De nombreux tableaux historiques sont encore enregistrés au format .xls et peuvent nécessiter une conversion en .xlsx pour la collaboration, l'archivage ou l'importation système. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour expliquer comment ajouter plusieurs fichiers Excel par lots et effectuer la conversion de format via la fonction « Convertir Excel en Xlsx », ce qui convient aux scénarios tels que les rapports financiers, les registres métier et la consolidation de tableaux historiques.
Dans le travail quotidien, de nombreux fichiers Excel peuvent provenir de différentes années, de différents services ou de différents systèmes d'exploitation, et beaucoup d'entre eux sont encore dans l'ancien format .xls. Ouvrir manuellement chaque fichier et le réenregistrer en .xlsx n'est pas compliqué, mais si vous avez des dizaines, des centaines, voire plus de fichiers Excel sur le bureau qui doivent être uniformément convertis, le processus répétitif d'ouverture, d'enregistrement et de fermeture prend beaucoup de temps et peut entraîner des oublis, des confusions de noms ou des erreurs d'emplacement de sauvegarde.
Le problème abordé dans cet article est clair : convertir par lots de nombreux fichiers Excel du format XLS au format XLSX. Ce qui suit, avec des captures d'écran, prendra comme exemple le logiciel de bureau « HeSoft Doc Batch Tool » pour expliquer comment accéder au module d'outils Excel, sélectionner la fonction « Convertir Excel en Xlsx », importer des fichiers par lots et terminer le traitement selon le flux de l'interface. De cette manière, la tâche de conversion de format Excel, qui nécessitait auparavant des opérations individuelles, peut être organisée en un processus de traitement par lots unique, réduisant le travail répétitif et améliorant l'efficacité de l'organisation des fichiers.
Scénarios applicables : Dans quels cas faut-il convertir en lot des XLS en XLSX ?
Le XLS est un ancien format de classeur courant d'Excel, tandis que le XLSX est le plus récent format Office Open XML. De nombreuses entreprises, lors de la gestion documentaire, de l'échange de données et de l'importation système, préfèrent utiliser des fichiers .xlsx, car ils sont plus conformes à l'environnement de travail Excel actuel et plus faciles à partager, archiver et traiter ultérieurement.
Les scénarios suivants sont particulièrement adaptés à l'utilisation d'un outil de conversion par lots :
- Archivage des états financiers : Les rapports financiers, tableaux budgétaires, états de rapprochement des années précédentes sont encore au format .xls et doivent être uniformément convertis en .xlsx avant archivage.
- Organisation des registres d'activité : Les registres de ventes, listes de clients, tableaux d'inventaire provenant de différentes personnes ont des formats non unifiés et nécessitent une normalisation par lots du format de fichier.
- Préparation avant importation système : Certains systèmes exigent le téléchargement de fichiers .xlsx, les anciens fichiers .xls doivent donc être convertis au préalable.
- Migration et sauvegarde de fichiers : Lors d'un changement de norme bureautique ou d'une migration vers une nouvelle bibliothèque de documents, une entreprise peut souhaiter uniformiser ses anciens fichiers Excel en XLSX.
- Collaboration multi-utilisateurs : Pour réduire les problèmes de compatibilité, les tableaux d'anciens formats sont convertis vers le nouveau format courant, facilitant l'ouverture et l'édition par les collègues.
S'il n'y a que quelques fichiers, les réenregistrer manuellement est faisable ; mais lorsque le nombre de fichiers atteint plusieurs dizaines, l'utilisation d'un logiciel de bureau comme « HeSoft Doc Batch Tool » pour le traitement par lots répond mieux aux besoins réels du travail de bureau.
Aperçu du résultat : Avant traitement en XLS, après traitement uniformément en XLSX
Avant traitement : De nombreux fichiers Excel avec l'extension .xls
La capture d'écran avant traitement montre qu'un dossier contient un ensemble de fichiers Excel nommés « Financial Statements 1.xls » à « Financial Statements 30.xls ». Leurs extensions de fichier sont toutes .xls, appartenant à l'ancien format de classeur Excel. Si on les ouvrait un par un pour les réenregistrer en .xlsx, il faudrait répéter la même action 30 fois pour 30 fichiers.
Ce type de situation est très courant au bureau : règles de nommage similaires, grand nombre, extension identique, ce qui est idéal pour confier la conversion de format à un outil de traitement par lots.
Après traitement : Extensions de fichiers uniformément changées en .xlsx
La capture d'écran après traitement montre que le même ensemble de fichiers est devenu « Financial Statements 1.xlsx » à « Financial Statements 30.xlsx ». En d'autres termes, les tableaux .xls d'origine ont été convertis par lots au format .xlsx, le corps du nom de fichier restant inchangé et l'extension étant mise à jour.
