Wie kann man mehrere Datumsordner stapelweise umbenennen? Entfernen Sie die 3 Zeichen links vom Namen und behalten Sie das Datum bei.

Wenn dem Datumsordner dreistellige Codes wie ABC, DEF, GHI vorangestellt sind, können Sie durch Stapelumbenennen schnell die nachfolgenden 8-stelligen Daten beibehalten. Dieser Artikel erläutert anhand der Wirkung vor und nach der Verarbeitung, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Funktion zum Eingeben von Ordnernamen verwenden, mehrere Verzeichniseinträge hinzufügen, „die linken Textstellen“ auswählen und die Anzahl auf 3 festlegen. Außerdem werden Hinweise zu Zeichenzählung, Namenskonflikten, Ausnahmeverzeichnissen und Sicherung vor dem Vorgang erläutert, geeignet für die Ordnung von Monatsdaten, Bildarchiven, Projektdatensätzen und Geschäftsdatenverzeichnissen.

Das Anlegen von Ordnern nach Datum ist eine gängige Methode in der Büroablage. Finanzbelege, Projekttagesberichte, gescannte Unterlagen, exportierte Geschäftsdaten und Vertragsanhänge können „JahrMonatTag“ als Verzeichnisnamen verwenden. In der Phase der Datenerzeugung fügen Systeme oder Sachbearbeiter dem Datum jedoch häufig einen Quellcode voran, z. B. „ABC20240101“ oder „DEF20240202“. Nachdem diese Verzeichnisse zentral zusammengeführt wurden, ist der Quellcode möglicherweise nicht mehr erforderlich. Dann müssen die Anfangsbuchstaben entfernt und nur das Datum beibehalten werden.

Wenn nur ein oder zwei Datumsordner geändert werden müssen, genügt manuelles Umbenennen. Entstehen jedoch jeden Monat viele Verzeichnisse, wird die wiederholte Arbeit zu einer deutlichen Belastung. Schwieriger ist außerdem, dass das Datum aus fortlaufenden Ziffern besteht. Drückt man beim manuellen Löschen nur einmal zu oft die Rücktaste, kann die Vollständigkeit des Datums beschädigt werden, was die spätere zeitliche Sortierung und Suche beeinträchtigt.

Dieser Beitrag stellt eine positionsbasierte Methode zur Stapelumbenennung vor: Mit HeSoft Doc Batch Tool werden jeweils die ersten drei Zeichen jedes Ordnernamens einheitlich gelöscht. Durch eine einmalige Einstellung lassen sich mehrere Verzeichnisse nach dem Muster „Buchstabencode + 8-stelliges Datum“ in standardisierte Datumsnamen umwandeln. Dadurch wird repetitive Arbeit reduziert und die Effizienz der Büroablage verbessert.

1. Anwendungsfälle: Datumsordner mit Codes stapelweise bereinigen

1.1 Archivierung von Tages-, Wochen- und Monatsberichten

Wenn verschiedene Fachgruppen Unterlagen einreichen, stellen sie dem Datum möglicherweise ihre jeweils dreistellige Abkürzung voran. Nachdem die Unterlagen in einem gemeinsamen Archivsystem zusammengeführt wurden und die übergeordnete Struktur bereits nach Abteilungen getrennt ist, kann die Abkürzung vor dem Datumsordner entfernt werden, damit die untergeordnete Benennung einheitlich bleibt.

1.2 Ordnerstruktur für Scans und Bildarchive bereinigen

Scan-Geräte oder Archivsysteme können jeder Materialcharge einen Quellcode hinzufügen. Nach dem Export enthält der Verzeichnisname sowohl die Gerätekennung als auch das Datum. Für die spätere zeitliche Suche kann der Quellcode mit fester Länge entfernt und nur die Datumsnummer beibehalten werden.

1.3 Migration von Projektdaten

Projektabkürzungen aus einem Altsystem sind nach der Migration in ein neues System möglicherweise nicht mehr sinnvoll. Wenn alle alten Codes dieselbe Zeichenanzahl belegen, können die linken Inhalte stapelweise gelöscht werden, ohne dass verschiedene Codes einzeln gesucht werden müssen.

