Les factures électroniques OFD, les documents gouvernementaux et les licences électroniques doivent souvent être convertis au format image dans la circulation des bureaux. Cet article utilise le lot pour convertir toutes les pages de fichiers OFD en images JPG comme noyau, explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Terminez l'importation par lots, la sélection de la plage de pages, les paramètres PPI, les paramètres de l'emplacement d'enregistrement et le traitement de démarrage. Grâce à la comparaison des effets et aux descriptions de capture d'écran avant et après le traitement, les utilisateurs sont aidés à saisir rapidement le processus standard de transfert d'images par lots OFD.
Le format OFD est de plus en plus utilisé dans les factures électroniques, les services gouvernementaux, les licences électroniques, les factures fiscales et les documents officiels. Son avantage est que la mise en page est fixe et adaptée à la conservation de documents sérieux, mais cela entraînera également des inconvénients dans la collaboration réelle au bureau. Par exemple, la plate-forme de remboursement nécessite le téléchargement d'images JPG, l'entrée des pièces jointes du système gouvernemental ne prend en charge que les fichiers image, les clients ou les collègues ne peuvent pas ouvrir directement l'OFD et les archivistes veulent prévisualiser le contenu du matériel par page. À ce stade, la conversion par lots de factures électroniques OFD ou de fichiers OFD des affaires gouvernementales en images JPG est devenue une tâche de bureau haute fréquence et fastidieuse.
S'il ne s'agit que d'un fichier, l'exportation manuelle est acceptable; mais s'il y a plusieurs OFD dans un dossier, ou même chaque OFD contient plusieurs pages, le traitement un par un sera très inefficace. Cet article passe HeSoft Doc Batch Tool Montre comment transformer toutes les pages d'un fichier OFD en images JPG par lots. Le positionnement de ce logiciel est un outil de traitement par lots de fichiers de bureau, qui convient à l'exécution centralisée d'un grand nombre d'actions de conversion, de tri et de traitement de documents répétitives, réduisant ainsi les clics manuels et la sauvegarde répétée.
Scènes applicables: images par lots de factures électroniques, de documents gouvernementaux et de documents de licence
La demande pour OFD de convertir en JPG par lots provient généralement de processus de bureau réels. Lors du tri des factures électroniques, le personnel financier peut avoir besoin de convertir les factures OFD en images et de les télécharger sur le système de remboursement; lors de la soumission des documents administratifs, le personnel administratif peut avoir besoin de convertir les reçus OFD, les certificats et les documents d'approbation en pièces jointes JPG; le personnel des archives organise les licences électroniques et les documents contractuels, j'espère exporter chaque page du fichier sous forme d'images, ce qui est pratique pour la prévisualisation des vignettes et la classification et l'archivage; lorsque le personnel commercial envoie des fichiers aux clients, le format d'image est plus facile à ouvrir que OFD.
Ces besoins ont une chose en commun: vous ne pouvez pas simplement tourner une page ou manquer la page jointe. Par exemple, les factures électroniques peuvent contenir des billets et des informations supplémentaires, les documents administratifs peuvent inclure le texte principal, les pièces jointes et la page de signature, et les contrats de plusieurs pages peuvent également contenir des accords complémentaires. Vous ne pouvez garantir que les résultats de la conversion sont complets que lorsque vous sélectionnez "Toutes les pages". Par conséquent, l'objectif opérationnel de cet article est d'importer plusieurs fichiers OFD par lots et de sélectionner toutes les pages dans une plage de pages.
Aperçu des effets: changements de morphologie des fichiers avant et après la conversion par lots
La capture d'écran avant le traitement montre qu'il existe 4 fichiers OFD dans le répertoire actuel, à savoir 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Ce sont les fichiers originaux de cette conversion par lots. Dans le travail réel, ces noms de fichiers peuvent être le code de facture, le numéro d'entreprise, le nom de la licence ou le nom du demandeur, mais ils sont traités de la même manière.
La capture d'écran traitée montre que les résultats de la conversion ont été exportés sous forme de corrélation d'image et que le logo JPG apparaît. En d'autres termes, le fichier OFD qui devait à l'origine être ouvert par un lecteur spécial a été converti en un résultat d'image JPG universel. Ces résultats sont plus adaptés au système de téléchargement, à l'envoi à d'autres, à la mise dans un répertoire de fichiers d'images ou à la compression et à l'organisation ultérieures.
Il convient de noter que la clé de la conversion par lots n'est pas simplement de remplacer le format de fichier par une image, mais de s'assurer que «toutes les pages» sont sorties. Pour un lot de documents OFD avec un nombre de pages non fixe, la sélection unifiée de toutes les pages peut réduire le risque de pages manquantes et rendre les règles de traitement cohérentes.
Étape 1: Ouvrez le logiciel et entrez dans la fonction de conversion OFD en image JPG
Démarrage HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs classifications d'outils de bureau sur le côté gauche et l'entrée fonctionnelle dans la classification actuelle sur le côté droit. La capture d'écran se trouve actuellement dans "Plus d'outils", qui contient des cartes de fonction telles que "conversion OFD en PDF", "conversion OFD en image JPG" et "conversion XPS en PDF".