Ce résultat de conversion facilite la suite de l'organisation, de l'envoi, du téléchargement dans un système ou de l'enregistrement dans la bibliothèque documentaire de l'entreprise. Comparé au réenregistrement manuel un par un, la conversion par lots réduit considérablement les opérations répétitives et diminue le risque d'omettre des fichiers.
Étapes opérationnelles : Utiliser HeSoft Doc Batch Tool pour convertir le format Excel par lots
Étape 1 : Accéder aux outils Excel, sélectionner « Convertir Excel en Xlsx »
Après avoir ouvert « HeSoft Doc Batch Tool », vous pouvez voir dans la classification des fonctions sur la gauche plusieurs modules liés aux documents bureautiques, tels que les outils Word, les outils Excel, les outils PowerPoint, les outils PDF, etc. Comme l'objet de ce traitement est un fichier Excel, cliquez d'abord sur Outils Excel à gauche.
Une fois sur la page des outils Excel, l'interface affiche plusieurs cartes de fonctionnalités liées au traitement par lots Excel, telles que Ajouter une protection par mot de passe Excel, Supprimer la protection par mot de passe Excel, Convertir Excel en PDF, Convertir Excel en CSV, etc. Selon l'objectif actuel, il faut trouver et cliquer sur la fonction « Convertir Excel en Xlsx ». Sur la capture d'écran, cette fonction se trouve dans la zone droite de la liste et est clairement étiquetée comme servant à « convertir par lots des fichiers Excel au format Xlsx ».
Le but de cette étape est d'indiquer au logiciel la tâche spécifique à exécuter ensuite : non pas exporter en image, ni convertir en PDF, mais convertir les fichiers Excel au format XLSX. Après avoir sélectionné la bonne fonction, les fichiers importés par la suite seront traités selon le flux de conversion au format XLSX.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Excel à convertir
Après être entré sur la page de la fonction « Convertir Excel en Xlsx », le haut de l'interface affiche le nom de la fonction actuelle, la zone de flux indique que l'étape 1 est « Sélectionner les enregistrements à traiter ». En haut à droite, on peut voir deux points d'entrée principaux pour l'importation : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier ».
S'il suffit de traiter certains fichiers Excel, on peut cliquer sur « Ajouter des fichiers » pour sélectionner manuellement les fichiers .xls spécifiés ; si les fichiers sont tous concentrés dans le même dossier, comme l'ensemble de tableaux Financial Statements dans la capture d'écran, il est plus approprié de cliquer sur « Importer des fichiers depuis un dossier » pour ajouter en une fois le contenu du dossier à la liste de traitement.
Après l'importation, une liste de fichiers apparaît en bas de la page. La liste dans la capture d'écran comprend des informations telles que le numéro, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les actions. Ces champs permettent de vérifier : si le nom des fichiers est correct, si le chemin provient du dossier cible, si l'extension est bien xls. Si on découvre qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, on peut le retirer via l'icône de suppression dans la colonne des actions ; si l'importation est erronée, on peut également utiliser « Vider » sur la page pour recommencer la sélection.
Étape 3 : Confirmer la liste à traiter pour éviter les oublis ou les erreurs de sélection
Avant la conversion par lots, il est conseillé de vérifier rapidement la liste à traiter. Pour une tâche comme la conversion Excel en XLSX par lots, les trois points les plus importants à confirmer sont :
- Le nombre est-il correct : Par exemple, dans ce cas, 30 fichiers Financial Statements doivent être convertis, il faut confirmer que le nombre importé correspond approximativement au nombre de fichiers dans le dossier.
- Les extensions correspondent-elles aux attentes : Les extensions affichées dans la liste sont xls, ce qui indique que les fichiers importés actuellement sont les anciens fichiers Excel à convertir.
- Le chemin est-il correct : S'il existe plusieurs dossiers portant le même nom sur l'ordinateur, il faut confirmer que le chemin provient du répertoire cible à traiter cette fois-ci.
La page offre également des fonctionnalités de visualisation de liste comme la pagination, le nombre d'éléments par page, le filtrage et le tri. Pour les cas où le nombre de fichiers est élevé, ces fonctions de liste peuvent aider à la vérification et éviter d'ajouter des fichiers non pertinents à la tâche de conversion.
Étape 4 : Cliquer sur « Suivant », définir l'emplacement de sauvegarde
Après avoir confirmé que la liste de fichiers est correcte, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas de la page. Dans l'invite de flux de l'interface, l'étape 2 est « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Le but de cette étape est de déterminer où les fichiers .xlsx convertis seront sauvegardés.
