ファイル名が氏名で始まる場合、最初の漢字で姓をすばやく分類できます。本記事では HeSoft Doc Batch Tool を例に、陳傑、陳静、李娜、王芳、趙敏などの異なる形式のファイルを一括で「陳」「李」「王」「趙」などのフォルダに整理する方法を説明します。処理前後の効果、ソフトウェアの操作手順、注意点を含み、人事、教務、行政、資料アーカイブ担当者に適しています。
人事档案、学生資料、申込書、身分証明書のスキャン、契約書の添付ファイル、面接資料などは、ファイル名に氏名が使われることがよくあります。例えば、陈静.pdf、李娜.pdf、李洋洋.docx、王芳.docx、赵敏.csvなどです。ファイル数が少なければ、手動で姓ごとに新しいフォルダを作成してドラッグすることも可能ですが、ディレクトリ内に数十、数百、さらには数千ものファイルがある場合、手作業で姓ごとに分類するのは、頻度が高く単純な繰り返し作業となり、時間がかかるだけでなくミスも発生しやすくなります。
本記事では、オフィスワークにより適した方法を紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、大量のファイルをファイル名に含まれる最初の中国語の漢字に基づいて一括分類する方法です。中国人の氏名における最初の漢字は通常、姓であるため、この方法で姓ごとに素早く整理することができます。PDF、Word文書のdocxやdoc、Excel表のxlsxやxls、CSVファイル、圧縮ファイルのzip、Markdown文書など、混在した資料であっても、同一タスク内でまとめて処理できます。
適用シーン：姓や最初の文字による氏名ファイルの整理
ファイル名の最初の漢字による分類は、最も典型的な応用例が氏名ファイルの整理です。例えば、総務担当者が受け取った従業員資料のファイル名に氏名と形式が含まれている場合、教務担当者が受け取った学生の課題のファイル名が学生の氏名で始まっている場合、採用担当者がダウンロードした候補者の履歴書のファイル名が候補者名と職種情報になっている場合などです。ファイル名における最初の漢字が分類基準を代表できるのであれば、本記事の方法で一括整理することが可能です。
この方法の利点は、ファイルの内容を開く必要がなく、ファイル形式の統一も必要ない点です。ファイルは、PDF履歴書、Word申込書、Excel統計表、CSVデータ、zip添付ファイルなど、ファイル名がルールに合致してさえいれば、同一の分類ロジックで処理できます。これはファイル管理レベルでの反復作業を解決するものであり、その核心的な価値は、ファイルの一括処理、手動ドラッグの削減、オフィスワーク効率の向上にあります。
もちろん、最初の漢字での分類は、完全な氏名での分類と同じではありません。姓や最初の文字でグループ化する場合に、より適しています。完全な氏名、部署、プロジェクト番号など、より複雑なルールで整理したい場合は、ファイルの命名方法に応じて他の分類ルールを選択する必要があります。本記事では、添付画像に示されている、最初の漢字での分類について重点的に解説します。
効果のプレビュー：混在ファイルリストから姓のフォルダへ
処理前：すべてのファイルが同一フォルダに散在
処理前のディレクトリでは、ファイルリストは混在した状態で表示されています。同じ資料群にzip、pdf、docx、md、csvなど異なる拡張子が含まれていることが分かります。ファイル名はすべて中国語の氏名で始まっていますが、姓ごとにフォルダ分けされていないため、特定の種類のファイルを探す際にリスト内を何度も見返す必要があります。
添付画像を例に取ると、陈杰.zipと陈静.pdfは「陈」で始まり、李娜.pdfと李洋洋.docxは「李」で始まり、王芳.docxと王昊.pdfは「王」で始まっています。手動で整理する場合、これらの最初の文字に基づいて一つ一つ判断し、ファイルを適切な場所に移動させる必要があります。日常的に資料を扱う人にとって、この種の作業は反復性が高い一方で価値は低く、オフィスソフトに一括処理させるのが適しています。
