Verträge, Berichte und Materialien müssen normaler weise nach Fertigstellung in das PDF-Format konvertiert werden, was langsam und fehler anfällig ist. Dieser Artikel enthält eine Reihe von Word-zu-PDF-Batch-Verarbeitung-Tutorials mit HeSoft Doc Batch Tool Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie Funktionen auswählen, Word-Dateien hinzufügen, ausstehende Datensätze anzeigen, die nächsten Einstellungen eingeben und PDF erstellen. Geeignet für Benutzer, die Büro dateien in Stapeln konvertieren müssen, z. B. Verwaltung, Rechts angelegenheiten, Projekte, Unterricht usw.
Nachdem der Vertrag, der Bericht, das System, das Schulungs material und andere Word-Dateien fertig gestellt wurden, müssen sie häufig in PDF konvertiert und dann gesendet oder archiviert werden. Wenn nur eine oder zwei Dateien vorhanden sind, ist der manuelle Export kein großes Problem. Wenn jedoch die Anzahl der Dateien zunimmt, nimmt das wiederholte Öffnen, Exportieren, Benennen und Speichern viel Zeit in Anspruch. Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Schließen Sie die Stapel verarbeitung von Word zu PDF ab.
Anwendbare Szenarien
Diese Methode eignet sich für die admini strat ive Stapel verarbeitung von Benachricht igungs dokumenten, die Batch-Konvertierung von Verträgen für rechtliche Angelegenheiten, die Batch-Einreichung von Berichten durch das Projekt team und die Batch-Generierung von PDF-Kurs unterlagen durch Lehrer. Solange mehrere Word-Dateien einheitlich in PDF konvertiert werden müssen, können Sie sich auf dieses Tutorial beziehen.
HeSoft Doc Batch Tool Das Merkmal ist, dass es sich um die Stapel verarbeitung von Office-Dateien handelt, mit denen sich wiederholende Datei vorgänge in einem Prozess ver vollständigt werden können, wodurch manuelle Klicks und Wartezeiten reduziert werden.
Effekt vorschau: Konvertieren Sie mehrere Word-Dateien gleichzeitig
Das folgende Bild zeigt die Word-Datei vor der Verarbeitung. Im Beispiel gibt es 4 docx-Dokumente:
Das folgende Bild zeigt die verarbeiteten PDF-Ergebnisse. 4 Word-Dateien wurden in 4 PDF-Dateien konvertiert:
Diese Verarbeitung ist für die Massen zustellung geeignet, da jede PDF-Datei eine klare Übereinstimmung mit der ursprünglichen Word-Datei aufweist.
Betriebs schritte
Schritt 1: Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Und geben Sie das Word-Tool ein
Nachdem Sie die Software gestartet haben, wählen Sie in der Kategorie links "Word Tools". Auf der rechten Seite werden mehrere Word-bezogene Funktionen angezeigt. Suchen Sie "16, Word in PDF konvertieren" und klicken Sie, um einzutreten.
Der Zweck dieser Funktion besteht darin, dass die Software Word-Dateien gemäß dem PDF-Ausgabe ziel verarbeitet und nicht zu anderen Word-Bearbeitungs-oder Konvertierungs aufgaben übergeht.
Schritt 2: Hinzufügen eines Vertrags, eines Berichts oder einer Profil-Word-Datei
Nachdem Sie die Seite "Word in PDF konvertieren" aufgerufen haben, klicken Sie auf "Datei hinzufügen", um das Word-Dokument auszuwählen, das konvertiert werden soll. Wenn sich alle Dokumente im selben Daten verzeichnis befinden, können Sie auch auf "Dateien aus Ordnern importieren" klicken, um die Dateien im Ordner gleichzeitig zu importieren.
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird die Datei in der Tabelle angezeigt. In der Tabelle werden Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt. Im Beispiel gibt es insgesamt 4 Datensätze, die zeigen, dass 4 docx-Dateien stapel bereit sind.
