Cet article s'adresse aux utilisateurs bureautiques qui ont besoin d'enregistrer en masse de nombreux rapports, listes ou tableaux Excel sous forme de texte TXT. Il présente la méthode pour convertir Excel en TXT à l'aide de HeSoft Doc Batch Tool . L'article utilise des captures d'écran pour expliquer qu'avant le traitement, il y a plusieurs fichiers xlsx, et après le traitement, des fichiers txt du même nom sont générés. Il décrit ensuite étape par étape comment accéder à l'outil Excel, sélectionner la conversion Excel en TXT, importer les fichiers, vérifier l'enregistrement, définir l'emplacement de sauvegarde et exécuter le traitement par lots. Il convient aux utilisateurs souhaitant réduire les opérations manuelles d'enregistrement sous.
Dans un environnement de bureau, Excel est l’un des supports de données les plus courants. Les détails des ventes, les listes de produits, les pointages des employés, les rapports financiers, l’avancement des projets, l’historique des commandes, les plans de formation, les informations clients, etc., peuvent être enregistrés sous forme de tableaux xlsx ou xls. Mais dans certains flux de travail, Excel n’est pas le format final. Par exemple, lorsque les données doivent être soumises à un système pour importation, ou confiées à un collègue technique pour un traitement par script, ou encore pour un archivage léger, le fichier texte TXT est alors plus facilement reconnu et lu.
De nombreux utilisateurs utilisent la fonction « Enregistrer sous » d’Excel pour sauvegarder le tableau en fichier texte. Mais cette méthode ne convient que pour un petit nombre de fichiers. Dès qu’il s’agit de tout un dossier de rapports Excel, l’enregistrement manuel devient une tâche mécanique et répétitive. Cet article explique comment, à l’aide de HeSoft Doc Batch Tool , enregistrer par lot plusieurs tableaux Excel au format texte TXT, rendant la conversion de fichiers bureautiques plus efficace et plus normalisée.
Scénarios applicables : conversion unifiée des données de rapports, listes, pointages et commandes en TXT
L’enregistrement par lot d’Excel en TXT convient à divers scénarios de bureau réels. Par exemple, les responsables d’exploitation reçoivent chaque semaine les données de vente de plusieurs magasins, un fichier Excel par magasin, et doivent les convertir en txt pour les téléverser dans le système interne ; le personnel des ressources humaines collecte les feuilles de pointage de différents départements et doit exporter le texte pour la plateforme de gestion des présences ; le personnel financier compile plusieurs rapports et n’a besoin de sauvegarder que le contenu des données, sans conserver la mise en forme complexe ; les chefs de projet doivent convertir les tableaux d’avancement de projet en texte pour faciliter l’archivage ou l’envoi par email.
Ces scénarios ont un point commun : le grand nombre de fichiers, des actions de conversion répétitives et l’exigence de pouvoir vérifier les résultats obtenus. L’utilisation d’un logiciel de traitement par lot permet de compresser les opérations habituellement répétitives en un seul flux de tâches. Pour les postes amenés à traiter fréquemment des fichiers, ce gain d’efficacité est très significatif.
Avant traitement : plusieurs fichiers xlsx dispersés, conversion manuelle inefficace
La capture d’écran avant traitement montre plusieurs icônes de fichiers Excel, avec des noms comme Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Project Progress.xlsx, Order History.xlsx, Training Plan.xlsx, Customer Info.xlsx, etc. Ces fichiers sont tous encore au format de classeur Excel.
Si l’on utilise la méthode manuelle traditionnelle, il faut ouvrir ces fichiers xlsx un par un, puis choisir « Enregistrer sous » en TXT. Pour chaque fichier, il faut répéter le choix du type d’enregistrement et du chemin de sauvegarde. Plus il y a de fichiers, plus la fatigue et le risque d’oubli ou d’erreur augmentent. Surtout lorsque les fichiers proviennent de différents modules métier, une conversion erronée ou manquée peut affecter l’importation ultérieure des données.
Après traitement : obtention d’un ensemble de fichiers texte txt portant le même nom
La capture d’écran après traitement montre que les fichiers Excel d’origine sont devenus des fichiers texte TXT, avec des noms tels que Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt, etc.
On peut noter que le corps du nom de fichier n’a pas changé après conversion, seule l’extension est devenue .txt. Ce type de résultat convient parfaitement à la vérification par lot : l’utilisateur peut retrouver rapidement le résultat TXT correspondant d’après le nom Excel d’origine, et contrôler si le nombre de fichiers de sortie est cohérent avec le nombre de fichiers originaux.