処理後：最初の漢字に基づいたフォルダが形成される
処理後、元々混在していたファイルは複数のフォルダに整理され、フォルダ名はそれぞれ「陈」、「李」、「王」、「杨」、「张」、「赵」となります。各フォルダは一つの最初の漢字に対応し、同じ最初の漢字を持つファイルが一つにまとめられます。
このようなディレクトリ構造は、その後の確認や配布により適しています。例えば、「陈」姓の資料を確認するには「陈」フォルダを開くだけで済み、「赵」姓のCSVファイルを集計する必要がある場合も、「赵」フォルダに直接アクセスできます。ファイルが多ければ多いほど、一括分類による効率向上は顕著になります。
操作手順：ファイル名の最初の漢字による一括分類
手順1：ソフトウェアでファイル整理機能に入る
HeSoft Doc Batch Tool を開きます。ソフトウェアの左上には製品名が表示され、インターフェース左側には機能ナビゲーションがあります。ホーム、タスクフロー、すべてのツール、ファイル名、フォルダ名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツールなどが含まれます。今回の目的はファイルの移動と分類であるため、ファイル整理に入ります。
ファイル整理ページで、ファイルを名前で分類することを選択します。この機能は、ファイル名の文字ルールに基づいて分類結果を一括作成するために使用します。ファイルを拡張子で分類することは選択しないでください。本記事の目的は、pdf、docx、csvを別々のフォルダに分けることではなく、ファイルを氏名の最初の漢字、つまり姓や頭文字でまとめることであるためです。
手順2：分類対象の氏名ファイルをインポートする
ファイルを名前で分類する画面に入ると、インターフェースは処理対象レコードを選択する最初のステップに進みます。ページ上部には、ファイルを追加、フォルダからファイルをインポート、クリア、その他などの入り口が表示されます。特定の少数のファイルのみを処理する場合は「ファイルを追加」を使用できますが、ディレクトリに資料一式が含まれている場合は、「フォルダからファイルをインポート」を使用する方が通常は便利です。
インポート後、ソフトウェアはファイル情報を名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時を含むテーブルに表示します。添付画像では合計10件のレコードがインポートされており、ファイル拡張子にはzip、pdf、docx、md、csvが含まれます。このリストは非常に重要で、一括処理前の確認ページに相当します。ファイルの選択漏れがないか、または無関係なファイルが含まれていないかを確認できます。
このステップでは、ファイル名の形式を重点的に確認することをお勧めします。次に最初の漢字で分類するため、ファイル名が「001-陈静.pdf」の場合、ソフトウェアはファイル名から最初の漢字を探します。ファイル名に漢字が全く含まれていない場合は、現在のルールに適さない可能性があります。より安定した結果を得るためには、ファイル名を統一しておくことが望ましいです。例えば、氏名を先頭に置き、その後に資料タイプや日付を続けるなどです。
手順3：最初の漢字での分類を選択する
処理対象レコードを確認したら、「次へ」をクリックして処理オプションの設定に進みます。この時点で、ページには分類方法が表示され、複数のラジオボタンルールが含まれています。姓での分類を実現するには、「最初の漢字で分類」を選択します。添付画像の赤い矢印がこのオプションを示しています。
「最初の漢字で分類」を選択すると、ソフトウェアはファイル名の最初の漢字をフォルダ名として使用します。例えば、陈杰.zipから認識される最初の漢字は「陈」、陈静.pdfも「陈」であるため、両者は「陈」フォルダに入ります。李娜.pdfと李洋洋.docxは「李」フォルダに、王芳.docxと王昊.pdfは「王」フォルダに入ります。異なる拡張子は分類に影響せず、最初の漢字が同じであれば同じグループに分類されます。
