Lorsque plusieurs fichiers PDF contiennent des dates, numéros, noms ou mots-clés similaires mais pas entièrement identiques, ouvrir chaque fichier manuellement pour rechercher et remplacer est très inefficace et sujet aux oublis. Cet article prend la modification par lots des mois et années en anglais dans un PDF comme exemple pour présenter comment utiliser la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans un PDF » de HeSoft Doc Batch Tool pour traiter plusieurs fichiers PDF en une seule fois grâce à la recherche floue par formules, aux règles de caractères génériques et à l'importation par lots de fichiers, aidant ainsi les utilisateurs bureautiques à réduire les opérations répétitives et à améliorer l'efficacité du traitement par lots de documents.
Dans le travail quotidien, les fichiers PDF sont souvent utilisés pour les contrats, les rapports, les documents réglementaires, les documents de projet, les avis et les annonces officielles. Le problème est que les PDF ne sont pas aussi faciles à modifier directement que les documents Word, docx ou doc. Si des contenus similaires doivent être modifiés dans des dizaines, voire des centaines de PDF, par exemple en uniformisant différents mois en un seul, en changeant différentes années pour une nouvelle ou en remplaçant un certain format de numérotation, cela devient une tâche répétitive très chronophage.
La problématique centrale abordée dans cet article est la suivante : comment utiliser des caractères génériques ou des règles de formule pour rechercher et remplacer de manière floue et par lots des mots-clés dans de nombreux fichiers PDF. Dans l'exemple, plusieurs fichiers PDF contiennent des dates comme « April 13, 2017 ». Nous souhaitons ne pas remplacer simplement un terme fixe, mais utiliser des règles pour correspondre à « April ou May » et à « une année à quatre chiffres », puis les remplacer par lots par « August » et « 2026 ». Ainsi, même si les mois ou les années ne sont pas exactement les mêmes dans les différents PDF, ils peuvent être traités par lots selon le même ensemble de règles.
L'opération ci-dessous est basée sur le logiciel de bureau « HeSoft Doc Batch Tool » visible dans la capture d'écran. Il est conçu comme un outil de traitement par lots de documents pour les environnements de bureau. Sa principale valeur est de centraliser dans un seul flux les étapes qui nécessiteraient normalement une ouverture, une recherche, une modification et une sauvegarde manuelles et répétitives, ce qui est particulièrement adapté aux scénarios impliquant de nombreux fichiers PDF, Word, Excel, PowerPoint, etc.
Scénarios applicables : quel contenu PDF se prête au remplacement par lots avec des caractères génériques
La recherche et le remplacement par lots avec caractères génériques sont adaptés au traitement de textes PDF dont le contenu suit un modèle mais n'est pas complètement identique. Contrairement à la recherche exacte ordinaire, la recherche floue par caractères génériques ou formules peut correspondre à une catégorie de texte plutôt qu'à une seule chaîne fixe. Par exemple, dans ce cas, le mois peut être April ou May ; l'année peut être un nombre à quatre chiffres comme 2017, 2024, 2025. En utilisant des règles, on peut faire correspondre en une seule fois ces contenus variables, puis les remplacer de manière uniforme.
- Modification par lots des dates dans les rapports PDF, par exemple en remplaçant les anciennes années par la nouvelle.
- Remplacement par lots des noms d'entreprise, de département ou de contact dans les contrats, accords et devis.
- Correction par lots des numéros de modèle de produit, de projet, de lot ou de version dans les documents.
- Traitement par lots des anciens mots-clés dans plusieurs modèles PDF, pour éviter les modifications manuelles fichier par fichier.
- Lorsque le nombre de PDF est élevé, par exemple des dizaines ou des centaines, le traitement par lots permet un gain de temps significatif.
Il est important de noter que cet article traite de la recherche et du remplacement de contenu textuel dans les fichiers PDF. Si le PDF est une version scannée d'une image et que le texte n'est pas modifiable en soi, la possibilité de remplacement direct dépendra de la capacité à reconnaître et traiter le texte du fichier. La méthode décrite ici est plus adaptée aux PDF dont le texte peut être copié normalement.
Aperçu des résultats : changements des mots-clés PDF avant et après traitement
Avant traitement, nous avons préparé plusieurs fichiers PDF, dont 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf et 4.pdf dans l'exemple. Tous doivent subir le même type d'opération de recherche et remplacement par lots. S'ils sont ouverts et traités un par un, non seulement les étapes sont répétitives, mais il est facile d'oublier de modifier un fichier ou de manquer une année.
