Cet article explique comment utiliser des caractères génériques pour rechercher et remplacer de manière floue des mots-clés dans plusieurs fichiers PDF en lot, ce qui est adapté au traitement de textes de formats similaires mais de contenus pas complètement identiques tels que des dates, des numéros, des numéros de version, des noms de rapports. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , il est possible d'importer plusieurs PDF en une seule fois, de définir des règles de recherche floue par formule et le contenu de remplacement, puis de terminer l'enregistrement et le traitement selon l'assistant, réduisant ainsi le travail répétitif d'ouverture et de modification des PDF un par un.
Dans le travail quotidien, les fichiers PDF sont souvent utilisés pour des documents officiels tels que des contrats, des rapports, des avis et des compilations de données. Le problème est que, une fois qu’il y a un grand nombre de contenus à modifier de manière uniforme dans ces PDF, par exemple changer la date de « April 13, 2017 » à « August 13, 2026 », ou mettre à jour par lots certains numéros, numéros de version et noms de projet, ouvrir manuellement chaque PDF un par un pour chercher et remplacer prend beaucoup de temps. Si le nombre de fichiers passe de quelques-uns à des dizaines, voire des centaines, les opérations répétitives sont non seulement inefficaces, mais aussi sujettes aux omissions.
Ce que cet article vise à résoudre, c’est « comment utiliser des caractères génériques pour rechercher et remplacer de manière floue par lots des mots-clés dans de nombreux fichiers PDF ». Le logiciel de bureau dans la capture d’écran est « HeSoft Doc Batch Tool », son positionnement produit est un logiciel de traitement par lots de documents orienté vers les scénarios de bureau, dont la valeur fondamentale est de centraliser les opérations répétitives sur les fichiers pour les accomplir en une seule fois. Ci-dessous, en lien avec les captures d’écran, nous allons montrer comment importer plusieurs PDF dans le logiciel et, via la méthode de « recherche floue de texte par formule », remplacer par lots le contenu qui n’est pas totalement identique mais suit une règle, par le texte cible.
Scénarios applicables : Quels PDF se prêtent à la recherche et au remplacement par lots avec caractères génériques
Les caractères génériques ou la recherche floue par formule conviennent pour traiter le contenu PDF dont la structure textuelle est fixe mais les contenus partiels variables. Par exemple, dans un format de date, le mois ou l’année peut changer, mais la structure globale est similaire ; le préfixe d’un numéro de rapport est fixe, les chiffres suivants changent ; les numéros de version, numéros de projet, numéros de lot dans les contrats sont également des scénarios courants.
Prenons l’exemple de la capture d’écran, où la page PDF contenait à l’origine une date comme « April 13, 2017 ». Si l’on utilise uniquement la recherche exacte, on ne peut faire correspondre que le texte strictement identique ; si d’autres PDF contiennent « May 13, 2018 » ou « April 13, 2020 », il faudrait créer plusieurs règles répétitives. En utilisant la recherche floue par formule, on peut définir des règles comme « April|May » et « \d{4} » comme mots-clés à chercher, ce qui permet au logiciel de reconnaître le mois et l’année à quatre chiffres selon une règle, puis de les remplacer par le nouveau mois et la nouvelle année.
Par conséquent, la méthode de cet article est particulièrement adaptée aux tâches bureautiques suivantes : modifier par lots les dates dans plusieurs PDF ; remplacer par lots les années dans des rapports PDF ; changer uniformément les noms de projet ou numéros dans les contrats PDF ; traiter par lots les fichiers PDF finalisés convertis depuis Word, doc, docx, Excel, PPT ; effectuer une mise à jour de version uniforme sur des documents PDF archivés.
Aperçu des résultats : Avant traitement, plusieurs PDF nécessitent une modification uniforme
D’après la liste des fichiers avant traitement, on peut voir que le dossier actuel contient 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, etc. Cette situation est très fréquente dans le travail réel : un projet comporte plusieurs rapports, annexes, manuels ou fichiers archivés. Si on les modifiait un par un, il faudrait sans cesse ouvrir, chercher, localiser, remplacer et enregistrer.
Après avoir ouvert l’un des PDF, on peut voir que le texte de la date dans la page est « April 13, 2017 ». Dans la capture d’écran, le cadre rouge indique la zone clé à traiter : le mois « April » et l’année « 2017 ». Ils ne sont pas nécessairement totalement identiques dans tous les PDF, mais suivent une règle identifiable, ce qui les rend pertinents pour une recherche floue avec caractères génériques ou formules.
