이 문서는 대량의 Excel 보고서, 목록 또는 데이터 테이블을 TXT 텍스트로 일괄 변환해야 하는 사무직 사용자를 위해 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 Excel을 txt로 변환하는 방법을 소개합니다. 문서는 스크린샷과 함께 처리 전 여러 xlsx 파일과 처리 후 동일한 이름의 txt 파일을 보여주며, Excel 도구 진입, Excel을 Txt로 변환 선택, 파일 가져오기, 기록 확인, 저장 위치 설정 및 일괄 처리 실행 방법을 단계별로 설명합니다. 수동으로 다른 이름으로 저장하는 작업을 줄이려는 사용자에게 적합한 참고 자료입니다.
사무 환경에서 Excel은 가장 일반적인 데이터 캐리어 중 하나입니다. 판매 내역, 제품 목록, 직원 출근 기록, 재무 보고서, 프로젝트 진행 상황, 주문 내역, 교육 계획, 고객 정보 등은 xlsx 또는 xls 표 형식으로 저장될 수 있습니다. 그러나 특정 작업 과정에서는 Excel이 최종 형식이 아닙니다. 예를 들어, 시스템 가져오기를 위해 데이터를 제출하거나, 기술 담당자가 스크립트 처리를 하거나, 가벼운 아카이빙이 필요한 경우 TXT 텍스트 파일이 더 쉽게 인식되고 읽힐 수 있습니다.
많은 사용자가 Excel에 내장된 다른 이름으로 저장 기능을 사용하여 표를 텍스트 파일로 저장합니다. 그러나 이 방법은 소수의 파일에만 적합합니다. 폴더 전체의 Excel 보고서를 처리해야 하는 경우 수동으로 다른 이름으로 저장하는 작업은 기계적인 반복 작업이 됩니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 여러 Excel 표를 TXT 텍스트 형식으로 일괄 저장하는 방법을 소개하여 사무 파일 변환을 더 효율적이고 표준화합니다.
적용 시나리오: 보고서, 목록, 출석부 및 주문 데이터를 TXT로 통합 변환
Excel을 TXT로 일괄 저장하는 것은 다양한 실제 사무 시나리오에 적합합니다. 예를 들어, 운영 담당자는 매주 여러 지점의 판매 데이터를 수신하며, 각 지점마다 Excel 파일 하나를 통일된 txt로 변환하여 내부 시스템에 업로드해야 합니다. 인사 담당자는 여러 부서에서 출석부를 수집하여 출석 플랫폼에 전달하기 위해 텍스트로 내보내야 합니다. 재무 담당자는 여러 보고서를 정리하며 복잡한 서식 없이 데이터 내용만 저장하면 됩니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트 진행 상황 보고서를 텍스트로 변환하여 아카이빙하거나 이메일로 전송하기 편리하게 해야 합니다.
이러한 시나리오의 공통점은 파일 수가 많고, 변환 작업이 반복적이며, 출력 결과를 대조할 수 있어야 한다는 점입니다. 일괄 처리 사무 소프트웨어를 사용하면 반복 클릭해야 하는 작업을 한 번의 작업 흐름으로 압축할 수 있습니다. 파일을 자주 처리하는 직무의 경우 이러한 효율성 향상은 매우 두드러집니다.
처리 전: 여러 xlsx 파일이 분산 저장되어 수동 변환 효율이 낮음
처리 전 스크린샷에서 Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Project Progress.xlsx, Order History.xlsx, Training Plan.xlsx, Customer Info.xlsx 등의 이름을 포함하는 여러 Excel 아이콘 파일을 볼 수 있습니다. 이 파일들은 모두 Excel 워크북 형식입니다.
기존 수동 방식을 사용하면 이러한 xlsx 파일을 순서대로 열고 다른 이름으로 저장하여 TXT로 선택해야 합니다. 파일마다 저장 형식과 저장 경로를 반복해서 선택해야 하므로 수량이 많을수록 피로하기 쉽고 누락 처리되기 쉽습니다. 특히 파일이 서로 다른 비즈니스 모듈에서 오는 경우 잘못 변환하거나 누락하면 후속 데이터 가져오기에 영향을 미칩니다.
처리 후: 동일한 이름의 txt 텍스트 파일 세트 획득
처리 후 스크린샷에는 원래 Excel 파일이 Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt 등의 이름을 포함하는 TXT 텍스트 파일로 변환된 것이 표시됩니다.
변환 후 파일의 주요 이름이 변경되지 않고 확장자만 .txt로 변경되었음을 알 수 있습니다. 이 출력 방식은 일괄 대조에 매우 적합합니다. 사용자는 원래 Excel 이름을 기반으로 해당 TXT 결과를 빠르게 찾을 수 있으며, 출력 파일 수가 원본 파일 수와 일치하는지 통계를 낼 수 있습니다.
