Lorsqu'un grand nombre de dossiers partagent le même préfixe d'année, suffixe de version ou identifiant fixe dans leur nom, les renommer un par un prend non seulement du temps, mais il est aussi facile d'en oublier. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour nettoyer les mots-clés dans les noms de dossiers, en prenant pour exemple la suppression en masse de « 2026- » et « -version-1 ». En ajoutant des dossiers, en définissant les mots-clés à rechercher, en laissant le contenu de remplacement vide et en exécutant le traitement, vous pouvez rapidement transformer des noms de dossiers en désordre en un format de nommage plus concis et uniforme.
Dans le travail quotidien, de nombreux dossiers portent des textes fixes en raison de l'archivage de projets, de téléchargements, d'exportations, de la génération système ou de la collaboration d'équipe. Par exemple, tous les dossiers d'un même lot de projets commencent par « 2026- » et se terminent par « -version-1 ». S'il n'y a que deux ou trois dossiers, la modification manuelle reste acceptable ; mais s'il y a des dizaines, voire des centaines de dossiers, les renommer un par un par un clic droit est très inefficace et entraîne facilement des oublis, des erreurs ou des problèmes d'uniformité de format.
Cet article résout le problème courant de « suppression par lot de mots-clés dans les noms de nombreux dossiers ». Dans l'exemple, il faut supprimer simultanément « 2026- » et « -version-1 » dans les noms de dossiers, pour transformer « 2026-client-proposals-version-1 » en « client-proposals ». L'opération utilise un outil de type logiciel bureautique — HeSoft Doc Batch Tool , dont la valeur essentielle est d'aider les utilisateurs à traiter des fichiers et dossiers par lot, de réduire les tâches répétitives et d'améliorer l'efficacité du classement. Bien que la capture d'écran montre le traitement de noms de dossiers, une logique similaire s'applique également aux scénarios de classement unifié des règles de nommage de documents Word, docx, doc, Excel, PDF dans le travail quotidien.
Scénarios applicables : quels cas sont adaptés à la suppression par lot de mots-clés dans les noms de dossiers
La suppression par lot de textes spécifiés dans les noms de dossiers convient à divers scénarios de travail et de classement de documents. Par exemple, une entreprise génère chaque année un lot de dossiers de projet commençant par l'année, avec des noms contenant des préfixes d'année comme « 2026- », « 2025- » ; ou encore, lors de l'archivage de versions, les dossiers portent uniformément des identifiants comme « -version-1 », « _v1 », « VersionFinale » à la fin, et il faut ensuite les nettoyer pour obtenir des noms officiels.
Dans les postes liés au marketing, aux ventes, aux finances, à la gestion de projet, etc., on rencontre aussi souvent des dossiers exportés depuis le système dont les noms comportent des numéros fixes, des dates, des numéros de lot ou des identifiants de plateforme. Si la modification est manuelle, cela fait perdre du temps et affecte la recherche et l'archivage ultérieurs. L'utilisation d'un outil de renommage par lot permet de rechercher et de supprimer ces mots-clés fixes en une seule fois, afin de maintenir des noms de répertoires ordonnés et cohérents.
Dans cet exemple, les noms de dossiers contiennent tous deux parties à supprimer : le « 2026- » au début et le « -version-1 » à la fin. Ce type d'opération consiste essentiellement à « rechercher un texte spécifié dans le nom du dossier et le remplacer par rien ». Par conséquent, tant que votre objectif est de supprimer un texte fixe dans les noms, vous pouvez vous référer à la méthode de cet article.
Aperçu du résultat : quels changements avant et après le traitement
Avant le traitement : le nom du dossier contient un préfixe d'année et un suffixe de version
D'après la capture d'écran avant traitement, on voit que chaque nom de dossier commence par « 2026- » et se termine par « -version-1 ». Par exemple « 2026-client-proposals-version-1 », « 2026-competitive-analysis-version-1 », « 2026-executive-reports-version-1 », etc. Les cadres rouges marquent ces mots-clés récurrents qui doivent être supprimés.
Bien que ce mode de nommage conserve l'information source, il est redondant lors de l'archivage officiel ou de la présentation externe. Surtout lorsque le nombre de dossiers est élevé, la liste manque de clarté et la recherche de documents cibles devient plus lente.
