Lorsque le nom de fichier commence par un nom, il est possible de classer rapidement les noms de famille en fonction du premier caractère chinois. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment organiser en masse des fichiers de différents formats tels que Chen Jie, Chen Jing, Li Na, Wang Fang, Zhao Min, etc. dans des dossiers tels que Chen, Li, Wang, Zhao, etc. L'article comprend les effets avant et après traitement, les étapes d'utilisation du logiciel et les points à noter, et convient comme référence pour le personnel des ressources humaines, des affaires académiques, de l'administration et de l'archivage des documents.
Les dossiers du personnel, les données des étudiants, les formulaires d'inscription, les scans de pièces d'identité, les pièces jointes de contrats et les documents d'entretien sont souvent nommés avec le nom de la personne. Par exemple, 陈静.pdf, 李娜.pdf, 李洋洋.docx, 王芳.docx, 赵敏.csv, etc. Lorsqu'il y a peu de fichiers, vous pouvez créer manuellement des dossiers par nom de famille, puis les faire glisser ; mais si un répertoire contient des dizaines, des centaines, voire des milliers de fichiers, le tri manuel par nom de famille devient une tâche répétitive à haute fréquence, à la fois chronophage et sujette aux erreurs.
Cet article présente une méthode plus adaptée au contexte bureautique : utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour classer en masse un grand nombre de fichiers selon le premier caractère chinois du nom de fichier. Étant donné que le premier caractère d'un nom chinois est généralement le nom de famille, cette méthode permet d'archiver rapidement par nom de famille. Pour des documents mélangés comme les PDF, les documents Word docx ou doc, les tableaux Excel xlsx ou xls, les fichiers CSV, les archives zip et les documents Markdown, le traitement peut également être unifié au sein d'une même tâche.
Scénarios d'application : classer les fichiers nominatifs par nom de famille ou premier caractère
L'application la plus typique du classement par le premier caractère chinois du nom de fichier est l'organisation de fichiers nominatifs. Par exemple, le personnel administratif reçoit un lot de documents d'employés dont les noms de fichiers incluent le nom et le format ; le personnel éducatif reçoit des devoirs d'étudiants dont les noms de fichiers commencent par le nom de l'étudiant ; les recruteurs téléchargent des CV de candidats dont le nom de fichier est le nom du candidat suivi d'informations sur le poste. Tant que le premier caractère chinois du nom de fichier peut servir de base de classement, vous pouvez utiliser la méthode de cet article pour un archivage par lots.
L'avantage de cette méthode est qu'il n'est pas nécessaire d'ouvrir le contenu du fichier, ni d'exiger une uniformité des formats de fichiers. Les fichiers peuvent être des CV au format PDF, des formulaires d'inscription Word, des tableaux statistiques Excel, des données CSV ou des pièces jointes zip. Tant que le nom des fichiers respecte la règle, ils peuvent être traités selon la même logique de classement. Elle résout les opérations répétitives au niveau de la gestion des fichiers, sa valeur principale étant le traitement par lots, la réduction des glisser-déposer manuels et l'augmentation de l'efficacité bureautique.
Bien sûr, classer par le premier caractère chinois n'équivaut pas à classer par nom complet. Cela convient mieux au regroupement par nom de famille ou par premier caractère. Si vous souhaitez archiver selon des règles plus complexes comme le nom complet, le département ou le numéro de projet, vous devrez choisir d'autres règles de classement en fonction du mode de nommage des fichiers. Cet article se concentre sur le classement par le premier caractère chinois, tel qu'illustré dans les captures d'écran.
Aperçu du résultat : d'une liste de fichiers mélangés à des dossiers par nom de famille
Avant traitement : tous les fichiers sont éparpillés dans le même dossier
Avant le traitement, les fichiers du répertoire sont mélangés sous forme de liste. On peut voir que le même lot de documents contient des extensions différentes, telles que zip, pdf, docx, md, csv. Bien que les noms de fichier commencent tous par un nom chinois, ils ne sont pas triés dans des dossiers par nom de famille, ce qui oblige à parcourir la liste de manière répétée pour trouver un certain type de fichier.
D'après la capture d'écran, 陈杰.zip et 陈静.pdf commencent tous deux par 陈, 李娜.pdf et 李洋洋.docx commencent tous deux par 李, 王芳.docx et 王昊.pdf commencent tous deux par 王. Pour un classement manuel, il faut juger un par un ces premiers caractères et déplacer les fichiers à l'emplacement correspondant. Pour ceux qui traitent régulièrement des documents, ce type de travail est très répétitif, mais sa valeur est faible ; il est préférable de le confier à un logiciel de bureau pour un traitement par lots.
