Viele historische Tabellen werden immer noch im .xls-Format gespeichert, und es kann erforderlich sein, sie für die Zusammenarbeit, Archivierung oder den Systemimport einheitlich in .xlsx zu konvertieren. Dieser Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel, um zu erklären, wie Sie mehrere Excel-Dateien stapelweise hinzufügen und die Formatkonvertierung mit der Funktion „Excel zu Xlsx konvertieren“ durchführen. Dies eignet sich für Szenarien wie Finanzberichte, Geschäftsjournale und die Organisation historischer Tabellen.
Im Büroalltag stammen viele Excel-Tabellendateien aus unterschiedlichen Jahren, Abteilungen oder Geschäftssystemen, und ein großer Teil davon liegt noch im alten .xls-Format vor. Eine einzelne Datei manuell zu öffnen und als .xlsx zu speichern, ist nicht kompliziert. Wenn jedoch Dutzende, Hunderte oder noch mehr Excel-Dateien auf dem Desktop einheitlich konvertiert werden müssen, ist das wiederholte Öffnen, Speichern unter und Schließen sehr zeitaufwendig und birgt das Risiko von fehlenden Verarbeitungen, Benennungschaos oder Speicherfehlern.
Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist klar: Die Stapelkonvertierung vieler Excel-Tabellendateien vom XLS-Format in das XLSX-Format. Im Folgenden wird anhand von Screenshots und am Beispiel der Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ erläutert, wie Sie das Excel-Tool-Modul aufrufen, die Funktion „Excel in Xlsx konvertieren“ auswählen, Dateien stapelweise importieren und den Vorgang gemäß der Benutzeroberfläche abschließen. Auf diese Weise kann die ursprünglich einzeln auszuführende Aufgabe der Excel-Formatkonvertierung in einen einzigen Stapelverarbeitungsprozess überführt werden, was redundante Arbeit reduziert und die Effizienz der Dateiverwaltung erhöht.
Anwendungsszenarien: Wann ist eine Stapelkonvertierung von XLS zu XLSX erforderlich?
XLS ist ein früheres, gängiges Arbeitsmappenformat von Excel, während XLSX das neuere Office Open XML-Format ist. Viele Unternehmen bevorzugen bei der Dokumentenverwaltung, beim Datenaustausch und beim Systemimport .xlsx-Dateien, da dieses Format besser zur aktuellen Excel-Büroumgebung passt und sich einfacher für die gemeinsame Nutzung, Archivierung und weitere Bearbeitung eignet.
Die folgenden Szenarien profitieren besonders von einem Stapelkonvertierungstool:
- Archivierung von Finanzberichten: Historische Jahresabschlüsse, Budgettabellen und Abstimmungslisten liegen noch als .xls vor und müssen vor der Archivierung einheitlich in .xlsx umgewandelt werden.
- Ordnung von Geschäftsaufzeichnungen: Verkaufsaufzeichnungen, Kundenlisten, Lagerbestandslisten usw. stammen von verschiedenen Personen und haben kein einheitliches Format; sie müssen stapeleweise standardisiert werden.
- Vorbereitung für Systemimporte: Einige Systeme verlangen den Upload von .xlsx-Dateien; alte .xls-Dateien müssen zuerst konvertiert werden.
- Dateimigration und -sicherung: Wenn ein Unternehmen die Bürostandards ändert oder in eine neue Dokumentenbibliothek migriert, sollen alte Excel-Dateien einheitlich in XLSX umgewandelt werden.
- Kollaborative Bearbeitung: Um Kompatibilitätsprobleme zu reduzieren, werden alte Tabellenformate in das gängige neue Format konvertiert, damit Kollegen sie leicht öffnen und bearbeiten können.
Bei wenigen Dateien ist das manuelle Speichern unter problemlos möglich; ab einer Menge von mehreren Dutzend Dateien ist die Stapelverarbeitung mit einer Bürosoftware wie „ HeSoft Doc Batch Tool “ jedoch viel besser für die tatsächlichen Büroanforderungen geeignet.
