上司は突然、昨年のすべてのプロジェクト報告書の「初期案」の段落全体を、新しい「最適化後実行概要」に置き換えると言ったあるいは会社は製品紹介テンプレートを統一的に更新し何十件もの契約書、入札書の古い会社のプロフィールを段落全体を見つけて、新しいページに変えなければならない。 今日紹介した「キーワードに基づいてWordの完全な段落を検索して置き換える」機能は、この苦痛を終わらせるために特化している。 簡単な「置換語を探す」ではなく、特定の語を含む段落全体をインテリジェントに検索し、文字全体をワンクリックで置き換えることができます。
いくつかの単語を含む段落を一括して新しいコンテンツに置き換える必要があるのはなぜですか?
1、会社の書類の標準化: 会社は住所、電話、ロゴの標語や法律声明を更新して、キーワードAを含む段落をBに変えて、すべての対外契約、紹介、マニュアルを統一的に更新する必要がある。
2、プロジェクト文書の一括更新: ある技術用語の定義が更新された、またはある段落の共通のプロジェクトリスク記述は最適化が必要で、すべての関連技術文書、提案書に段落を一括して置き換えなければならない。
3、学術論文と書籍の改訂: 著者または編集者は、本の中のある核心論点の段落を書き換えることを決定し、キーワードによってすべての関連章の対応内容を置き換え、全書の論述の一致を確保する必要がある。
4、法律文書のテンプレート調整: 弁護士事務所はある種類の契約の共通条項の段落を更新した一部の単語を含む段落 (「契約違反責任」、「論争解決」など) を履歴テンプレートライブラリに追加する必要があります
5、コンテンツ管理システムの移行: 大量の文書をあるプラットフォームから別のプラットフォームに移行する場合、特定の書式の引用、脚注段落はキーワードで新しいシステムに適応する書式に一括して置き換える必要がある。
指定したキーワードに基づいて文字全体を置き換える効果プレビュー
処理前:
処理後:
方法一:使用 HeSoft Doc Batch Tool キーワードを置き換えて段落を指定します
推奨指数:★★★★★
利点:
1.一括とリスト管理。 一度に大量のファイルをインポートするキュー処理をサポートします。 さらに、インタフェースで複数の「検索-置換」ルールを一括管理して、複数の段落置換タスクを一度に実行することができます。
2.柔軟な検索オプション。 「正確な検索」とワイルドカードをサポートする「式あいまい検索」モードを提供し、「大文字と小文字を無視」、「完全な単語にマッチ」などのオプションを補助して、専門的な編集のような正確なコントロールを実現します。
3、絶対ローカル安全。 すべての処理はあなたのコンピュータのローカルで行われ、ローカルを離れず、契約、報告などの機密情報の転送やサードパーティのサーバのストレージにおける漏洩リスクを根本的に根絶した。
デメリット:
【 HeSoft Doc Batch Tool 】パソコンのローカルでなければ使えません。
操作手順:
1、【を開く HeSoft Doc Batch Tool 】、左側で「Wordツール」を選択し、右側で「キーワードに基づいてWordの完全な段落を検索して置き換える」を選択します。
2.右上の【ファイルを追加】をクリックして、処理待ちファイルをインポートするか、ワンクリックで指定した場所にドラッグして、ファイルのインポートを完了します。
3.【次へ】をクリックし、検索方法は【正確にテキストを検索する】を選択し、追加オプションは【文字の大文字と小文字を無視する】を選択し、検索するキーワードのリストで左右の2つのテキストボックスに「検索するキーワード」と「置換後のキーワード」を入力します。
4.【次へ】をクリックすると、ツールボックスはドキュメントの指定した段落を自動的に置き換え、完了するとヒントが表示されます。
方法2: Wordに内蔵されている「検索と置換」を使用して、指定したキーワード段落を置換します
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: 追加のツールは不要で、誰でも利用できます。 固定された言葉や短文を正確に置き換えることができ、狭い範囲、目標が明確な内容の修正には非常に直接的である。
欠点: 機能が極めて限られており、「キーワードに基づいて文字全体を置き換える」というニーズを完全に処理することができない。 入力した具体的な文字のみを置き換えることができ、置換する段落全体を認識して操作することができないので、置換前後の完全な文字を入力する必要があります。
操作手順:
1、まず、指定したキーワードを含む段落全体を見つけて、コピーする必要があります。
2.Word文書を開き、Ctrl Hショートカットキーを押して「検索と置換」ダイアログを呼び出します。
3.「コンテンツの検索」ボックスに、最初のステップでコピーした段落を入力します。
4.「置換」ボックスに新しい段落を入力します。
5.「すべて交換」をクリックして操作し、最初のステップから5番目のステップまで操作を繰り返します。
6、交換前後の文字は完全にコピーしなければならず、個々のキーワードに基づいて交換することはできず、少ない部分の交換作業にしか適していない。
方法3: サードパーティのWordプラグインを使用して、キーワードAを含む段落をBに変換する
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: いくつかの有名なプラグインは、強化された検索置換機能を統合しており、スタイル別検索置換、操作の比較的なグラフィカル化など、ネイティブWordよりも強力なオプションを提供している可能性があります。
欠点: 通常は有料ビジネスソフトウェアです。 その機能の中核は依然として「フォーマット」または「テキスト」の検索に基づいており、「キーワードごとに段落を一括置換」するために設計されたものではなく、操作パスが複雑になる可能性があります。