조작 단계 1: 소프트웨어에서 Excel 도구 선택
HeSoft Doc Batch Tool 를 열면 왼쪽 상단에서 소프트웨어 이름과 버전 정보를 볼 수 있습니다. 이 소프트웨어는 사무 문서 일괄 처리 도구에 속하며, 인터페이스 왼쪽은 파일 유형 및 처리 방향에 따라 기능을 구성합니다. 이 작업을 위해서는 먼저 왼쪽의 "Excel 도구"를 클릭해야 합니다.
클릭 후 기본 영역에 Excel 관련 일괄 처리 기능이 표시됩니다. 스크린샷에서 Excel을 JPG 이미지로 변환, Excel을 Docx로 변환, Excel을 PDF로 변환, Excel을 Csv로 변환, Excel을 Xls로 변환, Excel을 Xlsx로 변환 등 많은 변환 카드를 볼 수 있습니다. "Excel을 Txt로 변환"을 찾아서 클릭해야 합니다.
이 단계의 목적은 Excel을 텍스트 파일로 변환하는 기능 모듈로 진입하는 것입니다. 예상 결과는 소프트웨어가 "Excel을 Txt로 변환" 페이지를 열어 후속 일괄 파일 가져오기를 준비하는 것입니다.
조작 단계 2: Excel을 Txt로 변환 페이지 진입 및 파일 가져오기
"Excel을 Txt로 변환" 페이지로 진입하면 인터페이스 상단에 현재 기능 이름이 표시되고, 오른쪽에 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼이 있습니다. 여기서 가장 일반적으로 사용되는 것은 처음 두 개의 가져오기 진입점입니다.
Excel 파일이 여러 위치에 분산되어 있는 경우 "파일 추가"를 사용하여 변환할 표를 선택할 수 있습니다. 이 파일들이 이미 같은 폴더에 집중되어 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. 일괄 작업의 경우 파일을 동일한 폴더에 미리 배치하는 것이 더 명확한 파일 관리 방법입니다.
스크린샷에서 소프트웨어는 이미 8개의 xlsx 파일을 가져왔으며, 목록은 번호 순으로 정렬되고 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 작업 열을 표시합니다. 경로 열은 사용자가 파일이 올바른 디렉토리에서 왔는지 확인하는 데 도움을 주며, 확장자 열은 현재 가져온 것이 Excel 파일임을 확인할 수 있게 합니다.
조작 단계 3: 작업 목록 확인 및 변환할 Excel 파일 확인
일괄 처리 전 확인은 매우 중요합니다. 소프트웨어가 목록의 기록에 따라 변환을 실행하므로 목록에 잘못된 파일이 포함되면 결국 필요하지 않은 결과가 생성됩니다. 파일이 누락되면 나중에 다시 처리해야 합니다.
다음 순서로 확인하는 것이 좋습니다. 먼저 하단의 기록 수를 확인하며, 스크린샷에서는 기록 수가 8로 표시됩니다. 그런 다음 이름 열을 확인하여 Sales Data, Product List, Employee Attendance 등의 파일이 모두 목록에 있는지 확인합니다. 다음으로 경로 열을 보고 대상 폴더에서 왔는지 확인합니다. 마지막으로 확장자 열을 확인하여 xlsx 등 Excel 표 형식인지 확인합니다.
특정 기록을 삭제해야 하는 경우 작업 열의 삭제 진입점을 사용할 수 있습니다. 가져오기를 다시 시작하려면 "비우기"를 클릭합니다. 목록이 올바른지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
이 단계의 목적은 일괄 변환 전에 최종 파일 범위 확인을 완료하는 것입니다. 예상 결과는 TXT로 변환해야 하는 Excel 파일만 목록에 남아 있는 것입니다.
조작 단계 4: 저장 위치 설정 및 출력 폴더 계획
인터페이스 흐름은 일괄 변환이 세 단계로 나뉨을 보여줍니다: 처리할 기록 선택, 저장 위치 설정, 처리 시작. 다음을 클릭하면 저장 위치 설정 단계로 진입합니다.
저장 위치를 설정할 때 명확한 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 예를 들어 바탕 화면이나 프로젝트 디렉토리에 "TXT 출력", "Excel 텍스트 변환 결과" 등과 같은 폴더를 새로 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 두 가지 이점이 있습니다. 하나는 원본 Excel과 변환된 TXT가 섞이지 않는 것이고, 다른 하나는 후속 전달 또는 업로드 시 전체 출력 폴더를 직접 선택할 수 있다는 것입니다.
파일에 고객 정보, 재무 데이터 또는 직원 정보가 포함된 경우 저장 디렉토리의 권한과 보안에도 주의해야 합니다. 공용 공유 디렉토리에 함부로 저장하지 않는 것이 좋습니다. 중요한 데이터의 경우 변환 후 원본 Excel 파일도 안전하게 백업해야 합니다.
