Lorsque le numéro de code-barres figure déjà dans le bordereau d'expédition, le tableau de commandes ou le bon de livraison Word, mais que le nom de fichier reste un numéro par défaut sans signification, ouvrir manuellement chaque document pour copier le code-barres puis le renommer fait perdre beaucoup de temps. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment accéder à la fonction « Renommer les fichiers Word à l'aide du contenu du fichier », importer des fichiers docx par lots, choisir de reconnaître la première image de code-barres et remplacer le résultat de la reconnaissance par le nom de fichier complet, afin que les fichiers Word soient automatiquement nommés selon le numéro de code-barres, facilitant ainsi la recherche, l'archivage et la transmission.
De nombreuses entreprises conservent les documents tels que les bordereaux d’expédition, les bons de livraison, les bons de sortie de stock et les documents de service après-vente sous forme de documents Word. Ces documents contiennent généralement déjà un code-barres et le numéro correspondant, mais le nom du fichier n’utilise pas ces numéros de manière synchronisée. Par exemple, après l’exportation depuis le système, on ne voit dans le dossier que Barcode(1).docx, Barcode(2).docx, Barcode(3).docx. Lorsqu’il faut vraiment retrouver un numéro de suivi spécifique, on ne peut qu’ouvrir les fichiers Word un par un pour vérifier.
Ce type de travail semble simple, mais en réalité, il prend beaucoup de temps. Surtout lorsqu’il faut télécharger un lot de fichiers docx dans le système, les envoyer aux clients ou les archiver sur un disque partagé, si le nom du fichier n’est pas le numéro de référence interne, les communications et les recherches ultérieures ralentissent. Pire encore, lors du renommage manuel, il est très facile de copier les chiffres du code-barres de manière erronée, ou d’attribuer le numéro du fichier A au fichier B.
Cet article présente une approche plus adaptée au traitement par lots pour la bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour identifier automatiquement les images de codes-barres dans les documents Word et renommer les fichiers par lots avec les chiffres identifiés. Il ne s’agit pas d’un simple outil de remplacement de nom de fichier, mais d’un système qui renomme après avoir extrait l’information du contenu des fichiers Word, ce qui est adapté aux scénarios où une correspondance doit être établie entre le contenu et le nom du fichier.
Cas d’usage : Extraire les numéros de codes-barres des documents Word pour nommer les fichiers
Si vos documents Word présentent les caractéristiques suivantes, vous pouvez envisager cette méthode :
- Le fichier contient une image de code-barres qui représente un numéro de suivi, de commande, de traçabilité ou d’archivage.
- Le nom du fichier actuel n’a pas de signification métier, comme Barcode(1).docx ou Export001.docx.
- Vous devez archiver, rechercher ou télécharger un grand nombre de fichiers Word en fonction de leurs numéros de codes-barres.
- Vous souhaitez réduire les opérations répétitives d’ouverture manuelle des fichiers Word, de vérification du code-barres, de copie du numéro et de renommage.
- La structure des modèles de documents d’un même lot est relativement uniforme, le code-barres apparaissant généralement dans une zone fixe ou comme première image de code-barres.
Le document Word de la capture d’écran est un exemple typique. La page contient un tableau avec des champs tels que OrderID, Tracking Number, Shipper Name, Consignee Name, etc., où la zone correspondant à Tracking Number contient un code-barres. Le numéro affiché sous le code-barres est le numéro de référence interne que le fichier devrait réellement utiliser.
Aperçu du résultat : Avant traitement, il faut ouvrir le fichier Word pour connaître le numéro du code-barres
Avant traitement, le dossier affiche un lot de fichiers Word avec leurs noms par défaut. Dans l’explorateur de fichiers de gauche, le fichier sélectionné est nommé Barcode(1).docx ; à droite, après avoir ouvert ce document, on peut voir que le numéro sous le code-barres est 734589001256734.
Ce mode de nommage est peu pratique pour la gestion par lots. Par exemple, si un collègue demande « Où est le fichier Word correspondant au 734589001256734 ? », vous ne pouvez pas le localiser directement dans le dossier, vous devez ouvrir plusieurs documents pour le chercher. Plus il y a de fichiers, plus la recherche est coûteuse en temps.
Aperçu du résultat : Après traitement, on peut rechercher directement le fichier Word par le numéro du code-barres
Après traitement, les noms des fichiers dans le dossier ont été changés en fonction des chiffres des codes-barres. Par exemple, l’un des fichiers est renommé 734589001256734.docx, et lorsqu’on l’ouvre, on peut voir que le numéro sous le code-barres dans le document est également 734589001256734.
