폴더에 .xls 표가 많이 쌓여 있을 때, 하나씩 열어서 .xlsx로 저장하면 많은 시간이 낭비됩니다. 이 문서는 여러 Excel 파일 형식을 일괄 처리하는 방법을 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 Excel 도구에 들어가 "Excel을 Xlsx로 변환"을 선택하고, 폴더의 표를 일괄 가져와서 절차에 따라 저장 위치 설정과 변환 처리를 완료하는 방법을 소개합니다.
많은 사람들이 오래된 자료를 정리할 때 비슷한 문제에 직면합니다. 하나의 폴더에 대량의 Excel 표가 있고, 파일 내용은 재무제표, 프로젝트 목록, 구매·판매·재고 기록 또는 통계 대장일 수 있지만, 확장자는 여전히 구버전인 .xls입니다. 이후 시스템 업로드, 팀 협업 또는 보관 규정에서 .xlsx 사용을 요구한다면, 이 파일들을 통일된 형식으로 변환해야 합니다.
수동 변환 방법은 누구나 알고 있습니다. XLS 파일 하나를 열고, 다른 이름으로 저장을 클릭한 후, XLSX 형식을 선택하여 저장하는 것입니다. 문제는 파일이 많아지면 이 동작이 기계적인 반복 작업이 된다는 점입니다. 본문에서는 대량 사무 처리에 더 적합한 처리 방식을 소개합니다. 바로 " HeSoft Doc Batch Tool "의 Excel을 Xlsx로 변환 기능을 사용하여 여러 Excel 파일을 한 번에 작업 목록에 추가하고, 일괄적으로 XLS를 XLSX로 변환하는 것입니다.
적용 시나리오: 여러 Excel 파일을 XLSX 형식으로 통일해야 하는 경우
Excel 형식 일괄 변환은 소수만의 요구가 아니며, 기업 사무에서 매우 보편적입니다. 특히 파일이 레거시 시스템, 오래된 컴퓨터, 외부 고객 또는 다른 부서에서 온 경우 형식이 통일되지 않으면 후속 사용에 영향을 미칩니다.
다음과 같은 시나리오에 특히 일괄 변환이 적합합니다.
- 과거 자료 업그레이드: 예전에 저장된 표는 대부분 .xls인데, 장기 보존 및 열람을 위해 .xlsx로 통일해야 합니다.
- 재무 파일 정리: 월간 보고서, 분기 보고서, 연간 보고서 등 수량이 많아 형식을 통일하면 보관이 더 편리해집니다.
- 데이터 가져오기 준비: 특정 업무 시스템, 보고서 플랫폼 또는 데이터 도구가 .xlsx 파일만 허용하는 경우 사전 변환이 필요합니다.
- 부서 자료 취합: 각 부서에서 제출한 Excel 파일 형식이 일치하지 않을 때, 취합 전에 형식을 통일하면 관리가 용이합니다.
- 파일 표준화: 기업이 문서 관리 규범을 수립할 때, 표 형식 파일을 현재 일반적으로 사용되는 형식으로 통일하도록 요구할 수 있습니다.
위와 같은 작업의 핵심은 개별 파일을 어떻게 변환하느냐가 아니라, 수십 개에서 수백 개에 이르는 파일을 동일한 규칙에 따라 처리하는 방법에 있습니다. 사무용 소프트웨어의 일괄 처리 기능은 바로 이러한 반복 작업을 줄이기 위해 설계되었습니다.
효과 미리보기: 여러 XLS 파일에서 여러 XLSX 파일로
변환 전: 폴더 안이 모두 .xls 표입니다
처리 전 스크린샷은 여러 Excel 파일이 포함된 폴더를 보여줍니다. 파일 이름은 "Financial Statements 1.xls"부터 "Financial Statements 30.xls"까지 이어져 있으며, 같은 유형의 표 묶음임을 알 수 있고 현재 확장자는 모두 .xls입니다.
수동 방식을 사용하면 30번의 '다른 이름으로 저장' 작업을 반복해야 합니다. 파일당 20초만 걸려도 총 소요 시간이 크게 늘어나며, 중간에 집중력이 흐트러지면 특정 파일을 건너뛰거나 잘못된 위치에 저장하는 상황이 발생할 수 있습니다.
변환 후: 확장자가 .xlsx로 통일됩니다
처리 후 스크린샷에서는 같은 파일들이 "Financial Statements 1.xlsx"에서 "Financial Statements 30.xlsx"로 변경되었습니다. 파일 이름 본문은 원래의 번호와 이름을 그대로 유지하며, 변화는 주로 확장자가 .xls에서 .xlsx로 변환된 데에 있습니다.
