この記事では、使用方法について説明します HeSoft Doc Batch Tool を選択します。 チュートリアルは「最初の数ページ、最後の数ページ、奇数ページ、偶数ページ、カスタムページのみをエクスポートする」などの一般的なニーズを中心に展開し、処理前後の効果図とソフトウェアインタフェース手順を組み合わせてユーザーがOFD、手動スクリーンショット、または別の画像を開く重複操作を減らすのを助けて、電子請求書、電子文書、契約書、書類資料などのOFDファイルの一括画像化処理シーンに適している。
日常業務では、OFD文書はますますよく見られている。例えば、電子請求書、電子文書、電子契約書、アーカイブ資料などはOFD形式で保存できる。 しかし、多くの場合、OFDファイル全体を画像に変換する必要はなく、ページの一部だけが必要です例えば、各OFDファイルの最初の2ページ、最後の数ページ、奇数ページ、偶数ページ、またはいくつかの指定ページ。 ファイル数が1、2つしかない場合は、手動で開いた後、ページごとにエクスポートすることもできます数十個、数百個のOFDファイルに直面するとページを繰り返し開いたり、選択したり、画像をエクスポートしたり、フォルダを整理したりすると時間がかかり、ページを選択したり、間違ったりしやすい。
本論文で解決すべき問題は、オフィスソフトウェアの使用方法である」 HeSoft Doc Batch Tool 」をクリックして、複数のOFDファイルの一部のページをjpg画像に一括変換します。 このソフトウェアの核心的価値は書類を一括処理し、重複労働を減らすことで、特に大量の書類を統一的に処理する必要がある財務、行政、書類、法務とプロジェクト資料管理者に適している。 次に、スクリーンショットと合わせて、実際の操作フローでOFDの一部のページをjpg画像に変換する方法を説明します。
適用シーン: OFDの一部のページをJPGに一括して変換する必要がある場合
OFD JPG変換はフォーマット変換だけではなく、多くのオフィスプロセスで非常に実用的です。 例えば、財務担当者はOFD電子請求書を受け取って、請求書のトップページ画像をエクスポートして、清算システムのアップロードに使用するだけでよい書類担当者が電子文書を整理するとき各OFDの表紙やキーページを画像に変換するだけで、インデックスやサムネイルを作成しやすいプロジェクトスタッフが契約資料をまとめるとき契約ごとの署名ページ、最初のページ、最後のページを抽出して、迅速な検証資料とするだけでよいかもしれない。
通常のリーダーを使用してOFDファイルを1つずつ開いて、手動でスクリーンショットを撮ったり、画像を保存したりすると、効率が悪いだけでなく、画像のサイズ、シャープネス、名前、保存場所が統一されにくい。 一括処理ツールを使用すると、複数のOFDファイルを一度にインポートし、同じインタフェースで処理範囲と画像の画素密度を設定して、jpg画像を統一的に出力することができます。 これにより、処理結果が一致することが保証され、手動操作によるエラーも減少します。
このチュートリアルの例では、4つのOFDファイルを一括処理し、各ファイルの最初の2ページだけを変換するように設定します。 このシーンは典型的で、全ページ変換でも単一ファイル変換でもなく、複数のOFDファイルに対して同じ部分ページエクスポートルールを実行する。
効果プレビュー: 処理前は複数のOFDファイルで、処理後は対応するjpg画像が得られます。
処理前、フォルダには変換するOFDファイルが4つあり、ファイル名はそれぞれ1.ofd、2.ofd、3.ofd、4.ofdである。 これらのファイルには複数ページのコンテンツが含まれている可能性がありますが、今回はすべてのページではなく、指定した範囲内の一部のページのみを抽出します。
一括変換を経て、出力結果がファイルごとに対応する画像結果になったことがわかります。 スクリーンショットには、番号1、2、3、4の出力フォルダまたは結果項目が表示され、右側には、OFDファイルがJPG画像形式に変換されたことを示すJPGマークが表示されます。 一括処理では、この出力方式は、後からの表示、アーカイブ、アップロード、または二次編集が容易です。
処理前後の対比から、もともと一つずつ開く必要があったOFDファイルは、ソフトウェアで一括処理した後、より汎用的な画像ファイルに変換されていることがわかる。 Jpg画像は、ほとんどのシステム、webページ、チャットツール、オフィスソフトウェア、ビジネスプラットフォームで直接使用でき、OFDよりも互換性が優れています。 特に、業務システムがOFDの直接アップロードをサポートしておらず、JPGやJPEGなどの画像フォーマットのアップロードをサポートしている場合、このような一括変換機能は非常に実用的である。
操作手順1: 「OFDからjpg画像へ変換」機能に入る
開く HeSoft Doc Batch Tool その後、メインインタフェースに複数のドキュメントバッチ機能が表示されます。 左側は機能分類、トップページ、タスクフロー、すべてのツール、ファイル名、フォルダ名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツール、ビデオツール、オーディオツール、より多くのツールなど。 この記事では、より多くのツールの「OFDをjpg画像に変換」機能を使用しています。
