Lors de l’organisation d’un grand nombre de fichiers docx et doc, un besoin courant est d’exporter de manière unifiée vers Excel le chemin complet du fichier, le nombre de pages, l’auteur, le titre, le sujet, la date de création et la date de modification. Cet article prend comme exemple HeSoft Doc Batch Tool pour expliquer comment importer plusieurs documents Word via la fonctionnalité « Statistiques des informations du fichier », cocher les informations détaillées des fichiers Word, et générer un tableau statistique contenant les propriétés de base du fichier et les métadonnées Office, aidant ainsi les utilisateurs à accomplir rapidement des tâches telles que l’archivage de documents, l’audit et la création de listes de livraison.
Lors de l'organisation de documents Word, ce qui prend vraiment du temps pour beaucoup de gens n'est pas l'édition du contenu, mais la création de listes. Par exemple, un dossier de projet contient un grand nombre de fichiers docx, et un responsable ou un client demande une feuille Excel répertoriant le chemin complet, le nom du fichier, le nombre de pages, l'auteur, l'heure de modification, le dernier enregistreur de chaque fichier, etc. Cette demande semble simple, mais si elle est effectuée manuellement, il faut souvent ouvrir Word, consulter les propriétés, copier le chemin et remplir le tableau à plusieurs reprises, ce qui est très inefficace.
Cet article présente une approche plus adaptée au travail par lots : utiliser la fonction « Statistiques des informations sur les fichiers » dans HeSoft Doc Batch Tool pour extraire en une seule fois les informations de plusieurs documents Word et les consolider dans un tableau Excel. Pour les utilisateurs qui ont besoin de compter des pages Word par lots, d'exporter des chemins docx ou d'organiser des métadonnées Office, cette méthode peut réduire considérablement le travail répétitif.
Scénarios applicables : Quels travaux se prêtent à l'exportation par lots d'informations de documents Word
L'exportation par lots d'informations de documents Word convient à tous les scénarios où il y a « beaucoup de fichiers, beaucoup de champs et un besoin de former un tableau ». Dans les travaux suivants, l'utilisation d'un outil de traitement par lots est plus fiable qu'une statistique manuelle :
- Transfert de documents de projet : Organiser tous les rapports Word, manuels, comptes rendus de réunion du projet dans une liste de livraison.
- Archivage des contrats et règlements : Compter le chemin, l'heure de modification et la date du dernier enregistrement de chaque fichier Word pour faciliter le suivi des versions.
- Organisation du matériel pédagogique : Exporter vers Excel le nombre de pages et les informations sur l'auteur de documents docx tels que plans de cours, notes de cours, plans d'étude et exercices.
- Inventaire de la base de connaissances d'entreprise : Vérifier la quantité, la taille, le dossier de localisation et l'intégrité des métadonnées des fichiers Word dans les répertoires partagés.
- Contrôle qualité des documents : Identifier les fichiers dont la nomenclature est non standard ou dont les informations sont manquantes via des métadonnées telles que le titre, le sujet, la catégorie, les balises et les commentaires.
Le point commun de ces scénarios est le nombre élevé de documents et le besoin de structurer les résultats statistiques. Un tableau Excel est parfaitement adapté pour recevoir ce type de résultats ; il est ensuite possible de filtrer, trier, compiler et conserver à long terme comme pièce jointe d'archivage.
Effet avant traitement : Le dossier ne contient qu'une liste de fichiers ordinaire
Avant traitement, nous voyons une liste de fichiers ordinaire dans un dossier contenant plusieurs documents Word, par exemple AcademicWritingNotes.docx, ActiveReadingGuide.docx, DailyStudyPlanner.docx, GrammarPracticeBook.docx, OnlineCourseOutline.docx, etc.
Dans l'Explorateur de fichiers Windows, on peut généralement voir le nom du fichier, la date de modification, le type et la taille. Mais ces informations sont loin d'être suffisantes. Par exemple, vous ne pouvez pas voir directement et par lots le nombre de pages de chaque fichier Word, ni consulter d'un coup d'œil les métadonnées Office dans les propriétés du document telles que le titre, le sujet, l'auteur, le dernier enregistreur, le numéro de révision, la date du dernier enregistrement. Si vous devez compiler ces informations dans Excel, l'opération manuelle est très fastidieuse.
