본 문서에서는 여러 PDF 파일에서 키워드를 와일드카드로 대량 검색하고 바꾸는 방법을 설명하며, 날짜, 번호, 버전 번호, 보고서 이름 등 형식은 비슷하지만 내용이 완전히 같지 않은 텍스트를 처리하는 데 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 여러 PDF를 한 번에 가져오고, 수식 와일드카드 검색 규칙과 바꿀 내용을 설정한 다음 마법사에 따라 저장 및 처리를 완료하여 PDF를 일일이 열어 찾고 수정하는 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 계약서, 보고서, 공지사항, 자료 편집 등 공식 문서에 자주 사용됩니다. 문제는 이러한 PDF에 일괄 수정이 필요한 콘텐츠가 대량으로 존재할 경우입니다. 예를 들어 날짜를 "April 13, 2017"에서 "August 13, 2026"으로 변경하거나 특정 번호, 버전 번호, 프로젝트 이름을 일괄 업데이트해야 하는 경우, 수동으로 PDF를 하나씩 열어 찾기 및 바꾸기를 수행하면 매우 많은 시간이 소요됩니다. 파일 개수가 몇 개에서 수십, 수백 개로 늘어나면 반복 작업은 효율이 낮을 뿐만 아니라 변경 사항을 누락하기 쉽습니다.
본 문서가 해결하고자 하는 것은 "와일드카드를 사용하여 여러 PDF 파일의 키워드를 대량으로 퍼지 찾기 및 바꾸기하는 방법"입니다. 스크린샷에 표시된 사무용 소프트웨어는 " HeSoft Doc Batch Tool "이며, 이 제품의 포지셔닝은 사무 환경을 위한 문서 일괄 처리 소프트웨어입니다. 핵심 가치는 반복적인 파일 작업을 한곳에 모아 한 번에 완료하는 것입니다. 아래에서는 스크린샷을 참고하여 여러 PDF를 소프트웨어로 가져오고 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기" 방식을 통해 완전히 동일하지는 않지만 규칙성이 있는 콘텐츠를 대상 텍스트로 일괄 바꾸는 방법을 시연합니다.
적용 시나리오: 어떤 PDF가 와일드카드 일괄 찾기 및 바꾸기에 적합한가요?
와일드카드 또는 수식 기반의 퍼지 찾기는 "텍스트 구조는 고정되어 있고 부분적 콘텐츠만 변경되는" PDF 콘텐츠를 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어 날짜 형식에서 월이나 연도는 변경될 수 있지만 전체 구조는 유사한 경우, 보고서 번호에서 접두사는 고정되어 있고 뒤의 숫자만 변경되는 경우, 계약서의 버전 번호, 프로젝트 번호, 배치 번호 등도 흔한 시나리오입니다.
스크린샷의 예시를 보면, PDF 페이지에는 원래 "April 13, 2017"과 같은 날짜가 있습니다. 정확한 찾기만 사용하면 완전히 동일한 텍스트만 일치시킬 수 있으며, 다른 PDF에 "May 13, 2018"이나 "April 13, 2020"이 존재하면 여러 규칙을 반복해서 만들어야 합니다. 그러나 수식 기반 퍼지 찾기를 사용하면 "April|May" 및 "\d{4}"와 같은 규칙을 찾을 키워드로 설정하여, 소프트웨어가 규칙에 따라 월과 4자리 연도를 식별하고 이를 새 월과 연도로 바꿀 수 있습니다.
따라서 본 문서의 방법은 다음과 같은 사무 작업에 특히 적합합니다: 여러 PDF의 날짜 일괄 수정, PDF 보고서의 연도 일괄 바꾸기, PDF 계약서의 프로젝트 이름 또는 번호 일괄 변경, Word, doc, docx, Excel, PPT에서 변환된 PDF 최종본 파일 일괄 처리, 보관 중인 PDF 자료의 통일된 버전 업데이트 수행.
효과 미리보기: 처리 전 여러 PDF의 통일된 수정 필요
처리 전 파일 목록을 보면 현재 폴더에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 등 여러 PDF 파일이 있습니다. 이러한 상황은 실제 업무에서 매우 흔합니다. 하나의 프로젝트에 여러 보고서, 첨부 파일, 설명서 또는 보관 파일이 존재하며, 이를 하나씩 수정하려면 매번 파일을 열고, 찾고, 위치를 확인하고, 바꾸고, 저장하는 과정을 반복해야 합니다.
