複数の日付フォルダーを一括で名前変更する方法は？名前の左側3文字を削除して日付を残す

日付フォルダの前にABC、DEF、GHIなどの3桁コードが付いている場合、一括リネームで後ろの8桁の日付をすばやく残すことができます。本記事では処理前後の効果と合わせて、 HeSoft Doc Batch Tool を使用してフォルダ名機能に入る方法、複数のディレクトリレコードを追加する方法、「左端のテキスト」を選択して数量を3に設定する方法を解説します。また、文字数のカウント、名前の競合、異常なディレクトリ、操作前のバックアップなどの注意点についても説明し、月次資料、映像アーカイブ、プロジェクト記録、業務データのディレクトリ整理に役立ちます。

日付ごとにフォルダーを作成する方法は、オフィスの資料管理において非常によく見られる方法です。財務伝票、プロジェクト日報、スキャンした档案、業務からエクスポートしたデータ、契約の添付ファイルなどでは、「年月日」をディレクトリ名として使用することがあります。しかし、資料の生成段階では、システムや業務担当者が日付の前にソースコードを付けることがよくあります。例えば「ABC20240101」「DEF20240202」などです。これらのディレクトリが統合されて集約された後は、ソースコードが不要になっている場合があり、その際には先頭の文字を削除して日付だけを残す必要があります。

1つや2つの日付フォルダーを修正するだけであれば、手動で名前を変更すれば十分ですが、毎月大量のディレクトリが生成される場合、繰り返しの作業は明らかな負担になります。さらに厄介なのは、日付が連続した数字で構成されているため、手動で削除する際に一度でもバックスペースキーを押しすぎると、日付の整合性が損なわれ、その後の日付順の並べ替えや検索に影響が出る可能性があることです。

この記事では、位置に基づいて実行する一括名前変更の方法を紹介します。 HeSoft Doc Batch Tool を使用して、各フォルダー名の左端から3文字をまとめて削除します。一度設定するだけで、複数の「文字コード＋8桁の日付」ディレクトリを標準の日付名に変換でき、繰り返しの作業を減らし、オフィス資料整理の効率を高めることができます。

一、適用シーン：コード付き日付フォルダーを一括整理する場合

1. 日報、週報、月次資料のアーカイブ

異なる業務グループが資料を提出する際、日付の前にそれぞれの3文字の略称を付けることがあります。資料が同じアーカイブ体系に集約された後、上位ディレクトリがすでに部門別に分けられている場合は、日付フォルダー前の略称を削除して、下位の命名を統一することができます。

2. スキャン済み文書や画像档案ディレクトリの整理

スキャン機器や档案システムでは、各バッチの資料にソースコードが付加されることがあります。エクスポート後、ディレクトリ名には機器識別子と日付の両方が含まれます。後で日付順に検索できるようにするために、固定長のソースコードを削除し、日付番号だけを残すことができます。

3. プロジェクトデータの移行

旧システムで使用されていたプロジェクト略称は、新システムに移行した後は適用されなくなる場合があります。すべての旧コードが同じ文字数を占める場合、左側の内容を一括削除でき、異なるコードを1つずつ検索する必要はありません。

4. 固定長番号の一括整理

英文字以外にも、この方法は名前左側の固定長の数字、漢字、記号の組み合わせにも使用できます。使用できるかどうかの鍵は、文字の種類ではなく、削除対象の内容が最も左側にあるかどうか、および異なるディレクトリで削除する文字数が一致しているかどうかです。

名前が「ABC-20240101」や「ABC_20240101」の場合、最終的にハイフンやアンダースコアを残すかどうかを先に明確にする必要があります。目標が「20240101」であるなら、区切り文字も削除範囲に含まれます。機械的に3文字だけを計算してはいけません。

二、効果のプレビュー：コードを一括削除して完全な日付を保持

処理前の効果

サンプルディレクトリには複数の日付フォルダーがあり、名前の左側にはそれぞれABC、BCD、DEF、GHI、JKL、MNO、PQR、STU、VWX、YZAなどの3文字が付いています。後ろの数字部分は日付を表します。

これらの名前を観察すると、3つの結論が得られます。第一に、削除する必要がある内容はすべて名前の最初の文字から始まります。第二に、各コードはすべて3文字です。第三に、保持する必要がある日付はすべてコードの後ろにあります。この3つの条件を満たしていれば、同じ一括ルールを使用できます。

処理後の効果

一括処理が完了すると、3文字のコードが削除され、ディレクトリ名には20240101、20240202、20240303、20240404、20240505などの8桁の日付だけが残ります。

日付部分は元の名前から直接引き継がれており、手動で再入力されたものではありません。これにより、元の日付情報を保持しつつ、ディレクトリ形式もより整然とします。名前の昇順で並べるフォルダーでは、「年＋月＋日」の8桁の数字形式を採用すると、通常は時間の前後関係を直感的に示すことができます。

