De nombreux dossiers de projets, d'analyses de marché et de modèles de tarification sont créés avec des caractères fixes comme l'année, le lot et le numéro de version, par exemple « 2026- » et « -version-1 ». Lorsque ces identifiants ne sont plus nécessaires, les supprimer manuellement un par un est à la fois lent et source d'erreurs. Cet article explique, à travers un exemple complet, comment utiliser la fonction de nom de dossier de HeSoft Doc Batch Tool pour rechercher et supprimer en masse le texte spécifié dans les noms de dossiers, rendant ainsi les noms de dossiers plus concis et mieux adaptés à l'archivage et au partage.
Dans le disque de données de l'entreprise, le répertoire de collaboration de projet ou le dossier de travail personnel, de nombreux noms de répertoires comportent des identifiants de gestion. Par exemple, pour distinguer les années, on ajoute « 2026- » devant le nom du dossier ; pour distinguer les phases, on ajoute « -version-1 » à la fin du nom. Ces identifiants sont utiles lors de la création des dossiers, mais au moment de l'archivage, de la livraison au client, du téléversement sur un espace partagé ou de la réorganisation des répertoires finaux, il est souvent nécessaire de les supprimer uniformément. S'il s'agit de traiter un ou deux dossiers, le renommage manuel n'est pas un problème ; mais face à un lot de dossiers, supprimer à répétition le même texte devient une opération mécanique de faible valeur.
Cet article traite de la « suppression par lot de mots-clés dans les noms de nombreux dossiers » et montre comment transformer un lot de dossiers similaires à « 2026-client-propositions-version-1 » en « client-propositions ». L'opération utilise HeSoft Doc Batch Tool , un logiciel de traitement par lots dédié aux scénarios bureautiques, dont la valeur principale est d'aider les utilisateurs à traiter fichiers et dossiers de manière centralisée, réduisant ainsi le travail répétitif et améliorant l'efficacité de l'organisation des données. Les sections suivantes détaillent les scénarios d'application, les effets avant et après traitement, les étapes spécifiques et les points d'attention.
Scénarios d'application : tâches bureautiques nécessitant le nettoyage de caractères fixes dans les noms de dossiers
La suppression par lot de l'année et du numéro de version dans les noms de dossiers se produit généralement dans des répertoires aux conventions de nommage relativement uniformes. Par exemple : les dossiers de projet commencent uniformément par l'année, qu'il faut ensuite supprimer lors de la réorganisation ; plusieurs dossiers de propositions portent tous la mention « version-1 », dont il faut supprimer le marquage lors de l'archivage final ; les dossiers clients exportés d'un système métier comportent un numéro de lot ou de tâche qu'il faut nettoyer avant livraison ; les répertoires créés en masse par les membres de l'équipe contiennent le même préfixe, suffixe ou étiquette, nécessitant une normalisation unifiée.
Le point commun de ces problèmes est que le texte à supprimer est fixe et présent dans plusieurs noms de dossiers. Tant que le mot-clé à supprimer peut être clairement identifié, l'opération peut être réalisée via une recherche et un remplacement par lot. Pour l'organisation de documents Word, docx, doc, de tableaux Excel ou de fichiers PDF, beaucoup pensent au renommage par lot de fichiers ; mais dans le travail bureautique réel, les noms de dossiers doivent également être normalisés. L'uniformité des noms des répertoires de projets, de contrats, de rapports, de ressources affecte directement l'efficacité de la recherche et de la collaboration ultérieures.
Aperçu des résultats : les noms avant traitement contiennent « 2026- » et « -version-1 »
Dans la capture d'écran avant traitement, on peut voir que les noms de dossiers ont tous la même structure : ils commencent par « 2026- », ont un nom métier spécifique au milieu, et se terminent par « -version-1 ». Par exemple « 2026-client-propositions-version-1 », « 2026-rapports-direction-version-1 », « 2026-strategie-croissance-version-1 », « 2026-gestion-fournisseurs-version-1 », etc. Les marques rouges indiquent clairement la position des mots-clés à supprimer par lot cette fois-ci.
Si l'on modifie manuellement chaque dossier, il faut supprimer à répétition le préfixe et le suffixe. Comme ces noms utilisent tous des tirets de liaison en anglais, il faut aussi faire attention en opérant manuellement à ne pas supprimer par erreur le nom métier du milieu, par exemple « mise-sur-le-marché » qui contient lui-même des tirets. Une suppression accidentelle d'un caractère pourrait altérer le sens du nom du dossier. L'utilisation d'un outil de traitement par lot pour définir des mots-clés précis permet d'éviter d'avoir à localiser manuellement la position de suppression pour chaque dossier.
