Cet article explique comment regrouper en masse les informations de plusieurs fichiers txt de bloc-notes dans Excel, y compris le chemin du fichier, le nom, l'extension, la taille, l'heure de création, l'heure de modification, l'encodage du texte, le nombre de lignes de texte et le nombre de caractères du texte. Grâce à la fonction de statistiques des informations sur les fichiers de HeSoft Doc Batch Tool , les utilisateurs peuvent importer un grand nombre de fichiers txt à partir d'un dossier, sélectionner les informations détaillées des fichiers texte, puis générer un tableau structuré, évitant ainsi d'avoir à ouvrir les fichiers un par un manuellement pour les consulter et les enregistrer. Cette méthode est adaptée à l'archivage bureautique, à la vérification de texte et à la livraison de documents.
Dans un environnement de bureau, les fichiers texte .txt sont souvent utilisés pour enregistrer du contenu en texte brut, comme des notes d'apprentissage, des journaux de lecture, des fichiers de log, des résultats d'exportation, des descriptions de projet, des extraits de configuration et des mémos temporaires. Ils sont de petite taille et faciles à ouvrir, mais ils présentent un inconvénient majeur : lorsqu'ils deviennent nombreux, il n'y a pas d'information récapitulative unifiée entre les fichiers, ce qui empêche l'utilisateur de connaître rapidement le chemin complet, la taille, la date de mise à jour, l'encodage, le nombre de lignes et de caractères de chaque fichier .txt.
S'il s'agit seulement de consulter un ou deux fichiers, les ouvrir manuellement suffit. Mais si un dossier contient des dizaines de fichiers .txt, qu'il faut créer une liste de fichiers Excel, voire vérifier pour chaque fichier si l'encodage du texte est cohérent, si le nombre de lignes est normal et si le nombre de caractères est conforme aux exigences, la manipulation manuelle devient inefficace. Cela est particulièrement vrai pour la vérification de l'encodage, que la liste de fichiers ordinaire n'affiche pas directement ; le nombre de lignes et de caractères nécessitent également une comptabilisation supplémentaire. Dans un tel cas, il est plus approprié d'utiliser un logiciel de bureau prenant en charge le traitement par lots de fichiers.
Cet article montre comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour regrouper par lots les informations de plusieurs fichiers texte .txt dans un tableau Excel. La procédure s'articule autour de la fonction de statistiques d'information de fichier, avec les étapes suivantes : accéder à la fonction, importer les fichiers, cocher les informations détaillées des fichiers texte, définir l'emplacement d'enregistrement et lancer le traitement. Le tableau final obtenu peut servir à filtrer, trier, archiver, livrer et vérifier les anomalies.
Scénario applicable : besoin d'un tableau récapitulatif vérifiable pour les fichiers .txt
L'intérêt le plus direct du regroupement des informations de fichiers .txt dans Excel est la création d'une liste de fichiers. Lors de la livraison ou de l'archivage de nombreux documents de projet, il est souvent nécessaire d'indiquer le nombre total de fichiers, le nom de chaque fichier, son emplacement de stockage, sa taille, ainsi que ses dates de création et de modification. Un tableau Excel est plus standardisé et plus facile à consulter qu'une simple capture d'écran de dossier.
Deuxièmement, cela convient pour vérifier l'échelle du contenu textuel. Le nombre de lignes et de caractères peut aider à déterminer si un fichier est vide, tronqué ou anormalement volumineux. Par exemple, en théorie, un lot de fichiers .txt exportés par un système devrait avoir un nombre de lignes similaire ; si un fichier a un nombre de lignes nettement inférieur, il faut retourner au fichier source pour vérifier si l'exportation est complète.
Ensuite, cela permet de vérifier la cohérence de l'encodage. Des fichiers texte provenant de différentes sources peuvent utiliser des encodages différents. Si par la suite il faut les lire avec un script, les importer dans une base de données, les télécharger sur un système ou les partager sur plusieurs plateformes, une incohérence d'encodage peut provoquer des caractères corrompus. En réalisant des statistiques par lots sur l'encodage des textes, on peut d'abord filtrer dans Excel les fichiers nécessitant une attention particulière.
