Une fois le contrat, le rapport et les données finalisés, ils doivent généralement être convertis au format PDF, et le traitement copie par copie est lent et sujet aux erreurs. Cet article fournit un ensemble de didacticiels de traitement par lots Word en PDF, en utilisant HeSoft Doc Batch Tool Terminez le processus depuis la sélection des fonctionnalités, l'ajout de fichiers Word, la visualisation des enregistrements en attente, les paramètres suivants jusqu'à la génération de PDF. Convient aux utilisateurs qui doivent convertir des documents de bureau par lots en administration, affaires juridiques, projets, enseignement, etc.
Une fois les documents Word tels que les contrats, les rapports, les systèmes et les matériels de formation finalisés, ils doivent souvent être convertis en PDF, puis envoyés ou archivés. S'il n'y a qu'un ou deux fichiers, le problème de l'exportation manuelle n'est pas grand; mais lorsque le nombre de fichiers augmente, l'ouverture, l'exportation, la dénomination et l'enregistrement répétés prendront beaucoup de temps. Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Terminer le traitement par lots Word en PDF.
Scènes applicables
Cette méthode convient au traitement administratif par lots des documents de notification, aux contrats de conversion par lots juridiques, à la soumission par lots de rapports par des équipes de projet et à la génération par lots de documents de didacticiel PDF par les enseignants. Tant que plusieurs fichiers Word nécessitent une conversion unifiée en PDF, vous pouvez vous référer à ce tutoriel.
HeSoft Doc Batch Tool La caractéristique est que la conception du traitement par lots de documents de bureau peut concentrer les opérations de fichiers répétitives dans un processus, réduisant ainsi les clics manuelles et l'attente.
Aperçu des effets: Convertir plusieurs fichiers Word à la fois
La figure suivante montre le fichier Word avant le traitement. Il y a 4 documents docx dans l'exemple:
L'image suivante montre les résultats PDF traités, 4 fichiers Word ont été convertis en 4 fichiers PDF:
Cette méthode de traitement convient à la livraison par lots, car chaque PDF correspond clairement au fichier Word d'origine.
Étapes de fonctionnement
Étape 1: ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Et entrez dans l'outil Word
Après avoir démarré le logiciel, sélectionnez "Outils Word" dans la catégorie de gauche. Plusieurs fonctionnalités liées à Word apparaissent sur la droite. Localisez "16, Convertir Word en PDF", cliquez sur Entrer.
Le but de la sélection de cette fonction est de permettre au logiciel de gérer le fichier Word en appuyant sur la cible de sortie PDF, plutôt que d'entrer dans d'autres tâches d'édition ou de conversion Word.
Étape 2: Ajouter un contrat, un rapport ou un fichier Word de données
Après être entré dans la page "Convertir Word en PDF", cliquez sur "Ajouter un fichier" pour sélectionner le document Word à convertir. Si tous les documents se trouvent dans le même répertoire de données, vous pouvez également cliquer sur "Importer des fichiers à partir d'un dossier" pour importer les fichiers du dossier en même temps.
Une fois l'importation terminée, le fichier apparaît dans le tableau. Le tableau affiche des informations telles que le nom du fichier, le chemin, l'extension, l'heure de création et l'heure de modification. Il y a 4 enregistrements dans l'exemple, indiquant que 4 fichiers docx sont prêts pour le traitement par lots.
Étape 3: Vérifiez les enregistrements en attente
Ne vous précipitez pas pour commencer avant le traitement par lots, vérifiez d'abord si les documents sont complets. Concentrez-vous sur trois points: si le nom est correct, si le chemin provient du dossier de destination et si l'extension est un format lié à Word. Le nombre d'enregistrements au bas de l'interface peut également être utilisé comme base de vérification.
Si vous constatez que vous avez sélectionné plus de fichiers, vous pouvez les supprimer dans la colonne Actions; si le nombre de fichiers est important, vous pouvez utiliser "Filtrage" ou "Tri" pour vous aider à les organiser.
Étape 4: Cliquez sur Suivant et terminer la sauvegarde des paramètres
Après avoir confirmé l'enregistrement, cliquez sur "Suivant" en bas. Selon le processus en haut de la page, les options de traitement, l'emplacement d'enregistrement et le début du traitement seront définis successivement. Il est recommandé de configurer un répertoire de sortie distinct pour les résultats PDF, tel que "PDF Sortie" ou "PDF finalisé", afin de faciliter la soumission et la sauvegarde.
Étape 5: Commencez à traiter et à vérifier les résultats PDF
Après avoir commencé la phase de traitement, le logiciel effectue une conversion par lots sur les fichiers Word de la liste. Une fois terminé, ouvrez le répertoire de sauvegarde pour voir si le fichier PDF correspondant est généré. Pour les documents officiels tels que les contrats et les rapports, il est recommandé de vérifier au hasard les documents clés pour confirmer que le contenu est normal.
Questions fréquemment posées et considérations
1. La conversion par lots changera-t-elle le document Word original?Le but de ce tutoriel est de convertir Word en PDF, il est recommandé de sortir PDF dans un répertoire séparé et de conserver le fichier Word d'origine en tant que version modifiable.
2. À quoi devriez-vous faire attention avant la conversion des documents contractuels?Il est recommandé de confirmer que le contenu de Word a été finalisé et que l'en-tête, le pied de page, la position de signature, la pagination et d'autres contenus sont vérifiés correctement avant la conversion par lots.
3. Que faire si les noms de fichiers sont très similaires?Nommez avant la conversion, par exemple par numéro, date ou nom de projet. Cela facilite la vérification après la génération du PDF.
4. Pourquoi le traitement par lots est-il plus approprié pour le bureau que l'exportation manuelle?Le traitement par lots peut importer plusieurs fichiers à la fois, et le logiciel effectue la conversion de manière unifiée, ce qui réduit les clics répétés et réduit le risque de traitement des fuites.
Résumé
Le traitement par lots Word en PDF est très approprié pour la sortie finale de documents de bureau tels que les contrats, les rapports et les données. Utilisation HeSoft Doc Batch Tool , Il suffit de sélectionner "Convertir Word en PDF", d'ajouter des fichiers ou d'importer à partir d'un dossier, de vérifier l'enregistrement et de suivre le processus pour générer plusieurs PDF à la fois. Pour les utilisateurs qui traitent fréquemment un grand nombre de documents, il est recommandé de fixer ce type de processus de conversion par lots pour rendre le bureau quotidien plus efficace.