1.4 Stapelweises Bereinigen von Nummern fester Länge

Neben englischen Buchstaben eignet sich diese Methode auch für feste Ziffern-, Schriftzeichen- oder Symbolkombinationen am linken Namensrand. Entscheidend ist nicht der Zeichentyp, sondern ob der zu löschende Inhalt ganz links steht und ob die zu löschende Anzahl über alle Verzeichnisse hinweg einheitlich ist.

Lautet der Name „ABC-20240101“ oder „ABC_20240101“, muss vorab geklärt werden, ob der Bindestrich oder Unterstrich erhalten bleiben soll. Ist das Ziel „20240101“, gehört auch das Trennzeichen zum Löschbereich und darf nicht weiterhin mechanisch mit drei Buchstaben berechnet werden.

2. Ergebnisvorschau: Codes stapelweise löschen und vollständiges Datum behalten

Zustand vor der Verarbeitung

Im Beispielverzeichnis befinden sich mehrere Datumsordner, deren Namen links jeweils die dreibuchstabigen Codes ABC, BCD, DEF, GHI, JKL, MNO, PQR, STU, VWX und YZA tragen. Der anschließende Ziffernteil steht für das Datum.

Aus diesen Namen lassen sich drei Schlussfolgerungen ziehen: Erstens beginnen alle zu löschenden Inhalte mit dem ersten Zeichen des Namens; zweitens ist jeder Code dreistellig; drittens steht das beizubehaltende Datum jeweils hinter dem Code. Sind diese drei Bedingungen erfüllt, kann dieselbe Stapelregel verwendet werden.

Zustand nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapelverarbeitung wurden die dreibuchstabigen Codes entfernt, und die Verzeichnisnamen enthalten nur noch die 8-stelligen Daten 20240101, 20240202, 20240303, 20240404, 20240505 usw.

Der Datumsteil wird direkt aus dem ursprünglichen Namen übernommen und nicht erneut manuell erfasst. Dadurch bleiben die ursprünglichen Datumsinformationen erhalten, und das Verzeichnisformat wird einheitlicher. Bei alphabetisch aufsteigend sortierten Ordnern lässt sich durch das 8-stellige Format „Jahr + Monat + Tag“ die zeitliche Reihenfolge in der Regel anschaulich erkennen.

3. Vor dem Start die Namensstruktur der Ordner prüfen

Die Effizienz der Stapelumbenennung beruht darauf, dass „eine Regel mehrere Datensätze verarbeitet“. Voraussetzung ist jedoch, dass die Regel auf alle Objekte zutrifft. Vor Beginn der Arbeit empfiehlt es sich, den ersten, mittleren und letzten Eintrag der Liste stichprobenartig zu prüfen und folgende Kontrollen durchzuführen:

• Enthalten alle Verzeichnisnamen den zu löschenden linken Code?
• Ist der Code einheitlich drei Zeichen lang?
• Befinden sich nach dem Code Leerzeichen, Bindestriche oder Unterstriche?
• Bestehen alle beizubehaltenden Daten aus 8 Stellen, und gibt es abnormale Namen mit fehlenden Ziffern?
• Bleiben die Zielnamen der Ordner nach dem Entfernen des Präfixes eindeutig?

Beispielsweise ergeben „ABC20240101“ und „DEF20240101“ nach dem Löschen der ersten drei Zeichen beide „20240101“. Im selben Pfad sind zwei vollständig identische Ordnernamen nicht sinnvoll. Solche Datensätze sollten daher vor der Ausführung gesondert geplant und nicht direkt stapelweise verarbeitet werden.

4. Vorgehensweise: Die ersten drei Zeichen des Namens löschen

Schritt 1: Die entsprechende Funktion für Ordnernamen öffnen

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und klicken Sie in der linken Funktionsnavigation auf „Ordnernamen“. Wählen Sie in der rechten Werkzeugliste „Text aus Ordnernamen löschen“.