PDF 중 하나를 열면 페이지에서 날짜 텍스트가 "April 13, 2017"인 것을 볼 수 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 상자는 처리해야 할 핵심 영역인 "April" 월과 "2017" 연도를 강조 표시합니다. 이들은 모든 PDF에서 완전히 일치하지 않을 수 있지만 식별 가능한 규칙성을 가지므로, 와일드카드나 수식을 사용한 퍼지 찾기에 적합합니다.
효과 미리보기: 처리 후 PDF 키워드가 일괄 바꾸기 완료됨
처리가 완료된 후 PDF를 열어 보면 원래의 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경된 것을 확인할 수 있습니다. 스크린샷 효과를 보면 월과 연도가 목표 콘텐츠로 바뀌었지만, 날짜 중 "13,"과 같이 변경할 필요가 없는 부분은 그대로 유지됩니다. 이는 퍼지 찾기 및 바꾸기가 단순히 전체 텍스트를 덮어쓰는 것이 아니라, 설정된 키워드 목록에 따라 각각 일치시키고 바꾸는 작업임을 보여줍니다.
여러 PDF의 경우 이러한 일괄 처리 방식의 가치는 매우 분명합니다. 사용자는 찾기 규칙과 바꾸기 규칙을 한 번만 설정하면 소프트웨어가 가져오기 목록의 모든 파일을 자동으로 처리하여 반복적인 노동을 크게 줄여줍니다.
조작 단계 1: PDF 도구로 이동하여 찾기 및 바꾸기 기능 선택
" HeSoft Doc Batch Tool "를 연 후, 왼쪽 기능 모음에서 "PDF 도구"를 선택합니다. 소프트웨어 기본 인터페이스에는 PDF 워터마크 추가, PDF 페이지 삭제, PDF를 Word로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환 등 여러 PDF 일괄 처리 기능 카드가 표시됩니다. 본 문서에서 사용할 기능은 첫 번째 항목인 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"입니다.
"PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"를 클릭하면 해당 일괄 처리 마법사로 이동합니다. 이 기능을 선택하는 목적은 소프트웨어가 PDF 파일 콘텐츠에 대해 일괄 찾기 및 바꾸기를 실행하도록 하는 것이며, 파일 이름이나 폴더 이름만 처리하는 것이 아닙니다. PDF 본문 내용을 수정해야 하는 사용자는 반드시 PDF 도구 아래의 이 기능으로 들어가야 합니다.
조작 단계 2: 일괄 처리가 필요한 PDF 파일 추가하기
기능 페이지로 들어가면 페이지 상단에 현재 작업이 "PDF에서 키워드 찾기 및 바꾸기"로 표시됩니다. 마법사의 1단계는 "처리할 레코드 선택"입니다. 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다.
지정된 몇 개의 파일만 처리해야 한다면 "파일 추가"를 클릭하고, 폴더에 대량의 PDF가 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 클릭할 수 있습니다. 스크린샷에는 이미 4개의 PDF가 가져와졌으며, 목록에는 순번, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 표시되고 하단에는 총 레코드 수가 4로 집계되어 있습니다. 가져오기가 끝나면 먼저 파일 목록을 확인하여 빠진 파일이 없고, 수정할 필요가 없는 PDF가 잘못 추가되지 않았는지 점검하는 것이 좋습니다. 잘못 추가된 것을 발견하면 작업 열의 삭제 아이콘을 통해 해당 레코드를 제거할 수 있습니다.
이 단계의 예상 결과는 다음과 같습니다: 일괄적으로 키워드를 바꿀 모든 PDF가 목록에 표시되고 파일 확장자가 pdf인지 확인합니다. 확인 후 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 넘어갑니다.
조작 단계 3: 수식 퍼지 찾기 선택 및 찾기/바꾸기 규칙 입력
2단계는 "처리 옵션 설정"으로, PDF 일괄 와일드카드 찾기 및 바꾸기의 핵심 단계입니다. 스크린샷의 "찾기 방식"은 "정확한 텍스트 찾기"와 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기" 두 가지 방식을 제공합니다. 본 문서에서 처리하려는 것은 형식은 유사하지만 콘텐츠가 변경될 수 있는 키워드이므로 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기"를 선택합니다.
"찾을 키워드 목록"에서 스크린샷 예시에는 두 줄의 규칙이 입력되어 있습니다. 첫 번째 줄은 "April|May", 두 번째 줄은 "\ d{4}"입니다. 여기서 "April|May"는 April 또는 May와 일치할 수 있음을 의미하고, "\ d{4}"는 4자리 숫자를 일치시키는 데 사용되어 연도를 식별하기에 적합합니다. 오른쪽의 "바꿀 키워드 목록"에는 이에 대응하여 "August" 및 "2026"이 입력되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 PDF를 처리할 때 매칭된 월을 August로, 매칭된 4자리 연도를 2026으로 바꾼다는 것을 의미합니다.