Aperçu des résultats : après traitement, seuls les noms de dossiers essentiels sont conservés
Une fois le traitement terminé, le « 2026- » au début du nom de dossier a disparu, et le « -version-1 » à la fin a également été supprimé, ne laissant qu'un nom essentiel plus concis. La capture d'écran montre des noms comme « propositions-clients », « analyse-concurrentielle », « rapports-direction », « mise-sur-le-marche », « campagnes-marketing », « modele-de-prix », plus clairs dans l'ensemble et plus adaptés à un répertoire d'archivage formel.
L'effet après traitement montre que la suppression par lot de mots-clés ne modifie pas le sens métier du dossier, mais enlève simplement un identifiant de gestion devenu superflu. Pour une grande quantité de documents de projet, ce nettoyage uniforme rend la structure du répertoire plus nette et réduit les perturbations pour l'utilisateur lors de la recherche et de la navigation dans les dossiers.
Étapes d'opération : accéder à la catégorie Nom de dossier et choisir la fonction mot-clé
Ouvrez d'abord HeSoft Doc Batch Tool . D'après la capture d'écran, le nom du produit est affiché en haut à gauche du logiciel, et le panneau latéral gauche propose plusieurs catégories d'outils, incluant Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils texte, Outils image, etc. Comme il s'agit ici de traiter des noms de dossiers, il faut cliquer sur « Nom de dossier » à gauche.
Sur la page « Nom de dossier », on voit plusieurs cartes de fonctions, par exemple « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers », « Insérer du texte dans le nom de dossier », « Ajouter un préfixe et un suffixe au nom de dossier », « Conversion de la casse des noms de dossiers », « Supprimer du texte du nom de dossier », etc. La flèche rouge sur la capture d'écran pointe vers « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers ». Dans cet exemple, nous choisissons cette fonction car elle permet de spécifier le texte à rechercher et de le supprimer en le remplaçant par rien.
Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans le flux de traitement par lot. Choisir la bonne fonction est important : si l'on souhaite simplement supprimer des mots-clés fixes comme une année, un numéro de version, un code, une étiquette, « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers » permet de contrôler plus précisément le contenu à supprimer.
Étapes d'opération : ajouter des dossiers et vérifier les enregistrements à traiter
Une fois dans la fonction, le haut de la page affiche le nom actuel « Rechercher et remplacer des mots-clés dans les noms de dossiers », et une barre d'étapes montre le flux de traitement. La première étape est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». Le bouton « Ajouter des dossiers » en haut à droite sert à ajouter les dossiers à renommer dans la liste de traitement ; à côté se trouvent les options « Vider » et « Plus ».
Le tableau dans la capture d'écran liste déjà 10 dossiers en attente de traitement. Les colonnes du tableau incluent N°, Nom, Chemin, Date de création, Date de modification et Actions. La colonne Nom confirme que ces dossiers contiennent tous « 2026- » et « -version-1 » ; la colonne Chemin confirme qu'ils se trouvent dans le même répertoire de test. Le récapitulatif en bas indique un total de 10 enregistrements, signifiant que le traitement par lot du nom sera effectué sur ces 10 dossiers.
À cette étape, il est conseillé de ne pas cliquer précipitamment sur « Suivant », mais de d'abord vérifier l'exactitude de la liste. Si un dossier ne devant pas être traité a été ajouté par erreur, utilisez l'icône de suppression dans la colonne Actions pour le retirer. Pour le renommage par lot, la liste d'enregistrements définit le périmètre du traitement ; plus la vérification du périmètre est précise, plus le résultat final est prévisible. Une fois confirmé, cliquez sur « Suivant » en bas de page pour passer aux options de traitement.
Étapes d'opération : choisir la recherche de texte exacte et saisir les mots-clés à supprimer
La deuxième étape est « Définir les options de traitement ». La capture d'écran montre que la zone « Mode de recherche » est réglée sur « Recherche de texte exacte ». Lorsque le contenu à supprimer est un texte déterminé, comme « 2026- » et « -version-1 », choisir la recherche exacte est plus compréhensible et convient mieux à l'utilisateur bureautique standard.
Dans la « Liste des mots-clés à rechercher », saisissez un mot-clé par ligne. Dans l'exemple, la première ligne contient « 2026- » pour supprimer le préfixe de l'année au début du nom de dossier ; la seconde ligne contient « -version-1 » pour supprimer le suffixe du numéro de version à la fin du nom. À droite se trouve la « Liste des mots-clés de remplacement », qui n'est pas remplie dans la capture, avec l'indication « Ne pas remplir signifie supprimer ». C'est la clé de l'opération : remplacer les mots-clés spécifiés par rien équivaut à les supprimer du nom de dossier.