Schritt 3: Überprüfen Sie die ausstehenden Datensätze
Beeilen Sie sich nicht, vor der Stapel verarbeitung zu beginnen. Überprüfen Sie zuerst, ob die Dokumente vollständig sind. Konzentrieren Sie sich auf drei Punkte: ob der Name korrekt ist, ob der Pfad aus dem Ziel ordner stammt und ob die Erweiterung ein Word-bezogenes Format hat. Die Anzahl der Datensätze am unteren Rand der Benutzer oberfläche kann auch als Grundlage für die Überprüfung verwendet werden.
Wenn Sie mehrere ausgewählte Dateien finden, können Sie diese in der Aktions spalte löschen. Wenn die Anzahl der Dateien groß ist, können Sie "Filtern" oder "Sortieren" verwenden, um die Organisation zu unterstützen.
Schritt 4: Klicken Sie auf Weiter und beenden Sie das Speichern der Einstellungen
Klicken Sie nach Bestätigung des Datensatzes unten auf "Weiter". Entsprechend dem Vorgang oben auf der Seite werden die Verarbeitung optionen festgelegt, der Speicherort festgelegt und die Verarbeitung nacheinander gestartet. Es wird empfohlen, ein separates Ausgabe verzeichnis für PDF-Ergebnisse einzurichten, z. B. "PDF-Ausgabe" oder "PDF abschließen", um das Senden und Sichern zu erleichtern.
Schritt 5: Beginnen Sie mit der Verarbeitung und überprüfen Sie die PDF-Ergebnisse
Nach dem Aufrufen der Verarbeitung phase führt die Software eine Stapel konvertierung der Word-Dateien in der Liste durch. Wenn Sie fertig sind, öffnen Sie das Speicher verzeichnis und prüfen Sie, ob die entsprechende PDF-Datei generiert wird. Für offizielle Dokumente wie Verträge und Berichte wird empfohlen, die wichtigsten Dokumente nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, um zu bestätigen, dass der Inhalt normal angezeigt wird.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Wird die Stapel konvertierung das ursprüngliche Word-Dokument ändern?Das Ziel dieses Tutorials ist es, Word in PDF zu konvertieren. Es wird empfohlen, die PDF-Datei in ein separates Verzeichnis auszugeben und die ursprüngliche Word-Datei als bearbeitbare Version beizu behalten.
2. Was ist vor der Konvertierung der Vertrags dokumente zu beachten?Es wird empfohlen, zu bestätigen, dass der Word-Inhalt fertig gestellt wurde, Kopf-und Fuß zeile, Signatur position, Paginierung und andere Inhalte vor der Stapel konvertierung korrekt sind.
3. Was soll ich tun, wenn die Dateinamen sehr ähnlich sind?Vor der Konvertierung wird die Benennung standard isiert, z. B. nach Nummer, Datum oder Projektname. Dies erleichtert die Überprüfung nach dem Generieren der PDF.
4. Warum ist die Stapel verarbeitung für das Büro besser geeignet als manueller Export?Die Stapel verarbeitung kann mehrere Dateien gleichzeitig importieren, und die Software führt die Konvertierung einheitlich durch, wodurch wiederholte Klicks und das Risiko einer fehlenden Verarbeitung verringert werden.
Zusammenfassung
Die Stapel verarbeitung von Word zu PDF eignet sich sehr gut für die endgültige Ausgabe von Office-Dokumenten wie Verträgen, Berichten und Materialien. Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie einfach "Word in PDF konvertieren", fügen Sie Dateien hinzu oder importieren Sie sie aus einem Ordner, überprüfen Sie die Datensätze und verarbeiten Sie sie gemäß dem Prozess. Sie können mehrere PDF-Dateien gleichzeitig erstellen. Für Benutzer, die häufig mit einer großen Anzahl von Dokumenten arbeiten, wird empfohlen, diesen Batch-Konvertierungs prozess zu korrigieren, um das tägliche Büro effizienter zu gestalten.