Étape 1 : Sélectionner l’outil Excel dans le logiciel
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , le nom et la version du logiciel sont visibles en haut à gauche. Ce logiciel est un outil de traitement par lot de documents bureautiques, dont l’interface organise les fonctions par type de fichier et par sens de traitement, dans la colonne de gauche. Pour cette tâche, il faut d’abord cliquer sur « Outils Excel » sur la gauche.
Après avoir cliqué, la zone principale affiche les fonctions de traitement par lot liées à Excel. La capture d’écran montre plusieurs cartes de conversion, comme la conversion d’Excel en images JPG, Excel en Docx, Excel en PDF, Excel en Csv, Excel en Xls, Excel en Xlsx, etc. Nous devons trouver et cliquer sur « Excel vers Txt ».
Le but de cette étape est d’entrer dans le module de fonction de conversion de fichiers Excel en texte. Le résultat attendu est que le logiciel ouvre la page « Excel vers Txt » et se prépare à importer les fichiers en lot par la suite.
Étape 2 : Entrer sur la page de conversion Excel vers Txt et importer les fichiers
Après être entré sur la page « Excel vers Txt », le nom de la fonction actuelle s’affiche en haut de l’interface, avec à droite les boutons « Ajouter un fichier », « Importer des fichiers d’un dossier », « Vider », « Plus », etc. Les deux premières options d’importation sont les plus couramment utilisées ici.
Si vos fichiers Excel se trouvent à différents emplacements, vous pouvez utiliser « Ajouter un fichier » pour sélectionner les tableaux à convertir. Si ces fichiers sont déjà rassemblés dans un même dossier, il est recommandé d’utiliser « Importer des fichiers d’un dossier ». Pour une tâche par lot, placer les fichiers dans le même dossier au préalable est une manière de gérer les fichiers plus claire.
Sur la capture d’écran, le logiciel a importé 8 fichiers xlsx, la liste est classée par numéro d’ordre et affiche le nom, le chemin, l’extension, la date de création, la date de modification et la colonne d’opération. La colonne de chemin aide l’utilisateur à confirmer si les fichiers proviennent du bon répertoire, et la colonne d’extension permet de confirmer que les fichiers importés sont bien des fichiers Excel.
Étape 3 : Vérifier la liste de tâches et confirmer les fichiers Excel à convertir
La vérification avant traitement par lot est importante. Car le logiciel exécute la conversion selon la liste enregistrée. Si la liste contient des fichiers erronés, cela générera également des résultats inutiles ; s’il manque des fichiers, il faudra alors recommencer un traitement ultérieur.
Il est recommandé de vérifier dans l’ordre suivant : d’abord regarder le nombre d’enregistrements en bas, la capture d’écran en montre 8 ; ensuite regarder la colonne des noms pour confirmer que les fichiers Sales Data, Product List, Employee Attendance, etc., sont bien tous dans la liste ; ensuite la colonne des chemins pour confirmer qu’ils proviennent du dossier cible ; enfin la colonne des extensions pour confirmer qu’il s’agit de tableaux Excel au format xlsx ou autre.
S’il est nécessaire de supprimer un enregistrement, on peut utiliser l’entrée de suppression dans la colonne d’opération ; si l’on souhaite recommencer l’importation, on peut cliquer sur « Vider ». Une fois la liste confirmée correcte, cliquer sur le bouton « Suivant » en bas.
Le but de cette étape est de finaliser la confirmation de la sélection des fichiers avant la conversion en lot. Le résultat attendu est que seuls les fichiers Excel à convertir en TXT restent dans la liste.
Étape 4 : Définir l’emplacement de sauvegarde et planifier le dossier de sortie
Le déroulement de l’interface montre que la conversion par lot se déroule en trois phases : sélectionner les enregistrements à traiter, définir l’emplacement de sauvegarde, puis commencer le traitement. Après avoir cliqué sur « Suivant », on entre dans la phase de paramétrage de l’emplacement de sauvegarde.
Lors du choix de l’emplacement de sauvegarde, il est recommandé de choisir un dossier de sortie clair. Par exemple, on peut créer un nouveau dossier comme « Sortie TXT » ou « Résultats Excel vers Texte » sur le bureau ou dans le répertoire du projet. Cela présente deux avantages : les fichiers Excel originaux et les fichiers TXT convertis ne sont pas mélangés ; et lors de la livraison ou de l’envoi ultérieur, on peut directement sélectionner tout le dossier de sortie.
Si les fichiers concernent des données clients, financières ou des informations sur les employés, il faut également veiller aux droits d’accès et à la sécurité du répertoire de sauvegarde ; il n’est pas recommandé de les sauvegarder arbitrairement dans un répertoire public partagé. Pour les données importantes, il est également conseillé de sauvegarder correctement les fichiers Excel originaux après la conversion.
