Comment extraire automatiquement le contenu d'un document Word pour renommer des fichiers par lots ?

Pour identifier rapidement le contenu d’un fichier, nous avons souvent besoin d’extraire le texte d’un document Word pour l’utiliser comme nom de fichier. Copier manuellement le texte puis le coller dans le nom du fichier est non seulement inefficace, mais aussi source d’erreurs. Voici une méthode pour faire correspondre précisément un texte cible dans le document, l’extraire et renommer le fichier en conséquence. Elle permet de traiter des centaines de fichiers en une seule fois, de manière entièrement automatisée, pour résoudre facilement ce casse-tête !

Scénarios d'utilisation de l'extraction de texte en masse pour renommer des fichiers

1、Les contrats, accords et autres documents de l'entreprise n'ont pas de règle de nommage unifiée. Certains utilisent le nom du client comme nom de fichier, d'autres la date du contrat, ce qui donne un aspect très désordonné. Pour un archivage uniforme, il est nécessaire d'extraire le numéro de contrat, le nom du client ou d'autres informations de tous les contrats pour les utiliser comme noms de fichiers.

2、Lors du tri en masse de commandes de transport ou de documents logistiques, il est nécessaire de faire correspondre le numéro de commande, le numéro de bordereau d'expédition ou le nom du destinataire dans le contenu, et de l'utiliser comme nom de fichier, afin d'assurer l'unicité du nom de fichier et de faciliter la recherche et la localisation rapide des fichiers par la suite.

3、L'entreprise possède de très nombreux documents internes à classer et à archiver, mais ces documents n'ont pas de règle de nommage ; certains portent un nom de projet, d'autres un nom d'employé. Afin d'identifier rapidement ces fichiers, il est nécessaire d'extraire uniformément le numéro du document pour l'utiliser comme nom de fichier.

Aperçu de l'effet de l'extraction automatique du numéro de commande comme nom de fichier Word

Avant le traitement :

Après le traitement :

Procédure pour renommer automatiquement les fichiers par extraction en masse du contenu

1、Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool , sélectionner le nom de fichier → Utiliser le contenu du fichier pour renommer le fichier Word.

2、Cliquez sur Ajouter des fichiers ou Importez des fichiers à partir d'un dossier pour ajouter tous les documents Word à renommer, ou vous pouvez les glisser-déposer directement. De nombreux formats de fichiers sont pris en charge, comme doc, docx, docm, dotx, dotm.

3、Sélectionnez l'option de correspondance par formule personnalisée et remplissez l'expression de la formule dans la zone de texte. Dans le fichier d'exemple, nous devons extraire le numéro de commande comme nom de fichier, donc nous saisissons ici la formule OD\d{6}-\d{4}. L'emplacement est libre.

4、Une fois le traitement terminé, cliquez sur l'emplacement de sauvegarde pour vérifier. Tous les fichiers Word ont été renommés. N'est-ce pas très simple ?

Remarques sur l'utilisation des formules pour l'extraction en masse du contenu des fichiers

1、Si plusieurs formats similaires apparaissent dans le fichier, un champ incorrect peut être mis en correspondance, ce qui entraîne un désordre dans le nommage des fichiers. Il est préférable de faire plusieurs tests avant d'opérer pour s'assurer que votre expression de formule correspond à un contenu unique.

2、Le nom de fichier ne peut pas contenir de symboles spéciaux, tels que / \ : * ? " < > |. Avant de renommer le fichier, il est nécessaire de remplacer ou de filtrer ces symboles spéciaux afin d'éviter les erreurs.

3、Veuillez utiliser les expressions régulières en connaissance de cause, afin que les noms de fichiers générés ne soient pas très éloignés de votre compréhension.