero organice los archivos de origen, luego los importe por lotes y los convierta de manera unificada, lo que puede hacer que el procesamiento de archivos sea más rápido y completo, y también es más conveniente para el posterior archivo y envío.