Ergebnisvorschau: Vorher XLS, nachher einheitlich XLSX
Vor der Verarbeitung: Viele Excel-Dateien mit der Endung .xls
Auf dem Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich in einem Ordner eine Reihe von Excel-Tabellendateien mit den Namen „Financial Statements 1.xls“ bis „Financial Statements 30.xls“ befinden. Ihre Dateiendungen sind alle .xls, sie gehören also zum alten Excel-Arbeitsmappenformat. Würde man jede einzeln öffnen und als .xlsx speichern, müsste man diesen Vorgang für 30 Dateien 30 Mal wiederholen.
Diese Situation ist im Büroalltag sehr häufig: ähnliche Dateinamenregeln, große Anzahl, einheitliche Endung – genau das Richtige, um die Formatkonvertierung einem Stapelverarbeitungstool zu überlassen.
Nach der Verarbeitung: Dateiendungen einheitlich in .xlsx geändert
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass dieselbe Dateireihe nun in „Financial Statements 1.xlsx“ bis „Financial Statements 30.xlsx“ umgewandelt wurde. Das bedeutet, die ursprünglichen .xls-Tabellen wurden stapelweise in das .xlsx-Format konvertiert, wobei der Hauptteil des Dateinamens unverändert blieb und die Endung aktualisiert wurde.
Dieses Konvertierungsergebnis erleichtert die anschließende weitere Bearbeitung, den Versand, den Upload in Systeme oder die Ablage in der Unternehmensdokumentenbibliothek. Im Vergleich zum manuellen, einzelnen Speichern reduziert die Stapelkonvertierung sich wiederholende Vorgänge erheblich und senkt das Risiko, Dateien zu vergessen.
Vorgehensweise: Stapelkonvertierung von Excel-Formaten mit HeSoft Doc Batch Tool
Schritt 1: Rufen Sie das Excel-Tool auf und wählen Sie „Excel in Xlsx konvertieren“
Nach dem Öffnen von „ HeSoft Doc Batch Tool “ sehen Sie in der linken Funktionsklassifizierung mehrere Module für Bürodokumente, z. B. Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da es sich bei den zu verarbeitenden Dateien um Excel-Tabellen handelt, klicken Sie zunächst links auf Excel Tools.
Auf der daraufhin geöffneten Seite „Excel Tools“ werden mehrere Funktionskarten für die Stapelverarbeitung von Excel angezeigt, wie z. B. Excel-Passwortschutz hinzufügen, Excel-Passwortschutz entfernen, Excel in PDF konvertieren, Excel in CSV konvertieren usw. Entsprechend dem diesmaligen Ziel müssen Sie die Funktion „Excel in Xlsx konvertieren“ suchen und anklicken. Im Screenshot befindet sich diese Funktion im rechten Bereich der Liste und ist deutlich mit der Beschreibung gekennzeichnet, dass sie zum „Stapelweisen Konvertieren von Excel-Dateien in das Xlsx-Format“ dient.
Dieser Schritt dient dazu, der Software die konkret auszuführende Aufgabe mitzuteilen: nicht der Export von Bildern, nicht die Umwandlung in PDF, sondern die Konvertierung von Excel-Dateien in das XLSX-Format. Nur wenn die richtige Funktion ausgewählt ist, werden die anschließend importierten Dateien gemäß dem XLSX-Konvertierungsprozess verarbeitet.
Schritt 2: Fügen Sie die zu konvertierenden Excel-Dateien hinzu
Auf der Funktionsseite „Excel in Xlsx konvertieren“ wird oben der aktuelle Funktionsname angezeigt, und der Prozessbereich zeigt Schritt 1 als „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Oben rechts sehen Sie zwei Hauptimportoptionen: „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“.
Wenn nur einige Excel-Dateien verarbeitet werden müssen, klicken Sie auf „Dateien hinzufügen“ und wählen Sie die gewünschten .xls-Dateien manuell aus. Befinden sich die Dateien alle im selben Ordner, wie die Financial Statements-Tabellen im Screenshot, ist die Option „Dateien aus Ordner importieren“ besser geeignet, um alle Dateien eines Ordners auf einmal in die Verarbeitungsliste aufzunehmen.
