Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool Convertit par lots une partie spécifiée des pages de plusieurs fichiers OFD en images JPG. Le didacticiel se concentre sur les besoins courants tels que "n'exporte que les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires ou les pages personnalisées", et combine les rendus et les étapes de l'interface logicielle avant et après le traitement pour aider les utilisateurs à réduire l'ouverture OFD, capture d'écran manuelle ou opération répétée de stockage d'images, adaptée aux factures électroniques, scènes de traitement d'images par lots de documents OFD tels que documents officiels électroniques, contrats et documents d'archives.
Dans le bureau quotidien, les documents OFD deviennent de plus en plus courants. Par exemple, les factures électroniques, les documents officiels électroniques, les contrats électroniques, les données archivées, etc. peuvent être enregistrés au format OFD. Mais dans de nombreux cas, nous n'avons pas besoin de convertir tous les fichiers OFD en images, mais seulement certaines des pages, telles que les 2 premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires ou certaines pages de chaque fichier OFD. Si le nombre de fichiers n'est que d'un ou deux, l'exportation page par page après ouverture manuelle est acceptable; une fois que vous êtes confronté à des dizaines ou des centaines de fichiers OFD, il sera très long d'ouvrir, de sélectionner des pages, d'exporter des images et d'organiser des dossiers à plusieurs reprises, et il est également facile de manquer ou de sélectionner la mauvaise page.
Ce que cet article veut résoudre est le problème: comment utiliser un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool ", Convertit par lots des parties de plusieurs fichiers OFD en images JPG. La valeur fondamentale du logiciel est le traitement par lots de documents, réduisant la duplication du travail, et convient particulièrement au personnel de gestion des données financières, administratives, archivées, juridiques et de projet qui doivent traiter un grand nombre de documents de manière unifiée. Ce qui suit sera combiné avec des captures d'écran et expliqué comment terminer une partie de la page OFD en images JPG selon le processus de fonctionnement réel.
Scènes applicables: dans quels cas il est nécessaire de convertir des parties de pages OFD en JPG en lots
OFD à JPG n'est pas seulement une conversion de format, il est très pratique dans de nombreux processus de bureau. Par exemple, lorsque le personnel financier reçoit un lot de factures électroniques OFD, il suffit d'exporter l'image de la page d'accueil de la facture pour le téléchargement du système de remboursement; lorsque le personnel de fichiers organise des documents officiels électroniques, il suffit de convertir la couverture ou la page clé de chaque OFD en une image pour faciliter la génération d'index ou de miniatures; lorsque le personnel du projet résume les données du contrat, il peut être nécessaire d'extraire uniquement la page de signature, la première ou la dernière page de chaque contrat en tant que matériel de vérification rapide.
Si vous utilisez un lecteur ordinaire pour ouvrir les fichiers OFD un par un, puis prendre des captures d'écran manuellement ou enregistrer une autre image, non seulement l'efficacité est faible, mais la taille, la clarté, la dénomination et l'emplacement de sauvegarde de l'image sont difficiles à unifier. Grâce à l'outil de traitement par lots, vous pouvez importer plusieurs fichiers OFD à la fois, définir la plage de traitement et la densité de pixels de l'image dans la même interface, puis sortir les images JPG de manière unifiée. Cela peut non seulement garantir la cohérence des résultats de traitement, mais aussi réduire les erreurs causées par les opérations manuelles.
L'exemple de ce tutoriel consiste à traiter par lots 4 fichiers OFD et à définir la conversion de seulement 2 pages à l'avant de chaque fichier. Ce scénario est typique: il ne s'agit ni d'une conversion de page complète ni d'une conversion de fichier unique, mais de la même règle d'exportation de page partielle pour plusieurs fichiers OFD.
Aperçu de l'effet: il y a plusieurs fichiers OFD avant le traitement, et les images JPG correspondantes sont obtenues après le traitement
Avant le traitement, il y a 4 fichiers OFD à convertir dans le dossier, les noms de fichiers sont 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd et 4.ofd. Chacun de ces fichiers peut contenir plusieurs pages, mais nous n'avons pas besoin de toutes les pages cette fois, mais seulement de certaines pages dans la plage spécifiée.