Effet après traitement : Un registre complet des informations Word est généré dans Excel
Après une statistique par lots avec le logiciel, les résultats sont consolidés dans un tableau Excel. Chaque fichier Word occupe une ligne, et les champs sont disposés en colonnes. Ainsi, la liste de fichiers passe d'une « liste visuelle dans l'explorateur » à des « données structurées, filtrables, triables et analysables ».
Comme le montre la capture d'écran après traitement, le fichier Excel contient des champs de base tels que le chemin du fichier, le nom, l'extension, la taille, le dossier parent, la date de création, la date de modification, le nombre de pages, ainsi qu'un grand nombre de champs de métadonnées Office, comme le titre, le sujet, les balises, la catégorie, les commentaires, l'auteur, le dernier enregistreur, le numéro de révision, la société, le responsable, la date du dernier enregistrement, etc. Pour l'audit de documents et l'archivage de matériel, ces champs sont plus précieux que le simple nom de fichier.
Procédure : De l'importation des fichiers Word à l'exportation du tableau Excel
Étape 1 : Ouvrir la fonction de statistiques des informations sur les fichiers
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Organisation de fichiers » dans la barre de navigation de gauche. Dans la zone de fonction à droite, trouvez « 3. Statistiques des informations sur les fichiers ». La description de cette fiche fonctionnelle indique qu'elle permet de compter par lots les informations telles que le nom, le chemin, la taille, la date, l'heure et les métadonnées de divers fichiers, ce qui correspond exactement à l'objectif de cet article.
Cliquez sur « Statistiques des informations sur les fichiers » pour accéder à la page de la fonction. Le point clé ici est de confirmer que vous utilisez un outil statistique, et non un outil de traitement de document Word individuel. Comme nous voulons obtenir une liste de fichiers et un tableau de métadonnées, il faut choisir la fonction capable de lire les propriétés des fichiers par lots.
Étape 2 : Ajouter ou importer des documents Word depuis un dossier
Après être entré dans la page de la fonction, le logiciel affiche un assistant en quatre étapes, la première étant « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite de la page, on peut voir les boutons « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les fichiers Word sont déjà concentrés dans un seul dossier, il est conseillé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » ; si les fichiers sont dispersés et que vous n'avez besoin d'en traiter qu'une partie, vous pouvez utiliser « Ajouter des fichiers ».
Une fois l'importation terminée, le tableau affiche des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création et l'heure de modification du fichier. La capture d'écran indique 20 enregistrements, ce qui montre que 20 documents Word ont été importés avec succès. Il est alors conseillé de vérifier trois points : premièrement, si le nombre d'enregistrements est correct ; deuxièmement, si le chemin du fichier correspond au dossier cible ; troisièmement, si l'extension est le format Word à traiter, comme docx.
Après avoir confirmé que la liste est correcte, cliquez sur le bouton « Étape suivante » en bas pour passer aux réglages des options de traitement.
Étape 3 : Cocher les informations détaillées du fichier Word
Dans la deuxième étape « Définir les options de traitement », vous pouvez voir la zone « Informations supplémentaires ». Cette zone répertorie les options d'informations détaillées pour différents types de fichiers, y compris Word, Excel, PPT, PDF, Texte, Image, etc. Comme nous voulons compter le nombre de pages et les métadonnées Office des fichiers Word, il est nécessaire de cocher « Informations détaillées du fichier Word ».
Cette option détermine la profondeur des résultats exportés. En comptant uniquement les propriétés de base, on obtient généralement le nom du fichier, le chemin, la taille, l'heure, etc. En cochant « Informations détaillées du fichier Word », le logiciel lira en plus le nombre de pages et les métadonnées à l'intérieur du document Word. Par conséquent, si votre objectif est de « compter le nombre de pages Word par lots et d'exporter l'auteur, le titre, le sujet et d'autres propriétés », cette étape ne doit pas être omise.
Après avoir coché, cliquez sur « Étape suivante ».
Étape 4 : Choisir l'emplacement de sauvegarde du résultat et commencer le traitement
Selon le flux en haut de l'interface, la troisième étape est « Définir l'emplacement de sauvegarde » et la quatrième est « Démarrer le traitement ». Une fois à l'étape de l'emplacement de sauvegarde, suivez les instructions du logiciel pour choisir le répertoire de sauvegarde des résultats exportés. Pour une gestion pratique, il est recommandé de sauvegarder les résultats statistiques dans un dossier « Résultats statistiques » ou « Liste de documents » au même niveau que les documents Word d'origine.