이것이 바로 Excel 형식 일괄 변환의 이상적인 결과입니다. 파일 대응 관계가 명확하고, 형식이 통일되어 이후 보관, 업로드, 편집 또는 동료에게 전송하는 데 계속 사용할 수 있습니다.
작업 단계: XLS 파일을 XLSX로 일괄 변환하기
1단계: Excel 도구 모듈 열기
" HeSoft Doc Batch Tool "를 실행하면 왼쪽에 기능 분류 탐색이 있습니다. 스크린샷에서 소프트웨어가 Excel 도구뿐만 아니라 Word 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 모듈을 포함하고 있어 사무 문서 일괄 처리 소프트웨어로서의 입지를 보여줍니다.
이번에 처리할 파일은 Excel 파일이므로 왼쪽의 Excel 도구를 클릭해야 합니다. 클릭하면 오른쪽 메인 영역에 Excel 관련 일괄 처리 기능 카드가 표시됩니다.
2단계: "Excel을 Xlsx로 변환" 기능 선택하기
Excel 도구 목록에서 "Excel을 Xlsx로 변환"을 찾습니다. 스크린샷에서 해당 기능 카드는 "12. Excel을 Xlsx로 변환"으로 표시되며, 설명 텍스트는 "Excel 파일을 Xlsx 형식으로 일괄 변환합니다"입니다. 이는 이번 요구 사항과 완전히 일치합니다.
여기서 주의할 점은, Excel 도구 페이지에는 PDF로 변환, Csv로 변환, Xls로 변환 등 형식 변환 관련 기능이 많다는 것입니다. .xls를 .xlsx로 변환하려면 "Excel을 Xlsx로 변환"을 선택해야 하며, 다른 출력 형식을 잘못 선택하지 않도록 해야 합니다.
3단계: "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 표 추가하기
기능 페이지로 들어가면 페이지 제목이 "Excel을 Xlsx로 변환"으로 표시됩니다. 오른쪽 상단에는 두 개의 눈에 띄는 가져오기 버튼인 파일 추가와 폴더에서 파일 가져오기가 있습니다.
.xls 파일이 여러 위치에 흩어져 있다면 "파일 추가"를 사용하여 나누어 선택할 수 있습니다. 예시처럼 모든 파일이 이미 하나의 폴더에 집중되어 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 더 좋습니다. 이렇게 하면 선택 횟수를 줄일 수 있고, 일괄 처리 작업 방식에도 더 적합합니다.
파일을 가져오면 목록에 표시됩니다. 목록 필드에는 일련번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 및 작업 등이 포함됩니다. 이 정보를 통해 가져온 파일이 모두 대상 Excel 파일인지 확인할 수 있습니다. 스크린샷에서 확장자 열에 xls로 표시되어 있어, 이 파일들이 xlsx로 변환해야 할 대상임을 알 수 있습니다.
4단계: 파일 목록 확인 및 필요 시 필터링, 정렬 또는 삭제
일괄 처리 전 확인은 매우 중요합니다. 파일이 많을수록 처리 시작 전에 목록이 정확한지 더욱 확인해야 합니다. 스크린샷의 목록 영역은 페이징, 페이지당 개수, 필터링, 정렬 기능을 제공하며, 오른쪽 작업 열에는 삭제 아이콘도 보입니다.
다음과 같은 방법으로 확인하는 것이 좋습니다.
- 이름 확인: 파일 이름이 이번에 처리할 표인지 확인합니다. 예를 들어 모두 Financial Statements 시리즈인지 확인합니다.
- 경로 확인: 파일이 올바른 폴더에서 왔는지 확인하여 다른 디렉터리의 동일한 이름 파일을 잘못 선택하지 않도록 합니다.
- 확장자 확인: 확장자가 xls인지 확인하여 이번 변환 목표가 명확한지 확인합니다.
- 개수 확인: 원래 폴더에 30개의 파일이 있다면, 가져온 목록도 예상 개수와 일치해야 합니다.
개별 파일이 처리 대상이 아니어야 하는 것을 발견하면 작업 열의 삭제 아이콘을 사용하여 제거할 수 있습니다. 목록이 전반적으로 정확하지 않다면 페이지의 "비우기"를 클릭하여 파일을 다시 추가할 수 있습니다.
5단계: 다음 단계로 이동하여 저장 위치 설정하기
처리할 레코드를 확인한 후, 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다. 프로세스 표시줄에 2단계가 "저장 위치 설정"으로 나타납니다. 일괄 변환 시, 저장 위치를 무분별한 디렉터리에 저장하지 말고 명확한 출력 폴더를 지정하는 것이 좋습니다.
예를 들어, 원본 폴더 옆에 "XLSX로 변환됨" 폴더를 새로 만들어 생성된 .xlsx 파일을 저장하는 데 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 원본 .xls 파일과 변환된 .xlsx 파일이 분리되어 보관되므로 후속 확인, 백업, 삭제 또는 업로드가 더 편리합니다.