Après la conversion par lots, vous pouvez voir que le résultat de sortie a formé le résultat d'image correspondant par fichier. La capture d'écran montre le dossier de sortie ou l'élément de résultat numéroté 1, 2, 3, 4, et le logo JPG évident peut être vu sur la droite, indiquant que le fichier OFD a été converti au format d'image JPG. Pour le traitement par lots, cette méthode de sortie est plus pratique pour la visualisation ultérieure, l'archivage, le téléchargement ou l'édition secondaire.
D'après la comparaison avant et après le traitement, on peut voir que les fichiers OFD qui devaient à l'origine être ouverts un par un ont été convertis en fichiers image plus généraux après un traitement par lots par le logiciel. Les images JPG peuvent être utilisées directement dans la plupart des systèmes, des pages Web, des outils de chat, des logiciels de bureau et des plates-formes commerciales, et la compatibilité est meilleure que OFD. Surtout lorsque le système d'entreprise ne prend pas en charge le téléchargement direct d'OFD, mais prend en charge le téléchargement de formats d'image tels que JPG et JPEG, ce type de fonction de conversion par lots sera très pratique.
Étape 1: Accédez à la fonction "Convertir OFD en images JPG"
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, vous pouvez voir plusieurs fonctions de traitement par lots de documents sur l'interface principale. Sur la gauche se trouve la classification des fonctions, y compris la page d'accueil, le flux de tâches, tous les outils, les noms de fichiers, les noms de dossiers, l'organisation de fichiers, les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, les outils texte, les outils d'image, les outils vidéo, les outils audio, etc. Cet article utilise la fonction "Convertir OFD en images JPG" dans plus d'outils.
Dans la capture d'écran, la carte de fonction "Convertir OFD en images JPG" est mise en surbrillance, et la description de la carte est "Convertir des fichiers OFD en images au format JPG par lots". Ceci est conforme à notre objectif: convertir les documents OFD en images JPG par lots, et vous pouvez ensuite définir la plage de traitement de la page.
Objectif de l'opération: entrez le bon module fonctionnel pour vous assurer que le fichier OFD est importé ultérieurement et que la sortie est au format d'image JPG.
Résultats attendus: Après avoir cliqué ou sélectionné "Convertir OFD en image JPG", entrez dans la page de configuration de la tâche de la fonctionnalité, vous pouvez commencer à ajouter les fichiers OFD qui doivent être traités.
Étape 2: Ajouter les fichiers OFD qui nécessitent une conversion par lots
Après avoir accédé à la fonction "Convertir OFD en image JPG", le nom de la tâche actuelle est affiché en haut de l'interface. Le processus d'exploitation est divisé en 4 étapes: sélectionner l'enregistrement à traiter, définir les options de traitement, définir l'emplacement d'enregistrement et commencer le traitement. La première étape consiste à «sélectionner les enregistrements à traiter», c'est-à-dire à importer les fichiers OFD à convertir dans la liste des logiciels.
Vous pouvez voir à partir de la capture d'écran que les boutons d'action tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus" sont fournis en haut à droite de l'interface. Pour un petit nombre de fichiers, vous pouvez utiliser "Ajouter des fichiers"; si les fichiers sont concentrés dans un dossier, il est plus efficace d'utiliser "Importer des fichiers à partir d'un dossier". Après l'importation, le fichier s'affiche dans la liste, y compris des informations telles que le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification, etc.
Dans l'exemple, 4 fichiers OFD ont été importés: 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd, les chemins sont tous situés dans le répertoire test du disque D, l'extension est affichée comme ofd et le nombre d'enregistrements sommaires en bas est 4. Cette étape est importante, car les objets convertis par lots doivent d'abord entrer dans la liste des tâches, et la plage de pages et les paramètres d'image définis ultérieurement seront appliqués à ces fichiers.
Objectif de l'opération: importer plusieurs fichiers OFD à la fois pour établir une tâche de conversion par lots.
Résultat attendu: Tous les fichiers OFD en attente sont affichés dans la liste des fichiers et le nombre d'enregistrements correspond au nombre réel de fichiers. Si vous constatez que vous avez importé un fichier qui n'a pas besoin d'être traité, vous pouvez le supprimer à l'aide de l'icône de suppression à droite de chaque ligne; si la liste doit être réorganisée, vous pouvez également l'ajouter après avoir utilisé "Vider".
