많은 오래된 표가 여전히 .xls 형식으로 저장되어 있어, 협업, 보관 또는 시스템 가져오기 시 .xlsx로의 통일된 변환이 필요할 수 있습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로, 여러 Excel 파일을 일괄 추가하고 "Excel에서 Xlsx로 변환" 기능을 통해 형식 변환을 완료하는 방법을 설명하며, 재무 보고서, 업무 장부, 오래된 표 정리 등의 시나리오에 적합합니다.
일상 업무에서 많은 Excel 표 파일은 서로 다른 연도, 부서 또는 업무 시스템에서 비롯되었을 수 있으며, 그중 상당수는 여전히 이전 버전의 .xls 형식입니다. 파일 하나를 수동으로 열어 .xlsx로 다른 이름으로 저장하는 것은 복잡하지 않지만, 데스크톱에 수십, 수백 개 또는 그 이상의 Excel 파일이 있고 형식을 일괄 변환해야 하는 경우, 반복적으로 열고, 다른 이름으로 저장하고, 닫는 과정은 매우 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 파일을 빠뜨리거나, 이름을 혼동하거나, 저장 위치를 잘못 지정하는 문제가 발생하기 쉽습니다.
이 문서에서 해결하려는 문제는 명확합니다: 많은 Excel 표 파일을 XLS 형식에서 XLSX 형식으로 일괄 변환하는 것입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 오피스 소프트웨어 " HeSoft Doc Batch Tool "를 예로 들어 Excel 도구 모듈에 진입하여 "Excel을 Xlsx로 변환" 기능을 선택하고, 파일을 일괄 가져와 인터페이스 절차에 따라 작업을 완료하는 방법을 설명합니다. 이 방식을 통해 원래 개별적으로 작업해야 했던 Excel 형식 변환 작업을 하나의 일괄 처리 절차로 정리하여 반복 작업을 줄이고 파일 정리 효율성을 높일 수 있습니다.
적용 시나리오: 어떤 경우에 XLS를 XLSX로 일괄 변환해야 하나요?
XLS는 초기 Excel의 일반적인 통합 문서 형식인 반면, XLSX는 비교적 새로운 Office Open XML 형식입니다. 많은 기업에서 문서 관리, 데이터 교환 및 시스템 가져오기 시 현재 Excel 업무 환경에 더 잘 맞고 추후 공유, 보관 및 처리에 더 용이하기 때문에 .xlsx 파일을 선호하는 경향이 있습니다.
다음 시나리오는 일괄 변환 도구를 사용하기에 특히 적합합니다:
- 재무 보고서 보관: 과거 연도의 재무제표, 예산표, 대사표가 여전히 .xls 형식이므로 .xlsx로 통일하여 변경한 후 보관해야 합니다.
- 업무 대장 정리: 영업 대장, 고객 명단, 재고표 등이 여러 사람에게서 와 형식이 통일되지 않아 파일 형식을 일괄적으로 규격화해야 합니다.
- 시스템 가져오기 전 준비: 일부 시스템에서는 .xlsx 파일 업로드를 요구하므로 이전 버전의 .xls 파일을 먼저 변환해야 합니다.
- 파일 마이그레이션 및 백업: 회사에서 업무 규정을 변경하거나 새 문서 라이브러리로 마이그레이션할 때, 기존 Excel 파일을 XLSX로 통일하기를 원합니다.
- 다수 사용자 협업: 호환성 문제를 줄이기 위해 이전 형식의 표를 일반적으로 사용되는 새 형식으로 변환하여 동료가 쉽게 열고 편집할 수 있도록 합니다.
파일이 소량이라면 수동으로 다른 이름으로 저장해도 완료할 수 있지만, 파일 수가 수십 개 이상에 달하면 " HeSoft Doc Batch Tool "와 같은 오피스 소프트웨어를 사용하여 일괄 처리하는 것이 실제 업무 요구에 더 적합할 것입니다.
결과 미리보기: 처리 전에는 XLS, 처리 후에는 통일된 XLSX로 변경
처리 전: 대량의 Excel 파일 확장자가 .xls
처리 전 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 폴더에는 "Financial Statements 1.xls"에서 "Financial Statements 30.xls"까지 명명된 Excel 표 파일 묶음이 있습니다. 이 파일들의 확장자는 모두 .xls로, 이전 버전의 Excel 통합 문서 형식에 속합니다. 만약 하나씩 열어 .xlsx로 다른 이름으로 저장한다면, 30개의 파일에 대해 동일한 동작을 30번 반복 실행해야 합니다.
이러한 상황은 업무에서 매우 흔합니다. 파일 이름 규칙이 유사하고, 수량이 많으며, 확장자가 일치하므로 일괄 처리 도구에 맡겨 통일된 형식 변환을 완료하기에 적합합니다.
처리 후: 파일 확장자가 통일적으로 .xlsx로 변경
처리 후 스크린샷은 동일한 파일 묶음이 이미 "Financial Statements 1.xlsx"에서 "Financial Statements 30.xlsx"로 변경되었음을 보여줍니다. 즉, 원래의 .xls 표가 이미 .xlsx 형식으로 일괄 변환되었으며, 파일 이름 본체는 유지되고 확장자는 업데이트 완료되었습니다.