同じページには、英字の大文字小文字変換オプションも表示されます。今回処理するのは漢字であるため、大文字や小文字への変換は不要で、デフォルトのままで問題ありません。これにより、分類名が漢字の頭文字と一致し、ファイル名の意味を不必要に変更することがありません。
手順4：保存場所を設定して一括処理を開始する
処理オプションの設定が完了したら、さらに「次へ」に進みます。ウィザードの後続ステップは、保存場所の設定と処理の開始です。保存場所を設定する際は、元のディレクトリと明確に区別できる場所を選択することをお勧めします。例えば、「整理後資料」という新しいフォルダを作成します。これにより、処理前と処理後の効果を比較しやすくなり、問題ないことを確認してから後続の整理を行うのにも便利です。
処理を開始する前に、タスクのレコード数と分類ルールを再度確認できます。重要な資料の場合、最初に少数のファイルでテストを行い、生成された「陈」、「李」、「王」などのフォルダが期待通りであることを確認してから、完全なディレクトリを処理することをお勧めします。処理を開始すると、ソフトウェアは設定に基づいてフォルダの作成とファイルの分類操作を自動的に実行します。
よくある質問と注意事項
1. この方法で完全な氏名で分類されますか
いいえ。最初の漢字で分類した結果は、「陈」、「李」、「王」のような頭文字または姓のフォルダであり、「陈静」、「李娜」、「王芳」のようなフォルダにはなりません。完全な氏名でフォルダを作成したい場合は、完全な氏名のルールにより適合した他の処理方法を選択する必要があります。本記事の方法の重点は、迅速な頭文字グループ化にあります。
2. ファイル名の先頭に数字や記号がある場合でも処理できますか
最初の漢字での分類は、ファイル名に現れる最初の漢字に着目します。ファイル名に番号、ハイフン、括弧などの文字が含まれていても、その後に漢字があれば、その漢字に基づいて分類できる可能性があります。ただし、曖昧さを減らすため、特に複数人で収集したファイルの場合、一括処理前に命名形式を統一することを推奨します。
3. 同じ姓でもファイル形式が異なると別々になりますか
拡張子が異なるという理由で自動的に分けられることはありません。例にある陈杰.zipと陈静.pdfは同じ「陈」フォルダに、李娜.pdfと李洋洋.docxは同じ「李」フォルダに入ります。これこそが、ファイル名で分類する方法と拡張子で分類する方法の違いです。最初に拡張子で分類したい場合は、ソフトウェアの他のファイル整理機能を選択できます。
4. 一括整理後に元のファイルが見つからなくなるのを防ぐには
明確な保存場所を設定し、処理前に出力先ディレクトリを確認することを推奨します。重要な資料については、元のフォルダを保持するか、最初にコピーを作成してテストすることをお勧めします。一括ツールは効率を向上させることができますが、その前提として、ルールと保存場所をしっかり確認することが重要です。
まとめ：氏名ファイルの整理に一つ一つドラッグする必要なし、頭文字で一括整理すれば時間を大幅に節約
大量のファイルが氏名で始まっている場合、最初の漢字で分類する方法は、効率的で直感的な整理方法です。 HeSoft Doc Batch Tool を使用すれば、ファイル整理に入り、「ファイルを名前で分類」を選択し、ファイルをインポートしてから「最初の漢字で分類」を設定し、ウィザードに従って保存場所を設定し処理を開始するだけで、異なる形式の資料を「陈」、「李」、「王」、「杨」、「张」、「赵」などのフォルダに自動的に振り分けることができます。
この方法は、特に人事、教務、総務、財務、プロジェクト資料管理の担当者に適しています。これまで手動で多くの新しいフォルダを作成しファイルを移動する必要があった作業を、繰り返し実行可能な一括処理フローに変えます。もし今、氏名で始まるPDF、Word文書(docx)、Excel、CSV、zip資料をお持ちであれば、まず本記事の手順に従って少数のサンプルを処理し、その後、完全なフォルダに対して一括分類を実行してみてください。