Après le traitement : les mots-clés fixes sont supprimés, les noms sont plus concis
La capture d'écran après traitement montre que « 2026- » et « -version-1 » dans les noms de dossiers ont été supprimés. L'ancien « 2026-client-proposals-version-1 » est devenu « client-proposals », et les autres dossiers ont également été nettoyés selon la même règle. On peut voir que les noms conservent la partie qui a un réel sens métier, comme « competitive-analysis », « executive-reports », « go-to-market », « marketing-campaigns », etc.
L'avantage de cette méthode de traitement est l'uniformité de la règle et la clarté du résultat. S'il fallait supprimer manuellement le préfixe et le suffixe un par un, il faudrait modifier au moins deux segments de texte par dossier ; alors qu'avec l'outil de traitement par lot, il suffit de définir une règle une seule fois pour effectuer le nettoyage des noms de tout un lot de répertoires.
Procédure : utiliser le logiciel bureautique pour supprimer par lot des mots-clés dans les noms de dossiers
Première étape : accéder à l'outil de nom de dossier, sélectionner la fonction Rechercher et remplacer
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , dans la barre de fonctionnalités à gauche, on peut voir plusieurs catégories de traitement bureautique, y compris Noms de fichiers, Noms de dossiers, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. Comme l'objet du traitement ici est le nom de dossier, il faut entrer dans la catégorie « Noms de dossiers ».
Sur la page de fonctionnalités Noms de dossiers, sélectionnez « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers ». D'après la capture d'écran, cette fonction est décrite comme « Rechercher et remplacer par lot des mots-clés dans les noms de dossiers », adaptée pour supprimer ou remplacer des textes fixes dans les noms de dossiers.
L'objectif de cette étape est de déterminer d'abord la fonction de traitement à utiliser. Puisqu'il ne s'agit pas de modifier le contenu des fichiers ni de déplacer des dossiers, mais d'ajuster le nom des dossiers eux-mêmes, il est plus approprié de choisir la fonction de recherche et remplacement sous la catégorie Noms de dossiers.
Deuxième étape : ajouter les enregistrements de dossiers à traiter
Après être entré dans la fonction, l'interface passe à un assistant par étapes. La première étape est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite, on peut voir les boutons « Ajouter un dossier », « Vider », « Plus », etc. Ici, il faut cliquer sur « Ajouter un dossier » pour ajouter les dossiers à renommer par lot dans la liste.
Dans la capture d'écran, 10 enregistrements ont été ajoutés, et la liste affiche les colonnes Numéro, Nom, Chemin, Date de création, Date de modification et Actions. Dans la colonne Nom, on peut voir que chaque dossier comporte « 2026- » et « -version-1 », la colonne Chemin sert à confirmer l'emplacement de ces dossiers, et la zone de résumé en bas indique un nombre d'enregistrements de 10.
Le résultat attendu de cette étape est : tous les dossiers à traiter apparaissent dans la liste et leur nombre est correct. Avant le traitement formel, il est conseillé de vérifier brièvement les noms et les chemins pour éviter d'ajouter à la tâche des dossiers qui n'ont pas besoin d'être renommés. Si une erreur d'ajout est constatée, on peut utiliser l'action de suppression dans la liste pour retirer un seul enregistrement, ou utiliser « Vider » pour tout recommencer.
Troisième étape : définir les mots-clés à rechercher, laisser le contenu de remplacement vide
Après avoir cliqué sur « Étape suivante », on entre dans « Définir les options de traitement ». Dans cet exemple, il faut supprimer un texte fixe, on choisit donc « Recherche exacte de texte » dans le « Mode de recherche ». La capture d'écran montre cette option encadrée en rouge, indiquant que l'outil effectuera une correspondance exacte basée sur le texte saisi.
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher », saisissez respectivement les mots-clés à supprimer. Dans l'exemple, deux lignes sont saisies : la première est « 2026- », la seconde est « -version-1 ». À droite se trouve la « Liste des mots-clés après remplacement », avec l'indication « Ne pas remplir signifie supprimer ». Donc, si l'objectif est de supprimer ces mots-clés et non de les remplacer par un autre texte, il faut laisser la liste de remplacement vide.