De plus, cette méthode convient aussi pour la gestion de contenu, l'organisation de matériel pédagogique, la maintenance de base de connaissances, la vérification préalable à l'analyse de logs et d'autres scénarios. Dès lors que l'on a affaire à un grand nombre de fichiers texte et que l'on a besoin de résultats statistiques structurés, on peut utiliser la méthode présentée ici.
Avant traitement : plusieurs fichiers .txt dispersés dans des dossiers
L'image suivante montre l'état avant traitement. Plusieurs fichiers .txt sont répertoriés dans le dossier, avec des noms incluant ClassNotesArchive, CourseSummaryText, ExamPreparationText, GrammarReviewLines, KnowledgeReviewText, etc. L'utilisateur peut voir les noms de fichiers et certaines dates, mais ne peut pas voir directement l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères.
C'est précisément le problème pratique rencontré par de nombreux utilisateurs : les fichiers sont bien là, mais les informations ne sont pas centralisées ; les fichiers peuvent être ouverts, mais les statistiques ne sont pas pratiques à réaliser ; le chemin peut être copié, mais l'organisation par lots est fastidieuse. Si l'on continue à utiliser une approche manuelle, il faut souvent passer constamment du dossier, au Bloc-notes, puis à Excel, ce qui est très inefficace.
Après traitement : un tableau Excel avec un résumé complet des informations de fichier
Une fois le traitement terminé, le résultat est présenté sous forme de tableau Excel. Chaque fichier .txt occupe une ligne, et les propriétés du fichier ainsi que les statistiques textuelles sont réparties dans différentes colonnes. Dans la capture d'écran, on peut voir que l'en-tête comprend le chemin, le nom, le nom sans extension, l'extension, la taille en octets, la taille, le nom du dossier contenant le fichier, le chemin du dossier contenant le fichier, la date de création, la date de modification, l'encodage du texte, le nombre de lignes de texte et le nombre de caractères du texte.
L'avantage de ce tableau réside dans sa grande exploitabilité. Pour voir tous les fichiers en utf-8, on peut filtrer la colonne d'encodage ; pour trouver le texte ayant le plus grand nombre de caractères, on peut trier la colonne correspondante ; pour vérifier l'emplacement des fichiers, on peut consulter la colonne « chemin » ; pour organiser les données par date de modification, on peut aussi utiliser directement les fonctions de tri d'Excel. Des informations auparavant dispersées dans plusieurs fichiers sont regroupées de manière unifiée dans un tableau de données vérifiable et partageable.
Étape 1 : trouver « Statistiques d'informations de fichier » dans la section Organisation de fichiers
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez d'abord « Organisation de fichiers » dans la barre de navigation de gauche. « Organisation de fichiers » est une catégorie d'outils orientée vers la gestion par lots de fichiers, adaptée pour traiter des tâches comme le classement de fichiers, les statistiques de dossiers et les statistiques d'informations de fichiers.
Dans les cartes de fonction, sélectionnez « Statistiques d'informations de fichier ». La note explicative dans la capture d'écran indique que cette fonction permet de collecter par lots le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées de divers fichiers. Puisque l'objectif ici est de regrouper dans Excel le chemin, le nombre de lignes, le nombre de caractères et l'encodage texte de plusieurs fichiers .txt, cette fonction correspond précisément au besoin.
Après avoir sélectionné la fonction, le logiciel accède à la page « Statistiques d'informations de fichier ». Le processus de traitement est affiché en haut de la page, incluant « Sélectionner les enregistrements à traiter », « Définir les options de traitement », « Définir l'emplacement d'enregistrement » et « Démarrer le traitement ». Cette conception par étapes aide l'utilisateur à accomplir les tâches par lots dans l'ordre, en évitant d'omettre des réglages clés.
Étape 2 : ajouter les fichiers .txt cibles à la liste de statistiques
Sur la page « Sélectionner les enregistrements à traiter », vous pouvez ajouter les fichiers .txt en utilisant « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers depuis un dossier ». Si les fichiers sont nombreux et stockés de manière centralisée, il est recommandé d'utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » afin d'importer en une seule fois les fichiers du répertoire cible, réduisant ainsi le temps de sélection un par un.