Lors du traitement de fichiers par lots, l'emplacement de sauvegarde est très important. Il est conseillé, selon vos habitudes de bureau, de choisir un dossier de sortie clair, par exemple en créant un dossier « Résultats de la conversion XLSX », afin de le distinguer des fichiers .xls d'origine. Ainsi, même s'il est nécessaire de vérifier les fichiers avant et après traitement, les fichiers originaux et les nouveaux fichiers ne seront pas confondus.
Étant donné que la capture d'écran ne montre pas les options détaillées de la page d'emplacement de sauvegarde, l'opération réelle doit se faire selon les invites de l'interface du logiciel, puis passer à l'étape suivante une fois le paramétrage du chemin de sauvegarde terminé.
Étape 5 : Démarrer le traitement, attendre la fin de la conversion par lots
L'invite de flux indique que l'étape 3 est « Démarrer le traitement ». Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, lancez le traitement en suivant les invites de l'interface. Le logiciel procédera à la conversion par lots des fichiers Excel de la liste importée, conformément à la fonction « Convertir Excel en Xlsx » précédemment sélectionnée.
Une fois le traitement terminé, ouvrez le dossier de sortie pour vérification. Le résultat attendu est le suivant : les fichiers dont l'extension d'origine était .xls ont généré les fichiers .xlsx correspondants ; le corps du nom de fichier reste généralement identique, seule l'extension passe à .xlsx. L'uniformisation du format d'un grand nombre de fichiers Excel est ainsi achevée.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Quelle est la différence entre XLS et XLSX ?
Le .xls est un format de classeur utilisé par les versions antérieures d'Excel, le .xlsx est un format de classeur Excel plus récent. Pour le travail quotidien, le .xlsx est plus courant et mieux adapté aux versions actuelles d'Excel, de WPS Tableur et de nombreux systèmes d'entreprise. Convertir par lots des XLS en XLSX aide à uniformiser la norme des fichiers.
2. Faut-il sauvegarder les fichiers originaux avant la conversion ?
Il est conseillé de conserver les fichiers .xls originaux, surtout pour les états financiers, listes de contrats, données d'activité et autres documents importants. La conversion par lots est une opération de traitement de fichiers, une sauvegarde préalable réduit les risques de fausse manœuvre et facilite la vérification ultérieure.
3. Peut-on importer un dossier entier en une fois ?
D'après les captures d'écran, la page de fonction offre un bouton « Importer des fichiers depuis un dossier ». Ainsi, lorsqu'il faut traiter un grand nombre de fichiers Excel dans le même dossier, cette option permet d'améliorer l'efficacité de l'importation en évitant de sélectionner les fichiers un par un.
4. Que faire si des fichiers importés n'ont pas besoin d'être convertis ?
L'icône de suppression est visible dans la colonne d'actions de la liste de fichiers. Si seuls quelques fichiers n'ont pas besoin d'être traités, on peut les retirer de la liste ; si l'importation entière est erronée, on peut utiliser « Vider » puis rajouter les fichiers corrects.
5. Comment vérifier les résultats après la conversion par lots ?
Une fois le traitement terminé, il est conseillé de vérifier selon trois dimensions : le nombre de fichiers, le nom des fichiers et l'extension. Par exemple, s'il y avait 30 fichiers .xls avant traitement, on doit voir un nombre correspondant de fichiers .xlsx après traitement ; le corps du nom de fichier doit correspondre aux fichiers originaux, et l'extension doit être passée à .xlsx.
Résumé : Utilisez les outils de traitement par lots pour réduire les opérations répétitives de réenregistrement
Convertir par lots des fichiers Excel XLS au format XLSX est essentiellement une tâche bureautique fréquente mais répétitive. La gestion manuelle de quelques fichiers est acceptable, mais face à des dizaines de tableaux ou plus, ouvrir, réenregistrer, fermer un par un est non seulement chronophage, mais aussi sujet à des oublis.
Via le module d'outils Excel de « HeSoft Doc Batch Tool », on peut directement choisir « Convertir Excel en Xlsx », puis ajouter par lots les tableaux à traiter en utilisant « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers depuis un dossier », et ensuite suivre le flux pour définir l'emplacement de sauvegarde et démarrer le traitement. Pour les postes en finance, administration, ressources humaines, opérations qui manipulent fréquemment des tableaux, cette méthode de conversion par lots peut réduire considérablement le travail répétitif et simplifier l'uniformisation des formats de fichiers.
Si vous avez également un grand nombre de tableaux .xls à convertir en .xlsx, il est conseillé de d'abord rassembler les fichiers dans un seul dossier, de confirmer le nombre et les règles de nommage des fichiers, puis de suivre les étapes de cet article pour utiliser le logiciel de bureau en traitement par lots et achever rapidement l'uniformisation du format Excel.