Ensuite, passez à « Démarrer le traitement ». Le logiciel effectue une lecture par lots des fichiers Word importés et génère les résultats statistiques au format Excel. Une fois le traitement terminé, ouvrez le tableau de sortie pour consulter le chemin, le nombre de pages, les métadonnées Office et les informations temporelles de tous les fichiers.
Pourquoi cette méthode est plus fiable que la compilation manuelle
Lors de la compilation manuelle des informations d'un fichier Word, les risques courants incluent les omissions statistiques, les copies de chemin incomplètes, les erreurs de saisie du nombre de pages, la confusion des champs auteur, ou le mélange des heures de modification. Surtout lorsque le nombre de fichiers est important, l'opération manuelle peine à garantir que chaque ligne soit exacte.
L'avantage de l'utilisation d'un outil de traitement par lots réside dans le fait qu'après l'importation des fichiers, le logiciel lit les informations selon des règles uniformes et la structure des champs de sortie est cohérente. Dans Excel, chaque ligne correspond au fichier d'origine et chaque colonne a une signification claire. Si, par la suite, il est nécessaire de trier par heure de modification, de filtrer par auteur ou de compter par nombre de pages, tout cela peut être fait directement dans Excel.
De plus, le champ du chemin exporté est également très important. De nombreuses listes de documents ne mentionnent que le nom du fichier, mais les noms peuvent être dupliqués, surtout dans différents sous-dossiers où des fichiers homonymes apparaissent fréquemment. Le chemin complet aide l'utilisateur à localiser avec précision le fichier original, évitant ainsi de se tromper de document lors de la livraison ou de l'archivage.
Questions fréquentes et remarques
1. Après l'importation, je ne vois que les 10 premiers éléments, signifie-t-il que seuls 10 ont été traités ?
Non. Dans la capture d'écran, on peut voir que la pagination est réglée sur « 10 éléments / page » et que le résumé en bas affiche un total de 20 enregistrements. Cela montre que la liste est affichée par pages, mais tous les enregistrements sont bien présents. Le traitement doit se baser sur le nombre total d'enregistrements importés.
2. Est-il possible de ne compter que les documents Word d'un dossier spécifique ?
Oui. Vous pouvez importer les fichiers du dossier cible via « Importer des fichiers depuis un dossier ». Après l'importation, il est conseillé de vérifier la liste pour confirmer qu'elle contient les fichiers souhaités. Si certains fichiers ne sont pas nécessaires, vous pouvez supprimer les enregistrements avant le traitement ou réimporter.
3. Pourquoi y a-t-il autant de champs de métadonnées Office dans l'Excel exporté ?
Parce que l'option « Informations détaillées du fichier Word » a été cochée dans les options de traitement. Ces champs proviennent des propriétés du document Word et sont très utiles pour la gestion documentaire, la révision d'archivage et le suivi des versions. Si un fichier n'a pas de valeur renseignée pour une métadonnée particulière, la cellule correspondante peut ne pas présenter de contenu significatif, ce qui est un phénomène normal.
4. Quelle est la différence entre le nom du fichier et le chemin ?
Le nom du fichier indique simplement comment le document s'appelle, tandis que le chemin indique où il se trouve. Dans la gestion documentaire par lots, le chemin complet est plus fiable que le nom de fichier seul, surtout lorsque des fichiers docx homonymes existent dans plusieurs dossiers.
Résumé : Organisez une fois pour toutes les informations des documents Word en une liste Excel exploitable
L'exportation par lots des chemins, du nombre de pages, de l'auteur et de l'heure de modification des documents docx consiste essentiellement à structurer des informations documentaires dispersées. HeSoft Doc Batch Tool , via sa fonction « Statistiques des informations sur les fichiers », intègre l'importation des fichiers, la sélection des informations détaillées Word, le réglage de l'emplacement de sauvegarde et le démarrage du traitement en un flux clair, permettant aux utilisateurs de bureau ordinaires de le prendre en main rapidement.
Si vous vous préparez à archiver des documents Word, à livrer un projet, à inventorier du matériel ou à réviser des métadonnées, nous vous suggérons de ne plus ouvrir les fichiers un par un pour copier manuellement. Utilisez directement la fonction de statistiques par lots pour générer le tableau Excel. Cela peut vous faire économiser beaucoup de travail répétitif et rendra la liste finale plus standardisée, plus facile à réviser et à partager.