Après avoir ouvert l'un des PDF, on peut voir que le texte de la date contient « April 13, 2017 ». Dans la capture d'écran, les parties à remplacer sont indiquées par un cadre rouge : le mois « April » et l'année « 2017 ». Le jour « 13 » au milieu n'a pas besoin d'être modifié, nous définissons donc des règles de recherche et de remplacement uniquement pour le mois et l'année à quatre chiffres.
Une fois le traitement terminé, en rouvrant le PDF, l'original « April 13, 2017 » est devenu « August 13, 2026 ». On peut voir que le jour « 13 » est conservé, tandis que le mois et l'année ont été remplacés selon les règles. C'est précisément la valeur de la recherche et du remplacement flous par lots avec caractères génériques : seuls les éléments cibles correspondant aux règles sont traités, sans avoir à sélectionner manuellement chaque caractère.
Procédure : remplacer par lots des mots-clés PDF avec HeSoft Doc Batch Tool
Étape 1 : Accéder à l'outil PDF et sélectionner la fonction Rechercher et remplacer
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Outils PDF » dans la classification des fonctions sur la gauche. L'interface principale affiche plusieurs fonctions de traitement par lots de PDF, telles que « Ajouter un filigrane PDF », « Convertir PDF en Word », « Convertir PDF en TXT », etc. Selon les besoins de cet article, vous devez sélectionner « Rechercher et remplacer des mots-clés dans le PDF ». Dans la capture d'écran, cette fonction se trouve en première position de la liste des outils PDF, avec la description « Rechercher et remplacer par lots les mots-clés dans le contenu des fichiers PDF ».
Le but de sélectionner cette fonction est d'entrer dans le flux de traitement par lots dédié à la recherche et au remplacement de texte dans les PDF. Contrairement à un éditeur de PDF unique, il ne s'agit pas de modifier les fichiers un par un, mais d'abord d'importer un lot de PDF, de définir uniformément les règles de recherche et de remplacement, puis d'exécuter le traitement par lots.
Étape 2 : Ajouter les multiples fichiers PDF à traiter
Après être entré dans la fonction « Rechercher et remplacer des mots-clés dans le PDF », la progression du flux s'affiche en haut : « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir les options de traitement », « Définir l'emplacement de sauvegarde », « Démarrer le traitement ». La première étape consiste à importer les fichiers. La capture d'écran montre en haut des boutons comme « Ajouter des fichiers », « Importer des fichiers depuis un dossier », « Vider », « Plus ». Pour un petit nombre de PDF, utilisez « Ajouter des fichiers » ; si les PDF sont tous dans le même dossier, utilisez « Importer des fichiers depuis un dossier ».
Une fois les fichiers importés, le tableau ci-dessous affiche des informations comme le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification. Dans cet exemple, 4 fichiers PDF ont été importés, avec des chemins situés dans le répertoire « test » du disque D. Il est conseillé de vérifier le nombre et les chemins des fichiers après l'importation, afin d'éviter d'ajouter par erreur des PDF qui n'ont pas besoin d'être traités. Si des fichiers en trop sont détectés, ils peuvent être supprimés via l'opération de suppression à droite du tableau.
Étape 3 : Configurer la recherche floue de texte par formule
Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur « Étape suivante » en bas pour accéder à « Définir les options de traitement ». Dans « Mode de recherche », l'interface propose deux options : « Recherche de texte exacte » et « Utiliser la recherche floue de texte par formule ». Comme nous devons traiter un contenu qui n'est pas totalement fixe – par exemple le mois peut être April ou May, et l'année est un nombre quelconque à quatre chiffres – il faut sélectionner « Utiliser la recherche floue de texte par formule ».
Dans la capture d'écran, la « Liste des mots-clés à rechercher » contient deux lignes de règles : la première ligne est « April|May », indiquant qu'il faut correspondre à « April » ou « May » ; la deuxième ligne est « \d{4} », indiquant qu'il faut correspondre à quatre chiffres consécutifs, couramment utilisés pour les années. La « Liste des mots-clés de remplacement » correspondante, à droite, contient deux lignes : la première est « August », la deuxième est « 2026 ». Cela signifie que le logiciel remplacera « April » ou « May » trouvés par « August », et l'année à quatre chiffres trouvée par « 2026 ».