이러한 변환 결과는 추후 계속 정리하거나, 발송하거나, 시스템에 업로드하거나, 기업 문서 라이브러리에 저장하는 데 편리합니다. 수동으로 하나씩 다른 이름으로 저장하는 것과 비교하여, 일괄 변환은 반복 작업을 현저히 줄이고 파일을 빠뜨릴 위험도 낮출 수 있습니다.
조작 단계: HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 Excel 형식 일괄 변환
1단계: Excel 도구에 진입하여 "Excel을 Xlsx로 변환" 선택
" HeSoft Doc Batch Tool "를 열면, 왼쪽 기능 분류에서 Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 여러 오피스 문서 관련 모듈을 볼 수 있습니다. 이번 처리 대상은 Excel 표 파일이므로 먼저 왼쪽의 Excel 도구를 클릭합니다.
Excel 도구 페이지에 진입하면, 인터페이스에는 Excel 일괄 처리와 관련된 여러 기능 카드가 표시됩니다. 예를 들어 Excel 비밀번호 보호 추가, Excel 비밀번호 보호 삭제, Excel을 PDF로 변환, Excel을 Csv로 변환 등이 있습니다. 이번 목표에 따라 "Excel을 Xlsx로 변환" 기능을 찾아 클릭해야 합니다. 스크린샷에서 이 기능은 목록 오른쪽 영역에 위치하며, "Excel 파일을 Xlsx 형식으로 일괄 변환"하는 데 사용된다고 명확하게 표시되어 있습니다.
이 단계의 목적은 소프트웨어에 앞으로 실행할 구체적인 작업을 알려주는 것입니다. 이미지 내보내기도, PDF 변환도 아닌, Excel 파일을 XLSX 형식으로 변환하는 것입니다. 올바른 기능을 선택하면 이후 가져온 파일들이 XLSX 형식 변환 절차에 따라 처리됩니다.
2단계: 변환할 Excel 파일 추가
"Excel을 Xlsx로 변환" 기능 페이지에 진입하면, 인터페이스 상단에 현재 기능 이름이 표시되고, 절차 영역에는 1단계로 "처리할 레코드 선택"이 표시됩니다. 오른쪽 상단에서 두 가지 주요 가져오기 입구를 볼 수 있습니다: "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"입니다.
일부 Excel 파일만 처리해야 하는 경우 "파일 추가"를 클릭하여 지정된 .xls 파일을 수동으로 선택할 수 있습니다. 파일이 모두 같은 폴더에 집중되어 있다면, 예를 들어 스크린샷의 Financial Statements 표 묶음과 같은 경우, "폴더에서 파일 가져오기"를 클릭하여 폴더 내 파일을 한 번에 처리 목록에 추가하는 것이 더 적합합니다.
가져온 후에는 페이지 하단에 파일 목록이 나타납니다. 스크린샷의 목록에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간, 조작 등의 정보가 포함되어 있습니다. 이러한 필드를 통해 파일 이름이 올바른지, 경로가 대상 폴더에서 왔는지, 확장자가 xls인지 확인할 수 있습니다. 만약 특정 파일을 처리할 필요가 없다면, 조작 열의 삭제 아이콘을 통해 제거할 수 있습니다. 가져오기가 잘못되었다면, 페이지의 "비우기"를 사용하여 다시 선택할 수 있습니다.
3단계: 처리 대기 목록 확인하여 누락 또는 잘못된 선택 방지
일괄 변환 전에 처리 대기 목록을 빠르게 검토하는 것이 좋습니다. Excel을 XLSX로 일괄 변환하는 작업에서 가장 중요한 것은 다음 세 가지를 확인하는 것입니다:
- 개수가 정확한지: 예를 들어 이 예시에서는 30개의 Financial Statements 파일을 변환해야 하므로, 가져온 개수가 폴더 내 파일 개수와 대체로 일치하는지 확인해야 합니다.
- 확장자가 예상과 일치하는지: 목록에 확장자가 xls로 표시되어 있으면, 현재 가져온 파일이 변환해야 할 이전 버전의 Excel 파일임을 의미합니다.
- 경로가 올바른지: 컴퓨터에 동일한 이름의 폴더가 여러 개 존재하는 경우, 경로가 이번에 처리하려는 대상 디렉터리에서 왔는지 확인해야 합니다.
페이지에는 또한 페이징, 페이지당 항목 수, 필터링, 정렬 등 목록 확인 기능이 제공됩니다. 파일 수가 많은 경우 이러한 목록 기능을 보조적으로 활용하여 관련 없는 파일이 변환 작업에 포함되지 않도록 확인할 수 있습니다.
4단계: "다음"을 클릭하여 저장 위치 설정
파일 목록에 문제가 없음을 확인한 후, 페이지 하단의 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 절차 안내에서 2단계는 "저장 위치 설정"입니다. 이 단계의 역할은 변환된 .xlsx 파일을 어디에 저장할지 결정하는 것입니다.
