Lors de la création d'une liste de fichiers, beaucoup de gens copient manuellement les noms de fichiers et les chemins, mais cette méthode est très inefficace lorsque le nombre de fichiers est important et les formats sont variés. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour générer en masse un répertoire de fichiers Excel, en regroupant le chemin complet, le nom, l'extension, la taille, le dossier parent, la date de création et la date de modification du fichier. Cette méthode est adaptée aux scénarios de travail tels que les registres de fichiers, les répertoires d'archivage, l'inventaire de données et la passation de projets.
« Comment créer une liste de fichiers » est une question que de nombreux utilisateurs bureautiques recherchent. Surtout lors de la clôture de projets, de l'archivage de documents, de l'organisation de supports de cours ou de l'inventaire de dossiers partagés, il est souvent nécessaire de soumettre un répertoire Excel listant le chemin complet, le nom, le type, la taille, la date de création et la date de modification de chaque fichier. Bien sûr, il est possible de le faire manuellement, mais si le nombre de fichiers est important et qu'ils incluent divers formats comme Word, Excel, PowerPoint, PDF, TXT, copier les chemins à la main prendrait énormément de temps.
Cet article prendra un dossier contenant 20 fichiers comme exemple pour montrer comment générer rapidement une liste de fichiers via HeSoft Doc Batch Tool . Ce logiciel est un outil de traitement par lots conçu pour les tâches de bureau, idéal pour confier les travaux de classement de fichiers répétitifs et mécaniques au logiciel. Après avoir lu cet article, vous maîtriserez le flux complet, de l'importation des fichiers à la génération du répertoire Excel.
Scénarios applicables : registres de fichiers, archivage de documents et transferts de projets
La génération de répertoires de fichiers en masse n'est pas un besoin exclusif à un secteur particulier, mais une tâche de bureau très courante. Par exemple, un chef de projet doit confirmer que les propositions PPT, les feuilles de calcul Excel, les rapports PDF et les documents explicatifs Word sont complets lors de la livraison des résultats ; un responsable pédagogique doit organiser des supports de cours, des feuilles d'exercices, des matériels de lecture et des plans d'étude ; le personnel administratif doit créer des registres pour les contrats, les politiques, les notifications et les pièces jointes ; le personnel IT ou les gestionnaires de documents peuvent avoir besoin de vérifier régulièrement les chemins d'accès et les dates de modification des fichiers sur les disques partagés.
Ces scénarios ont un point commun : les fichiers existent déjà, mais il faut transformer leurs informations en un tableau structuré. Excel est parfaitement adapté pour le filtrage et la gestion ultérieurs, et la fonction « Statistiques d'informations de fichiers » de HeSoft Doc Batch Tool se charge d'extraire en masse les attributs de base des dossiers.
Aperçu du résultat : d'une liste de fichiers simple à un répertoire de fichiers Excel
Avant traitement : seuls les noms et les dates sont visibles, les informations sont incomplètes
Dans la capture d'écran avant traitement, le dossier contient des fichiers comme ClassroomReview.pptx, ConceptSummary.pdf, CourseSchedule.xlsx, ExamPreparation.docx, LessonSummary.txt, ProgressTracker.xlsx, StudyReflection.pdf, VocabularyGuide.docx. Bien que les noms des fichiers soient visibles, cette simple liste est insuffisante pour créer un registre de fichiers formel, car des champs comme le chemin complet, la séparation de l'extension, la taille du fichier et le chemin du dossier parent n'ont pas été extraits.
Après traitement : un fichier par ligne, des champs clairs et filtrables
Dans le répertoire de fichiers Excel après traitement, chaque ligne correspond à un fichier. Les champs du tableau incluent Path, Name, Name (without extension), Extension, Size (bytes), Size, Containing folder name, Containing folder path, Created time, Modified time. Une telle structure est très adaptée à la création d'un registre de fichiers, car le champ Path permet de localiser rapidement le fichier, et le champ Extension de distinguer les formats tels que docx, xlsx, pptx, pdf, txt.
