複数のフォルダ名に似た番号、末尾番号、日付、固定キーワードが含まれている場合、一つずつ名前を変更するのは時間がかかるだけでなく、ミスも発生しやすくなります。この記事では、「INV4X812、ORD7A293」などのフォルダを例に、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、「フォルダ名のキーワードを検索して置換」機能で、フォルダ名に含まれる3桁の末尾番号を一括削除し、フォルダ名を迅速に標準化する方法を紹介します。資料のアーカイブ、プロジェクトディレクトリの整理、顧客フォルダのクリーンアップなどのオフィスシーンに適しています。
日常業務では、似たようなキーワードやランダムな番号、固定の末尾番号を含むフォルダ名の一括処理が必要になることがよくあります。例えば、フォルダ名が INV4X812、ORD7A293、PO9C376 の場合、末尾の3桁の数字を一括削除し、前半の業務コードのみを残したいといったケースです。手作業で1つずつ名前を変更すると、数が多い場合に非常に非効率で、削除漏れや誤削除が発生する可能性もあります。
この記事では、Officeソフトウェア HeSoft Doc Batch Tool を使用し、「フォルダ名」内の一括検索・置換機能を使って、フォルダ名に含まれる類似キーワードを一括削除する方法を紹介します。この方法は、フォルダディレクトリの一括処理に適しており、特にプロジェクト資料、顧客ファイル、Word/doc/docx ドキュメントのアーカイブディレクトリ、Excel レポートフォルダ、PDF スキャンファイルの分類フォルダなどの場面で、繰り返し作業を減らすことができます。
適用シーン
フォルダ名に含まれる類似キーワードの一括削除は、通常、以下のような業務ニーズに適用されます。
- フォルダ末尾の番号を削除：例えば、「INV4X812」を「INV4X」に処理し、末尾の3桁の数字を一律に削除します。
- 一括エクスポートされたディレクトリ名の整理：一部のシステムからエクスポートされたフォルダには、自動的に連番、バッチ番号、ランダムコードが付加されるため、二次整理が必要です。
- プロジェクトや顧客フォルダの標準化：名前から不要な末尾番号を削除し、プロジェクトコード、顧客略称、または業務キーワードのみを残します。
- ドキュメントアーカイブディレクトリの整理：例えば、Word、docx、doc、Excel、PDF などのファイルをフォルダで分類保存する場合、ディレクトリの命名規則を統一する必要があります。
手動による名前変更と比較して、一括処理ツールを使用すると、複数レコードの名前整理を一度に完了できるため、ファイルやフォルダの高頻度な整理が必要な業務担当者に適しています。
効果プレビュー：処理前と処理後
今回の例では、フォルダ名に含まれる類似した3桁の数字末尾を削除する必要があります。
処理前のフォルダ名は以下の通りです：
- INV4X812
- ORD7A293
- PO9C376
- REQ8F194
- SO2D705
一括検索・置換により、3桁の数字末尾が削除されます。
処理結果は以下の通りです：
- INV4X
- ORD7A
- PO9C
- REQ8F
- SO2D
このように、フォルダ名に保持すべき英字と中間の数字はそのまま残り、マッチした3桁の数字部分のみが削除され、フォルダ名の一括標準化という目的を達成できます。
操作手順
手順1：「フォルダ名」ツール分類に入る
HeSoft Doc Batch Tool を開いたら、左側の機能バーから 「フォルダ名」 を選択します。この分類には、フォルダ名に関連する様々な一括処理機能が用意されています。
機能カードから、「フォルダ名のキーワードを検索して置換」 をクリックします。この機能は、フォルダ名内の指定された内容を一括で検索し、新しい内容に置換するものです。置換後の内容が空の場合、キーワードの一括削除効果も実現できます。
手順2：処理するフォルダを追加する
機能ページに入ると、処理フローが表示されます：処理するレコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理の開始。
右上の 「フォルダを追加」 ボタンをクリックし、名前を一括変更するフォルダをリストに追加します。追加が完了すると、ソフトウェアはテーブルにフォルダの番号、名前、パス、作成日時、変更日時などの情報を表示します。
この例では、INV4X812、ORD7A293、PO9C376、REQ8F194、SO2D705 という名前の5つのフォルダが追加されています。リストに誤りがないことを確認し、下部の 「次へ」 をクリックして、処理オプションの設定に進みます。
手順3：検索方法と削除するキーワードルールを設定する
「処理オプションの設定」ページで、「検索方法」 を見つけます。この例で削除するのは類似した内容であり、完全に同一のテキストではないため、「数式を使用してあいまいテキスト検索」 を選択します。
