契約書、報告書、資料を作成した後、通常はPDF形式に変換する必要があり、処理が遅く、エラーが発生しやすい。 この記事では、WordからPDFへの一括処理のチュートリアルを提供しています HeSoft Doc Batch Tool 機能の選択、Wordファイルの追加、処理待ちの記録の表示、次の設定からPDFの生成までのプロセスを完了します。 行政、法務、プロジェクト、教育など、オフィス文書を一括変換する必要があるユーザーに適しています。
契約書、報告書、制度、研修資料などのWord文書は、原稿を作成した後、PDFに変換して送信したり、アーカイブしたりする必要があることが多い。 ファイルが1、2つしかない場合、手動でエクスポートするのは問題ありませんしかし、ファイル数が増加すると、繰り返し開く、エクスポートする、名前を付ける、保存するのに多くの時間がかかります。 この記事では、どのように使うかを紹介します HeSoft Doc Batch Tool WordからPDFへの一括処理を完了します。
適用シーン
この方法は行政一括処理通知書類、法務一括変換契約、プロジェクトチーム一括提出報告、教師一括作成コースウェア資料PDFなどの場面に適している。 複数のWordファイルをまとめてPDFに変換する必要がある場合は、このチュートリアルを参照してください。
HeSoft Doc Batch Tool の特徴は、オフィスファイルの一括処理設計を中心に、反復的なファイル操作を一つのプロセスにまとめて完成させることができ、人手によるクリックと待機を減らすことである。
効果プレビュー: 複数のWordファイルを一度に変換します
次の図は処理前のWordファイルで、例にはdocxドキュメントが4つあります
次の図は処理後のPDF結果で、4つのWordファイルが4つのPDFファイルに変換されています
この処理方式は、各PDFが元のWord文書と明確に対応できるため、一括納品に適しています。
操作手順
ステップ1: 開く HeSoft Doc Batch Tool Wordツールに入ります
ソフトを起動したら、左側のカテゴリーで「Wordツール」を選択します。 右側にWord関連の機能が複数表示されます。 「16、WordをPDFに変換」を見つけて、クリックして入ります。
この機能を選択する目的は、他のWord編集や変換タスクに入るのではなく、ソフトウェアがPDFの出力先でWordファイルを処理することです。
手順2: 契約書、レポート、資料Wordファイルを追加する
「WordからPDFへの変換」ページに入ったら、「ファイルを追加」をクリックして変換するWord文書を選択します。 すべてのドキュメントが同じディレクトリにある場合は、「フォルダからファイルをインポート」をクリックして、フォルダ内のファイルを一度にインポートすることもできます。
インポートが完了すると、ファイルがテーブルに表示されます。 表には、ファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報が表示されます。 例には、4つのdocxファイルが一括処理の準備ができていることを示す4つのレコードがあります。
ステップ3: 処理待ち記録のチェック
一括処理する前に急いで始めないで、書類がそろっているかどうかをチェックしてください。 重要なのは、名前が正しいかどうか、パスが宛先フォルダから来ているかどうか、拡張子がWord関連のフォーマットかどうかです。 インタフェース下部の記録数も照合の根拠とすることができる。
複数選択したファイルが見つかった場合は、操作列で削除できますファイル数が多い場合は、「フィルタ」または「ソート」を使用して整理できます。
ステップ4: 「次へ」をクリックして設定を保存します
記録を確認したら、下部の「次へ」をクリックします。 ページのトップフローに応じて、後から順番に処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始を行います。 「PDF出力」や「カスタムPDF」など、PDF結果に個別の出力ディレクトリを設定することをお勧めします。
ステップ5: 処理を開始し、PDF結果を確認する
処理開始段階に入ると、ソフトウェアはリスト内のWordファイルの一括変換を実行します。 完了したら保存ディレクトリを開いて、対応するpdfファイルを生成するかどうかを確認します。 契約書、報告書などの正式な書類については、重点書類を抽出し、内容が正常に表示されていることを確認することを提案する。
よくある質問と注意事項
1.一括変換は元のword文書を変更しませんか?このチュートリアルの目的は、WordをPDFに変換することです。PDFを別のディレクトリに出力し、元のWordファイルを編集可能なバージョンとして保持することをお勧めします。
2.契約ファイルを変換する前に注意すべきことは何ですか?Wordの内容が決まっていることを確認し、ヘッダーのフッター、署名の位置、ページングなどの内容を間違いなくチェックしてから一括変換することをお勧めします。
3.ファイル名が似ているのはどうしたらいいですか変換前に命名を仕様します。たとえば、番号、日付、プロジェクト名で命名します。 これにより、PDFを生成すると照合が容易になります。
4.バッチ処理が手動エクスポートよりもオフィスに適しているのはなぜですか?一括処理は一度に複数のファイルをインポートでき、ソフトウェアが一括して変換を実行し、重複クリックを減らし、処理漏れのリスクも低減します。
まとめ
WordからPDFへの一括処理は、契約、レポート、資料などのオフィス文書の定稿出力に非常に適している。 を使う HeSoft Doc Batch Tool 、「WordからPDFに変換」を選択し、ファイルを追加するかフォルダからインポートし、記録をチェックしてプロセスごとに処理するだけで、一度に複数のPDFを生成できます。 大量のドキュメントを頻繁に処理するユーザーは、このような一括変換プロセスを固定して、日常業務をより効率的にすることをお勧めします。