Après l'importation, la liste affiche le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Dans la capture d'écran, le nombre d'enregistrements est de 20, ce qui indique que 20 fichiers .txt ont été importés par lots. À ce stade, il est conseillé de procéder à une première vérification : les noms des fichiers correspondent-ils au périmètre de cette statistique ? Le chemin pointe-t-il vers le bon répertoire ? L'extension est-elle .txt ? Le nombre d'enregistrements correspond-il au nombre réel de fichiers dans le dossier ?
S'il y a des fichiers indésirables dans la liste, ils peuvent être supprimés via la colonne d'actions ; si l'importation est erronée, on peut tout effacer et réimporter. Une fois les vérifications terminées, cliquez sur « Suivant ». L'objectif de cette étape n'est pas de générer immédiatement des résultats, mais d'établir d'abord une liste précise des fichiers à traiter. Plus la liste est précise, plus le tableau Excel final sera fiable.
Étape 3 : sélectionner les détails des fichiers texte pour obtenir l'encodage, le nombre de lignes et de caractères
Une fois sur la page « Définir les options de traitement », le logiciel affiche les options d'informations supplémentaires. Ici, on peut choisir les informations détaillées pour différents types de fichiers, par exemple les informations détaillées de fichier Word, Excel, PPT, PDF, texte, image.
L'objet de ce traitement étant les fichiers texte .txt, il est donc nécessaire de cocher « Informations détaillées des fichiers texte ». Cette option détermine si le résultat inclura l'encodage du texte, le nombre de lignes et le nombre de caractères. Si elle n'est pas cochée, le résultat exporté pourrait ne contenir que les propriétés de fichier ordinaires, ne répondant pas à l'objectif statistique de cet article.
Cochez, puis cliquez sur « Suivant ». Pour un dossier mixte contenant également des fichiers doc, docx, xlsx, pdf, etc., on peut aussi sélectionner d'autres options d'informations détaillées selon les besoins réels. Cependant, pour éviter que le tableau de résultats comporte trop de champs, il est conseillé de cocher précisément en fonction de l'objectif de la tâche. Cet exemple ne portant que sur les fichiers .txt, il suffit de se concentrer sur la sélection des « Informations détaillées des fichiers texte ».
Étape 4 : définir l'emplacement de sortie Excel et démarrer les statistiques
Après avoir défini les options de traitement, suivez l'assistant jusqu'à « Définir l'emplacement d'enregistrement ». Cet emplacement sert à stocker le fichier de résultats statistiques Excel généré. Il est recommandé d'utiliser un répertoire clair, tel qu'un dossier de synthèse de projet, de résultats de statistiques textuelles, ou un nouveau dossier à côté du dossier d'origine, afin de faciliter la recherche ultérieure.
Passez ensuite à l'étape « Démarrer le traitement ». Le logiciel va lire par lots les fichiers .txt de la liste, collecter les propriétés de base et les informations textuelles détaillées de chaque fichier, puis générer le tableau Excel. Ce processus remplace l'opération manuelle consistant à ouvrir chaque fichier, vérifier l'encodage, calculer le nombre de lignes et enregistrer le nombre de caractères.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le fichier Excel généré pour voir les champs tels que le chemin, le nom, l'extension, la taille, les dates, l'encodage du texte, le nombre de lignes et de caractères. Si certaines colonnes de dates s'affichent sous forme de croisillons dans Excel, c'est généralement dû à une largeur de colonne insuffisante ; il suffit d'élargir la colonne pour les visualiser correctement.
Comment interpréter les champs clés des résultats statistiques
Chemin : utilisé pour localiser le fichier .txt original. Le champ « chemin » est très important pour l'archivage et la revérification, en particulier lorsque les fichiers proviennent de différents répertoires, car il évite la confusion due à la consultation du seul nom de fichier.
Nom et Nom sans extension : Le nom inclut le suffixe .txt, tandis que le nom sans extension est plus adapté pour servir de titre, de numéro ou pour correspondre avec d'autres champs système.
Extension : utilisée pour confirmer le type de fichier. Dans cet exemple, il s'agit principalement de .txt. Si d'autres types de fichiers ont été importés, on peut rapidement les filtrer via la colonne extension.