현재 스크린샷에는 저장 위치 페이지의 구체적인 세부 사항이 나와 있지 않으므로, 실제 작업 시 소프트웨어 인터페이스 안내에 따라 경로 설정을 완료해야 합니다.
6단계: 처리 시작 및 출력 결과 확인하기
프로세스 표시줄의 3단계는 "처리 시작"입니다. 저장 위치를 설정한 후, 계속해서 인터페이스 안내에 따라 변환 작업을 시작합니다. 소프트웨어는 목록에 있는 Excel 파일을 일괄 처리하여 XLSX 형식으로 변환합니다.
처리가 완료되면 출력 디렉터리를 열어 파일이 생성되었는지 확인합니다. 두 가지 측면을 중점적으로 확인할 수 있습니다. 첫째, 파일 확장자가 .xls에서 .xlsx로 변경되었는지, 둘째, 파일 이름 본문이 원본 파일과 대응되는지입니다. 예시의 처리 후 스크린샷은 Financial Statements 시리즈 파일이 모두 .xlsx로 통일 변환되었음을 보여주어, 일괄 처리가 기대에 부합했음을 알 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
Excel을 하나씩 열어 다른 이름으로 저장하는 것을 권장하지 않는 이유는 무엇입니까?
적은 수의 파일은 수동으로 처리할 수 있지만, 많은 파일에는 권장되지 않습니다. 수동으로 '다른 이름으로 저장'하려면 열기, 형식 선택, 저장, 닫기 등의 단계를 반복해야 하므로 시간이 많이 소요되고 실수하기 쉽습니다. 일괄 처리 도구를 사용하면 이러한 반복 작업을 하나의 프로세스로 집중하여 완료할 수 있습니다.
변환 후 원래 XLS 파일은 그대로 남아 있습니까?
파일 처리 방식은 저장 위치 설정과 관련이 있습니다. 안전을 위해 변환 전에 원본 파일을 백업하고, 출력 파일을 별도 디렉터리에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 .xls 파일을 다시 찾아야 하더라도 언제든지 찾을 수 있습니다.
파일 이름에 공백이나 숫자 번호가 있으면 변환에 영향을 줍니까?
예시에서 볼 수 있듯이, 파일 이름 "Financial Statements 1.xls"에는 공백과 번호가 포함되어 있으며, 처리 후에도 "Financial Statements 1.xlsx"로 대응되어 생성됩니다. 실제 사용 시에도 파일 이름을 명확하게 유지하고 지나치게 특수한 기호 사용을 피하는 것이 좋습니다.
파일을 가져온 후 순서가 맞지 않으면 어떻게 합니까?
파일 순서는 보통 형식 변환 결과에 영향을 주지 않습니다. 확인이 필요하다면 목록의 정렬 기능을 이용하여 살펴볼 수 있습니다. 핵심은 파일이 완전히 가져와졌는지 확인하는 것이지, 표시 순서가 완전히 일치하는지 여부가 아닙니다.
변환 전에 Excel을 닫아야 합니까?
일괄 처리 전에 편집 중인 관련 Excel 파일을 닫아, 파일이 사용 중이거나 내용이 저장되지 않은 상태를 피하는 것이 좋습니다. 특히 여러 사람이 협업하는 디렉터리의 파일은 다른 사람이 수정 중이 아닌지 먼저 확인해야 합니다.
요약: 반복적인 Excel 형식 변환을 일괄 처리 프로세스에 맡기기
여러 XLS 파일을 XLSX로 일괄 변환하는 핵심 목표는 "형식 통일"과 "반복 작업 감소"입니다. 각 파일을 수동으로 '다른 이름으로 저장'하면 효율이 낮을 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. " HeSoft Doc Batch Tool "를 활용하면 Excel 도구에서 "Excel을 Xlsx로 변환"을 직접 선택한 후, 파일 추가 또는 폴더에서 가져오기 방식을 통해 대량의 표를 한 번에 처리 목록에 추가할 수 있습니다.
목록 확인, 저장 위치 설정 및 처리 시작을 완료하면 통일된 .xlsx 파일을 얻을 수 있습니다. 재무제표, 업무 대장, 프로젝트 데이터 및 과거 표를 자주 처리하는 사용자에게 이러한 사무용 소프트웨어 일괄 변환 방식은 더 안정적이고 시간을 절약하며, 일상적인 파일 관리 요구에 더 부합합니다.
현재 여러 .xls 파일을 처리해야 한다면, 먼저 소스 폴더를 정리한 후 본문의 단계에 따라 일괄 변환을 진행하여 Excel 파일 형식 표준화가 더 이상 반복적인 수작업에 의존하지 않도록 해보시기 바랍니다.