Il est essentiel ici que les listes de gauche et de droite se correspondent ligne par ligne. La première ligne de gauche correspond à la première ligne de droite, et la deuxième ligne de gauche à la deuxième ligne de droite. Pour ajouter d'autres règles de remplacement, il suffit de remplir les lignes suivantes, mais il faut s'assurer que les règles de recherche et les résultats de remplacement de chaque ligne correspondent correctement. Si le contenu de remplacement d'une ligne est vide, l'infobulle indique « Ne pas remplir signifie supprimer ». Il faut donc opérer avec prudence pour éviter de supprimer accidentellement du texte dans les PDF.
Étape 4 : Poursuivre en définissant l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement
Après avoir défini les règles de recherche et de remplacement, cliquez à nouveau sur « Étape suivante ». Selon la barre de progression, les étapes suivantes sont « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». L'emplacement de sauvegarde sert à déterminer où seront générés les fichiers PDF traités. Il est conseillé de ne pas écraser directement les fichiers originaux, mais de préférer un nouveau dossier, ce qui permet de conserver les PDF originaux comme sauvegarde. Si les résultats sont corrects après vérification, vous pourrez alors décider de remplacer les fichiers d'origine.
Lors de la dernière étape, lancez le traitement. Le logiciel traitera les PDF un par un selon la liste de fichiers importés et effectuera les remplacements conformément aux règles de recherche floue définies. Une fois le traitement terminé, ouvrez les fichiers de sortie pour un contrôle ponctuel, afin de confirmer que les champs clés comme le mois et l'année ont été modifiés comme prévu.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi utiliser la recherche floue par formule plutôt que la recherche exacte ?
Si le contenu cible est exactement le même dans tous les PDF – par exemple, partout « April 13, 2017 » – la recherche exacte peut également faire l'affaire. Mais dans les documents de bureau réels, il y a souvent des variations : certains fichiers contiennent « April », d'autres « May » ; certains « 2017 », d'autres « 2020 ». Dans ce cas, la recherche floue par formule permet de faire correspondre plusieurs contenus similaires avec une seule règle, ce qui est plus adapté au traitement par lots.
2. Que signifient exactement « April|May » et « \d{4} » ?
« April|May » peut être compris comme correspondant à April ou May, la barre verticale indiquant un choix entre les deux. « \d{4} » peut être compris comme correspondant à quatre chiffres consécutifs, et est donc couramment utilisé pour les années. De cette manière, le logiciel peut trouver dans le texte le contenu correspondant au modèle, sans exiger de l'utilisateur qu'il liste séparément chaque année possible.
3. Les règles de remplacement affectent-elles la mise en page du PDF ?
Le PDF est un format de fichier à la mise en page fixe. La longueur du texte après remplacement peut différer du texte original. Par exemple, « August » est plus long que « April » ; après remplacement, la position d'affichage et l'espace occupé sur la page peuvent changer. Par conséquent, après un traitement par lots, il est conseillé de vérifier au moins quelques PDF par sondage, en se concentrant sur la bonne apparence des titres, tableaux, en-têtes et pieds de page.
4. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement par lots ?
Il est fortement recommandé de toujours faire une sauvegarde. Bien que les outils de traitement par lots permettent de gagner beaucoup de temps, une erreur dans la règle peut affecter un grand nombre de fichiers. Une approche plus prudente consiste à copier d'abord un petit dossier de test, à effectuer un essai avec quelques PDF, et à confirmer que les résultats sont corrects avant de traiter l'ensemble des fichiers.
Résumé : utiliser les caractères génériques pour remplacer les mots-clés PDF et réduire les tâches répétitives
À travers l'exemple de cet article, on peut voir que l'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de rechercher et de remplacer en une seule fois des mots-clés similaires dans plusieurs fichiers PDF. Comparé à l'ouverture manuelle des PDF un par un pour les modifier, la recherche floue par caractères génériques ou formules est plus adaptée au traitement des contenus qui varient selon un modèle, comme les dates, les années, les numéros ou les noms. Dans cet exemple, le logiciel a remplacé « April ou May » par « August » et les années à quatre chiffres par « 2026 » dans plusieurs PDF, réalisant ainsi une modification par lots des dates dans les PDF.
Si vous devez souvent traiter des fichiers bureautiques comme PDF, docx, doc, xlsx, pptx, avec de nombreuses opérations répétitives, envisagez d'utiliser en priorité des outils de traitement par lots. Il est recommandé de commencer par tester les règles avec un petit nombre de fichiers, et de ne procéder à l'exécution par lots qu'après avoir confirmé leur exactitude. Cela garantit la précision tout en améliorant nettement l'efficacité au bureau.