Cette étape est très cruciale. Elle détermine comment le nom final du dossier changera. Saisir « 2026- » permet de supprimer le préfixe d'année au début du nom ; saisir « -version-1 » permet de supprimer le suffixe de version à la fin. Comme le contenu de remplacement est vide, le logiciel supprimera du nom de dossier le texte correspondant lors du traitement.
Quatrième étape : continuer à l'étape suivante, définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
D'après le flux de travail en haut de l'interface, il y a encore deux étapes ultérieures : « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Lancer le traitement ». Après avoir terminé la définition des mots-clés, cliquez sur le bouton « Étape suivante » en bas de la page, suivez l'assistant du logiciel pour finir de définir l'emplacement de sauvegarde, puis entrez dans l'étape de lancement du traitement.
Comme il s'agit d'une modification par lot des noms de dossiers, il est conseillé de confirmer avant l'opération que la liste actuelle des tâches, la liste des mots-clés et les paramètres de remplacement sont corrects. Lancez le traitement une fois les vérifications faites. Une fois le traitement terminé, vous pouvez retourner dans l'explorateur de fichiers pour vérifier si les noms de dossiers sont conformes au résultat attendu.
Le résultat final de cet exemple est : « 2026- » et « -version-1 » dans tous les noms de dossiers sont supprimés, conservant le nom métier central. Cela permet à la fois d'effectuer un renommage par lot et d'éviter la tâche répétitive de modification manuelle un par un.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi peut-on ne pas remplir le mot-clé après remplacement ?
Dans cette fonction, le mot-clé à rechercher sert à localiser le texte à traiter, et le mot-clé après remplacement sert à spécifier le nouveau texte. Si le contenu de remplacement à droite n'est pas renseigné, cela signifie que le contenu trouvé doit être supprimé. Par conséquent, pour supprimer par lot des mots-clés dans les noms de dossiers, il suffit de saisir le texte à supprimer à gauche.
2. Peut-on supprimer plusieurs mots-clés différents en une seule fois ?
D'après la capture d'écran, on voit que la « Liste des mots-clés à rechercher » prend en charge la saisie multiligne. Dans l'exemple, « 2026- » et « -version-1 » sont saisis simultanément, ce qui signifie que deux mots-clés sont supprimés en une seule tâche. Pour les scénarios de nettoyage par lot de préfixes, suffixes, numéros, versions, cette méthode est très pratique.
3. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement ?
Le renommage par lot affecte plusieurs noms de dossiers. Bien que l'opération vise à améliorer l'efficacité, il est tout de même conseillé de confirmer la liste et les règles avant de traiter des données importantes, et de sauvegarder les répertoires critiques si nécessaire, en particulier les documents de livrables de projet, les archives financières, les dossiers de contrats, etc.
4. Faut-il saisir le mot-clé en entier ?
Il est conseillé de saisir un mot-clé complet et avec un bon niveau d'unicité. Par exemple, pour supprimer un identifiant de version, saisissez « -version-1 » plutôt que seulement « version ». Cela réduit le risque de supprimer par erreur d'autres textes normaux. La prudence est encore plus de mise pour les caractères susceptibles de se répéter dans les noms de dossiers.
Résumé : utiliser un outil de traitement par lot pour réduire les tâches répétitives de renommage
Supprimer par lot des mots-clés dans les noms de dossiers est essentiellement une opération répétitive à haute fréquence dans le classement de documents bureautiques. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , on peut transformer le travail de renommage des dossiers, qui nécessiterait autrement une édition un par un, en un processus consistant à ajouter les dossiers une fois, définir une règle une fois et exécuter le traitement une fois. Que ce soit pour supprimer un préfixe d'année, un suffixe de version, ou nettoyer des identifiants fixes issus d'exportations système, cela permet de gagner un temps considérable.
Si vous êtes en train de classer un grand nombre de dossiers de projets, de dossiers clients, de répertoires d'exportation ou d'archives, commencez par lister les mots-clés à supprimer, puis procédez au traitement par lot en suivant les étapes de cet article. Cela permet d'uniformiser les noms de dossiers et rendra les recherches, l'archivage et le partage ultérieurs plus efficaces.