Taille et Taille en octets : La taille en octets convient aux comparaisons précises, tandis que la colonne « taille » est plus adaptée à la lecture humaine. La combinaison des deux permet d'évaluer le volume des fichiers.
Date de création et Date de modification : utilisées pour comprendre la genèse et l'historique de mise à jour des fichiers. C'est très utile pour l'archivage de documents, la vérification de version et la livraison de projet.
Encodage du texte : utilisé pour déterminer le format d'encodage du fichier .txt. Différents encodages peuvent affecter l'ouverture et l'importation, en particulier lors d'un traitement inter-système, ce point nécessite une attention particulière.
Nombre de lignes du texte et Nombre de caractères du texte : utilisés pour mesurer la taille du contenu textuel. Le nombre de lignes est adapté pour vérifier la quantité d'enregistrements, et le nombre de caractères pour évaluer la longueur du contenu.
Problèmes courants et remarques
1. Pourquoi puis-je voir les fichiers .txt dans le dossier, mais pas leur encodage et leur nombre de lignes ? L'explorateur de fichiers affiche principalement des propriétés de base comme le nom, la date, le type et la taille, mais n'affiche pas directement l'encodage du texte ni le nombre de lignes. Il est nécessaire d'utiliser la fonction « Statistiques d'informations de fichier » pour lire les détails textuels.
2. Est-il nécessaire de sélectionner les fichiers un par un ? Si les fichiers sont concentrés dans un même répertoire, vous pouvez utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier » pour ajouter plusieurs fichiers .txt en une seule fois. L'ajout un par un est plus adapté lorsque les fichiers sont dispersés ou que l'on ne souhaite traiter qu'un petit nombre de fichiers.
3. Que faire si les encodages obtenus dans les statistiques sont différents ? Commencez par filtrer à l'aide de la colonne « encodage du texte » dans Excel pour identifier les fichiers dont l'encodage ne correspond pas à l'encodage cible. La nécessité de convertir l'encodage dépend du scénario d'utilisation ultérieur. L'objectif de cet article est la statistique et le regroupement, il ne concerne pas les opérations de conversion d'encodage.
4. Peut-on collecter des statistiques pour des fichiers docx, doc, xlsx, pdf, etc. ? La page « Statistiques d'informations de fichier » affiche des options détaillées pour Word, Excel, PPT, PDF, etc., ce qui montre que la fonction ne se limite pas aux fichiers .txt. L'accent de cet article étant mis sur les statistiques pour les fichiers texte .txt, il suffit lors de l'opération de sélectionner « Informations détaillées des fichiers texte ».
5. Comment garantir l'exactitude du tableau de résultats ? La clé est de confirmer que la liste de fichiers est correcte lors de la phase d'importation, et de cocher les bonnes informations détaillées dans les options de traitement. Une fois le traitement terminé, on peut vérifier ponctuellement quelques fichiers en les comparant avec les résultats dans Excel.
Résumé : Utiliser le résumé Excel pour clarifier la gestion des fichiers .txt
La collecte de statistiques pour plusieurs fichiers texte .txt peut sembler être une petite tâche, mais elle peut s'avérer très chronophage dans le travail de bureau quotidien. Le chemin, le nom, la taille et les dates peuvent être en partie consultés dans les propriétés du fichier, mais il est très difficile d'obtenir l'encodage du texte, le nombre de lignes et de caractères simplement à partir de la liste de fichiers. En utilisant la fonction « Statistiques d'informations de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , on peut regrouper toutes ces informations en une seule fois dans un tableau Excel.
Pour les utilisateurs qui organisent régulièrement des documents, vérifient des textes, livrent des fichiers ou gèrent des logs, cette méthode de traitement par lots permet de réduire significativement le travail répétitif. Face à un grand nombre de fichiers .txt, il est conseillé de ne plus les ouvrir un par un pour les consulter, mais plutôt d’importer d'abord le dossier, de cocher « Informations détaillées des fichiers texte », de générer une liste Excel, puis de procéder au filtrage et à la vérification via le tableau. Cela augmente l'efficacité et rend les résultats statistiques plus standardisés et plus faciles à contrôler par la suite.