조작 단계 5: 일괄 처리 시작 및 TXT 텍스트 파일 생성
저장 위치를 설정하면 "처리 시작" 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 앞서 가져온 기록을 기반으로 Excel에서 TXT로의 변환을 일괄 실행합니다. 수동으로 다른 이름으로 저장하는 것과 비교하여 이 단계에서는 사용자가 파일마다 형식을 반복 선택하거나 표를 하나씩 열어 로딩을 기다릴 필요가 없습니다.
처리가 완료되면 출력 디렉토리를 열어 결과를 확인합니다. 이상적인 경우 출력 디렉토리에는 원본 파일과 일대일로 대응하는 txt 파일이 나타납니다. 예를 들어 Financial Report.xlsx는 Financial Report.txt에, Training Plan.xlsx는 Training Plan.txt에, Customer Info.xlsx는 Customer Info.txt에 해당합니다. 사용자는 파일 이름별로 정렬하여 대조할 수 있습니다.
이러한 TXT를 비즈니스 시스템에 가져와야 하는 경우 먼저 몇 개의 파일 내용을 샘플 검사하여 텍스트 내용이 시스템 요구 사항을 충족하는지 확인하는 것이 좋습니다. TXT는 범용 텍스트 형식이지만 시스템마다 구분 기호, 인코딩 또는 내용 구조에 대한 요구 사항이 다를 수 있으므로 공식 가져오기 전 확인을 통해 재작업을 줄일 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. Excel을 TXT로 일괄 변환하면 원본 파일이 변경됩니까?
일반적으로 일괄 변환의 목표는 새로운 TXT 파일을 생성하는 것이며, 원본 Excel은 소스 파일로 유지됩니다. 안전을 위해 특히 수식, 여러 워크시트 또는 복잡한 서식이 포함된 워크북의 경우 원본 xlsx 또는 xls 파일을 삭제하지 않는 것이 좋습니다.
2. TXT 형식은 어떤 내용을 저장하는 데 적합합니까?
TXT는 텍스트 및 기본 데이터 내용을 저장하는 데 적합하며, Excel의 스타일, 차트, 셀 색상, 복잡한 레이아웃 등을 저장하는 데는 적합하지 않습니다. 기계 판독이나 가벼운 보기가 용이해야 하는 경우 TXT가 매우 적합합니다. 표시 효과를 유지하려면 다른 형식을 선택해야 합니다.
3. 변환 후 수량을 대조해야 하는 이유는 무엇입니까?
일괄 작업에서 가장 두려운 것은 파일 누락입니다. 원본 Excel 수량과 출력 TXT 수량을 대조하면 변환이 완전한지 빠르게 판단할 수 있습니다. 스크린샷의 예시는 8개의 Excel이 8개의 TXT로 변환되었으므로 수량이 일치하여 확인이 더 쉽습니다.
4. 폴더에서 가져오기의 장점은 무엇입니까?
Excel 파일이 같은 디렉토리에 있는 경우 "폴더에서 파일 가져오기"가 하나씩 추가하는 것보다 더 빠르고 선택 누락 가능성이 적습니다. 처리 전 폴더를 먼저 정리한 다음 일괄 변환을 실행하는 것이 좋습니다.
5. 파일 이름을 미리 정리해야 합니까?
파일 이름을 명확하게 유지하는 것이 좋습니다. 예를 들어 고객 정보, 주문 내역, 판매 데이터 등 식별 가능한 이름을 사용합니다. 변환 후 TXT는 일반적으로 원본 파일 이름을 따르므로, 규범화된 이름 지정은 후속 검색 및 전달에 도움이 됩니다.
요약: 하나씩 다른 이름으로 저장하는 대신 일괄 변환을 사용하여 사무 효율 향상
Excel 표를 TXT 텍스트로 일괄 저장하는 것은 파일 수가 많고, 형식 요구 사항이 통일되어 있으며, 빠른 전달이 필요한 사무 시나리오에 가장 적합합니다. HeSoft Doc Batch Tool 는 명확한 Excel을 Txt로 변환하는 흐름을 제공합니다: Excel 도구 진입, Excel을 Txt로 변환 선택, 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기, 기록 확인, 저장 위치 설정, 마지막으로 처리 시작. 전체 과정이 일괄 처리를 중심으로 설계되어 반복 클릭과 수동 대기 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
일련의 보고서, 목록, 출석부 또는 주문 Excel 파일을 처리하고 있는 경우 더 이상 하나씩 열어 다른 이름으로 저장할 필요가 없습니다. 먼저 원본 폴더를 정리한 다음 이 문서의 단계에 따라 일괄 변환 기능을 사용하면 동일한 이름의 TXT 텍스트 파일 세트를 빠르게 얻을 수 있어 데이터 가져오기, 아카이빙 및 전송을 더욱 효율적으로 만듭니다.