Nach dem Import erscheint im unteren Seitenbereich die Dateiliste. Im Screenshot enthält die Liste Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeitpunkt, Änderungszeitpunkt und Aktionen. Anhand dieser Felder kann überprüft werden, ob der Dateiname korrekt ist, ob der Pfad aus dem Zielordner stammt und ob die Erweiterung xls lautet. Wenn eine Datei nicht verarbeitet werden soll, kann sie über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden; bei einem fehlerhaften Import können Sie über die Schaltfläche „Leeren“ auf der Seite die Auswahl zurücksetzen.
Schritt 3: Überprüfen Sie die Warteliste, um fehlende oder falsche Dateien zu vermeiden
Es wird empfohlen, die Warteliste vor der Stapelkonvertierung kurz zu überprüfen. Für Aufgaben wie die Stapelkonvertierung von Excel in XLSX sind vor allem drei Punkte entscheidend:
- Ist die Anzahl korrekt? Sollen beispielsweise wie hier 30 Financial Statements-Dateien konvertiert werden, sollte die importierte Anzahl ungefähr mit der Dateianzahl im Ordner übereinstimmen.
- Entspricht die Erweiterung den Erwartungen? Zeigt die Liste als Erweiterung xls an, handelt es sich bei den importierten Dateien um die zu konvertierenden alten Excel-Dateien.
- Ist der Pfad korrekt? Befinden sich auf dem Computer mehrere Ordner mit demselben Namen, muss bestätigt werden, dass der Pfad aus dem diesmal zu verarbeitenden Zielverzeichnis stammt.
Die Seite bietet zudem Listenfunktionen wie Paginierung, Anzahl pro Seite, Filterung und Sortierung. Bei einer großen Dateianzahl können diese Funktionen bei der Überprüfung helfen und verhindern, dass irrelevante Dateien in die Konvertierungsaufgabe aufgenommen werden.
Schritt 4: Klicken Sie auf „Weiter“ und legen Sie den Speicherort fest
Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Dateiliste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“. In der Prozessanzeige lautet der 2. Schritt „Speicherort festlegen“. In diesem Schritt legen Sie fest, wohin die konvertierten .xlsx-Dateien gespeichert werden.
Bei der Stapelverarbeitung von Dateien ist der Speicherort sehr wichtig. Es wird empfohlen, gemäß Ihren Arbeitsgewohnheiten ein übersichtliches Ausgabeverzeichnis zu wählen, z. B. einen neu erstellten Ordner „XLSX-Konvertierungsergebnis“, um die neuen Dateien von den ursprünglichen .xls-Dateien zu unterscheiden. So verwechseln Sie die Original- und die neuen Dateien selbst dann nicht, wenn Sie später die Dateien vor und nach der Verarbeitung abgleichen müssen.
Da der Screenshot keine detaillierten Optionen für die Speicherortseite zeigt, folgen Sie bei der tatsächlichen Bedienung den Anweisungen auf der Benutzeroberfläche und fahren Sie nach Abschluss der Speicherpfadeinstellungen mit dem nächsten Prozessschritt fort.
Schritt 5: Starten Sie den Vorgang und warten Sie, bis die Stapelkonvertierung abgeschlossen ist
Der 3. Schritt in der Prozessanzeige lautet „Verarbeitung starten“. Starten Sie die Verarbeitung gemäß den Anweisungen auf der Benutzeroberfläche, nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben. Die Software konvertiert die Excel-Dateien in der Importliste gemäß der zuvor ausgewählten Funktion „Excel in Xlsx konvertieren“ stapelweise.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Ausgabeordner zur Überprüfung. Das erwartete Ergebnis ist: Für die Dateien mit der ursprünglichen Endung .xls wurden entsprechende .xlsx-Dateien generiert; der Hauptteil des Dateinamens bleibt in der Regel gleich, nur die Endung lautet nun .xlsx. Damit ist die Vereinheitlichung des Formats einer großen Anzahl von Excel-Tabellendateien abgeschlossen.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen XLS und XLSX?