Après traitement : des dossiers sont créés en fonction du premier caractère chinois
Après traitement, les fichiers qui étaient mélangés sont organisés en plusieurs dossiers, nommés respectivement 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵. Chaque dossier correspond à un premier caractère chinois, et les fichiers partageant le même premier caractère sont regroupés.
Une telle structure de répertoire est plus adaptée pour la vérification et la distribution ultérieures. Par exemple, pour consulter les documents de la famille 陈, il suffit d'ouvrir le dossier 陈 ; pour rassembler les fichiers CSV de la famille 赵, on peut aussi accéder directement au dossier 赵. Plus il y a de fichiers, plus le gain d'efficacité apporté par le classement par lots est significatif.
Procédure opérationnelle : classement par lots selon le premier caractère chinois du nom de fichier
Étape 1 : Accéder à la fonction d'organisation de fichiers dans le logiciel
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool . Le nom du produit est affiché dans le coin supérieur gauche du logiciel. La navigation des fonctions se trouve sur le côté gauche de l'interface, incluant Accueil, Flux de tâches, Tous les outils, Nom de fichier, Nom de dossier, Organisation de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, etc. Comme l'objectif actuel est de déplacer et classer des fichiers, vous devez accéder à Organisation de fichiers.
Sur la page d'organisation des fichiers, sélectionnez Classer les fichiers par nom de fichier. Cette fonction est utilisée pour créer des résultats de classement par lots selon des règles basées sur les caractères du nom de fichier. Ne sélectionnez pas Classer les fichiers par extension, car l'objectif de cet article n'est pas de séparer les pdf, docx, csv dans des dossiers différents, mais de regrouper les fichiers par le premier caractère chinois du nom, c'est-à-dire le nom de famille ou le premier caractère.
Étape 2 : Importer les fichiers nominatifs à classer
Après avoir accédé à Classer les fichiers par nom de fichier, l'interface passe à la première étape pour sélectionner les enregistrements à traiter. En haut de la page, on peut voir les options Ajouter des fichiers, Importer des fichiers depuis un dossier, Vider, Plus, etc. Pour traiter seulement quelques fichiers spécifiques, utilisez Ajouter des fichiers ; si un répertoire contient tout un lot de documents, utiliser Importer des fichiers depuis un dossier est généralement plus pratique.
Après l'importation, le logiciel affiche les informations des fichiers dans un tableau, incluant le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Sur la capture d'écran, 10 enregistrements sont importés, avec des extensions incluant zip, pdf, docx, md, csv. Cette liste est très importante, elle sert de page de confirmation avant le traitement par lots. Vous pouvez vérifier si des fichiers ont été oubliés ou si des fichiers non pertinents ont été ajoutés.
Il est conseillé à cette étape de vérifier attentivement le format des noms de fichiers. Comme l'étape suivante consiste à classer par le premier caractère chinois, si un fichier est nommé 001-陈静.pdf, le logiciel cherchera le premier caractère chinois dans le nom de fichier ; si le nom de fichier ne contient aucun caractère chinois, il se peut qu'il ne soit pas adapté à la règle actuelle. Pour garantir des résultats plus stables, il est préférable d'uniformiser les noms de fichiers, par exemple en mettant le nom en premier, suivi du type de document ou de la date.
Étape 3 : Choisir de classer par le premier caractère chinois
Après avoir confirmé les enregistrements à traiter, cliquez sur Suivant pour accéder aux options de traitement. La page affiche alors le mode de classement, qui contient plusieurs règles de sélection unique. Pour réaliser un classement par nom de famille, sélectionnez Classer par le premier caractère chinois. La flèche rouge sur la capture d'écran a déjà indiqué cette option.
Après avoir sélectionné Classer par le premier caractère chinois, le logiciel utilisera le premier caractère chinois du nom de fichier comme nom de dossier. Par exemple, le premier caractère chinois reconnu pour 陈杰.zip est 陈, et c'est aussi 陈 pour 陈静.pdf, donc les deux seront placés dans le dossier 陈 ; 李娜.pdf et 李洋洋.docx iront dans le dossier 李 ; 王芳.docx et 王昊.pdf iront dans le dossier 王. Les différentes extensions n'affectent pas le classement, tant que le premier caractère chinois est identique, ils seront regroupés ensemble.
