多くのプロジェクト資料、市場分析、見積もりモデルなどのフォルダは作成時に年、バッチ、バージョン番号などの固定文字が付与されます。例えば「2026-」や「-version-1」などです。これらの識別子が不要になった場合、手動で一つずつ削除するのは時間がかかり、ミスも起こりやすくなります。この記事では、完全な例を通して、 HeSoft Doc Batch Tool のフォルダ名機能を使用して、フォルダ名に含まれる指定されたテキストを一括検索して削除し、フォルダ名をより簡潔にし、保存や共有に適した状態にする方法を解説します。
会社の資料ディスク、プロジェクト共有ディレクトリ、または個人の作業フォルダでは、多くのディレクトリ名に管理用の識別子が付けられています。例えば、年度を区別するためにフォルダ名の前に「2026-」を付けたり、段階を区別するためにフォルダ名の後に「-version-1」を付けたりします。これらの識別子はフォルダ作成時の管理には役立ちますが、資料のアーカイブ、クライアントへの納品、共有スペースへのアップロード、最終的なディレクトリ整理の段階では、往々にして統一して削除する必要があります。処理するフォルダが1つか2つであれば手動での名前変更でも問題ありませんが、大量のフォルダを処理する場合、同じ文字を繰り返し削除する作業は、価値の低い機械的な操作になります。
本記事では、「多数のフォルダ名からキーワードを一括削除する」方法について、例として「2026-client-proposals-version-1」のようなフォルダを一括で「client-proposals」に変更する手順を紹介します。操作には HeSoft Doc Batch Tool を使用します。これはオフィス業務向けの一括処理ソフトウェアで、ファイルとフォルダの集中処理を通じて繰り返し作業を減らし、資料整理の効率を高めることを主な価値としています。以下、適用シーン、処理前後の効果、具体的な手順、注意点について説明します。
適用シーン：フォルダ名内の固定文字を整理する必要がある業務
フォルダ名から年やバージョン番号を一括削除するケースは、通常、命名規則が比較的統一されているディレクトリで発生します。例えば、プロジェクトフォルダが年で始まっているのを後続の整理時に削除する場合、複数の企画書フォルダに「version-1」が付いているのを最終アーカイブ時に削除する場合、業務システムからエクスポートされた顧客フォルダにバッチ番号やタスク番号が含まれているのを納品前に整理する場合、チームメンバーが一括作成したディレクトリ名に共通の接頭辞・接尾辞・タグが含まれているのを統一する場合などです。
このような問題に共通する特徴は、削除すべき文字が固定されており、かつ多数のフォルダ名に存在する点です。削除したいキーワードを明確に特定できれば、一括検索と置換によって処理できます。Word文書、docx、doc、Excelファイル、PDFファイルの整理では、ファイル名の一括変更を思い浮かべる方が多いでしょう。しかし、実際の業務においては、フォルダ名も同様に整理する必要があります。プロジェクトディレクトリ、契約書ディレクトリ、レポートディレクトリ、素材ディレクトリの名称が統一されているかどうかは、後々の検索や共同作業の効率に直接影響します。
効果プレビュー：処理前の名称には「2026-」と「-version-1」が含まれている
処理前のスクリーンショットでは、フォルダ名がすべて共通の構造を持っていることが分かります。先頭は「2026-」、中間は具体的な業務名、末尾は「-version-1」です。例えば「2026-client-proposals-version-1」「2026-executive-reports-version-1」「2026-growth-strategy-version-1」「2026-supplier-management-version-1」などがあります。赤いハイライトにより、今回一括削除する必要があるキーワードの位置が明確に示されています。
フォルダを1つずつ手動で変更する場合、接頭辞と接尾辞を繰り返し削除する必要があります。これらの名前にはすべて英語のハイフンが使用されているため、手動操作では「go-to-market」のように中間の業務名に含まれるハイフンを誤って削除しないように注意しなければなりません。うっかり1文字多く削除してしまうと、フォルダ名の意味が変わってしまう可能性があります。一括ツールを使用して正確なキーワードを設定することで、各フォルダで削除位置を手動で特定する手間を省けます。
効果プレビュー：処理後は主要なフォルダ名のみが残る