HeSoft Doc Batch Tool ist auf die Stapelverarbeitung von Bürodateien und Verzeichnissen ausgerichtet. In der Oberfläche sind außerdem Kategorien wie Dateinamen, Dateiablage, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Textwerkzeuge und Bildwerkzeuge sichtbar. Da in diesem Beispiel jedoch die Datumsverzeichnisse selbst geändert werden, sollten Sie „Ordnernamen“ aufrufen und nicht versehentlich „Dateinamen“ wählen.

Nach dem Aufrufen der richtigen Funktion führt die Seite in der Reihenfolge Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten durch den Vorgang. Die schrittweise Vorgehensweise erleichtert die Kontrolle vor der eigentlichen Ausführung.

Schritt 2: Mehrere Datumsordner in die Datensatzliste aufnehmen

Klicken Sie im ersten Abschnitt auf „Ordner hinzufügen“ und wählen Sie die Verzeichnisse aus, die einheitlich umbenannt werden sollen. Nach erfolgreichem Hinzufügen wird jeder Ordner als Datensatz in der Tabelle angezeigt.

Die im Screenshot dargestellte Aufgabe enthält insgesamt 10 Datensätze, deren Namen und zugehörige Pfade übersichtlich aufgelistet sind und unten mit „Datensätze: 10“ zusammengefasst werden. Anhand dieser Informationen können Sie prüfen, ob die tatsächlich ausgewählten Verzeichnisse dem Plan entsprechen. Soll ein Eintrag nicht verarbeitet werden, klicken Sie auf das Löschsymbol rechts neben dem Datensatz, um ihn zu entfernen. Ist die gesamte Liste falsch ausgewählt, können Sie sie über „Leeren“ neu aufbauen.

Die Pfadprüfung darf nicht ausgelassen werden. Test- und Produktivverzeichnisse können beispielsweise vollständig identische Ordnernamen besitzen. Wenn nur der Name, nicht aber der Pfad betrachtet wird, kann die Bearbeitung am falschen Ort erfolgen. Nachdem Namen, Pfade und Datensatzanzahl bestätigt wurden, klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 3: Das Löschen der drei Texte ganz links festlegen

Aktivieren Sie auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ die Option „Die ersten Zeichen von links“. Geben Sie anschließend unter „Anzahl“ den Wert 3 ein.

Die „3“ bedeutet hier, dass ab dem äußersten linken Rand des Ordnernamens drei Zeichen entfernt werden, nicht dass an einer beliebigen Stelle des Namens drei Buchstaben gelöscht werden. Bei „JKL20240404“ lauten die ersten drei Zeichen JKL, und nach dem Löschen bleibt 20240404 übrig. Bei „PQR20240606“ wird PQR entfernt, und es bleibt 20240606 übrig.

Zur Überprüfung der Anzahl können Sie den ursprünglichen Namen in der Form „zu löschender Teil | beizubehaltender Teil“ notieren, z. B.:

• ABC|20240101;
• DEF|20240202;
• MNO|20240505;
• STU|20240707.

Links der Trennlinie stehen jeweils drei Zeichen, sodass die Anzahl 3 den Beispielanforderungen entspricht. Lässt sich ein Name nicht an derselben Position teilen, sollte er vorab aus der Aufgabe entfernt und gesondert bearbeitet werden.

Schritt 4: Zum weiteren Ablauf wechseln und die Aufgabe ausführen

Klicken Sie nach dem Bestätigen der Optionen auf „Weiter“. Im Ablauf der Seite sind danach noch „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ vorgesehen. Folgen Sie den Hinweisen der aktuellen Programmoberfläche für die weiteren Schritte und prüfen Sie vor dem Start erneut den Datensatzbereich und die Löschmenge.