三、開始前にフォルダーの命名規則を確認する

一括名前変更の効率性は「1つのルールで複数のレコードを処理する」ことに由来しますが、その前提は、ルールがすべての対象に適用されることです。操作を開始する前に、リスト内の先頭項目、中間項目、末尾項目を抜き取り確認し、以下の点をチェックすることをお勧めします。

• すべてのディレクトリ名に、削除する左側のコードが含まれているか。
• コードが統一して3文字であるか。
• コードの後ろにスペース、ハイフン、アンダースコアが存在するか。
• 保持する日付がすべて8桁であり、数字が欠けている異常な名前がないか。
• プレフィックスを削除した後、各フォルダーの目標名が引き続き一意であるか。

例えば、「ABC20240101」と「DEF20240101」は元の名前は異なりますが、左側の3文字を削除するとどちらも「20240101」になります。同じパスに完全に同じフォルダー名が2つ存在するのは適切ではないため、このようなレコードは実行前に別途名前を計画し、直接一括処理してはいけません。

四、操作手順：名前の左側3文字を削除する

手順一：対応するフォルダー名機能を開く

HeSoft Doc Batch Tool を実行し、左側の機能ナビゲーションで「フォルダー名」をクリックします。右側のツールリストで「フォルダー名内のテキストを削除」を選択します。

HeSoft Doc Batch Tool の位置づけは、オフィスファイルとディレクトリの一括処理です。インターフェースには、ファイル名、ファイル整理、Wordツール、Excelツール、PowerPointツール、PDFツール、テキストツール、画像ツールなどの分類も表示されます。ただし、この例で変更するのは日付ディレクトリそのものなので、「フォルダー名」に入るべきであり、「ファイル名」を誤って選択してはいけません。

正しい機能に入ると、ページはレコードの選択、処理オプションの設定、保存場所の設定、処理開始の順序で操作を案内します。手順に沿って進めることで、正式に実行する前に確認を完了しやすくなります。

手順二：複数の日付フォルダーをレコードリストに追加する

最初の段階で「フォルダーを追加」をクリックし、今回まとめて名前を変更するディレクトリを選択します。追加に成功すると、各フォルダーが1件のレコードとして表に表示されます。

スクリーンショットに示されているタスクには合計10件のレコードがあり、名前と対応するパスがはっきりと一覧表示され、下部には「レコード数：10」と集計されています。この情報を利用して、実際に選択したディレクトリが計画と一致しているかどうかを確認できます。処理すべきでない項目がある場合は、そのレコードの右側にある削除アイコンをクリックしてリストから除外できます。リスト全体の選択を誤った場合は、「クリア」で再追加できます。

パスの確認は省略できません。例えば、テストディレクトリと正式ディレクトリにまったく同じフォルダー名が存在する場合があります。名前だけを見てパスを見なければ、誤った場所を処理してしまう可能性があります。名前、パス、レコード数を確認してから「次へ」をクリックします。

手順三：左端の3文字を削除する設定を行う

「処理オプションの設定」ページに入ったら、「左端のいくつかのテキスト」を選択します。その後、「数量」に3を入力します。

ここでの「3」は、フォルダー名の左端から数えて最初の3文字を削除することを意味しており、名前の任意の位置にある3文字を削除するわけではありません。「JKL20240404」を例にすると、最初の3文字はJKLであり、削除後は20240404が残ります。「PQR20240606」を例にすると、PQRを削除した後に20240606が残ります。

数量を設定する際には、元の名前を「削除する部分｜保持する部分」の形式で書いて検証できます。例えば次のとおりです。

• ABC｜20240101；
• DEF｜20240202；
• MNO｜20240505；
• STU｜20240707。

区切り線の左側がすべて3文字であれば、数量を3に設定することがサンプル要件に合致していることを示します。ある名前が同じ位置で分割できない場合は、先にその項目をタスクから除外し、個別に処理します。

手順四：後続のフローに進み、タスクを実行する

オプションを確認したら「次へ」をクリックします。ページのフローには、この後に「保存場所の設定」と「処理開始」があることが示されています。ソフトウェアの現在の画面の案内に従って後続の手順を完了し、処理を開始する前にレコード範囲と削除数量を再度確認します。

この命名形式を初めて処理する場合は、唯一の正式データを直接選択しないことをお勧めします。まず3〜5個の代表的なディレクトリをテストパスにコピーします。その中には通常の名前と、特殊記号を含む可能性のある名前を含めます。テスト処理を完了して結果が正しいことを確認してから、完全なリストに対して同じ操作を実行します。

手順五：処理完了後に結果を検証する

ディレクトリの場所に戻り、フォルダー名が期待どおりの8桁の日付に変わっているかどうかを確認します。検証の際は最初の項目だけを見るのではなく、少なくとも先頭、中間、末尾の複数のレコードを確認します。処理前後のレコード数を比較して、整理すべきディレクトリの見落としがないことを確認することもできます。