Étape 3: Configurez la conversion de seulement certaines pages
Une fois l'importation du fichier terminée, cliquez sur "Suivant" en bas pour accéder aux options de traitement des paramètres. C'est une étape clé de ce tutoriel, car ce que nous voulons réaliser, ce n'est pas de convertir tout l'OFD en JPG, mais de convertir par lots des parties des pages des fichiers OFD en images.
Dans la page Options de traitement, vous pouvez voir la zone "Plage de traitement". Le logiciel fournit plusieurs options de plage de pages: toutes les pages, les premières pages, les dernières pages, les pages impaires, les pages paires et les personnalisations. Dans la capture d'écran, sélectionnez "les premières pages" et remplissez le numéro 2 dans la zone de saisie "Gamme", indiquant que chaque fichier OFD ne convertit que les 2 premières pages.
Cette configuration convient à de nombreux scénarios courants. Par exemple, les deux premières pages de chaque fichier OFD contiennent un résumé, une couverture, des informations de base ou le contenu principal de la facture. Il vous suffit d'exporter ces pages au format JPG. Si vous avez besoin d'exporter les dernières pages, vous pouvez sélectionner "les dernières pages"; si vous n'avez besoin que de pages impaires ou paires, vous pouvez également sélectionner directement l'option correspondante; si la plage de pages est plus spéciale, vous pouvez choisir "Personnaliser".
Objectif opérationnel: contrôler la plage de pages réellement converties par chaque fichier OFD, éviter de sortir des pages non pertinentes, réduire le nombre d'images et les coûts de finition ultérieurs.
Résultat attendu: le logiciel extrait la même plage de pages pour chaque fichier OFD dans la liste d'importation, conformément aux règles sélectionnées. Dans cet exemple, 4 fichiers OFD n'extrairont que les 2 premières pages pour la conversion JPG, pas toutes les pages.
Étape 4: Définir le PPI de densité de pixels de l'image et décider si épisser le long graphique
Dans la même interface d'options de traitement, vous pouvez également voir l'élément de réglage "densité de pixels d'image (PPI)", la valeur dans la capture d'écran est 300. PPI affecte généralement la clarté de l'image de sortie. 300PPI est un choix relativement courant pour les images qui doivent être imprimées, archivées, identifiées ou téléchargées sur des plates-formes nécessitant une clarté; si elles ne sont utilisées que pour un aperçu rapide ou une communication interne, elles peuvent être ajustées de manière appropriée en fonction des besoins réels.
Il y a aussi un commutateur pour "assembler plusieurs pages en une très longue image" ci-dessous. D'après la capture d'écran, le commutateur est désactivé. Lorsqu'elle est fermée, il est généralement possible de comprendre que plusieurs pages seront sorties sous forme d'images, ce qui est pratique pour la visualisation et la gestion page par page; si elle est ouverte, plusieurs pages peuvent être fusionnées en une longue image, ce qui est plus approprié pour créer un aperçu. image ou dans certaines scènes. Parcourir le contenu de plusieurs pages à la fois. Étant donné que l'objectif de cet exemple est de convertir certaines pages en images JPG et de garder les résultats faciles à organiser, rester fermé est un choix plus sûr.
Objectif de l'opération: définir la clarté de l'image de sortie et confirmer si vous devez assembler les résultats de plusieurs pages dans le graphique de croissance.
Résultat attendu: les images JPG de sortie seront générées selon le PPI défini; si l'assemblage de longues images n'est pas activé, chaque page sera sortie d'une manière plus pratique pour l'archivage et la visualisation.
Étape 5: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement par lots
Une fois la plage de page et les paramètres d'image définis, continuez à cliquer sur "Suivant". Selon le processus d'interface, le suivi entrera dans "Définir l'emplacement de sauvegarde", puis dans "Démarrer le traitement". Bien que la capture d'écran ne montre pas l'interface détaillée de l'emplacement de sauvegarde et du début du traitement, il est clair à partir du processus supérieur que ces deux étapes sont des processus standard pour le logiciel.