処理が完了すると、フォルダ名の先頭にあった「2026-」は消え、末尾の「-version-1」も削除され、より簡潔な主要名称が残ります。スクリーンショットでは、「client-proposals」「competitive-analysis」「executive-reports」「go-to-market」「marketing-campaigns」「pricing-model」といった名称が確認でき、全体的に分かりやすく、正式なアーカイブディレクトリとしてより適した状態になっています。
処理後の結果は、キーワードの一括削除がフォルダの業務上の意味を変えるのではなく、不要になった管理識別子を取り除いたに過ぎないことを示しています。大量のプロジェクト資料にとって、この種の統一的整理はディレクトリ構造をより整理し、ユーザーがフォルダを検索・閲覧する際の妨げを減らします。
操作手順：フォルダ名分類を選択し、キーワード機能に入る
まず、 HeSoft Doc Batch Tool を開きます。スクリーンショットによると、ソフトウェアの左上には製品名が表示され、左側には複数のツールカテゴリ（ホーム、タスクフロー、すべてのツール、ファイル名、フォルダ名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツールなど）があります。今回はフォルダ名を処理するため、左側の「フォルダ名」をクリックする必要があります。
「フォルダ名」ページに入ると、「フォルダ名のキーワードを検索して置換」「フォルダ名にテキストを挿入」「フォルダ名に接頭辞と接尾辞を追加」「フォルダ名の大文字小文字変換」「フォルダ名からテキストを削除」など、複数の機能カードが表示されます。スクリーンショット内の赤い矢印は「フォルダ名のキーワードを検索して置換」を指しています。この例でこの機能を選択するのは、検索するテキストを指定し、空の文字列に置換することで削除を実現できるからです。
この手順の期待される結果は、一括処理フローへの移行です。正しい機能を選択することは重要です。固定された年、バージョン番号、番号、タグなどのキーワードを単に削除したいだけの場合、「フォルダ名のキーワードを検索して置換」は削除内容をより正確に制御できます。
操作手順：フォルダを追加し、処理待ちレコードを確認
機能に入ると、ページ上部に現在の機能名「フォルダ名のキーワードを検索して置換」が表示され、ステップバーで処理フローが示されます。最初のステップは「処理が必要なレコードを選択」です。右上には、名前を変更するフォルダを処理リストに追加するための「フォルダを追加」ボタンがあります。その隣には「クリア」や「その他」などの操作入口があります。
スクリーンショットのテーブルには、10個の処理待ちフォルダが既にリストアップされています。テーブルの項目は、番号、名称、パス、作成日時、変更日時、操作です。名称列から、これらのフォルダにすべて「2026-」と「-version-1」が含まれていることが確認できます。パス列から、それらが同じテストディレクトリ内にあることが確認できます。下部の集計にはレコード数が10と表示されており、今回は10個のフォルダに対して一括名称処理を実行することが分かります。
このステップでは、急いで「次へ」をクリックするのではなく、リストが正確かどうかを先に確認することをお勧めします。誤って処理不要のフォルダをリストに追加してしまった場合は、操作列の削除アイコンを使って削除できます。一括名前変更において、レコードリストは処理範囲そのものです。範囲を正確に確定すればするほど、後続の結果の制御がしやすくなります。問題ないことを確認したら、ページ下部の「次へ」をクリックし、処理オプションの設定に進みます。
操作手順：正確なテキスト検索を選択し、削除するキーワードを入力
第二ステップは「処理オプションを設定」です。スクリーンショットから、「検索方法」エリアでは「正確なテキスト検索」が選択されていることが分かります。削除したい内容が「2026-」や「-version-1」のように確定したテキストである場合、正確な検索を選択する方が理解しやすく、一般のオフィスユーザーにも適しています。
「検索するキーワードリスト」には、各行に検索するキーワードを1つずつ入力します。例では、1行目にフォルダ名の先頭の年接頭辞を削除するための「2026-」を、2行目にフォルダ名の末尾のバージョン番号接尾辞を削除するための「-version-1」を入力しています。右側は「置換後のキーワードリスト」で、スクリーンショットでは何も入力されておらず、インターフェースには「未入力の場合は削除を意味します」と表示されています。これが今回の操作の肝です。指定したキーワードを空に置換することは、それらのキーワードをフォルダ名から削除することに等しいのです。
