Lorsqu'il y a des espaces continus dans plusieurs documents Word, la recherche et la modification manquées manuellement ne prennent pas seulement du temps, mais sont également faciles à manquer. Cet article explique comment utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Supprimez par lots les espaces consécutifs dans plusieurs fichiers Word, docx et doc, et ne conservez qu'un seul espace. L'article combinera l'interface de fonctionnement réelle pour expliquer les scènes applicables, les effets avant et après le traitement, les étapes spécifiques et les précautions, afin de vous aider à terminer rapidement le traitement standardisé des documents, à réduire la duplication du travail et à améliorer l'efficacité du tri par lots des documents.
De nombreuses personnes rencontrent de tels problèmes lors de l'organisation de documents Word: le contenu copié à partir de pages Web, de PDF, d'anciens documents ou de brouillons collaboratifs multijoueurs apparaît souvent avec plusieurs espaces consécutifs. Le traitement manuel d'un seul fichier est à peine acceptable, mais si vous souhaitez traiter des dizaines, voire des centaines de fichiers Word, docx et doc en même temps, il sera très inefficace de les ouvrir un par un et de les modifier.
Ce que cet article veut résoudre, c'estSupprimer par lots plusieurs espaces consécutifs dans Word, ne laissant qu'un seul espaceCe problème commun. Avec l'aide de logiciels de bureau HeSoft Doc Batch Tool , Il peut effectuer le travail de nettoyage de documents répétitif et mécanique d'origine, en particulier pour les scènes de bureau qui traitent quotidiennement des fichiers par lots, unifient les formats de documents et améliorent l'efficacité de la finition.
Scènes applicables
Cette méthode sera pratique si vous avez:
- Lors du tri par lots de plusieurs documents Word, un grand nombre d'espaces continus apparaissent dans le texte principal;
- Après avoir copié le contenu des données externes vers Word, le nombre d'espaces n'est pas uniforme, ce qui affecte la composition;
- Il est nécessaire d'unifier les spécifications de texte de docx, doc et autres documents pour faciliter l'archivage, l'impression ou la réédition ultérieure;
- L'administration, les commis, les éditeurs, les enseignants, les affaires juridiques et le personnel de tri des appels d'offres doivent traiter les problèmes de format de document à haute fréquence.
Ce type de problème peut sembler simple, mais une fois que le nombre de fichiers est important, il est très approprié d'utiliser un logiciel de bureau pour le traitement par lots.
Aperçu des effets
Avant le traitement
Il y a deux espaces consécutifs ou plus dans le corps de Word. Par exemple, il y a des espaces vides irréguliers entre les mots, entre les phrases et après le numéro, ce qui entraîne une mise en page lâche et une expérience de lecture incohérente.
Après le traitement
Le logiciel seraPlusieurs espaces apparaissant en continuTraitement unifié pourUn seul espace est réservé. Cela peut non seulement conserver la séparation normale entre les mots, mais aussi éviter que des blancs supplémentaires n'affectent la composition.
Comme vous pouvez le voir à partir des options de la capture d'écran, ce traitement viseTexte principal, Et cochéSupprimer plusieurs espaces qui apparaissent consécutivement et ne conserver qu'un seul, Par conséquent, l'objectif final est très clair: ne nettoyer que les espaces continus redondants dans le corps et ne pas s'étendre directement à d'autres zones telles que l'en-tête et le pied de page.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: Acentre dans la fonction "Supprimer les espaces vides dans Word"
Depuis l'interface principale du logicielOutils WordClasser, trouver et cliquer surSupprimer un espace vide dans WordFonction.
Le but de cette étape est d'entrer dans le processus de traitement dédié au nettoyage par lots du contenu vierge de Word. Selon les informations visibles de l'interface, cette fonction est utilisée pour supprimer par lots divers contenus vides dans les fichiers Word, y compris le traitement d'espaces continus.
Résultats attendus: Accédez à l'interface de traitement "Supprimer les espaces vides dans Word" et commencez à définir les fichiers et les règles en attente.
Étape 2: Ajouter le fichier Word à traiter
Après être entré dans la page de fonction, d'abord à l'étape 1Sélection des enregistrements à traiterDans le fichier d'importation. Les méthodes d'importation suivantes sont visibles dans l'interface:
- Ajouter un fichier: Convient pour sélectionner plusieurs fichiers Word spécifiés;
- Importer des fichiers à partir d'un dossier: Convient pour importer des documents docx et doc dans tout le dossier à la fois.
Plusieurs documents Word ont été importés dans la capture d'écran. Vous pouvez voir le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et d'autres informations dans la liste, indiquant que le logiciel prend en charge la gestion centralisée des fichiers en attente.
Le but de cette étape est d'ajouter uniformément les documents Word qui doivent être supprimés par lots d'espaces consécutifs à la liste des tâches et d'éviter de les ouvrir un par un.