Par exemple, pour vérifier tous les fichiers PDF, il suffit de filtrer la colonne Extension sur pdf ; pour voir quels fichiers ont été mis à jour récemment, triez par Modified time ; pour confirmer si un certain lot de fichiers se trouve bien dans le répertoire D:\test\folders\, consultez la colonne Containing folder path. Ce répertoire Excel ainsi généré est plus complet et uniforme qu'une compilation manuelle.
Étapes opérationnelles : statistiques en masse du chemin, de la taille et de la date de modification
Étape 1 : Trouver l'entrée des statistiques d'informations de fichiers dans le logiciel
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool , puis sélectionnez « Classement de fichiers » dans la catégorie de fonctions à gauche. Plusieurs cartes de fonctions de classement de fichiers apparaîtront à droite, parmi lesquelles « Statistiques d'informations de fichiers » sert à compiler en masse des informations telles que le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées de divers fichiers. La liste de fichiers Excel que nous allons créer dans cet article sera réalisée via cette fonction.
Le but de choisir cette fonction est de permettre au logiciel de lire automatiquement les propriétés des fichiers, au lieu d'ouvrir chaque fichier manuellement ou de consulter ses propriétés une par une. Pour ceux qui traitent fréquemment de gros volumes de fichiers, cette étape revient à passer d'une « copie manuelle » à des « statistiques par lots ».
Étape 2 : Ajouter des fichiers ou importer des fichiers depuis un dossier
Après être entré dans la page « Statistiques d'informations de fichiers », la première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. En haut à droite de la page, vous pouvez voir les boutons « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers d'un dossier ». Si les fichiers à comptabiliser se trouvent tous dans le même répertoire, il est conseillé d'utiliser « Importer des fichiers d'un dossier » ; si vous souhaitez seulement comptabiliser des fichiers épars, utilisez « Ajouter des fichiers ».
Une fois l'importation terminée, la liste affichera le nom du fichier, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Dans l'exemple de capture d'écran, le logiciel a déjà identifié 20 enregistrements et affiche « Nombre d'enregistrements : 20 » sous le tableau. Cela signifie que le répertoire de fichiers Excel généré ultérieurement sera basé sur ces 20 fichiers.
Étape 3 : Vérifier la liste importée pour éviter les fichiers non pertinents dans la liste
Avant le traitement officiel, il convient de vérifier la liste importée. Concentrez-vous sur trois types d'informations : si les noms de fichiers correspondent à l'étendue du classement actuel, si les chemins proviennent du bon dossier et si les extensions correspondent bien aux formats à comptabiliser. La page propose également des options de « Filtre », « Tri », et une opération de suppression à droite de chaque enregistrement. Si vous constatez qu'un fichier temporaire ou non pertinent a été importé, vous pouvez d'abord supprimer cet enregistrement.
Le résultat attendu de cette étape est d'obtenir une liste précise des fichiers à traiter. La qualité d'une liste de fichiers dépend de l'exactitude de la source de données. Il est donc plus prudent de confirmer d'abord le nombre et le contenu des enregistrements avant de passer à l'étape suivante.
Étape 4 : Choisir d'ajouter ou non des informations détaillées dans les options de traitement
Cliquez sur « Suivant » pour accéder à « Définition des options de traitement ». La page affiche une zone « Informations supplémentaires », comprenant des options pour les informations détaillées des fichiers Word, Excel, PPT, PDF, des fichiers texte, des images, etc. Cela indique que le logiciel peut compléter le contenu statistique par type de fichier, au-delà des informations de base.
S'il s'agit uniquement de générer une liste des chemins, tailles et dates de modification, vous pouvez vous concentrer sur les résultats statistiques de base. Si votre registre nécessite des informations plus détaillées sur les fichiers Word, Excel, PPT ou PDF, cochez les options correspondantes selon vos besoins réels. Une fois les paramètres définis, cliquez sur « Suivant » en bas pour continuer.
Étape 5 : Définir l'emplacement d'enregistrement et commencer à générer la liste de fichiers
Comme on peut le voir en haut de l'assistant, les étapes suivantes incluent « Définir l'emplacement d'enregistrement » et « Démarrer le traitement ». Pour l'emplacement de sauvegarde, il est conseillé de choisir un répertoire lié au projet en cours, par exemple un dossier « Liste » ou « Archive » dans le dossier du projet, pour faciliter la recherche ultérieure. Passez ensuite à l'étape de démarrage du traitement : le logiciel lira les propriétés des fichiers en masse et générera le résultat Excel.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier Excel exporté pour voir la liste complète des fichiers. Comparé à une création manuelle, l'avantage de cette méthode réside dans l'uniformité des champs, la rapidité, la réduction des oublis et la facilité de réorganisation ultérieure.