Aperçu des résultats : Après traitement, les mots-clés PDF ont été remplacés par lots
Une fois le traitement terminé, en ouvrant le PDF, on constate que « April 13, 2017 » est devenu « August 13, 2026 ». D’après l’aperçu, le mois et l’année ont tous deux été remplacés par le contenu cible, tandis que les parties ne nécessitant pas de modification, comme « 13, », ont été conservées. Cela montre que le remplacement par recherche floue ne se contente pas de couvrir l’intégralité du texte, mais recherche et remplace séparément selon la liste de mots-clés définie.
Pour de multiples PDF, l’intérêt de ce traitement par lots est très clair : l’utilisateur n’a besoin de configurer qu’une seule fois les règles de recherche et de remplacement, et le logiciel traite automatiquement tous les fichiers de la liste importée, réduisant considérablement le travail répétitif.
Étape 1 : Accéder à l’outil PDF et sélectionner la fonction Rechercher et remplacer
Après avoir ouvert « HeSoft Doc Batch Tool », sélectionnez « Outils PDF » dans la barre de fonction latérale gauche. L’interface principale du logiciel affiche plusieurs cartes de fonction de traitement par lots PDF, incluant Ajouter un filigrane au PDF, Supprimer des pages du PDF, Convertir le PDF en Word, Convertir le PDF en image JPG, etc. La fonction à utiliser dans cet article est le 1er élément : « Rechercher et remplacer un mot-clé dans le PDF ».
Après avoir cliqué sur « Rechercher et remplacer un mot-clé dans le PDF », le logiciel accède à l’assistant de traitement par lots correspondant. Choisir cette fonction a pour but de faire exécuter par le logiciel une recherche et un remplacement par lots sur le contenu des fichiers PDF, et non uniquement sur les noms de fichiers ou les noms de dossiers. Pour les utilisateurs ayant besoin de modifier le contenu textuel du PDF, il est impératif d’accéder à cette fonction sous les Outils PDF.
Étape 2 : Ajouter les fichiers PDF à traiter par lots
Après être entré dans la page de fonction, le haut de la page affiche la tâche actuelle comme « Rechercher et remplacer un mot-clé dans le PDF ». L’étape 1 de l’assistant est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite, on peut voir les boutons « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus », etc.
S’il suffit de traiter quelques fichiers spécifiques, on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers » ; si un dossier contient un grand nombre de PDF, on peut cliquer sur « Importer des fichiers depuis un dossier ». La capture d’écran montre que 4 PDF ont déjà été importés, la liste affichant des informations telles que le numéro d’ordre, le nom, le chemin, l’extension, la date de création, la date de modification, et le nombre total d’enregistrements en bas est de 4. Après l’importation, il est conseillé de vérifier d’abord la liste des fichiers, pour confirmer qu’il n’y a pas d’omission ni de PDF ajouté par erreur. Si une erreur d’ajout est constatée, on peut supprimer l’enregistrement correspondant via l’icône de suppression dans la colonne des opérations.
Le résultat attendu de cette étape est : tous les PDF dont les mots-clés doivent être remplacés par lots figurent dans la liste, et l’extension du fichier est bien pdf. Après confirmation, cliquez sur « Suivant » en bas pour passer aux options de traitement.
Étape 3 : Choisir la recherche floue par formule et remplir les règles de recherche et de remplacement
L’étape 2 consiste à « Configurer les options de traitement », c’est une étape clé pour la recherche et le remplacement par caractères génériques dans les PDF par lots. Dans la capture d’écran, le « Mode de recherche » propose deux options : « Rechercher le texte exact » et « Utiliser la formule pour la recherche floue de texte ». Comme cet article traite de mots-clés au format similaire mais au contenu potentiellement variable, on sélectionne « Utiliser la formule pour la recherche floue de texte ».
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher », l’exemple de la capture d’écran montre deux lignes de règles remplies : la première ligne est « April|May », la seconde est « \d{4} ». « April|May » signifie qu’il peut correspondre à April ou May ; « \d{4} » sert à faire correspondre quatre chiffres, adapté pour identifier une année. À droite, la « Liste des mots-clés de remplacement » est remplie avec « August » et « 2026 ». Cela signifie que lors du traitement du PDF, le logiciel remplacera le mois correspondant par August, et l’année à quatre chiffres correspondante par 2026.