Wenn Sie dieses Namensformat zum ersten Mal verarbeiten, sollten Sie nicht direkt die einzige produktive Datenbasis auswählen. Kopieren Sie zuerst drei bis fünf repräsentative Verzeichnisse in einen Testpfad, darunter sowohl normale Namen als auch Namen mit möglichen Sonderzeichen. Führen Sie erst nach erfolgreichem Test und bestätigtem Ergebnis denselben Vorgang für die vollständige Liste aus.

Schritt 5: Ergebnis nach der Verarbeitung kontrollieren

Wechseln Sie zum Speicherort und prüfen Sie, ob die Ordnernamen zum erwarteten 8-stelligen Datum geworden sind. Kontrollieren Sie dabei nicht nur den ersten Eintrag, sondern mindestens mehrere Datensätze am Anfang, in der Mitte und am Ende. Vergleichen Sie außerdem die Datensatzanzahl vor und nach der Verarbeitung, um sicherzustellen, dass keine zu bereinigenden Verzeichnisse übersehen wurden.

Ein korrektes Ergebnis zeigt sich daran, dass alle Buchstabencodes entfernt wurden, die erste Ziffer des Datums nicht versehentlich gelöscht wurde, keine Leerzeichen oder Verbindungszeichen zurückbleiben und keine doppelten Namen entstanden sind. Soll anschließend noch nach Datum archiviert werden, können die Ordner je nach tatsächlichem Arbeitsablauf verschoben oder klassifiziert werden. Andere Aufräumanforderungen sollten jedoch nicht mit dieser ungeprüften Aktion zum Entfernen des Präfixes vermischt werden.

5. Häufige Fragen und Hinweise

5.1 Warum nicht direkt „Alle englischen Buchstaben“ wählen?

In den Beispielnamen stehen die Buchstaben zufällig alle ganz links. Daher kann die Option „Die ersten Zeichen von links“ die Bearbeitungsposition präzise festlegen. Enthält der hintere Teil mancher Ordner ebenfalls englische Inhalte, die erhalten bleiben müssen, verhindert das positionsbasierte Löschen, dass Buchstaben an anderen Stellen mitverarbeitet werden. In der Praxis sollte die Regel anhand der Namensstruktur gewählt werden und nicht nur anhand des Zeichentyps.

5.2 Können drei chinesische Schriftzeichen und drei englische Buchstaben gleichermaßen über die Anzahl verarbeitet werden?

Diese Einstellung bezieht sich auf die Anzahl der Texte ganz links. Unabhängig davon, ob links Buchstaben, Ziffern oder Schriftzeichen stehen, sollte jeder Name anhand der Regeln der Oberfläche und des tatsächlichen Namens einzeln bestätigt werden. Bei Namen mit Kombinationssymbolen, besonderen Leerzeichen oder ungewöhnlichen Zeichen ist ein kleiner Stapeltest zuerst empfehlenswert.

5.3 Was tun, wenn ein Ordnername zu kurz ist?

Ist ein einzelner Ordnername selbst sehr kurz oder enthält er nicht genügend beizubehaltenden Inhalt, sollte er nicht zusammen mit normalen Verzeichnissen verarbeitet werden. Prüfen Sie nach dem stapelweisen Hinzufügen zuerst auffällige Einträge und entfernen Sie sie bei Bedarf über das Löschsymbol rechts neben dem Datensatz aus der Aufgabe.

5.4 Beeinflusst das Entfernen des Präfixes die Dokumente im Ordner?

Diese Aufgabe bezieht sich auf Ordnernamen. Eine Namensänderung bedeutet jedoch, dass sich auch der Verzeichnispfad ändert. Wenn bestimmte Word-, docx-, doc-, Excel- oder PDF-Dateien oder externe Programme über feste Pfade auf das Verzeichnis verweisen, kann der ursprüngliche Pfad nach der Umbenennung synchron aktualisiert werden müssen. Daher sollte vor der endgültigen Verarbeitung geklärt werden, ob diese Ordner von anderen Prozessen referenziert werden.

