この記事では、 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、大量のファイルをファイル名の最初の漢字に従って対応するフォルダに自動分類する方法を紹介します。ファイルがPDF、Wordのdocxまたはdoc、Excelテーブル、CSV、Markdown、または圧縮ファイルであっても、ファイル名が漢字で始まっていれば、最初の漢字に基づいて分類結果を生成できるため、手動でフォルダを作成したり、ファイルをドラッグ＆ドロップしたり、アーカイブを確認したりする繰り返し作業を減らせます。
日常のオフィスワークでは、ファイル名が氏名、顧客名、プロジェクト名、地域名などで始まるファイル群にしばしば遭遇します。例えば、スクリーンショットのファイルには、陈杰.zip、陈静.pdf、李娜.pdf、李洋洋.docx、王芳.docx、王昊.pdf、杨磊.pdf、张伟.md、赵敏.csv、赵婷.csv などが含まれています。手作業で整理する場合、まず各ファイル名の最初の漢字を確認し、次に「陈」、「李」、「王」、「杨」、「张」、「赵」といったフォルダを個別に作成し、最後に一つずつドラッグして入れる必要があります。ファイル数が少ないうちは何とか処理できますが、数百ものPDF、Word、Excel、CSV、zipファイルになると、手動での分類は遅いだけでなく、ファイルを置き間違える可能性も高くなります。
本記事で解決するのはまさにこの問題です。オフィスソフト HeSoft Doc Batch Tool のファイル整理機能を使用して、多数のファイルをファイル名の最初の漢字に基づいて一括分類し、まとめます。処理が完了すると、同じ頭文字を持つファイルは自動的に同名のフォルダに収納されます。例えば、「陈」で始まるすべてのファイルは「陈」フォルダに、「李」で始まるすべてのファイルは「李」フォルダに入れられます。このプロセス全体は、契約書、申込書類、従業員档案、顧客ファイル、学生の課題、請求書添付ファイル、プロジェクト資料などの一括ファイル整理シーンに適しています。
適用シーン：どのようなファイルが最初の漢字による分類に適しているか
ファイル名の最初の漢字による分類は、命名規則が明確なオフィス資料に適しています。最も一般的なのは、ファイル名が氏名で始まる場合です。例えば、陈杰.zip、陈静.pdf、李娜.pdf、李洋洋.docx、王芳.docx、王昊.pdf などです。最初の漢字で分類することで、姓に基づいて素早くアーカイブでき、後続の検索、配布、確認が容易になります。
第二のケースは、顧客名、サプライヤー名、またはプロジェクト名で始まるファイルです。例えば、北京客户报价单.xlsx、上海客户合同.pdf、广州项目验收.docx などです。最初の漢字で大まかに分類するだけでよい場合は、同様の方法で「北」、「上」、「广」などのフォルダを自動生成し、最初にファイルを大きくまとめてから、より詳細な整理を行うことができます。
第三のケースは、複数の形式が混在するファイルです。スクリーンショットに見られるように、処理対象ファイルは特定の形式に限定されず、zip、pdf、docx、md、csvなどの拡張子が同時に含まれています。つまり、この整理の考え方は拡張子による分類ではなく、ファイル名の内容による分類です。Word文書のdocx、doc、PDFファイル、Excel表のxlsx、xls、CSVデータファイル、圧縮ファイルzipなど、すべて同一のバッチ処理に組み込むことができます。
効果プレビュー：処理前はファイルが混在、処理後は最初の漢字ごとにグループ化
処理前：異なる形式のファイルが同一ディレクトリに集中
処理前のファイルリストでは、各種ファイルが同じフォルダ内に混在しています。ファイル名はすべて中国語の氏名で始まっていますが、拡張子はzip、pdf、docx、md、csvなど様々です。この状態で手動整理する場合、各ファイル名の先頭漢字を識別し、どのフォルダに入れるべきかを判断する必要があります。
例からわかるように、陈杰.zipと陈静.pdfは「陈」フォルダに、李娜.pdfと李洋洋.docxは「李」フォルダに、王芳.docxと王昊.pdfは「王」フォルダに、杨磊.pdfは「杨」フォルダに、张伟.mdは「张」フォルダに、赵敏.csvと赵婷.csvは「赵」フォルダに分類されるべきです。一つずつ処理する場合、少なくとも新規フォルダ作成、ファイル選択、ファイル移動、漏れがないかの確認といった複数のアクションが必要になります。
処理後：頭文字で命名されたフォルダが自動生成される