Il est à noter ici que les listes de gauche et de droite doivent généralement correspondre par numéro de ligne. C’est-à-dire que la règle de recherche de la ligne 1 à gauche correspond au contenu de remplacement de la ligne 1 à droite, la ligne 2 à gauche à la ligne 2 à droite. C’est exactement le paramétrage montré dans la capture d’écran : la règle du mois correspond à la valeur de remplacement du mois, la règle de l’année à la valeur de remplacement de l’année. Après avoir rempli, cliquez sur « Suivant ».
Étape 4 : Définir l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
En haut de l’assistant, on peut voir les étapes suivantes qui incluent « Définir l’emplacement de sauvegarde » et « Lancer le traitement ». Après avoir terminé les options des mots-clés, continuez en cliquant sur « Suivant » pour accéder au paramètre de l’emplacement de sauvegarde. Lors d’un traitement par lots de PDF, il est conseillé de sauvegarder les résultats dans un nouvel emplacement de sortie, pour faciliter la distinction avec les fichiers originaux et permettre une vérification ponctuelle après traitement.
Après être entré dans l’étape « Lancer le traitement », il suffit d’exécuter le traitement selon l’assistant du logiciel. Pendant le traitement, le logiciel va parcourir un par un les PDF importés pour chercher le texte conforme aux règles, et le remplacer par le mot-clé cible de la liste de droite. Une fois le traitement terminé, ouvrez le PDF de sortie et vérifiez les pages clés, vous pourrez constater que les mots-clés tels que la date ont bien été mis à jour.
Questions fréquentes et points d’attention
1. Quand utiliser la recherche exacte et quand utiliser la recherche floue par formule ? Si le contenu à remplacer dans chaque PDF est strictement identique, par exemple tous nommés « Ancien nom de projet », on peut utiliser la recherche de texte exact. Si le contenu présente des variations régulières, comme des années, numéros, mois, numéros de lot qui ne sont pas strictement identiques, il est plus approprié d’utiliser la recherche floue de texte par formule.
2. Peut-on laisser la liste de remplacement vide ? L’indication sur la capture d’écran « Ne pas remplir signifie supprimer » suggère que si la liste des mots-clés de remplacement n’est pas remplie, cela pourrait être utilisé pour supprimer le contenu correspondant. En pratique, si l’objectif est le remplacement et non la suppression, il faut impérativement remplir le texte de remplacement correspondant.
3. Pourquoi faut-il d’abord vérifier par échantillonnage les résultats du traitement ? Les sources des PDF peuvent varier, et leur structure textuelle aussi. Certains PDF sont des versions scannées, d’autres sont des versions textuelles issues de Word, docx, Excel ou PowerPoint. Pour les fichiers importants, il est conseillé de tester d’abord les règles sur un petit nombre de PDF, de confirmer que l’effet du remplacement est conforme aux attentes, avant de traiter par lots l’ensemble des fichiers.
4. Pourquoi l’ordre des lignes de règles est-il important ? Les mots-clés de recherche à gauche et les mots-clés de remplacement à droite sont mis en correspondance par ligne. Un décalage des lignes pourrait conduire à remplacer un mois par une année, ou un numéro par un autre contenu. Il faut donc vérifier attentivement après avoir rempli.
Résumé
Utiliser « HeSoft Doc Batch Tool » pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans les PDF transforme ce qui nécessitait auparavant d’ouvrir les fichiers un par un pour chercher et modifier, en un processus d’importation unique, de paramétrage unique et d’exécution par lots. Particulièrement pour la modification de contenus suivant une règle, comme les dates, numéros, années, versions, la recherche floue par caractères génériques ou formules améliore significativement l’efficacité.
Si vous traitez plusieurs rapports PDF, contrats ou documents archivés et avez besoin d’y modifier uniformément des mots-clés, il est conseillé de préparer d’abord une sauvegarde des fichiers, puis de suivre les étapes de cet article pour importer les PDF, sélectionner « Utiliser la formule pour la recherche floue de texte », remplir les listes de recherche et de remplacement, et enfin terminer par la sauvegarde et le traitement. Cela permet de réduire à la fois le travail répétitif et le risque d’oublis manuels.