Ainsi organisé, le nom du fichier a en lui-même une signification métier. Que ce soit pour une recherche dans un dossier Windows, sur un disque partagé, un disque réseau ou un système d’archivage, on peut utiliser directement le numéro du code-barres pour localiser le fichier, réduisant ainsi les doubles vérifications.
Étape 1 : Trouver la fonction de renommage par le contenu Word dans la catégorie Nom de fichier
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , vous verrez à gauche des catégories telles que « Accueil », « Flux de tâches », « Tous les outils », « Nom de fichier », « Nom de dossier », « Organisation de fichiers », « Outils Word ». Dans cet article, il s’agit de renommer des fichiers Word en fonction de leur contenu, entrez donc dans la catégorie « Nom de fichier ».
Dans la carte des fonctions, trouvez « Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier ». Sur la capture d’écran, cette fonction est en 6ème position, le texte descriptif indique : renommer par lots des fichiers Word en utilisant un certain texte de leur contenu comme nom de fichier. Pour notre scénario de code-barres, on peut utiliser l’option de reconnaissance de code-barres de cette fonction pour définir le contenu du code-barres dans le Word comme nom de fichier.
L’objectif de cette étape est de choisir le bon point d’entrée fonctionnel. Ne sélectionnez pas les fonctions ordinaires de rechercher-remplacer, ajouter un préfixe ou un suffixe, car ces fonctions traitent principalement le nom de fichier original lui-même ; alors que dans cet article, il s’agit de lire le numéro du code-barres depuis le contenu du document Word, puis de générer un nouveau nom de fichier.
Étape 2 : Importer les documents Word à traiter par lots
Après être entré sur la page « Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier », la première étape est de « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de l’interface se trouvent les boutons « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si vous ne traitez que quelques fichiers, utilisez « Ajouter des fichiers » ; si tous les fichiers Word se trouvent dans le même dossier, il est recommandé d’utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » pour une importation plus efficace en une seule fois.
Après l’importation, la page affiche les informations des fichiers dans un tableau. Sur la capture d’écran, on peut voir les noms de colonnes : numéro d’ordre, nom, chemin, extension, date de création, date de modification, opérations, etc. La liste montre Barcode(1).docx, Barcode(10).docx, Barcode(2).docx, etc., dont l’extension est docx.
À cette étape, il est conseillé de vérifier attentivement deux points : premièrement, si le nombre importé correspond au nombre de fichiers à traiter dans le dossier ; deuxièmement, si le chemin est bien celui du dossier cible, afin d’éviter d’ajouter par erreur des documents Word d’autres répertoires à la tâche. Après confirmation, cliquez sur le bouton « Étape suivante » en bas.
Étape 3 : Définir la zone de recherche sur la première image de code-barres
Une fois dans la deuxième étape « Définir les options de traitement », vous pouvez voir la section « Zone de recherche ». L’interface propose des options telles que « Première ligne de texte », « Première image de code-barres », « Texte correspondant à une formule personnalisée ». Comme l’objectif de cet article est d’identifier les codes-barres dans les documents Word, il faut choisir « Première image de code-barres ».
Ici, l’option « Première image de code-barres » est très adaptée aux documents Word de type bordereau d’expédition au modèle standardisé. Tant que le code-barres servant au renommage dans chaque document est la première image de code-barres du document, le logiciel peut le lire par lots selon la même règle, sans qu’il soit nécessaire de sélectionner manuellement chaque document.
Si vos fichiers Word contiennent d’autres codes-barres décoratifs, des QR codes ou plusieurs codes-barres, vous devrez d’abord confirmer l’ordre du code-barres cible. La structure du modèle dans la capture d’écran est relativement claire, le code-barres dans la zone Tracking Number est bien le contenu à utiliser comme nom de fichier.
Étape 4 : Choisir de remplacer entièrement le nom du fichier
Sur la même page de paramètres, la section « Position » propose des options telles que « Remplacer tout le nom de fichier », « À gauche du nom de fichier », « À droite du nom de fichier », etc. Sur la capture d’écran, l’option choisie est « Remplacer tout le nom de fichier ». Cela signifie qu’après traitement, le nom original Barcode(1) sera entièrement remplacé par les chiffres identifiés du code-barres, pour finalement former un nom de fichier comme 734589001256734.docx.
Si votre norme de gestion exige de ne conserver que le numéro de suivi dans le nom de fichier, alors « Remplacer tout le nom de fichier » est la solution la plus simple ; si vous devez conserver le nom d’origine ou ajouter d’autres identifiants, vous pouvez envisager, en fonction des options de l’interface, de placer le numéro à gauche ou à droite du nom. Mais dans notre exemple, le nom de fichier avant traitement n’a pas de valeur métier pratique, donc le remplacement complet est plus approprié.
Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur « Étape suivante ». D’après la progression en haut de l’interface, les étapes suivantes seront « Définir l’emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Avant d’exécuter la tâche par lots, il est conseillé de choisir un répertoire de sortie facilement identifiable pour comparer les résultats avant et après traitement.
Étape 5 : Démarrer le traitement et vérifier les résultats
Après avoir terminé le paramétrage de l’emplacement de sauvegarde, vous pouvez passer à « Démarrer le traitement ». Le logiciel traitera les fichiers Word un par un selon la liste importée : lire le contenu du document, localiser la première image de code-barres, identifier les chiffres du code-barres, puis renommer selon la règle « Remplacer tout le nom de fichier ».
Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier de sortie pour vérification. Vous pouvez ouvrir quelques fichiers au hasard pour contrôler si les chiffres dans le nom du fichier correspondent bien à ceux sous le code-barres dans le document. Le résultat dans la capture d’écran montre que 734589001256734.docx correspond bien au 734589001256734 du contenu du document, ce qui indique que la règle a été correctement définie.
Si vous traitez un certain type de modèle pour la première fois, il est conseillé de ne pas traiter d’emblée tous les fichiers officiels. Copiez d’abord 10 échantillons dans un dossier de test, confirmez que la reconnaissance du code-barres et le renommage du fichier correspondent à vos attentes, puis procédez au traitement par lots de l’ensemble des données.
Questions fréquentes et points d’attention
1. Pourquoi choisir « Première image de code-barres » plutôt que « Première ligne de texte » ?
Parce que ce que nous devons extraire ici est le numéro de l’image du code-barres, et non le texte de la première ligne du corps du document Word. Sur la capture d’écran, la première ligne contient OrderID, etc., qui ne sont pas le nom de fichier cible. Choisir « Première image de code-barres » correspond mieux au besoin de renommer par numéro de suivi.
2. Le nom de fichier conservera-t-il l’ancien nom Barcode(1) ?
Si l’option « Remplacer tout le nom de fichier » est sélectionnée, l’ancien nom principal du fichier sera remplacé par les chiffres du code-barres. L’extension sera conservée comme l’extension correspondant au document Word, par exemple docx. Le résultat après traitement sur la capture d’écran est bien un nombre suivi de .docx.
3. La qualité de l’image du code-barres affecte-t-elle la reconnaissance ?
Oui. Il est recommandé d’utiliser des images de codes-barres claires, complètes et non étirées ni déformées. Si le code-barres est obstrué ou de résolution trop basse, le résultat de la reconnaissance peut ne pas être idéal. Pour les fichiers Word générés à partir de documents scannés ou de captures d’écran, il est d’autant plus important de faire un petit test par lot au préalable.
4. Peut-on traiter des fichiers Word de modèles différents ?
Si le code-barres cible reste la première image de code-barres dans différents modèles, on peut généralement les placer dans le même lot pour un test. Mais si pour certains fichiers, le premier code-barres n’est pas le numéro de suivi, il n’est pas conseillé de les traiter ensemble. Il faut les traiter par lots en fonction de leur modèle.
5. Faut-il sauvegarder avant le renommage par lots ?
C’est recommandé. L’avantage du traitement par lots est la rapidité, mais si la règle est mal choisie, cela peut aussi affecter rapidement un grand nombre de fichiers. Conserver les fichiers Word originaux dans un dossier de sauvegarde est une habitude de travail prudente.
Résumé : Faire correspondre automatiquement le nom des fichiers Word avec le numéro du code-barres
Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez identifier la première image de code-barres d’un document Word et l’utiliser par lots comme nom du fichier docx. Comparé à la méthode manuelle qui consiste à ouvrir chaque fichier Word pour copier le numéro de suivi, cette approche est plus adaptée aux scénarios de bureautique où les fichiers sont nombreux, la structure du modèle uniforme, et un archivage rapide nécessaire.
Si vous organisez des étiquettes logistiques, des documents Word de commande, des documents d’expédition ou d’autres documents docx/doc contenant des codes-barres, vous pouvez suivre les étapes de cet article : entrez dans la catégorie Nom de fichier, sélectionnez « Renommer les fichiers Word en utilisant le contenu du fichier », importez les fichiers, choisissez « Première image de code-barres », puis « Remplacer tout le nom de fichier », définissez l’emplacement de sauvegarde et lancez le traitement. Cela vous permettra de transformer une tâche de renommage répétitive et sujette aux erreurs en un processus standardisé réalisé en un seul traitement par lots.