Lors de la configuration, il faut prêter une attention particulière à l'intégrité du mot-clé. Par exemple, pour transformer « 2026-propositions-clients-version-1 » en « propositions-clients », il faut saisir « 2026- » à gauche, et non « 2026 », car le tiret est aussi un caractère à supprimer. De même, pour supprimer « -version-1 » à la fin, il est préférable d'inclure le tiret qui précède afin d'éviter de laisser un trait d'union superflu après traitement. Une fois rempli, cliquez sur « Suivant » en bas.
Étapes d'opération : confirmer l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
D'après la barre d'étapes en haut de page, après avoir défini les options, il faut encore finaliser « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Lancer le traitement ». Bien que la capture d'écran ne montre que la deuxième étape, l'intitulé du flux indique clairement les étapes suivantes. Après avoir cliqué sur « Suivant », l'utilisateur doit suivre les invites du logiciel pour confirmer l'emplacement de sauvegarde ou de traitement, puis passer à l'étape de lancement.
Avant de lancer réellement le traitement, il est conseillé de revérifier une dernière fois les règles : les bons dossiers ont-ils été sélectionnés ? La « Recherche de texte exacte » est-elle bien choisie ? Les mots-clés à gauche sont-ils bien « 2026- » et « -version-1 » ? La liste des mots-clés de remplacement à droite est-elle bien vide ? Une fois ces points confirmés, exécutez le traitement par lot. Le traitement terminé, retournez dans le répertoire d'origine pour constater que l'année et le numéro de version ont été uniformément supprimés des noms.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi la liste de remplacement à droite peut-elle rester vide ?
Parce que l'objectif n'est pas de remplacer « 2026- » par un autre texte, mais de le supprimer directement. L'interface indiquant « Ne pas remplir signifie supprimer », il suffit de laisser vide la partie droite. Cette méthode convient pour nettoyer des préfixes, suffixes, numérotations ou autres textes fixes.
2. Que faire si je veux supprimer un seul mot-clé ?
Remplissez un seul mot-clé dans la « Liste des mots-clés à rechercher ». Par exemple, pour supprimer uniquement « -version-1 », remplissez seulement cette ligne, sans rien mettre d'autre. Le logiciel effectuera le traitement selon le mot-clé configuré.
3. Puis-je supprimer un préfixe et un suffixe simultanément ?
Oui. L'exemple de cet article supprime à la fois le préfixe « 2026- » et le suffixe « -version-1 ». Remplir plusieurs mots-clés sur des lignes séparées permet de nettoyer en une seule fois plusieurs textes fixes dans les noms des dossiers.
4. Le chemin du dossier change-t-il après la suppression des mots-clés ?
Lorsque le nom du dossier change, le dernier segment du chemin d'affichage changera en conséquence, c'est le résultat normal du renommage. Le dossier lui-même et les données qu'il contient ne disparaîtront pas à cause de la suppression de texte. Cependant, si d'autres documents ou raccourcis référencent l'ancien chemin, une mise à jour ultérieure des relations de référence pourra être nécessaire.
5. Comment réduire le risque d'erreur avant le traitement par lot ?
Il est conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de dossiers, de confirmer que le résultat est conforme aux attentes, puis de traiter l'ensemble du répertoire. Par ailleurs, les mots-clés doivent être saisis de manière aussi complète que possible, en particulier les séparateurs tels que les tirets, espaces, traits de soulignement. En cas de doute sur la suppression d'un caractère, il est préférable d'observer d'abord la régularité de nommage avant traitement.
Résumé : confier le renommage répétitif des dossiers à un outil de traitement par lot
Supprimer par lot l'année et le numéro de version des noms de dossiers semble n'être qu'une simple opération de renommage, mais lorsque le nombre de dossiers augmente, le traitement manuel consomme énormément de temps. HeSoft Doc Batch Tool , via sa fonction de Nom de dossier, centralise le processus « chercher un mot-clé, remplacer par rien, exécuter par lot », adapté à de multiples scénarios bureautiques : documents de projet, répertoires de rapports, dossiers clients, dossiers d'analyse de marché, etc.
Si vos noms de dossiers contiennent des textes fixes similaires comme « 2026- », « -version-1 », « -final », « -old », « copie », vous pouvez suivre la méthode de cet article : ajoutez d'abord les dossiers à traiter, puis remplissez le contenu à supprimer dans la liste de mots-clés, laissez la liste de remplacement vide, et enfin terminez le traitement selon le flux. Cela réduit le travail répétitif et rend la nomenclature des dossiers plus homogène et normalisée. Il est recommandé de tester la règle avec un petit échantillon avant de traiter un grand nombre de répertoires, puis d'exécuter par lot une fois le résultat validé.