Lors de la configuration de l'emplacement d'enregistrement, il est recommandé de sélectionner un dossier vide ou un répertoire de sortie dédié à cette tâche, tel que "D:\ OFD vers les résultats JPG". L'avantage de ceci est que le fichier de résultat ne sera pas mélangé avec l'OFD d'origine et qu'il sera plus pratique de vérifier, compresser, télécharger ou archiver ultérieurement. Pour un grand nombre de tâches de traitement de fichiers, il est recommandé d'ajouter une date ou un nom de projet au chemin d'enregistrement pour faciliter la traçabilité.
Une fois la configuration terminée, entrez dans la phase de démarrage du traitement et le logiciel exécutera la tâche OFD vers JPG par lots en fonction de la liste de fichiers et de la portée de la page précédemment importées. Une fois le traitement terminé, vous pouvez voir le résultat de l'image correspondante à la position de sortie. Combiné avec les captures d'écran après le traitement, vous pouvez voir que chaque fichier source génère un résultat de sortie correspondant, ce qui est pratique pour la gestion continue par nom de fichier.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Pourquoi choisir "Page partielle" au lieu de "Toutes les pages"?
Si chaque fichier OFD compte un grand nombre de pages et que seules les premières, les dernières pages ou les pages spécifiées sont réellement nécessaires, la sélection de certaines pages peut réduire considérablement le nombre d'images de sortie, économiser de l'espace disque et réduire le temps de filtrage ultérieur. Cela est particulièrement évident lors de la conversion par lots de dizaines ou de centaines de fichiers OFD.
2. Que devrait faire le numéro dans "Les premières pages"?
Le nombre représente le nombre de pages à extraire au début de chaque fichier OFD. Remplissez 2 dans la capture d'écran, indiquant que chaque fichier prend les 2 premières pages. Si seulement la première page est nécessaire, remplissez 1; si vous avez besoin des trois premières pages, remplissez 3. Il est recommandé de confirmer la cohérence de la structure de pages du fichier OFD avant le traitement.
3. Plus le paramètre PPI est élevé, mieux c'est?
Plus le PPI est élevé, plus l'image est claire, mais le volume du fichier peut également être plus grand. 300PPI convient à la plupart des archives de bureau et des exigences de visualisation claires. Si vous ne faites que des vignettes ou un aperçu rapide, vous pouvez le réduire en fonction de la situation réelle; si vous avez besoin d'images plus haute définition, vous pouvez également l'ajuster en fonction des exigences de l'entreprise.
4. Comment nommer et gérer les résultats de sortie?
Du point de vue de l'effet post-traitement, le logiciel générera des résultats correspondants pour différents fichiers source. Il est recommandé aux utilisateurs de maintenir la spécification de nom de fichier OFD avant la conversion, comme utiliser le numéro de facture, le numéro de contrat, la date ou le numéro de projet pour nommer. Il est donc plus facile de faire correspondre le fichier d'origine après la conversion.
5. Que faire si vous avez trouvé un OFD qui n'a pas besoin d'être traité après avoir importé le fichier?
Sur le côté droit de la liste des fichiers, vous pouvez voir l'icône de l'action de suppression, qui peut supprimer un seul enregistrement; s'il y a plus d'erreurs d'importation, vous pouvez également utiliser le bouton "Vider" en haut pour le réimporter.
Résumé: Il est plus efficace de convertir certaines pages OFD en JPG avec des outils de traitement par lots
La conversion par lots de certaines pages d'un fichier OFD en images JPG est une tâche de bureau répétitive typique. Le traitement manuel prend non seulement du temps, mais affecte également facilement le travail de suivi en raison d'une sélection de page incohérente, d'une position d'enregistrement chaotique et d'une clarté d'image incohérente. Par HeSoft Doc Batch Tool , Vous pouvez d'abord importer des fichiers OFD par lots, puis définir la plage de traitement de manière unifiée, comme les 2 premières pages, définir la densité de pixels de l'image PPI en même temps, et enfin générer les résultats JPG de manière centralisée.
Si vous avez souvent besoin de traiter des factures électroniques, des documents électroniques, des fichiers de contrat ou d'autres informations OFD, il est recommandé de confier ces opérations à un logiciel de traitement par lots. En suivant les étapes de cet article, vous pouvez transformer le travail répété «ouvrir un par un et exporter page par page» en un processus standard de configuration et de réalisation par lots, améliorant ainsi considérablement l'efficacité du bureau.