操作手順:
1.Kutools for Wordなどのプラグインをインストールして有効にする。
2.新しく追加されたプラグインタブで「詳細検索置換」などの機能を見つけます。
3.ポップアップダイアログで、「段落」または「特別な書式」タブに切り替えて設定する必要がある場合があります。
4.「特定のテキストを含む」段落を検索するように設定し、段落全体を置き換えます。
5、しかし、プラグインは、まず「段落」というオブジェクトタイプを正確に選択する必要があり、設定が面倒であることが多い。
6.一括ファイルを処理する場合、ファイルごとに個別に開く必要がある可能性があり、実際のバックグラウンド一括ではない。
方法4: オンライン文書処理サイトを使用して、キーワードで段落を一括置換する
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: ブラウザを開くと、ソフトウェアをインストールする必要がない。 一部のwebサイトでは、複数のファイルのアップロードをサポートする「置換の検索」ツールが提供されています。
欠点: 最大のリスクはプライバシー漏洩で、ビジネス秘密を含む可能性のある契約、レポートを見知らぬサーバにアップロードする必要がある。 機能は通常簡単で、複雑な段落レベルの置換を実現するのは難しい。
操作手順:
1.「Word検索置換」機能のオンラインツールサイトを検索する。
2.「ファイルをアップロード」ボタンをクリックして、あなたのword文書をアップロードします。
3.Webページが提供するテキストボックスに、検索と置換する文字を入力します。
4、処理ボタンをクリックして、サイトが処理されたファイルに戻るのを待ちます。
5.ファイルをダウンロードしてチェックし、段落が完全に置換されているかどうかを確認する。
方法5: 優霊ファイルを使用して、指定したキーワードを含む段落を一括置換する
推奨指数:★★★☆ ☆
メリット: 専門的な文書一括処理ツールは、段落の置換機能に確かに明るい点がある。 そのインタフェース設計は比較的簡潔で、複数の文書を一括処理することをサポートし、手動で1つずつ修正する作業量を効果的に軽減することができる。
欠点: 複雑な書式文書 (表、画像、特殊なレイアウトを含む段落など) に対するソフトウェアのサポートが弱く、置換後に書式が乱れたり、レイアウトが崩れたりすることが多い。
操作手順:
1.優霊ソフトを開き、メイン画面で「一括交換」などの機能モジュールを見つけて「入る」をクリックする。
2.「ファイルを追加」ボタンをクリックし、パソコンから処理が必要なword文書を1つ以上選択してタスクリストにインポートする。
3.「コンテンツの検索」入力ボックスに、位置付けたい段落に含まれるキーワードまたはフレーズを入力します。
4.「置換」入力ボックスに、置換したい新しい段落全体の内容を完全に入力します。
5、必要に応じて、「大文字と小文字を区別する」「全字マッチング」などの基本オプション (ソフトウェアが提供する場合) にチェックを入れる。
6.「置換を開始」または「実行」ボタンをクリックすると、ソフトウェアは設定通りに追加したすべてのファイルを処理します。
7、処理が完了したら、必ず生成した新しいファイルを一つずつ開いて、目的の段落が完全で正確に置き換えられているかどうかをよくチェックし、文書の書式に異常がないことを確認する。
方法6: 特定の単語を含む段落全体を、手動視覚スキャンブックマークを使用して置き換えます
推奨指数:★★☆ ☆ ☆
長所: 絶対に正確で、間違いはない。一歩一歩が人間の目と脳の判断を経ているからだ。
欠点: 効率が低いのは、純粋な人件費である。 10ページを超える文書では、この方法は拷問であり、長時間の仕事は疲れて見落としやすい。
操作手順:
1.Wordを開いて、最初から文書を読む。
2、各段落を目でスキャンして、目的のキーワードを含む段落を探します。
3、見つかったら、段落全体を選択して、ブックマーク (挿入-ブックマーク) を追加します。
4.完全な文書に関連するすべての段落がマークされるまで読み続けます。
5、最初のブックマークに戻って、古い段落を削除し、新しい段落を貼り付けます。
6.すべての段落が更新されるまで、ステップ5を繰り返します。 時間はドキュメントの長さに比例します。
方法7: Windowsを使用して検索ファイルを検索し、指定したキーワード段落を一つずつ開く
推奨指数:★☆ ☆ ☆ ☆
メリット: コンピュータ内のキーワードを含むすべてのword文書を素早く見つけることができ、どのファイルを処理する必要があるかを知ることができます。
欠点: 検索はファイルレベルにしか配置できない。 「この書類にはこの言葉がある」と教えてくれますが、どのページ、どの段落にいるかは教えてくれません。 各ファイルを開いて、具体的な段落を探す必要があります。
操作手順:
1.ファイルエクスプローラを開き、検索ボックスに探しているキーワードを入力します。
2、システムはすべての内容にその言葉を含むファイルをリストします。
3、ダブルクリックして最初のファイルを開きます。
4、WordでCtrl Fを押して、このファイルの中でキーワードの具体的な位置を探します。
5、具体的な段落を見つけたら、手動で置き換えます。
6、このファイルを闭じて、次の検索结果にあるファイルを开きます。
何千件ものテンプレート文書を更新する必要がある管理者であっても、一部の単語を含む段落を新しいコンテンツの出版編集者に一括して置き換える必要があっても、大量の法律文書を処理する法律関係者であっても HeSoft Doc Batch Tool 」のこの機能は、あなたのためにカスタマイズされた生産力逓倍器です。 反復労働で貴重な時間と創造性を消費するのを止める時だ。 適切なツールを選択することで、一括文書の処理が正確で簡単になります。