Ici, vous devez sélectionner "Convertir OFD en images JPG". Dans la capture d'écran, la carte de fonction est mise en évidence par un fond bleu, et la flèche rouge pointe vers la fonction. Le texte indique qu'il peut "convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans la page de tâche OFD to JPG dédiée plutôt que dans la conversion PDF ou d'autres fonctions de conversion de format.
Pour les factures électroniques et les documents gouvernementaux, il est important de choisir le bon format de sortie. Si le système de suivi nécessite explicitement des images JPG, ne choisissez pas OFD vers PDF; si vous devez conserver le format du document et imprimer, le PDF peut être plus approprié. Mais l'objectif de cet article est l'image de la page, vous devez donc choisir la fonction d'image JPG.
Étape 2: Ajouter un fichier ou importer un document OFD à partir d'un dossier
Après être entré dans l'interface «Convertir OFD en images JPG», le logiciel entre dans l'assistant étape par étape. L'étape 1 consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite, vous trouverez des actions telles que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". Pour les fichiers par lots tels que les factures électroniques et les documents gouvernementaux, il est généralement recommandé de créer un dossier en attente dans l'ordinateur, de placer tous les fichiers OFD, puis d'utiliser "Importer des fichiers à partir de dossiers".
Dans l'exemple, la liste des logiciels a importé 4 enregistrements, dont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. La liste répertorie le chemin du fichier, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations. Le résumé inférieur indique que le nombre d'enregistrements est de 4.
Il y a deux points de contrôle pour cette étape. Tout d'abord, confirmez que l'extension est ofd, indiquant que le fichier OFD est importé; deuxièmement, confirmez que le nombre d'enregistrements est le même que le nombre de fichiers avant le traitement. Dans l'exemple, il y a 4 OFD avant le traitement, et il y a aussi 4 enregistrements dans la liste. Plus il y a de fichiers, plus vous devriez passer quelques secondes ici pour vérifier, car les erreurs d'importation affectent directement le résultat final.
Si le fichier est ajouté par erreur, vous pouvez supprimer l'enregistrement correspondant dans la colonne Actions; si vous souhaitez recommencer, vous pouvez utiliser "Vider". Lorsque la liste de fichiers est confirmée, cliquez sur "Suivant" en bas de la page pour accéder aux paramètres des options de traitement à l'étape 2.
Étape 3: sélection de la plage de traitement pour toutes les pages, éviter les pages manquantes de factures ou de matériaux
L'étape 2 «Définir les options de traitement» est l'étape la plus critique de tout le processus. L'interface "Gamme de traitement" offre plusieurs choix: toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires et les personnalisations. Étant donné que les factures électroniques, les documents gouvernementaux et les documents de licence mettent tous l'accent sur l'intégrité, «Toutes les pages» doivent être sélectionnées ici.
"Toutes les pages" dans la capture d'écran est marqué par la boîte rouge et est sélectionné. Une fois sélectionné, le logiciel inclura toutes les pages de chaque document OFD dans la plage de conversion. De cette manière, même si certains OFD n'ont qu'une page et que certains OFD ont plusieurs pages, ils seront traités en fonction de la page complète, et il n'est pas nécessaire que les utilisateurs jugent le nombre de pages un par un.
Si une autre gamme est sélectionnée, le scénario applicable varie. Par exemple, "les premières pages" conviennent à la simple prévisualisation de la couverture ou de la page d'accueil; "les dernières pages" peuvent convenir à l'extraction de la page de signature; "pages impaires" et "pages paires" conviennent à certains numéros de page spéciaux traitement; "Personnalisé" Il convient de connaître clairement la plage de numéros de page. Cependant, lors du dépôt de factures par lots, de la soumission de documents administratifs et de la visualisation des documents de licence, il n'est généralement pas recommandé d'utiliser ces parties pour éviter d'affecter l'intégrité.
Étape 4: Définir la densité de pixels de l'image et confirmer si vous avez besoin d'un long graphique
Sous la plage de traitement se trouve le paramètre "densité de pixels d'image (PPI)", qui est indiqué comme 300 dans la capture d'écran. Pour les factures électroniques et les documents gouvernementaux, la clarté est très importante, car le montant, le numéro de taxe, le code QR, le sceau, le numéro de licence, le numéro d'approbation et d'autres contenus doivent être clairement lisibles. 300 Ce paramètre convient généralement à la plupart des besoins de lecture et de téléchargement de bureau.
Bien sûr, plus l'IPP est élevé, plus il convient à tous les scénarios. Un PPI plus élevé peut apporter une image plus claire tout en augmentant le volume du fichier; un PPI inférieur peut réduire la taille de l'image, mais les détails peuvent ne pas être assez clairs. Si le système d'entreprise a une limite sur la taille du fichier de téléchargement, vous pouvez d'abord tester l'effet de sortie avec un petit nombre de fichiers avant de décider de l'ajuster. Pour les factures importantes et les documents gouvernementaux, il est recommandé de donner la priorité à la garantie que le texte est lisible et que le sceau est clair.