Résultat attendu: plusieurs fichiers Word en attente sont affichés dans la liste, après avoir confirmé qu'ils sont corrects, cliquez en basProchaine étape.
La troisième étape: définir la plage de traitement comme "corps principal", cochez "supprimer plusieurs espaces qui apparaissent consécutivement et ne conserver qu'un seul"
Entrez dans l'étape 2Définir les options de traitementAprès, regardez d'abordPortéeRégion. La coche dans la capture d'écran estTexte principal, Ne cochez pas "en-tête" et "pied de page". Sur la même pageOpérationDans la zone, cochezSupprimer plusieurs espaces qui apparaissent consécutivement et ne conserver qu'un seul.
Le but de cette étape est de limiter le logiciel à ne traiter que le contenu du corps de Word et d'éviter de modifier les espaces dans l'en-tête et le pied de page.
Résultat attendu: Cette tâche n'effectue que le nettoyage continu des espaces pour la zone du texte, ce qui est plus conforme aux besoins de la plupart des travaux de normalisation du texte. Le logiciel identifiera automatiquement plusieurs espaces consécutifs dans le texte lors du traitement ultérieur et en conservera un de manière uniforme.
Étape 4: Poursuivre le processus de suivi et commencer le traitement par lots
Après avoir terminé la plage de traitement et les paramètres des options d'action, cliquez surProchaine étape, Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde en suivant le processus logiciel, puis passez à l'étape de démarrage du traitement.
Bien que la capture d'écran se concentre sur l'importation de fichiers et la coche de règles, vous pouvez clairement voir l'ordre complet à partir de la barre de processus supérieure comme suit:
- Sélection des enregistrements à traiter
- Définir les options de traitement
- Définir l'emplacement de sauvegarde
- Commencer le traitement
Le but de cette étape est de produire le document Word traité et de générer des résultats standardisés.
Résultat attendu: les espaces consécutifs dans plusieurs fichiers Word, docx et doc sont nettoyés par lots, et un seul espace est conservé pour chaque espace continu.
Questions fréquentes ou considérations
1. Cette fonction supprimera-t-elle tous les espaces?
Non. Selon le nom de l'option de coche, la règle de traitement estSupprimer plusieurs espaces qui apparaissent consécutivement et ne conserver qu'un seul, Autrement dit, tous les espaces individuels qui doivent être conservés normalement ne seront pas supprimés.
2. Dois-je cocher «tout» ou «corps principal»?
Si vos besoins ne traitent que le corps du texte, il est recommandé de cocher comme une capture d'écranTexte principal. Ceci est plus sûr et peut également réduire l'impact sur le contenu des en-têtes et des pieds de page.
3. Quels formats Word s'appliquent?
Visible à partir de la liste de fichiers, le logiciel prend en charge le traitement des documents Word, les scènes courantes peuvent couvrirDocx, Combiné avec des scènes de bureau est généralement également utilisé pour organiser par lots des fichiers Word similaires. En fonctionnement réel, il est recommandé d'importer les fichiers doc et docx qui doivent être traités dans la liste des tâches pour confirmation.
4. Voulez-vous sauvegarder avant le traitement par lots?
Si le contenu du document est très important, il est recommandé de conserver une copie du fichier d'origine, en particulier lorsque vous traitez un grand nombre de fichiers pour la première fois. De cette manière, même si les résultats du traitement doivent être comparés dans le suivi, il est plus pratique de vérifier.
5. Quelles sources de contenu conviennent au nettoyage d'espaces continus?
Particulièrement adapté au contenu irrégulier des espaces générés après la copie de pages Web, la reconnaissance OCR, l'édition et la fusion multi-personnes et la mise en œuvre de l'ancien modèle. Pour ce type de document, le traitement par lots est beaucoup plus efficace que la vérification manuelle.
Résumé
Pour des problèmes tels que "il y a trop d'espaces consécutifs dans plusieurs Word, je veux juste garder un espace", utiliser un logiciel de bureau pour le traitement par lots est évidemment plus efficace que de modifier manuellement une par une. Par HeSoft Doc Batch Tool DansSupprimer un espace vide dans WordFonction, vous avez juste besoin de compléterSélectionnez la fonction, importez le fichier, cochez le corps principal et activez un seul espace continu.Ces étapes permettent de terminer rapidement le nettoyage unifié de plusieurs documents docx et doc.
Si vous avez souvent besoin d'organiser des fichiers Word par lots, il est recommandé de confier ce type de travail répétitif directement à un logiciel de bureau professionnel. Cela peut non seulement réduire le travail mécanique, mais également améliorer la normalisation des documents et l'efficacité du traitement par lots. La prochaine fois que vous rencontrez un grand nombre de tâches de nettoyage d'espaces Word, vous pouvez suivre les étapes de cet article immédiatement.