Sur la même page, vous pouvez également voir les options de conversion majuscule/minuscule. Puisqu'il s'agit ici de traiter des caractères chinois, aucune conversion n'est nécessaire, conservez les paramètres par défaut. Cela permet de s'assurer que le nom de classement reste cohérent avec le premier caractère chinois, sans altérer le sens du nom de fichier.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement par lots
Une fois les options de traitement définies, passez à l'étape suivante. Les étapes suivantes de l'assistant consistent à définir l'emplacement de sauvegarde et à lancer le traitement. Lors du paramétrage de l'emplacement de sauvegarde, il est recommandé de choisir un emplacement distinct du répertoire source, par exemple en créant un nouveau dossier 'Documents après classement'. Cela permet de comparer plus facilement l'effet avant/après et de procéder à l'archivage final une fois le résultat confirmé.
Avant de lancer le traitement, vous pouvez revoir une dernière fois le nombre d'enregistrements et la règle de classement. Pour les documents importants, il est conseillé de tester d'abord avec un petit nombre de fichiers pour confirmer que les dossiers créés comme 陈, 李, 王 correspondent aux attentes, avant de traiter le répertoire complet. Une fois le traitement lancé, le logiciel créera automatiquement les dossiers et déplacera les fichiers selon les paramètres définis.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Cette méthode classe-t-elle par nom complet ?
Non. Le résultat du classement par le premier caractère chinois est un dossier portant le nom du premier caractère ou du nom de famille, par exemple 陈, 李, 王, et non 陈静, 李娜, 王芳. Si votre besoin est de créer des dossiers par nom complet, vous devez choisir une autre méthode de traitement adaptée à cette règle. L'avantage de la méthode présentée ici est de faire un regroupement rapide par premier caractère.
2. Peut-on encore traiter les noms de fichiers précédés de chiffres ou de symboles ?
La classification par le premier caractère chinois se concentre sur le premier caractère chinois trouvé dans le nom de fichier. Si le nom de fichier contient un numéro, un tiret, des parenthèses ou d'autres caractères, mais qu'il est suivi d'un caractère chinois, il est probable que la classification par ce caractère fonctionne toujours. Cependant, pour réduire les ambiguïtés, il est recommandé d'uniformiser le format de nommage avant le traitement par lots, surtout pour les fichiers collectés auprès de plusieurs collaborateurs.
3. Les fichiers de formats différents sous le même nom de famille seront-ils séparés ?
Ils ne seront pas automatiquement séparés en fonction de leur extension. Dans l'exemple, 陈杰.zip et 陈静.pdf aboutiront dans le même dossier 陈, de même que 李娜.pdf et 李洋洋.docx dans le dossier 李. C'est précisément la différence entre un classement par nom de fichier et un classement par extension. Si vous souhaitez d'abord classer par extension, vous pouvez choisir d'autres fonctions d'organisation de fichiers du logiciel.
4. Comment éviter de ne plus retrouver les fichiers source après l'organisation par lots ?
Il est conseillé de définir un emplacement de sauvegarde clair et de confirmer le répertoire de sortie avant le traitement. Pour les documents importants, vous pouvez conserver le dossier d'origine ou d'abord effectuer un test sur une copie. Les outils de traitement par lots peuvent améliorer l'efficacité, à condition que les règles et l'emplacement de sauvegarde soient vérifiés attentivement.
Résumé : éviter le glisser-déposer manuel des fichiers nominatifs, organiser par premier caractère fait gagner du temps
Lorsqu'un grand nombre de fichiers commencent par un nom, les classer par le premier caractère chinois est une méthode d'organisation efficace et intuitive. Avec HeSoft Doc Batch Tool , il suffit d'aller dans Organisation de fichiers, de sélectionner Classer les fichiers par nom de fichier, d'importer les fichiers, de configurer la règle Classer par le premier caractère chinois, puis de suivre l'assistant pour définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Cela permet de placer automatiquement les documents de différents formats dans des dossiers comme 陈, 李, 王, 杨, 张, 赵.
Cette méthode convient particulièrement aux responsables des ressources humaines, des affaires académiques, de l'administration, de la finance et de la gestion documentaire de projet. Elle transforme la tâche manuelle de création de nombreux dossiers et de déplacement de fichiers en un flux de travail par lots reproductible. Si vous avez sous la main un lot de PDF, Word docx, Excel, CSV ou zip commençant par des noms, vous pouvez d'abord suivre les étapes de cet article pour traiter un petit échantillon, puis effectuer le classement par lots sur le dossier complet.