処理が完了すると、ファイルはファイル名の最初の漢字に従って分類され、「陈」、「李」、「王」、「杨」、「张」、「赵」などのフォルダが生成されます。各フォルダ名はファイル名の頭文字に対応しており、後は対応するフォルダを開くだけで、同じ頭文字の関連ファイルを表示できます。
この結果は、姓、頭文字、最初の漢字に基づいて暫定的にアーカイブする必要がある資料整理作業に非常に適しています。手動でのドラッグ＆ドロップと比較して、バッチ処理は繰り返し作業を大幅に削減し、誤配置や配置漏れの確率を低減します。
操作手順： HeSoft Doc Batch Tool を使用して最初の漢字で分類
手順一：ファイル整理に入り、「ファイル名で分類」を選択
HeSoft Doc Batch Tool を開いた後、左側の機能ナビゲーションで「ファイル整理」を選択します。インターフェースにはファイルアーカイブに関連する複数のツールカードが表示され、その最初のものが「ファイル名で分類」です。本記事の目的に従い、この機能を選択する必要があります。
この手順の操作目的は、ファイル名ルールに基づいてファイルを一括整理するプロセスに入ることです。スクリーンショットでは、ソフトウェアはドキュメント一括処理ツールとして位置づけられており、左側にはWordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツール、動画ツール、音声ツールなどの分類も含まれています。しかし、今回処理するのはファイル自体のアーカイブ場所であるため、「ファイル整理」の下にある「ファイル名で分類」を使用する必要があります。
この機能に入ると、ソフトウェアはステップウィザードを通じて、レコード選択、処理オプション、保存場所、処理開始へとユーザーを導きます。一括ファイル整理に不慣れな人にとって、この流れは手動でスクリプトを書くよりも直感的で、オフィスシーンに適しています。
手順二：ファイルを追加するか、フォルダから処理対象ファイルをインポート
「ファイル名で分類」機能に入ったら、最初のステップは処理が必要なレコードを選択することです。インターフェースの右上には、「ファイル追加」、「フォルダからインポート」、「クリア」、「その他」などの操作入り口が用意されています。実際の状況に応じて、特定のファイルを直接追加したり、特定のフォルダから一括でインポートしたりできます。
インポートが完了すると、ソフトウェアはテーブルに処理対象ファイルをリスト表示します。テーブルのフィールドには、番号、名前、パス、拡張子、作成日時、更新日時、操作などの情報が含まれます。これらの情報を通じて、ファイルがすべて追加されているか、処理不要なファイルが含まれていないかを事前に確認できます。スクリーンショットの下部にはレコード数が10と表示されており、現在のバッチタスクに10個のファイルがインポートされたことを示しています。
この段階では、以下の3点を重点的に確認することをお勧めします。第一に、ファイル名が漢字で始まっているか。本記事で使用するのは「最初の漢字で分類」であるため。第二に、処理対象ファイルがリストにすべて含まれているか、漏れがないか。第三に、一時ファイル、無関係なファイル、重複ファイルが誤って追加されていないか。もし特定のレコードが処理不要であることが判明した場合、インターフェースの操作列から削除できます。リスト全体が適切でない場合は、クリアしてから再インポートすることも可能です。
手順三：分類方式を「最初の漢字で分類」に設定
ファイルリストに誤りがないことを確認したら、「次へ」をクリックして処理オプションの設定に進みます。分類方式のエリアでは、複数の分類ルールが表示されます。例えば、「最初の文字で分類」、「最初の漢字で分類」、「末尾の数文字で分類」、「最初の数字で分類」、「最初の英字または漢字で分類」、「カスタム位置範囲の文字で分類」、「最初の英字で分類」、「先頭の数文字で分類」、「カスタム正規表現で分類」などです。
本記事の目標は、ファイルをファイル名の最初の漢字で分類してまとめることであるため、ここでは「最初の漢字で分類」を選択する必要があります。このルールを選択すると、ソフトウェアはファイル名の最初の漢字を読み取り、その漢字を分類基準として使用します。例えば、陈杰.zipと陈静.pdfはどちらも「陈」と認識され、李娜.pdfと李洋洋.docxは「李」、赵敏.csvと赵婷.csvは「赵」と認識されます。