次に、「検索するキーワードリスト」 に次のように入力します：
\d{3}
ここでの \d{3} は、連続する3桁の数字にマッチさせるためのものです。例の中の 812、293、376、194、705 はすべてこのルールに合致するため、一括で識別されます。
右側は 「置換後のキーワードリスト」 で、「未入力の場合は削除します」というメッセージが表示されています。したがって、フォルダ名からこの種のキーワードを一括削除するのが目的の場合、右側の置換内容は空白のままにします。
設定が完了したら、「次へ」 をクリックします。期待される結果は、入力されたルールに従って、ソフトウェアが各フォルダ名でマッチした3桁の数字部分を削除する準備を行う、というものです。
手順4：保存場所を設定して処理を開始する
画面のフローに従って 「保存場所の設定」 に進みます。実際の業務ニーズに基づいて処理場所と保存方法を確認し、「処理開始」 の段階に入ります。
処理が開始されると、ソフトウェアは自動的にリスト内のフォルダ名に対して一括検索・置換を実行します。処理が完了したら、フォルダが保存されているディレクトリに戻ると、名前の変化を確認できます：元の INV4X812、ORD7A293 などのフォルダが、INV4X、ORD7A などのより簡潔な名前に変更されています。
キー設定の説明：「類似」キーワードを削除できる理由
各フォルダで削除する内容が完全に同一、例えばすべてに「_コピー」や「一時」が含まれている場合は、テキストの完全一致検索を使用できます。しかし、この例の 812、293、376、194、705 は同一ではなく、いずれも「3桁の数字」というカテゴリの類似内容にすぎません。
そのため、フォルダ名の一括変更には 「数式を使用してあいまいテキスト検索」 を選択する方が適しています。統一されたマッチングルールを入力することで、ソフトウェアは異なるフォルダ名の中から構造が類似した内容を自動的に識別し、一括で削除または置換できます。
今回の例では、置換後のキーワードリストを空白のままにし、「未入力の場合は削除します」というインターフェースのメッセージと組み合わせることで、フォルダ名の類似キーワードの一括削除効果を実現しています。
よくある質問と注意事項
1. \d{3} はどのような内容を削除しますか？
この例では、\d{3} は連続する3桁の数字にマッチさせるために使用されます。そのため、フォルダ名の中で連続する3桁の数字構造に該当する内容は、すべて識別され削除される可能性があります。操作前には、フォルダ名の規則性を確認し、保持すべき数字を誤って削除しないよう注意することをお勧めします。
2. 置換後のキーワードリストを空欄にしているのはなぜですか？
今回の目的がキーワードの「削除」であり、他の文字への置換ではないためです。インターフェースに「未入力の場合は削除します」と既に表示されているため、右側の置換内容は入力不要です。
3. 末尾の番号だけを削除したい場合、何に注意すべきですか？
フォルダ名の途中にも連続する3桁の数字が存在する場合、あいまいルールを使用する前に特に注意が必要です。最初に少数のフォルダでテストし、マッチング結果が期待通りであることを確認してから、より多くのディレクトリを一括処理することをお勧めします。
4. 一括処理前にバックアップは必要ですか？
重要なディレクトリは事前にバックアップを取るか、テスト用フォルダでルールを検証することをお勧めします。一括リネームは一度に複数のフォルダに影響を与えるため、事前にルールを確認することで誤操作のリスクを低減できます。
5. フォルダ名が重複することはありますか？
キーワードを削除した後、一部のフォルダ名が同一になる可能性があります。例えば「プロジェクト001」と「プロジェクト002」の両方から数字を削除すると、どちらも「プロジェクト」になる場合があります。処理前に名前が重複するリスクがないか確認し、後続の整理に影響を与えないようにする必要があります。
まとめ
フォルダ名に含まれる類似キーワードの一括削除は、本質的には、繰り返し発生する、無効な、またはルール化された内容をフォルダ名から一律に整理することです。 HeSoft Doc Batch Tool の「フォルダ名のキーワードを検索して置換」機能を使用すれば、数式によるあいまい検索で類似内容を素早く識別し、置換内容を空にすることで一括削除を実現できます。
プロジェクト資料、顧客ファイル、Word/docx/doc ドキュメントディレクトリ、Excel レポートフォルダ、PDF アーカイブフォルダなどを頻繁に整理する必要があるユーザーにとって、この一括処理方法は、手動でのリネーム時間を大幅に削減し、繰り返し作業や誤操作の可能性を低減できます。正式な処理の前に命名規則を確認し、手順に従ってフォルダを追加し、検索ルールを設定して処理を実行することで、フォルダ名の標準化を効率的に完了できます。