Les factures électroniques, les bons électroniques et les fichiers de mise en page sont souvent enregistrés au format OFD, mais de nombreux scénarios de téléchargement, de remboursement, d'archivage et de communication nécessitent des images JPG. Cet article décrit comment utiliser les besoins de conversion par lots de pages OFD en une longue image HeSoft Doc Batch Tool Terminez l'importation par lots, OFD à JPG, sélectionnez la plage de pages, définissez 300PPI et ouvrez la longue carte d'épissage de plusieurs pages pour aider les utilisateurs de bureau à obtenir rapidement des résultats d'image clairs, continus et faciles à partager.
Le format OFD est de plus en plus utilisé pour les factures électroniques, les bons électroniques, les documents électroniques et les reçus commerciaux. L'avantage d'OFD est une mise en page stable et adaptée à la sauvegarde des documents officiels, mais dans la collaboration réelle au bureau, de nombreuses personnes préfèrent obtenir des images JPG: le téléphone mobile peut être visualisé directement, le logiciel de chat peut être prévisualisé directement, le fond de la page Web peut être téléchargé directement, et le système de remboursement nécessite souvent un format d'image. Par conséquent, "comment convertir OFD en images JPG par lots" est devenu une demande haute fréquence.
De plus, si un OFD a plusieurs pages, l'exportation page par page vous donnera beaucoup d'images, ce qui n'est ni facile à envoyer ni à organiser. En assemblant plusieurs pages en une longue image, le contenu peut être affiché en continu de haut en bas, ce qui est aussi facile à lire qu'une longue capture d'écran. Cet article est" HeSoft Doc Batch Tool «À titer d'exemple, expliquez comment convertir par lots plusieurs fichiers OFD en JPG et fusionner plusieurs pages en une très longue image.
Scène applicable: Pourquoi les factures électroniques, les bons et les fichiers de mise en page OFD devraient-ils être longs?
Dans les scénarios de remboursement financier, les formats courants de la facture électronique incluent OFD. Si la plate-forme de remboursement ou le processus d'approbation nécessite le téléchargement d'images, la conversion d'OFD en JPG peut réduire les problèmes de compatibilité des formats. Si le même billet ou le même bon contient plusieurs pages d'informations, le réviseur peut le visualiser en continu après avoir assemblé le tableau de croissance sans basculer entre plusieurs images.
Dans la scène de tri d'archives, le fichier OFD convient à l'enregistrement de l'original, mais l'image est plus adaptée à la prévisualisation. Transformer les premières pages ou toutes les pages d'OFD en diagrammes d'allongement peut être utilisé comme diagramme d'index, aperçu abrégé ou consultation rapide du matériel. Pour un grand nombre de fichiers, la conversion par lots est plus fiable que les captures d'écran artificielles.
Dans les scénarios de communication commerciale, les clients, les fournisseurs ou les collègues peuvent ne pas avoir installé l'outil de lecture OFD. Après avoir exporté OFD vers un long graphique JPG, l'autre partie peut le visualiser directement sur le téléphone mobile ou l'ordinateur. Surtout pour les pages telles que le résumé du contrat, les documents de certification, le formulaire de demande et le reçu, les images longues peuvent maintenir la continuité de la lecture.
Par conséquent, la valeur fondamentale de la longue carte OFD à JPG par lots n'est pas une simple conversion de format, mais de rendre les fichiers plus faciles à ouvrir, à envoyer et à archiver dans la circulation bureautique. HeSoft Doc Batch Tool En tant que logiciel de traitement par lots de fichiers de bureau, il peut effectuer des tâches de conversion répétées de plusieurs fichiers de manière centralisée.
Aperçu des effets: quels changements dans la forme des fichiers avant et après la conversion
Avant la conversion, il y a 4 fichiers OFD dans le dossier exemple: 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd. Ce sont tous des fichiers source à traiter. Ce type de fichier OFD enregistré par numéro est très courant pour les utilisateurs qui traitent fréquemment des factures électroniques ou du matériel professionnel.
Après la conversion, le fichier devient une image JPG: 1.jpg, 2.jpg, 3.jpg, 4.jpg. On peut voir que 1.jpg est affiché comme un graphique longitudinal et que plusieurs pages sont épissées dans la même image; d'autres JPG sont générés en fonction de leur contenu OFD respectif. Ces résultats de sortie conviennent pour la prévisualisation, le téléchargement ou l'envoi direct.
Du point de vue de la gestion des fichiers, le nom de fichier converti maintient une relation correspondante avec le fichier d'origine, ce qui est très pratique pour la vérification. Par exemple, 1.ofd correspond à 1.jpg et 2.ofd correspond à 2.jpg. Pour les tâches par lots, cette correspondance peut réduire la charge de travail liée au changement de nom ultérieur, à la recherche et à la confirmation manuelle.