.xls ist ein Arbeitsmappenformat aus älteren Excel-Versionen, .xlsx ist das neuere Excel-Arbeitsmappenformat. Im Büroalltag ist .xlsx heute üblicher und eignet sich besser für aktuelle Versionen von Excel, WPS-Tabellen und viele Unternehmenssysteme. Die stapelweise Konvertierung von XLS in XLSX hilft, die Dateispezifikationen zu vereinheitlichen.
2. Müssen die Originaldateien vor der Konvertierung gesichert werden?
Es wird empfohlen, die ursprünglichen .xls-Dateien aufzubewahren, insbesondere bei wichtigen Dateien wie Finanzberichten, Vertragslisten oder Geschäftsdaten. Die Stapelkonvertierung ist ein Dateiverarbeitungsvorgang; eine vorherige Sicherung minimiert das Risiko von Fehlbedienungen und erleichtert den späteren Abgleich.
3. Kann ein ganzer Ordner auf einmal importiert werden?
Wie der Screenshot zeigt, bietet die Funktionsseite eine Schaltfläche „Dateien aus Ordner importieren“. Wenn viele Excel-Dateien aus demselben Ordner verarbeitet werden müssen, kann dieser Einstiegspunkt die Importeffizienz erhöhen und das mühsame Einzelauswählen der Dateien vermeiden.
4. Was tun, wenn Dateien importiert wurden, die gar nicht konvertiert werden sollen?
In der Aktionsspalte der Dateiliste ist ein Löschsymbol zu sehen. Sollen nur einzelne Dateien nicht verarbeitet werden, können diese aus der Liste entfernt werden; war der gesamte Import fehlerhaft, können Sie über „Leeren“ die Auswahl zurücksetzen und die Dateien neu hinzufügen.
5. Wie kann das Ergebnis nach der Stapelkonvertierung überprüft werden?
Es wird empfohlen, das Ergebnis nach den drei Dimensionen Dateianzahl, Dateiname und Dateiendung zu überprüfen. Gab es vor der Verarbeitung 30 .xls-Dateien, sollte danach die entsprechende Anzahl an .xlsx-Dateien vorhanden sein; der Hauptteil des Dateinamens sollte mit der Originaldatei übereinstimmen, und die Endung sollte in .xlsx geändert worden sein.
Fazit: Reduzieren Sie wiederholte „Speichern unter“-Vorgänge mit einem Stapelverarbeitungstool
Die stapelweise Konvertierung von Excel XLS-Dateien ins XLSX-Format ist im Kern eine hochfrequente, aber sich ständig wiederholende Büroaufgabe. Eine manuelle Bearbeitung ist bei wenigen Dateien noch akzeptabel, doch bei Dutzenden oder mehr Tabellen ist das einzelne Öffnen, Speichern unter und Schließen nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Über das Excel-Tool-Modul von „ HeSoft Doc Batch Tool “ können Sie direkt „Excel in Xlsx konvertieren“ auswählen, die zu verarbeitenden Tabellen über „Dateien hinzufügen“ oder „Dateien aus Ordner importieren“ stapelweise erfassen und dann gemäß dem Prozessablauf den Speicherort festlegen und den Vorgang starten. Für Kollegen in den Bereichen Finanzen, Verwaltung, Personal oder Betrieb, die regelmäßig Tabellendateien ordnen müssen, kann diese Art der Stapelkonvertierung den sich wiederholenden Arbeitsaufwand erheblich verringern und die Vereinheitlichung von Dateiformaten deutlich vereinfachen.
Wenn Sie derzeit ebenfalls viele .xls-Tabellen in .xlsx konvertieren müssen, empfiehlt es sich, die Dateien zunächst in einem Ordner zu sammeln, die Anzahl und Benennungsregeln zu bestätigen und dann gemäß den Schritten in diesem Artikel die Bürosoftware für die Stapelverarbeitung zu nutzen, um die Excel-Formate schnell zu vereinheitlichen.