파일을 일괄 처리할 때 저장 위치는 매우 중요합니다. 업무 습관에 따라 명확한 출력 디렉터리를 선택하는 것이 좋습니다. 예를 들어 "XLSX 변환 결과" 폴더를 새로 만들어 원본 .xls 파일과 구분하는 것입니다. 이렇게 하면 추후 처리 전후 파일을 대조해야 하더라도 원본 파일과 새 파일이 혼동되지 않습니다.
스크린샷에는 구체적인 저장 위치 페이지의 상세 옵션이 나와 있지 않으므로, 실제 조작 시 소프트웨어 인터페이스 안내에 따라 저장 경로 설정을 완료한 후 다음 절차로 계속 진행합니다.
5단계: 처리를 시작하고 일괄 변환 완료 대기
절차 안내에서 3단계는 "처리 시작"입니다. 저장 위치를 설정한 후, 인터페이스 안내에 따라 처리를 시작합니다. 소프트웨어는 앞서 선택한 "Excel을 Xlsx로 변환" 기능에 따라 가져오기 목록의 Excel 파일에 대해 일괄 변환을 수행합니다.
처리가 완료되면 출력 폴더를 열어 확인합니다. 예상되는 결과는 원래 확장자가 .xls였던 파일이 해당하는 .xlsx 파일로 생성되었으며, 파일 이름 본체는 일반적으로 일관되게 유지되고 확장자만 .xlsx로 변경된 것입니다. 이렇게 하면 많은 Excel 표 파일의 형식 통일이 완료됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의 사항
1. XLS와 XLSX의 차이점은 무엇인가요?
.xls는 비교적 초기 버전의 Excel에서 사용하는 통합 문서 형식이고, .xlsx는 비교적 새로운 Excel 통합 문서 형식입니다. 일상 업무에서 .xlsx가 더 흔하며, 현재 버전의 Excel, WPS 표 및 많은 기업 시스템에서 사용하기에 더 적합합니다. XLS를 XLSX로 일괄 변환하면 파일 규격을 통일하는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 변환 전에 원본 파일을 백업해야 하나요?
특히 재무 보고서, 계약 목록, 업무 데이터 등 중요한 파일의 경우 원본 .xls 파일을 보존하는 것이 좋습니다. 일괄 변환은 파일 처리 작업에 속하므로 사전에 백업하면 조작 실수 위험을 줄이고 추후 대조에도 용이합니다.
3. 한 번에 전체 폴더를 가져올 수 있나요?
스크린샷에서 볼 수 있듯이 기능 페이지에는 "폴더에서 파일 가져오기" 버튼이 제공됩니다. 따라서 동일 폴더에 있는 많은 Excel 파일을 처리해야 하는 경우 이 입구를 사용하여 가져오기 효율성을 높이고 파일을 하나씩 선택하는 것을 피할 수 있습니다.
4. 변환이 필요하지 않은 파일을 가져온 경우 어떻게 하나요?
파일 목록의 조작 열에서 삭제 아이콘을 볼 수 있습니다. 개별 파일만 처리할 필요가 없는 경우 목록에서 제거할 수 있으며, 전체적으로 가져오기가 잘못된 경우 "비우기"를 사용한 후 파일을 다시 추가할 수 있습니다.
5. 일괄 변환 후 결과를 어떻게 확인하나요?
처리 완료 후, 파일 개수, 파일 이름 및 확장자 세 가지 기준으로 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 처리 전에 30개의 .xls 파일이 있었다면, 처리 후에도 해당 개수의 .xlsx 파일이 보여야 합니다. 파일 이름 본체는 원본 파일과 대응되어야 하며, 확장자는 .xlsx로 변경되어야 합니다.
요약: 일괄 처리 도구로 반복적인 다른 이름 저장 작업 줄이기
Excel의 XLS 파일을 XLSX 형식으로 일괄 변환하는 것은 본질적으로 빈도는 높지만 반복적인 업무 작업입니다. 소량의 파일은 수동으로 처리해도 괜찮지만, 수십 개 또는 그 이상의 표를 처리해야 할 경우 하나씩 열고, 다른 이름으로 저장하고, 닫는 작업은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다.
" HeSoft Doc Batch Tool "의 Excel 도구 모듈을 통해 직접 "Excel을 Xlsx로 변환"을 선택한 다음, "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 처리할 표를 일괄 추가하고, 이어서 절차에 따라 저장 위치를 설정하고 처리를 시작할 수 있습니다. 재무, 행정, 인사, 운영 등 자주 표 파일을 정리하는 업무 담당자에게 이러한 일괄 변환 방식은 반복 작업을 현저히 줄여 파일 형식 통일을 더 간단하게 만들 수 있습니다.
만약 현재 대량의 .xls 표를 .xlsx로 변환해야 한다면, 먼저 파일을 한 폴더에 모으고 파일 개수와 이름 규칙을 확인한 후, 본 문서의 단계에 따라 오피스 소프트웨어를 사용하여 일괄 처리하여 신속하게 Excel 형식을 통일하는 것이 좋습니다.