スクリーンショットでは、「OFDからJPG画像に変換」機能カードがハイライト表示され、カードは「OFDファイルをJPG形式の画像に一括変換」と説明されている。 これは私たちの目標と一致しています。OFD文書を一括してjpg画像に変換し、その後、ページの処理範囲をさらに設定することができます。
操作目的: 正しい機能モジュールに入り、その後にOFDファイルがインポートされ、jpg画像形式に出力されるようにします。
予想される結果: 「OFDをjpg画像に変換」をクリックまたは選択すると、この機能のタスク構成ページに入り、処理が必要なOFDファイルの追加を開始できます。
操作手順2: 一括変換が必要なOFDファイルを追加します
「OFDからjpg画像への変換」機能に入ると、画面上部に現在のタスク名が表示され、操作フローは、処理するレコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始の4ステップに分けられる。 最初のステップは「処理する記録を選択する」、つまり変換するOFDファイルをソフトウェアリストにインポートする。
スクリーンショットから分かるように、画面右上には「ファイルを追加」「フォルダからファイルをインポート」「空にする」「その他」などの操作ボタンがあります。 少量のファイルでは、「ファイルの追加」を使用できますファイルがフォルダに集中している場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が効率的です。 インポートすると、シリアル番号、名前、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報がリストに表示されます。
例では、1.OFD、2.ofd、3.OFD、4.ofdという4つのOFDファイルがインポートされています。パスはすべてdディスクtestディレクトリにあり、拡張子はofdと表示され、下部の集計レコード数は4です。 このステップは重要です。一括変換されたオブジェクトはまずタスクリストに入る必要があり、その後に設定されたページ範囲と画像パラメータがこれらのファイルに適用されるからです。
操作目的: 複数のOFDファイルを一度にインポートし、一括変換タスクを作成する。
予想される結果: ファイルリストには、処理中のすべてのOFDファイルが表示され、レコード数は実際のファイル数と一致します。 処理しないファイルがインポートされた場合は、各行の右側にある削除アイコンを使用して削除できますリストを再整理する必要がある場合は、「空にする」を使用して再追加することもできます。
操作手順3: 一部のページのみを変換するように設定します
ファイルのインポートが完了したら、下部の「次へ」をクリックし、「処理オプションの設定」に進みます。 これはこのチュートリアルの重要なステップです。OFD全体をJPGに変換するのではなく、OFDファイルの一部のページを一括して画像に変換することを実現するからです。
「処理オプション」ページには、「処理範囲」領域が表示され、ソフトウェアには複数のページ範囲オプションが用意されていますすべてのページ、最初のいくつかのページ、最後のいくつかのページ、奇数ページ、偶数ページ、カスタム。 スクリーンショットで「一番前のいくつかのページ」を選択し、「範囲」入力ボックスに数字2を記入して、OFDファイルごとに一番前の2ページだけを変換することを示します。
この設定は多くの一般的な場面に適している。 たとえば、各OFDファイルの最初の2ページには、要約、表紙、基礎情報、請求書の内容が含まれています。これらのページをJPGにエクスポートするだけです。 最後のページをエクスポートする必要がある場合は、「最後のページ」を選択できます奇数ページまたは偶数ページだけが必要な場合は、対応するオプションを直接選択することもできますページ範囲がより特殊な場合は、「カスタム」を選択できます。
操作目的: 各OFDファイルが実際に変換するページ範囲を制御し、無関係なページが出力されないようにし、画像数とその後の整理コストを減らす。
予想される結果: ソフトウェアは、選択したルールに従って、インポートリスト内の各OFDファイルに対して同じ範囲のページを抽出します。 この例では、4つのOFDファイルは、すべてのページではなく、最初の2つのページだけを抽出してJPG変換します。
操作手順4: 画像の画素密度 +を設定し、連続画像を結合するかどうかを決定します。
同じ処理オプション画面には、「画像ピクセル密度(PPI) 」の設定項目も表示され、スクリーンショットの数値は300です。 PPIは通常、出力画像の鮮明さに影響します。 印刷、アーカイブ、文字認識、または明瞭度が要求されるプラットフォームにアップロードする必要がある画像に対して、300PPIは比較的一般的な選択であるクイックプレビューや内部コミュニケーションにのみ使用すると実際の必要に応じて適切に調整できます。