여기서 주의할 점은, 좌우 양쪽 목록은 일반적으로 행 번호가 일치해야 한다는 것입니다. 즉, 왼쪽 1행의 찾기 규칙은 오른쪽 1행의 바꾸기 콘텐츠에 대응되고, 왼쪽 2행은 오른쪽 2행에 대응됩니다. 스크린샷은 바로 이러한 설정 방식으로, 월 규칙은 월 바꾸기 값에, 연도 규칙은 연도 바꾸기 값에 대응됩니다. 입력을 완료한 후 "다음"을 클릭합니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정 및 처리 시작
마법사 상단에서 후속 단계로 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 포함된 것을 볼 수 있습니다. 키워드 옵션을 완료한 후, 계속 "다음"을 눌러 저장 위치 설정으로 이동합니다. PDF를 일괄 처리할 때는 결과를 새 출력 위치에 저장하여 원본 파일과 구분하고, 처리 후 쉽게 표본 검사할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
"처리 시작" 단계로 진입한 후, 소프트웨어 마법사에 따라 처리를 실행하면 됩니다. 처리 과정에서 소프트웨어는 가져온 PDF 목록을 하나씩 조회하며 규칙에 맞는 텍스트를 찾아 오른쪽 목록의 대상 키워드로 바꿉니다. 처리가 완료되면 출력된 PDF의 주요 페이지를 열어 날짜 등의 키워드가 업데이트된 것을 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. 언제 정확한 찾기를 사용하고, 언제 수식 퍼지 찾기를 사용하나요? 각 PDF에서 바꿀 콘텐츠가 완전히 일치하는 경우(예: 모두 "이전 프로젝트 이름"으로 불리는 경우) 정확한 텍스트 찾기를 사용할 수 있습니다. 만약 콘텐츠에 규칙적인 변화가 있는 경우(예: 연도, 번호, 월, 배치 번호가 완전히 동일하지 않은 경우) 수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기를 사용하는 것이 더 적합합니다.
2. 바꾸기 목록을 비워 둘 수 있나요? 스크린샷에는 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라는 안내가 있어, 바꿀 키워드 목록을 입력하지 않으면 매칭된 콘텐츠를 삭제하는 데 사용될 수 있음을 나타냅니다. 실제 작업 시, 목표가 삭제가 아닌 바꾸기라면 반드시 대응하는 바꾸기 텍스트를 입력해야 합니다.
3. 왜 먼저 처리 결과를 표본 검사해야 하나요? PDF의 출처가 다르면 텍스트 구조도 다를 수 있습니다. 어떤 PDF는 스캔 이미지 버전이고, 어떤 것은 Word, docx, Excel 또는 PowerPoint에서 변환된 텍스트 버전입니다. 중요한 파일의 경우, 먼저 소량의 PDF로 규칙을 테스트하여 바꾸기 효과가 예상과 일치하는지 확인한 후에 전체 파일을 일괄 처리하는 것이 좋습니다.
4. 규칙 행 번호가 왜 중요한가요? 왼쪽의 찾을 키워드와 오른쪽의 바꿀 키워드는 목록에 따라 대응됩니다. 행 번호가 어긋나면 월이 연도로 바뀌거나, 번호가 다른 콘텐츠로 바뀔 수 있으므로 입력 후 꼼꼼히 대조해야 합니다.
요약
" HeSoft Doc Batch Tool "를 사용하여 PDF 내 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기하면, 기존에 PDF를 하나씩 열어 일일이 찾아 수정해야 했던 작업을 한 번의 가져오기, 한 번의 설정, 일괄 완료로 바꿀 수 있습니다. 특히 날짜, 번호, 연도, 버전 번호 등 규칙성을 가진 콘텐츠 수정에서 와일드카드 또는 수식 기반 퍼지 찾기는 효율성을 현저히 향상시킬 수 있습니다.
여러 개의 PDF 보고서, 계약서 또는 보관 자료를 처리 중이고 그 안의 키워드를 통일하여 수정해야 한다면, 먼저 파일 백업을 준비한 후 본 문서의 단계에 따라 PDF를 가져오고 "수식을 사용한 퍼지 텍스트 찾기"를 선택한 다음 찾기 및 바꾸기 목록을 입력하고 마지막으로 저장 및 처리를 완료하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 반복적인 노동을 줄일 뿐만 아니라 수동 작업 시 변경 사항이 누락될 위험도 낮출 수 있습니다.