5.5 Wie lässt sich vermeiden, dass eine Ziffer des Datums gelöscht wird?

Klären Sie vor der Einstellung die tatsächliche Länge des linken Codes und zerlegen Sie mindestens drei Beispiele in der Form „Präfix | Datum“. Im Screenshot sind ABC, DEF und GHI jeweils dreistellig, daher wird als Anzahl 3 eingetragen. Erhöhen Sie die Anzahl nicht willkürlich, nur weil ein Name optisch länger wirkt.

5.6 Können Ordner mit unterschiedlicher Struktur gemeinsam hinzugefügt werden?

Technisch können mehrere Datensätze in die Liste aufgenommen werden. Ob sie gemeinsam verarbeitet werden sollten, hängt jedoch davon ab, ob sie dieselbe Regel verwenden können. Sicherer ist die Gruppierung nach Namensstruktur: eine Gruppe mit dreistelligem Präfix, eine mit vierstelligem Präfix und eine weitere mit Trennzeichen, die jeweils getrennt getestet und verarbeitet werden.

5.7 Welche Vorbereitungen sind vor der Stapelumbenennung nötig?

Es wird empfohlen, Sicherungen aufzubewahren, Programme zu schließen, die die betreffenden Verzeichnisse verwenden, zu prüfen, ob Pfade von Geschäftssystemen referenziert werden, und die Zuordnung zwischen ursprünglichem und Zielnamen zu dokumentieren. Bei wichtigen Unterlagen können zunächst Kopien verarbeitet und anhand der Prüfergebnisse anschließend entschieden werden, ob die produktiven Verzeichnisse bearbeitet werden.

6. Empfehlungen zur effizienteren Bereinigung von Datumsverzeichnissen

Nach Abschluss dieser Verarbeitung kann eine einheitliche Namenskonvention etabliert werden. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass das Datum stets als 8-stellige Zahl verwendet wird und Monat sowie Tag bei einstelligen Werten mit einer führenden Null ergänzt werden. Abteilungsinformationen werden einheitlich im übergeordneten Verzeichnis geführt, statt sie in jedem Datumsordner zu wiederholen. Muss die Quelle erhalten bleiben, werden feste Längen und einheitliche Trennzeichen verwendet. Je klarer die Konvention ist, desto leichter fällt die spätere Stapelverarbeitung.

Zusätzlich kann bereits beim Empfang von Unterlagen jeweils die Namensstruktur geprüft werden, statt erst nach der Ansammlung vieler Verzeichnisse umfangreich zu korrigieren. Für periodisch entstehende Ordner mit gleichem Format lassen sich die Prüfpunkte als interne Arbeitsanweisung festhalten: Präfixlänge bestätigen, doppelte Zielnamen prüfen, Verzeichnisse hinzufügen, Löschmenge festlegen, Testlauf durchführen und das Endergebnis kontrollieren. So lassen sich die Effizienzvorteile der Stapelsoftware nutzen und zugleich die Risiken der Stapelumbenennung beherrschen.

7. Zusammenfassung

Wenn mehrere Datumsordner einen dreistelligen Code tragen, müssen sie nicht einzeln umbenannt werden. Rufen Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Funktion „Text aus Ordnernamen löschen“ auf, fügen Sie die Verzeichnisse stapelweise hinzu, wählen Sie „Die ersten Zeichen von links“ und setzen Sie die Anzahl auf 3. So werden Namen wie „ABC20240101“ oder „DEF20240202“ zu „20240101“ bzw. „20240202“ bereinigt.

Diese Methode eignet sich besonders für einheitlich strukturierte Datumsverzeichnisse, Projektarchive und aus Systemen exportierte Unterlagen. Sie bündelt wiederholte Löschvorgänge in einer einzigen Regelkonfiguration, reduziert manuelle Eingaben und erhöht die Effizienz der Ablage. Es wird empfohlen, zunächst eine kleine Auswahl von Verzeichniskopien zu testen. Nachdem die Vollständigkeit des Datums und die Konfliktfreiheit der Namen bestätigt wurden, können alle Ordner mit denselben Schritten verarbeitet werden.