Étape de fonctionnement: épissage par lots des pages OFD en images longues JPG
Étape 1: Accédez à la fonction OFD en image JPG
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Trouvez la fonction "Convertir OFD en images JPG" dans l'interface principale de l'outil. Dans la capture d'écran, la fonction est située dans la zone de la carte de fonction, et le texte de la description est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". C'est exactement l'entrée pour exporter OFD comme image.
Le but de l'opération de cette étape est de s'assurer que la cible de traitement ultérieur est l'image JPG, et non PDF ou d'autres formats. Il existe également des fonctions telles que "Convertir OFD en PDF" dans l'interface. Si la cible est une longue image, sélectionnez "Convertir OFD en image JPG". Une fois entré, le logiciel affichera un assistant étape par étape pour faciliter les tâches par lots en fonction du processus.
Étape 2: Ajouter des fichiers ou importer des OFD à partir d'un dossier
Après être entré dans la page des fonctionnalités, la première est "Sélectionner les enregistrements à traiter". Dans la zone supérieure droite de la page, il y a des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus". 4 fichiers OFD ont été importés dans la capture d'écran, et le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification sont visibles dans la liste.
Si vous ne traitez que quelques fichiers, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner OFD; si un lot de factures électroniques ou de bons est stocké dans le même répertoire, il est plus efficace d'utiliser "Importer des fichiers à partir de dossiers". Après l'importation, vous devez vérifier si l'extension est ofd et confirmer que le nombre d'enregistrements agrégés en bas est cohérent avec les attentes. Le nombre d'enregistrements dans l'exemple est 4, ce qui signifie que 4 OFD seront traités par lots cette fois.
Il y a une colonne d'opération sur le côté droit de la liste, qui peut être utilisée pour supprimer les enregistrements qui ne nécessitent pas de traitement. Si le fichier importé n'est pas correct, vous pouvez également cliquer sur "Vider" pour le sélectionner à nouveau. Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux paramètres de traitement.
Étape 3: Choisissez une plage de pages par demande
Dans la page "Définir les options de traitement", définissez d'abord "Plage de traitement". Les captures d'écran montrent que le logiciel fournit des options telles que "Toutes les pages", "Quelques pages en face", "Quelques pages en fin", "Pages impaires", "Pages paires" et "Personnalisation". L'exemple sélectionne "Les premières pages" et remplit 2 dans la plage.
Ce paramètre signifie que chaque OFD ne prend que les 2 premières pages pour la conversion. Si votre facture électronique ou votre bon ne compte que 1 ou 2 pages, vous pouvez générer rapidement l'image dont vous avez besoin; si votre fichier contient plus de pièces jointes et ne nécessite que les informations de la page d'accueil, vous pouvez également contrôler le contenu de sortie de cette manière.
Si vous souhaitez conserver toutes les pages dans leur intégralité, sélectionnez Toutes les pages. Si le document se termine par une page de signature, une page de conclusion ou une page de pièce jointe, vous pouvez sélectionner les pages à la fin. Si vous avez des exigences de numéro de page spéciales, vous pouvez sélectionner des pages impaires, des pages paires ou personnalisées en fonction des options fournies par l'interface. La portée de la page détermine le contenu du long graphique et les exigences commerciales doivent être confirmées avant la configuration.
Étape 4: Réglez la densité de pixels de l'image pour assurer une impression claire du texte et du chapitre
La "densité de pixels d'image (PPI)" dans la capture d'écran est de 300. Pour les documents tels que les factures électroniques, les contrats et les bons, le texte, le montant, le code QR, le timbre de facturation et d'autres détails sont très importants. Si l'IPP est trop bas, l'image peut sembler floue, ce qui affecte l'examen et la reconnaissance; si l'IPP est trop élevé, la taille de l'image peut devenir plus grande, surtout après le diagramme de croissance.
300PPI convient généralement à la sortie image de la plupart des documents de bureau. Vous pouvez d'abord tester l'effet avec une petite quantité d'OFD, confirmer que la clarté, le volume et les limites de téléchargement répondent aux exigences, puis traiter tous les fichiers par lots. Pour le remboursement officiel, le dépôt ou la livraison client, il est recommandé de donner la priorité à la clarté.
Étape 5: Ouvrez le commutateur pour le diagramme de croissance d'épissage multi-pages
Pour transformer plusieurs pages de l'OFD en une longue image, vous devez activer l'option "assembler plusieurs pages en une très longue image". Dans la capture d'écran, cette option se trouve sous les paramètres PPI, qui est l'élément le plus critique de ce tutoriel.
