Dans notre travail et nos études quotidiens, nous ne pouvons pas nous passer de divers dossiers chaque jour, et l'efficacité de la gestion des documents affecte directement la qualité du travail. Avec l'augmentation rapide du nombre de documents dans divers secteurs tels que les documents, les didacticiels et les données de projet, des mots clés en double apparaissent souvent dans les noms de dossiers, tels que les numéros de version, les balises de date ou les descriptions redondantes. Ces doublons affectent non seulement le temps de recherche des fichiers, mais peuvent également déclencher des conflits de noms ou des fuites d'informations.
Qu'il s'agisse de chiffres, de dates, de symboles spéciaux, de caractères chinois ou d'anglais, la suppression par lots de certains mots clés identiques ou répétitifs dans les noms de dossiers est devenue une opération clé pour améliorer l'efficacité de la gestion et assurer la sécurité des informations. Cet article explique les avantages du changement de nom par lots et les méthodes d'application pratiques du système. On espère qu'il pourra vous fournir des solutions réalisables pour ceux qui ont besoin de fonctions de fonctionnement, et vous aider à effectuer efficacement les tâches de gestion de dossiers.
Dans quelles circonstances devons-nous effacer uniformément les mots clés dans les noms de dossiers?
Dans de nombreux cas, par exemple, les établissements d'enseignement doivent supprimer l'ancienne version du logo lors de la mise à jour du didacticiel, unifier les spécifications de dénomination des documents après la mise à niveau de la marque d'entreprise et le format unifié de l'équipe de projet. Cette opération est nécessaire. Le scénario spécifique est le suivant:
- Gestion des didacticiels éducatifs, lors de la mise à jour du matériel de cours, vous devez supprimer la marque dans l'ancienne version du nom du didacticiel.
- Une fois la marque d'entreprise mise à niveau et remplacée par le logo, l'ancien nom de marque dans le nom du document doit être supprimé de manière uniforme.
- La normalisation des fichiers de projet nécessite un nettoyage des balises temporaires pendant la phase de test pour s'assurer que la dénomination officielle des documents est concise.
- Supprimez les informations sensibles dans les noms de fichiers pour éviter la fuite d'informations.
Aperçu des effets par lots pour supprimer le même nombre dans le nom du dossier
Avant le traitement:
Après le traitement:
Méthode 1: utiliser HeSoft Doc Batch Tool
Index recommandé:★★★★★
Avantages:
- Pas besoin de télécharger des fichiers: toutes les opérations sont effectuées sur un ordinateur local pour éviter le risque de fuite d'informations sensibles, en particulier pour les entreprises ou les utilisateurs individuels de traiter des fichiers confidentiels et de répondre aux exigences de conformité à la confidentialité.
- Fonction complète, prise en charge de plusieurs formats, non seulement prend en charge le changement de nom par lots de dossiers, mais peut également gérer des formats de fichiers tels que Word, Excel, PPT, PDF, texte et images.
- Plusieurs fonctions, telles que le changement de nom, la conversion de format, l'ajout de filigrane, etc., peuvent être combinées dans un flux de tâches, qui peut être exécuté en un seul clic, ce qui améliore considérablement l'efficacité.
- Prend en charge le traitement simultané de dizaines, voire de dizaines de milliers de dossiers, économisant du temps de fonctionnement manuel.
- Une interface simple et intuitive rend le processus de fonctionnement clair et les utilisateurs novices peuvent démarrer rapidement.
- Aperçu en temps réel: affichez les effets immédiatement après la modification des règles pour éviter les erreurs.
Inconvénients:
- Prise en charge uniquement de Windows, aucune version Mac ou Linux, limite l'utilisation multiplateforme.
- Le logiciel de téléchargement doit être installé, sinon il ne peut pas être utilisé et consomme de la mémoire.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez [ HeSoft Doc Batch Tool ], Sélectionnez [Nom du dossier]-[Rechercher et remplacer le mot-clé dans le nom du dossier].
2. Après être entré, cliquez sur [Ajouter un dossier] pour ajouter plusieurs dossiers ou sous-dossiers qui nécessitent la suppression de mots clés par lots. Bien sûr, vous pouvez également faire glisser le dossier directement ci-dessous.
3. Après être entré dans l'étape suivante, sélectionnez une recherche précise du texte. L'option supplémentaire peut choisir de cocher en fonction de votre propre situation, car il s'agit du nombre de jours de démonstration, donc vous ne pouvez pas cocher.
Entrez ensuite le contenu numérique à supprimer dans le nom du dossier dans la liste des mots-clés à rechercher.
[Après remplacement] Le blanc est laissé ici, et rien n'est entré, ce qui signifie supprimer.
4. Attendez que le traitement soit terminé et voyez le dossier terminé renommé à l'emplacement de sauvegarde.
Méthode 2: Utilisez WisFile, un outil de renommage intelligent AI pour effacer les noms de dossiers
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Identification de contenu AI, analyze automatiquement le contenu du fichier PDF/Word, extraction des mots-clés et réalisation de dénomination précise.
- Traitement par lots, prise en charge de centaines de fichiers en même temps, amélioration de l'efficacité.
- Sécurité de la vie privée, 100% traitement local, les données de fichier ne sont pas téléchargées dans le cloud.