Étape 5 : Commencer le traitement par lot pour générer les fichiers texte TXT
Après avoir paramétré l’emplacement de sauvegarde, on entre dans la phase « Commencer le traitement ». Le logiciel exécute la conversion par lot d’Excel en TXT selon la liste d’enregistrements précédemment importée. Comparé à l’enregistrement manuel, cette étape ne requiert pas de l’utilisateur qu’il choisisse le format à répétition pour chaque fichier, ni qu’il ouvre les tableaux un par un en attendant leur chargement.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour consulter les résultats. Idéalement, des fichiers txt correspondant bijectivement aux fichiers d’origine devraient apparaître dans le répertoire de sortie. Par exemple, Financial Report.xlsx correspond à Financial Report.txt, Training Plan.xlsx à Training Plan.txt, Customer Info.xlsx à Customer Info.txt. L’utilisateur peut trier les noms de fichiers pour effectuer des vérifications.
S’il est prévu d’importer ces TXT dans le système métier ultérieurement, il est conseillé de vérifier d’abord le contenu de quelques fichiers par sondage pour confirmer que le contenu textuel répond aux exigences du système. Le TXT est un format texte universel, mais différents systèmes peuvent avoir des exigences différentes concernant les séparateurs, l’encodage ou la structure du contenu. Une vérification avant l’importation officielle peut réduire les reprises.
Questions fréquentes et points d’attention
1. La conversion par lot d’Excel en TXT modifie-t-elle les fichiers originaux ?
En général, l’objectif de la conversion par lot est de générer de nouveaux fichiers TXT, les fichiers Excel originaux étant conservés comme source. Par mesure de sécurité, il est conseillé de ne pas supprimer les fichiers xlsx ou xls originaux, en particulier ceux contenant des formules, plusieurs feuilles de calcul ou une mise en forme complexe.
2. Quels types de contenu le format TXT est-il adapté à conserver ?
Le TXT est adapté à la conservation du texte et des données de base, mais pas à celle des styles, graphiques, couleurs de cellule, mises en page complexes d’Excel. Si votre besoin est de faciliter la lecture par une machine ou une consultation légère, le TXT est très approprié ; si vous devez conserver l’effet de présentation, il faut choisir un autre format.
3. Pourquoi faut-il vérifier le nombre de fichiers après la conversion ?
Le principal risque des tâches par lot est l’oubli de fichiers. Vérifier que le nombre de fichiers Excel originaux correspond au nombre de fichiers TXT de sortie permet de déterminer rapidement si la conversion est complète. L’exemple de la capture d’écran montre 8 fichiers Excel convertis en 8 fichiers TXT, un nombre correspondant qui facilite la confirmation.
4. Quels sont les avantages de l’importation depuis un dossier ?
Lorsque tous les fichiers Excel se trouvent dans le même répertoire, « Importer des fichiers d’un dossier » est plus rapide que l’ajout un par un et réduit le risque d’oubli de sélection. Il est recommandé de rassembler les fichiers dans un dossier avant d’effectuer le traitement par lot.
5. Faut-il réorganiser les noms des fichiers à l’avance ?
Il est conseillé de conserver des noms de fichiers explicites, en utilisant par exemple des noms identifiables comme Infos Clients, Historique Commandes, Données Ventes. Les fichiers TXT convertis reprennent généralement le nom du fichier d’origine, une dénomination normalisée facilite la recherche et la livraison ultérieures.
Résumé : Remplacer l’enregistrement individuel par la conversion par lot pour améliorer l’efficacité bureautique
L’enregistrement par lot de tableaux Excel au format TXT est particulièrement adapté aux scénarios de bureau où le nombre de fichiers est élevé, le format de sortie doit être unifié et une livraison rapide est nécessaire. HeSoft Doc Batch Tool propose un processus clair pour convertir Excel en txt : entrer dans les Outils Excel, sélectionner Excel vers Txt, ajouter des fichiers ou importer depuis un dossier, confirmer les enregistrements, définir l’emplacement de sauvegarde, puis commencer le traitement. L’ensemble du processus est conçu pour le traitement par lot, réduisant significativement les clics répétitifs et les temps d’attente manuels.
Si vous traitez actuellement un ensemble de rapports, listes, pointages ou commandes Excel, inutile de les ouvrir un par un pour les enregistrer sous. Commencez par organiser le dossier source, puis suivez les étapes de cet article pour utiliser la fonction de conversion par lot et obtenir rapidement un ensemble de fichiers texte TXT portant le même nom, rendant l’importation, l’archivage et le transfert des données plus efficaces.