Plus bas, vous pouvez voir le commutateur "Écrasez plusieurs pages en une très longue image". L'interrupteur est désactivé dans la capture d'écran. Pour les scènes qui doivent être sauvegardées, téléchargées ou examinées séparément par page, la fermeture est plus appropriée; si elle est uniquement destinée à afficher en continu le contenu de plusieurs pages à d'autres, les images longues peuvent être plus pratiques. Le thème de cet article est d'exporter toutes les pages sous forme d'images JPG, il est généralement recommandé de rester fermé pour rendre les résultats par page plus faciles à gérer.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Une fois les options de traitement définies, cliquez sur "Suivant". Selon le processus en haut de l'interface, l'étape 3 "Définir la position de sauvegarde" entrera ensuite. Voici les étapes qui décident de stocker les résultats de la conversion dans le catalogue. Il est recommandé de créer un dossier séparé pour les résultats de sortie, tels que "facture électronique OFD à JPG", "Governal OFD Picture Results", "Certified Picture Archive", etc., ne pas disperser directement un grand nombre d'images sur le bureau ou mélanger le répertoire de fichiers d'origine.
Une fois la position de sauvegarde définie, entrez l'étape 4 "Démarrer le traitement". Après l'exécution, le logiciel convertira par lots tous les fichiers OFD dans la liste des tâches et convertira toutes les pages en images JPG en fonction de la plage de traitement. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour l'afficher. Combiné avec les rendus post-traitement, le fichier converti est passé de la forme OFD à un résultat d'image, qui peut être utilisé pour le téléchargement, l'archivage ou le partage ultérieur.
Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment des fichiers similaires, ce processus peut être corrigé: centraliser d'abord les fichiers source OFD, puis importer par lots, sélectionner uniformément toutes les pages, confirmer PPI, sélectionner le répertoire de sortie, et enfin effectuer le traitement. Cela permet de maintenir des résultats de traitement relativement cohérents à chaque fois.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Le fichier d'origine peut-il être conservé après la conversion de la facture électronique OFD en JPG?Le processus de conversion utilise OFD comme entrée et sortie d'images JPG. Afin de vérifier et de conserver les fichiers, il est recommandé que le fichier OFD d'origine ne soit pas supprimé et que le résultat de l'image soit enregistré en tant que copie facile à utiliser et à télécharger.
2. Plusieurs pages OFD générera-t-il quelques images?Lorsque la plage de traitement sélectionne «Toutes les pages» et n'active pas la couture de longs graphiques, les documents à plusieurs pages produisent généralement des images par page. L'organisation spécifique du fichier dépend de l'emplacement d'enregistrement et des règles de sortie du logiciel, mais la portée de la page couvre toutes les pages.
3. Pourquoi ne pas recommander une capture d'écran directe?Les captures d'écran doivent ouvrir manuellement des fichiers, ajuster les pages et les enregistrer page par page. Il est facile de manquer des pages et il est difficile de garantir une clarté cohérente. La conversion par lots peut unifier les règles, en particulier pour le traitement simultané de plusieurs fichiers OFD.
4. Est-il nécessaire de définir la densité de pixels de l'image à 300?Pas un must, mais l'exemple dans la capture d'écran est 300. 300 est généralement un choix plus sûr pour les billets, les sceaux, les codes QR, les formulaires et les matériaux avec plus de texte. Si le système limite la taille du fichier, vous pouvez le tester avant de l'ajuster.
5. Pourquoi organiser les dossiers avant de les traiter?Pour centraliser les OFD qui doivent être convertis dans un dossier, vous pouvez utiliser directement "Importer des fichiers à partir du dossier" pour réduire la probabilité d'omission et faciliter la gestion par lots après la conversion.
Résumé: Convertissez toutes les pages du fichier OFD en JPG pour faciliter la circulation du bureau
Les factures électroniques OFD, les documents gouvernementaux et les licences électroniques sont courants dans les scènes officielles, mais les images JPG sont souvent plus courantes lors du téléchargement, de l'envoi et de la prévisualisation. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers OFD à la même liste de tâches via la fonction "Convertir OFD en images JPG", sélectionner "Toutes les pages" dans la plage de traitement, puis définir la densité de pixels de l'image, enregistrer l'emplacement et commencer le traitement. L'ensemble du processus convient aux opérations par lots, ce qui peut réduire considérablement la consommation de temps causée par l'ouverture une par une, des captures d'écran page par page et la sauvegarde manuelle.
Si vous rencontrez souvent des factures OFD, des reçus des affaires gouvernementales OFD, des licences OFD ou d'autres documents OFD dans votre travail qui doivent être transférés, il est recommandé d'établir un processus d'exploitation standard selon cette méthode. Organisez d'abord les fichiers source, puis les importez par lots et les convertissez de manière unifiée, ce qui peut rendre le traitement des fichiers plus rapide et plus complet, et faciliter l'archivage et la soumission ultérieures.