Inconvénients:
- Caractéristiques limitées, si le dossier contient des fichiers autres que des pdf ou des mots, la compatibilité du format est médiocre et les résultats du traitement d'image.
- Le coût d'apprentissage est élevé et la définition des règles de l'IA nécessite une certaine base technique, qui ne convient pas à Xiaobai.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez l'outil pour importer le dossier à renommer. Activer la reconnaissance AI, analyser le contenu du fichier pour extraire des mots-clés.
2. Sélectionnez un modèle prédéfini ou personnalisez la règle de suppression.
3. Après avoir prévisualisé l'effet, cliquez sur "Appliquer" pour terminer automatiquement le changement de nom et l'archivage de classification.
Méthode 3: Supprimer la date dans le nom du dossier à l'aide de l'outil en ligne WebRename
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Coût d'installation zéro, opération Web pure, prise en charge du glisser-déposer des fichiers/dossiers directement.
- Renommer plusieurs modes, prend en charge 7 combinaisons de règles telles que le remplacement, le numéro de série et les expressions régulières.
- Vous pouvez prévisualiser en temps réel et afficher l'effet immédiatement après avoir modifié les paramètres pour éviter les erreurs de fonctionnement.
- Prise en charge de l'emballage ZIP, économiser de l'espace de stockage.
Inconvénients:
- Le volume et la taille des fichiers sont limités et la version gratuite peut traiter jusqu'à 100 fichiers en une seule fois.
- Il y a des interférences publicitaires, le contenu promotionnel de la page, les fenêtres contextuelles interfèrent avec le fonctionnement et affectent l'expérience.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez l'URL, ajoutez un dossier ou faites-le glisser vers la zone Web.
2. Changez le mode de changement de nom, tel que "remplacer"), entrez le mot-clé à supprimer, tel que 20241121.
3. Aperçu du nouveau nom de fichier, cliquez sur "Exécution" après confirmation, puis téléchargez le fichier traité.
Méthode 4: Utilisez l'outil de version Web du disque Web Baidu pour supprimer les noms de dossiers par lots
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Opérations dans le cloud: modifiez directement le nom du dossier dans le disque réseau sans télécharger localement.
- Sélection par lots: prend en charge le changement de nom unifié des dossiers à choix multiples.
- Les quelques dossiers ou fonctions simples ne nécessitent pas de frais.
Inconvénients:
- Fonctions de base: ne prend en charge que le remplacement simple ou l'ajout de préfixes/suffixes.
- En s'appuyant sur le réseau, vous devez rester en réseau.
- La confidentialité des fichiers dans le dossier ne peut être garantie.
- Vous devez vous connecter au compte pour l'utiliser.
Étapes de fonctionnement:
1. Connectez-vous au disque réseau Baidu et accédez au dossier de destination.
2. Cochez le dossier que vous devez renommer ou maintenez la touche Ctrl enfoncée.
3. Cliquez ensuite avec le bouton droit de la souris sur le dossier sélectionné, sélectionnez "Renommer", puis entrez un nouveau nom, appuyez sur Entrée pour confirmer.
Méthode 5: Supprimer le même mot clé avec la fonction native de l'Explorateur Windows
Index recommandé:★★★☆ ☆
Avantages:
- Pas besoin d'installer de logiciel, le système informatique est livré avec des fonctionnalités, compatible avec toutes les versions de Windows.
- Simple à utiliser, adapté pour traiter rapidement un petit nombre de dossiers.
Inconvénients:
- Il ne prend en charge que le remplacement de base et l'ajout de numéros de série. Il ne peut pas gérer des règles complexes et ne peut pas être utilisé en même temps par lots. Il doit être effectué manuellement un par un.
- Cela entraîne une faible efficacité et une opération lourde lorsque le nombre de dossiers est élevé, ce qui peut facilement provoquer des erreurs et de la fatigue.
Étapes de fonctionnement:
1. Ouvrez l'explorateur de fichiers et localisez le dossier de destination.
2. Sélectionnez le dossier à renommer, Ctrl A tout sélectionner ou Ctrl souris pour sélectionner plusieurs.
3. Cliquez ensuite avec le bouton droit sur n'importe quel dossier, sélectionnez "Renommer" ou appuyez sur F2.
4, puis entrez un nouveau nom ou supprimez la partie non requise du suffixe, etc., appuyez sur Entrée, le système le fait automatiquement!
Résumé
La suppression par lots des mêmes mots clés dans les noms de dossiers est un moyen essentiel d'améliorer l'efficacité de la gestion des fichiers. Qu'il s'agisse de la mise à jour des didacticiels par les établissements d'enseignement, de la refonte de l'image de marque par l'entreprise ou du nettoyage des marques de test par l'équipe du projet, cette opération peut réduire considérablement les coûts de main-d 'œuvre, unifier les spécifications de dénomination et assurer la sécurité de l'information. Les méthodes de fonctionnement introduites dans l'article couvrent les différents besoins des utilisateurs novices aux utilisateurs avancés. Je pense personnellement que si vous devez répondre à un grand nombre de modifications de dossiers, vous devez les traiter en toute sécurité, en privé et rapidement, la première méthode est un très bon choix. À l'avenir, avec l'intégration de la technologie de l'IA, les outils de gestion de documents seront davantage automatisés et intelligents pour fournir des solutions plus efficaces pour le parti étudiant du travail.