Que faire après avoir généré la liste de fichiers Excel
Une fois les informations de fichiers exportées vers Excel, de nombreuses opérations de gestion sont possibles. Par exemple, filtrer par Extension pour compter rapidement le nombre de fichiers pdf, docx, xlsx, pptx, txt ; trier par Size ou Size (bytes) pour trouver les fichiers volumineux ; trier par Modified time pour voir quels fichiers ont été récemment modifiés ; vérifier via Containing folder path si les fichiers sont stockés dans le bon répertoire.
Pour soumettre un registre formel, vous pouvez également ajouter des colonnes dans Excel comme « Remarques », « Responsable », « Archivé ou non », « Version des notes ». Le logiciel s'occupe de générer les données de base en masse, l'humain n'ayant plus qu'à ajouter son jugement métier, ce qui permet de réduire considérablement le travail répétitif à une simple vérification et confirmation.
Questions fréquentes et points d'attention
1. La liste de fichiers inclura-t-elle un nom sans extension ?
Comme on peut le voir dans les résultats du traitement, Excel contient à la fois une colonne Name et une colonne Name (without extension). La première inclut le nom complet du fichier, par exemple StudyPlan.docx ; la seconde affiche seulement StudyPlan, ce qui est pratique pour une correspondance ultérieure avec des numéros, des titres ou des noms de documents.
2. Il y a deux champs pour la taille du fichier, lequel consulter ?
La table de résultats contient Size (bytes) et Size. Size (bytes) est plus adapté pour des statistiques et des calculs précis, tandis que Size est plus lisible pour l'humain. Lors de la création d'un registre, vous pouvez conserver l'un ou les deux, selon les besoins.
3. Quelle est la différence entre la date de création et la date de modification ?
Created time indique la date de création du fichier, Modified time indique la date de dernière modification. Pour l'archivage, la date de modification est souvent plus pertinente, car elle reflète la dernière mise à jour du fichier. Si vous devez prouver le moment de la création du fichier, vous pouvez également conserver la date de création.
4. Faut-il traiter séparément les fichiers de formats mixtes ?
Généralement non. Dans l'exemple, des fichiers PPTX, PDF, XLSX, DOCX, TXT ont été traités simultanément, et tous ont été regroupés dans un seul et même tableau Excel. Le traitement par lots n'est à envisager que si différents types de fichiers nécessitent des règles statistiques différentes.
5. Le traitement modifie-t-il les fichiers originaux ?
D'après l'usage et le flux de cette fonction, elle sert principalement à lire et à comptabiliser les informations des fichiers, puis à générer une liste Excel, sans modifier le contenu des fichiers. Il est tout de même conseillé, avant l'archivage officiel, de vérifier la liste des fichiers pour s'assurer que les objets comptabilisés sont corrects.
Résumé : la création de listes de fichiers peut être plus rapide et mieux normalisée
Le cœur de la création d'une liste de fichiers n'est pas d'ouvrir les fichiers un par un, mais d'extraire leurs propriétés sous forme d'un tableau Excel structuré. Grâce à sa fonction « Statistiques d'informations de fichiers », HeSoft Doc Batch Tool centralise la sortie des informations de chemin, nom, extension, taille, dossier parent, date de création et de modification des fichiers, réduisant ainsi considérablement la charge de travail liée à la copie et à la vérification manuelles.
Si vous êtes confronté à des difficultés lors de transferts de projets, d'archivage de documents ou de gestion de registres de fichiers, suivez les étapes de cet article : accédez aux Statistiques d'informations de fichiers, importez les fichiers, vérifiez la liste, définissez les options, choisissez l'emplacement de sauvegarde et lancez le traitement. Une fois le répertoire Excel généré, utilisez les fonctions de filtrage et de tri d'Excel pour la gestion ultérieure. L'ensemble du processus sera plus efficace et plus fiable qu'un classement manuel traditionnel.