正しい結果は次のように表れます。文字コードがすべて削除されていること、日付の先頭が誤って削除されていないこと、名前に余分なスペースや接続記号が残っていないこと、異なるディレクトリ間で重複する名前が発生していないことです。後で日付に基づいてアーカイブする必要がある場合は、実際の業務フローに従って移動や分類をさらに行えますが、今回のプレフィックス削除と他の整理ニーズを、未検証の1つの操作に混ぜてはいけません。

五、よくある質問と注意事項

1. なぜ直接「すべての英文字」を選択しないのですか？

サンプル名の文字はすべて左端に位置しているため、「左端のいくつかのテキスト」を選択することで、処理位置を正確に限定できます。一部のフォルダー名の後半にも保持すべき英文が含まれている場合、位置に基づいて削除することで、他の位置の文字をまとめて処理してしまうのを避けられます。実際に使用する際は、文字の種類だけを見るのではなく、名前の構造に基づいてルールを選択してください。

2. 漢字3文字と英文字3文字は同じように数量で処理できますか？

この設定が注目するのは左端のテキストの数量です。左側が文字、数字、漢字のいずれであっても、画面のルールと実際の名前に基づいて項目ごとに確認する必要があります。組み合わせ記号、特殊なスペース、一般的でない文字を含む名前については、まず小規模なテストを行うのが最善です。

3. フォルダー名の長さが足りない場合はどうすればよいですか？

あるフォルダー名自体が非常に短い場合、または保持できる内容が十分にない場合は、通常のディレクトリと一緒に処理すべきではありません。一括追加後はまず異常な項目を確認し、必要に応じてレコード右側の削除アイコンでタスクから除外します。

4. プレフィックスを削除するとフォルダー内の文書に影響しますか？

今回のタスクはフォルダー名を対象としていますが、名前が変わるとディレクトリパスも変わります。一部のWord、docx、doc、Excel、PDFファイルや外部プログラムが固定パスでそのディレクトリを参照している場合、名前変更後に元のパスを同期更新する必要があるかもしれません。したがって、正式に処理する前に、これらのフォルダーが他のプロセスから参照されているかどうかを把握しておく必要があります。

5. 日付が1文字削除されてしまうのを防ぐには？

設定前に左側コードの実際の長さを明確にし、「プレフィックス｜日付」の形で少なくとも3つのサンプルを分割します。スクリーンショットのABC、DEF、GHIはすべて3文字なので、数量には3を入力します。ある名前が見た目上長いからといって、勝手に数量を増やしてはいけません。

6. 異なる構造のフォルダーを一緒に追加できますか？

技術的には複数のレコードをリストに追加できますが、一緒に処理するのに適しているかどうかは、それらが同じルールを共有できるかどうかによって決まります。より安全な方法は、名前の構造ごとにグループ化することです。3文字のプレフィックスのグループ、4文字のプレフィックスのグループ、区切り文字付きの別グループに分け、それぞれテストと処理を行います。

7. 一括名前変更の前にどのような準備が必要ですか？

バックアップを保持し、関連ディレクトリを使用しているプログラムを終了し、パスが業務システムから参照されていないか確認し、元の名前と目標名の対応関係を記録することをお勧めします。重要な資料については、まずコピーを処理し、検証結果に基づいて正式ディレクトリを操作するかどうかを決定できます。

六、日付ディレクトリ整理の効率を高めるための提案

今回の処理が完了した後は、さらに統一された命名規則を確立できます。例えば、日付は必ず8桁の数字とし、月と日が2桁に満たない場合はゼロを補うこと、部門情報は上位ディレクトリにまとめ、各日付フォルダーに重複して書き込まないこと、ソースを保持する必要がある場合は固定長と統一された区切り文字を使用することなどを定めます。規則が明確であるほど、後続の一括処理は容易になります。

また、資料を受け取るたびに命名構造を確認し、大量のディレクトリが蓄積してからまとめて修正するのを避けることもできます。定期的に生成される同じ形式のフォルダーについては、確認の要点を内部の操作説明として記録できます。プレフィックス長の確認、重複する目標名の検査、ディレクトリの追加、削除数量の設定、テスト実行、正式結果の検証です。これにより、一括オフィスソフトの効率性を活かしつつ、一括名前変更のリスクも抑えられます。

七、まとめ

複数の日付フォルダーに3文字のコードが付いている場合、1つずつ名前を変更する必要はありません。 HeSoft Doc Batch Tool を使用して「フォルダー名内のテキストを削除」に入り、ディレクトリを一括追加し、「左端のいくつかのテキスト」を選択して、数量を3に設定すれば、「ABC20240101」「DEF20240202」などの名前を「20240101」「20240202」に整理できます。

この方法は、構造が統一された日付ディレクトリ、プロジェクトのアーカイブ、システムからエクスポートした資料に特に適しています。繰り返しの削除作業を1回のルール設定に集約でき、手動入力を減らして整理効率を高められます。まずは少量のディレクトリのコピーを選んでテストし、日付が完全であり、名前が衝突しないことを確認してから、同じ手順ですべてのフォルダーを処理することをお勧めします。