下には「複数のページを長い画像につなぎ合わせる」スイッチがあります。 スクリーンショットから見ると、このスイッチはオフになっています。 閉じるときは、通常、複数のページがそれぞれ画像として出力され、ページごとの表示と管理が容易であると理解できるオンにすると、複数のページを1枚の長図にまとめることができますプレビューを作成したり、一部のシーンで一度に複数ページのコンテンツを閲覧したりするのに適しています。 この例の目標は、一部のページをjpg画像に変換し、結果を整理しやすいようにすることであるため、閉じたままにするのが妥当な選択である。
操作目的: 出力画像の鮮明さを設定し、複数ページの結果を成長図につなぎ合わせる必要があるかどうかを確認する。
予想される結果: 出力されたjpg画像は、設定されたPPIに従って生成されます長い画像のつなぎ合わせがオンになっていない場合、各ページはより簡単にアーカイブして表示できるように出力されます。
操作手順5: 保存場所を設定し、一括処理を開始します
ページ範囲と画像パラメータの設定が完了したら、「次へ」をクリックし続けます。 インタフェースフローによると、その後は「保存場所の設定」に進み、「処理の開始」に進みます。 スクリーンショットには保存場所と開始処理の詳細なインタフェースは示されていませんが、一番上の流れからは、この2つのステップがソフトウェアの標準的な流れであることがわかります。
保存場所を設定するときは、空のフォルダまたは今回のタスクに特化した出力ディレクトリ (「D:\ OFD JPG変換結果」など) を選択することをお勧めします。 これの利点は、結果ファイルが元のOFDと混在しないことで、その後のチェック、圧縮、アップロード、アーカイブが容易になることです。 大量のファイル処理タスクの場合は、保存パスに日付またはプロジェクト名を追加することをお勧めします。
設定が完了したら処理開始段階に入り、ソフトウェアは先にインポートしたファイルリストとページ範囲設定に基づいて、OFD JPG変換タスクを一括実行します。 処理が完了したら、出力位置で対応する画像結果を見ることができます。 処理後のスクリーンショットによると、各ソースファイルは対応する出力結果を生成し、ファイル名で管理を続けるのに便利である。
よくある質問と注意事項
1.「すべてのページ」ではなく「一部のページ」を选択するのはなぜですか?
各OFDファイルのページ数が多い場合、実際には前のページ、後のページ、または指定したページだけが必要です。一部のページを選択すると、出力画像の数が大幅に減少し、ディスク容量が節約されます後続のスクリーニング時間も短縮します。 これは、特に数十件または数百件のOFDファイルを一括変換する場合に明らかになります。
2.「一番前のいくつかのページ」の数字はどのように記入すればいいですか?
数字は、各OFDファイルの先頭から抽出するページ数を表します。 スクリーンショットに2を記入して、各書類が最初の2ページを取ったことを示します。 最初のページだけが必要な場合は、1を記入します最初の3ページが必要な場合は、3を記入します。 OFDファイルのページ数構造が一致しているか、処理前に確認することをお勧めします。
3. PPIの設定が高いほどいいですか?
PPIが高いほど、画像は通常はっきりしていますが、ファイルの体積も大きくなる可能性があります。 300PPIは、ほとんどのオフィスアーカイブと明確なニーズに適しています。 サムネイルやクイックプレビューだけでは、状況に応じて下げることができますより高精細な画像が必要な場合は、ビジネス要件に合わせて調整することもできます。
4.出力結果の名前と管理方法
処理後の効果から、ソフトウェアは異なるソースファイルに対応する結果を生成し、ユーザーは変換前にOFDファイル名の仕様を保持することをお勧めします。たとえば、伝票番号、契約番号、日付、項目番号の命名などです。 これにより、変換後に元のファイルと一致しやすくなります。
5.ファイルをインポートしたところ、処理の必要のないOFDがあった場合はどうすればよいですか?
ファイルリストの右側に削除操作アイコンが表示され、単一のレコードを削除できますインポートエラーが多い場合は、上部にある「クリア」ボタンを使用して再インポートすることもできます。
まとめ: 一括処理ツールでOFD部分のページをJPGに変換する方が効率的です
OFDファイルの一部のページをjpg画像に一括変換することは、典型的な反復的なオフィスタスクである。 手動処理は時間がかかるだけでなく、ページの選択が一致しない、保存位置が混乱している、画像の解像度が統一されていないため、後続の作業に影響を与えやすい。 通過 HeSoft Doc Batch Tool 、OFDファイルを一括インポートしてから、処理範囲を統一的に設定することができます。
電子請求書、電子文書、契約書類、その他のOFD資料を処理する必要がある場合は、このような操作を一括処理ソフトに提出することをお勧めします。 本論文の手順に従って、「一つずつ開いて、ページごとに導出する」という重複労働を、一度に設置し、一括して完成する標準的なプロセスに変えることができ、オフィスの効率を明らかに高めることができる。