スクリーンショットには、文字の大文字小文字変換エリアも表示されており、「デフォルト」、「大文字に変換」、「小文字に変換」などのオプションがあります。今回の分類基準は漢字であり、英字の大文字小文字変換は関係ないため、デフォルトのままで問題ありません。これにより、不必要なルール変更を回避し、処理結果をファイル名の元の意味により近づけることができます。
手順四：引き続き保存場所を設定し、処理を開始
分類方式の設定が完了したら、引き続き「次へ」をクリックします。ウィザードの上部には、後続のステップとして「保存場所の設定」と「処理開始」が表示されます。保存場所の役割は、整理後のフォルダとファイルの出力先を決定することです。識別しやすい新しいディレクトリ、またはアーカイブ専用のフォルダを選択し、処理完了後の結果確認を容易にすることをお勧めします。
処理を開始する前に、現在のルールが「最初の漢字で分類」であることを再確認することをお勧めします。元のファイルが非常に重要な場合は、最初に少数のファイルでテストし、分類ロジックが期待どおりであることを確認してから、フォルダ全体に対して一括整理を実行することもできます。これにより、効率を高めつつ、誤操作のリスクを低減できます。
処理を開始すると、ソフトウェアは設定されたルールに従って自動的に分類フォルダを作成し、対応するファイルをそれぞれのフォルダに収納します。サンプルファイルを例にとると、処理が完了すると「陈」、「李」、「王」、「杨」、「张」、「赵」などのフォルダが表示され、ファイル名の頭文字が同じ資料は一つにまとめられます。
よくある質問と注意事項
1. ファイル名が中国語で始まらない場合はどうすればよいですか
本記事で使用しているのは「最初の漢字で分類」です。ファイル名に認識可能な最初の漢字が存在する限り、ソフトウェアはその漢字を分類基準とします。ファイル名の先頭に数字、英字、記号が含まれ、後ろに中国語が出現する場合は、実際の命名構造に基づいて、このルールが依然として適しているかどうかを判断する必要があります。数字、英字、または先頭の数文字で分類したい場合は、処理オプションで他の対応するルールを選択できます。
2. Word、PDF、Excel、CSVは一緒に処理できますか
可能です。スクリーンショットのリストからわかるように、インポートされたファイルにはzip、pdf、docx、md、csvなど複数の拡張子が含まれています。この機能が注目するのはファイル名による分類であり、ファイルの内容形式ではありません。したがって、Word文書のdocxやdoc、PDF、Excel表のxlsxやxls、CSV、圧縮ファイルzipなども、ファイルとしてリストに追加されている限り、すべて一緒にファイル名の最初の漢字で整理できます。
3. 分類後のフォルダ名は何になりますか
分類後のフォルダ名は、ファイル名から認識された最初の漢字に由来します。例では、陈杰.zipと陈静.pdfは「陈」フォルダに入り、李娜.pdfと李洋洋.docxは「李」フォルダに入ります。このように命名は直感的であり、後で検索する際に複雑なルールを覚える必要はありません。
4. バッチ処理の前にバックアップは必要ですか
元のファイルが非常に重要な場合は、最初にバックアップを取るか、少数のサンプルでテストすることをお勧めします。一括ファイル整理は時間を大幅に節約できますが、ファイルの命名が標準化されていない場合、分類結果も期待どおりにならない可能性があります。最初にファイル名を確認してからバッチ処理を実行することが、より安全なオフィス習慣です。
まとめ：繰り返しのドラッグ操作をバッチ処理に置き換え、ファイルアーカイブをより効率的に
ファイル名の最初の漢字に基づいてファイルを一括分類することは、非常に実用的なオフィス整理術です。特に、氏名、顧客名、プロジェクト名で始まるPDF、Word、Excel、CSV、圧縮ファイルなどの資料処理に適しています。 HeSoft Doc Batch Tool を使用すれば、ファイルをインポートし、「最初の漢字で分類」を選択し、保存場所を設定して処理を開始するだけで、対応するフォルダを自動生成し、同類のファイルをまとめることができます。
手動でフォルダを作成し、ファイルを一つずつ移動するのに比べて、バッチ処理は明らかに繰り返し作業を減らし、アーカイブ速度を向上させ、ファイル構造をより明確にします。もし中国語名で始まる大量のファイルを整理しているなら、本記事の手順に従って、まずは一部のファイルをインポートしてテストし、それから資料フォルダ全体に対して一括分類を実行し、ファイル管理を手動ドラッグからルール化された処理へと変えることをお勧めします。