Une fois ouvert, le logiciel épissera plusieurs pages du même OFD qui correspondent à la plage de pages dans une image JPG dans l'ordre. Par exemple, si l'exemple est défini sur les 2 premières pages et que l'assemblage est ouvert, chaque OFD émettra un long graphique contenant le contenu des 2 premières pages. Dans le résultat final du traitement, 1.jpg est présenté comme une longue image, qui est l'effet du réglage.
Si vous n'avez pas besoin d'un long graphique, mais que vous souhaitez que chaque page soit un graphique séparé, l'option d'assemblage ne doit pas être activée. Cependant, pour l'envoi, la prévisualisation, l'archivage et la lecture mobile, un graphique long de sortie OFD est généralement plus facile à gérer.
Étape 6: Continuez à définir l'emplacement de sauvegarde et commencez le traitement
Une fois les options de traitement terminées, cliquez sur "Suivant". L'invite de processus en haut de l'interface affiche "Définir l'emplacement de sauvegarde" et "Démarrer le traitement". Bien que la capture d'écran ne développe pas ces deux pages, la structure de l'assistant peut être raisonnablement jugée. Il est nécessaire de spécifier le répertoire d'enregistrement des images JPG après la conversion, puis d'effectuer le traitement par lots.
Il est recommandé de séparer le répertoire de sortie du répertoire OFD d'origine, par exemple en établissant séparément le dossier "OFD to JPG Results" ou "Long Diagramme Sortie". Cela peut éviter que les fichiers source et les fichiers de résultat ne soient mélangés, ce qui est pratique pour vérifier si la conversion est terminée. Après avoir commencé le traitement, attendez que le logiciel génère le fichier JPG et affichez enfin le résultat de l'image correspondant à l'OFD d'origine dans le répertoire de sortie.
Questions fréquentes ou considérations
1. La facture électronique OFD peut-elle être utilisée comme original après conversion en JPG?
Les images JPG sont plus adaptées à la visualisation, au téléchargement et à la circulation, mais elles ne remplacent pas le rôle de l'OFD d'origine dans certains scénarios d'archivage formels. Il est recommandé de conserver le fichier OFD d'origine après la conversion pour une vérification ultérieure ou une réexportation.
2. Pourquoi assembler plusieurs pages en images longues?
La division de plusieurs pages produira plusieurs images, ce qui est plus gênant à envoyer et à organiser. Après avoir épelé le graphique de croissance, un OFD correspond à un JPG, la lecture est plus continue et plus proche de l'expérience de la longue capture d'écran du téléphone.
3. Que dois-je faire si je veux juste changer la page d'accueil?
Vous pouvez sélectionner "Les premières pages" dans la plage de traitement et définir la plage sur 1. L'exemple de capture d'écran est rempli 2, indiquant les 2 premières pages du traitement. Vous pouvez ajuster la quantité en fonction des besoins réels.
4. Que faire si l'image de sortie est trop grande?
Le volume d'un graphique long est lié au nombre de pages, à l'IPP et au contenu de la page. Si l'image est trop grande, vous pouvez réduire la portée de la page ou ajuster l'IPP tout en garantissant une clarté acceptable. Avant le traitement par lots, il est recommandé de tester avec un petit nombre de fichiers.
5. Comment éviter de gérer le mauvais fichier après une importation par lots?
Vérifiez le nom, le chemin et l'extension dans le tableau après l'importation. Dans l'exemple, les noms d'extension sont tous ofd et le chemin pointe vers le même répertoire de test. Lors du traitement formel, il est recommandé d'organiser d'abord le dossier source pour réduire la possibilité de mélanger des fichiers non pertinents.
Résumé: Améliorer l'efficacité du traitement OFD avec la conversion par lots et la couture d'images longues
Convertir des fichiers OFD en images JPG et les épeler en images longues est une technique de bureau très pratique dans le traitement des factures électroniques, des bons électroniques et des matériaux de mise en page. Par HeSoft Doc Batch Tool , Les utilisateurs peuvent importer plusieurs OFD à la fois, définir uniformément la portée de la page, PPI et les options d'assemblage d'images longues, puis exporter par lots en tant que résultats JPG. Par rapport aux captures d'écran manuelles et aux puzzles manuels, cette méthode est plus adaptée aux tâches de bureau avec une forte répétabilité et un grand nombre de fichiers.
Si vous traitez un lot de factures électroniques OFD, de bons ou de fichiers d'archivage, vous pouvez suivre les étapes de cet article pour entrer un petit nombre de tests de fichiers: sélectionnez "Convertir OFD en images JPG", définissez la plage de pages requise et ouvrez "Set plusieurs pages en une longue image", après avoir confirmé l'effet de sortie, tous les fichiers sont traités par lots. Cela peut non seulement garantir que les résultats de l'image sont clairs et continus, mais aussi économiser considérablement le temps de fonctionnement manuel.