設定時には、キーワードの完全性に特に注意する必要があります。例えば、「2026-client-proposals-version-1」を「client-proposals」に変更するには、左側には「2026-」と入力すべきで、「2026」だけを入力するべきではありません。ハイフンも削除すべき文字だからです。同様に、末尾の「-version-1」を削除するには、手前のハイフンも合わせて入力する方が、処理後に不要な接続文字が残るのを防げます。入力が完了したら、下部の「次へ」をクリックします。
操作手順：保存場所の確認と処理開始をフローに従って完了
ページ上部のステップバーによると、処理オプションの設定後は、「保存場所の設定」と「処理開始」を続けて完了する必要があります。スクリーンショットは第二ステップまでしか表示していませんが、フロー名から後続のステップは明確に示されています。ユーザーは「次へ」をクリックした後、ソフトウェアインターフェースの案内に従って保存または処理場所を引き続き確認し、処理開始の段階に進む必要があります。
実際に処理を開始する前に、ルールの再確認を行うことを推奨します：正しいフォルダを選択したか、「正確なテキスト検索」を選択したか、左側のキーワードがそれぞれ「2026-」と「-version-1」であるか、右側の置換後キーワードリストが空のままになっているか。これらの情報を確認してから一括処理を実行します。処理が完了したら、元のフォルダディレクトリに戻って確認すると、名称から年とバージョン番号が統一して削除されたことが確認できます。
よくある質問と注意点
1. 右側の置換リストはなぜ入力しなくて良いのか？
今回の目標は「2026-」を他の文字に置き換えることではなく、直接削除することだからです。インターフェースに「未入力の場合は削除を意味します」と表示されている通り、右側は空欄のままで構いません。この方法は、固定の接頭辞、固定の接尾辞、固定の番号などのテキストを整理するのに適しています。
2. キーワードを1つだけ削除したい場合はどうすれば良いか？
「検索するキーワードリスト」に1つだけキーワードを入力します。例えば、「-version-1」だけを削除したい場合は、この項目だけを入力し、他は入力しません。ソフトウェアは設定したキーワードに基づいて処理を実行します。
3. 接頭辞と接尾辞を同時に削除できるか？
可能です。本記事の例は、「2026-」の接頭辞と「-version-1」の接尾辞を同時に削除しています。複数のキーワードを改行して入力することで、フォルダ名内の複数の固定テキストを一度に整理するのに適しています。
4. キーワード削除後、フォルダパスは変わるか？
フォルダ名が変更されると、表示パスの最終階層の名称も変わります。これは名前変更の正常な結果です。フォルダ自体とその中の資料は、名称テキストの削除によって消えることはありません。ただし、他の文書やショートカットが古いパスを参照している場合、後で参照関係を同期して更新する必要が出てくる可能性があります。
5. 一括処理前にエラーのリスクを減らすにはどうすれば良いか？
最初に少数のフォルダを選択してテストし、結果が期待通りであることを確認してから、全ディレクトリを処理することをお勧めします。また、キーワードは、特にハイフン、スペース、アンダースコアなどの区切り文字を含めて、可能な限り完全に入力してください。特定の文字を削除すべきか不確かな場合は、処理前の名称の統一された規則性を先に観察してみると良いでしょう。
まとめ：繰り返しのフォルダ名変更は一括ツールに任せる
フォルダ名から年やバージョン番号を一括で削除することは、一見すると単純な名前変更操作に思えますが、フォルダの数が増えると手動処理は多くの時間を浪費します。 HeSoft Doc Batch Tool は、フォルダ名機能を通じて、「キーワードの検索、空への置換、一括実行」というプロセスを集約し、プロジェクト資料、レポートディレクトリ、顧客フォルダ、市場分析フォルダなど、多様なオフィスシーンの処理に適しています。
もしあなたのフォルダ名にも「2026-」「-version-1」「-final」「-old」「copy」といった固定テキストが存在するなら、本記事の方法を参考にしてみてください。まず処理したいフォルダを追加し、キーワードリストに削除したい内容を入力し、置換リストは空欄のままにして、最後にフローに従って処理を完了させます。これにより、繰り返し作業を減らし、フォルダの命名をより統一された規格にできます。大量のディレクトリを正式に処理する前に、まず少数のサンプルでルールをテストし、問題ないことを確認してから一括実行することを推奨します。